Welkom bij Yoobi: Handleiding medewerkers

Zodra jouw Yoobi beheerder jouw gegevens toegevoegd heeft aan Yoobi, stuurt hij/zij een e-mail vanuit Yoobi waarmee jij je gebruikersaccount kan activeren en je je wachtwoord instelt. Dit is de e-mail:

  

Klik op de wachtwoordlink om naar dit scherm te navigeren:



Vul je wachtwoord 2x in en kies 'Activeer'. Je account is nu geactiveerd en je logt direct in.
Wij kunnen jouw wachtwoord niet inzien. Ben je je wachtwoord kwijt, vraag dan een nieuw wachtwoord aan. Lukt dit niet, vraag dan jouw Yoobi beheerder om jou een mailtje te sturen waarmee jij een nieuw wachtwoord instelt.

1. Yoobi support
Heb je een vraag over een bepaald onderwerp in Yoobi dan is er overal in Yoobi support informatie beschikbaar:

Help & Support:
Dit is de blauwe knop rechtsonder in ieder Yoobi scherm. Klik en er opent een ‘Help & Support’-paneel. Wil je uitleg over de huidige pagina waarin je je begeeft in Yoobi, klik dan op de link bij ‘Huidige pagina’. 
Indien beschikbaar worden hier ook gerelateerde items, faq pagina’s en pagina’s met stappenplannen getoond. 
Gebruik de zoekbalk om informatie te vinden. Vind je niet wat je zoekt? Dien dan onderaan een supportmelding in.

Vraagteken en Help:
Rechtsboven in je Yoobi scherm zie je een knop met een vraagteken. Klik en kies 'Help'. Je navigeert direct naar de informatie over de pagina waarop je op dat moment in Yoobi bent.

Help website:
Alle support pagina’s zijn te vinden op onze help website: https://help.yoobi.nl/support. Zoek op omschrijving of op categorie, ga naar het menu FAQ of bekijk de actuele meldingen. Vind je niet wat je zoekt? Dien hier dan een supportmelding in.
 

Let op: Wij leveren geen telefonische support. Indien nodig nemen wij wel telefonisch contact op.

2. Vaste knoppen
De volgende knoppen zijn altijd vast aanwezig boven in je Yoobi scherm:
 

Zoek in heel Yoobi naar een project-, medewerker- of relatienaam. Vul de gehele naam in of een gedeelte hiervan.

 

Wanneer je een notificatie hebt ontvangen zal dit hier zichtbaar zijn. Het aantal ongelezen notificaties wordt aangegeven, in dit geval zijn er nog 3 ongelezen notificaties.

 

Onder het vraagteken is de volgende informatie beschikbaar: Help: Klik om naar de supportpagina over de huidige pagina in Yoobi te navigeren Licentie informatie: Geeft inzicht in de huidige licentie. Bestel hier direct nieuwe medewerker licenties bij Rondleiding: Volg diverse filmpjes om inzicht te krijgen in Yoobi Over Yoobi: Hier worden de laatste release notes weergegeven. Iedere donderdag avond willen wij een hotfix uitvoeren met daarin verbeteringen, nieuwe features en oplossingen voor eventuele bugs.

 

Klik op deze knop om je eigen Yoobi profielgegevens in te zien, instellingen te wijzigen (bijv je taalinstelling) of uit te loggen.

3. Lijsten (weergave en mogelijkheden)
Yoobi werkt met diverse lijsten (o.a. medewerkers, projecten en relaties):
 

• Weergave: Bepaal zelf hoe jij de lijsten wilt zien: Kies tussen een 'smalle' (2 kolommen) of 'brede' (meer kolommen) weergave van de lijst en bepaal welke kolommen je getoond wilt hebben.
• Mogelijkheden: Voeg filters toe, maak selecties in je lijst en voer voor deze selectie een actie uit. Exporteer de lijst als PDF of naar excel.

4. Dashboards
Klik links in Yoobi op een menu item en het dashboard van dit menu wordt getoond. Binnen de basismodule zijn er de volgende dashboards: ‘Mijn Yoobi’, ‘Personeel’, ‘Projecten’ en ‘CRM’. Een dashboard geeft inzicht in openstaande actiepunten en het is mogelijk eigen rapportages of lijsten als inzichtblok toe te voegen aan je dashboard. 
Afhankelijk van extra aangeschafte modules of rechten zijn er ook nog de menu items Mijn verlof, Personeel, Planning, Financieel, Rapporten, Inzicht of Beheer.  

Uren registreer je in een timesheet. Je kan kiezen voor de maand- of dagtimesheet. Vanwege het overzicht wordt de maandtimesheet het meest gebruikt. Registreer je per dag op heel veel verschillende activiteiten, dan kan de dagtimesheet heel handig zijn. Switch links boven van weergave door op de knop 'Dag' of 'Maand' te klikken.
 

Klik hier voor meer informatie over de maandtimesheet.

Klik hier voor meer informatie over de dagtimesheet.

Als je alle gewerkte uren (en kilometers/onkosten) in een bepaalde week hebt ingevuld, sluit je deze week af. Klik hiervoor op de drie puntjes rechts naast het weeknummer en klik op ‘Afsluiten week XX’. Nu is de periode gesloten en wordt de week in de timesheet grijs van kleur. De uren kunnen nu door de manager beoordeeld worden.
Wanneer de uren goedgekeurd zijn dan kleurt de week in de timesheet groen, wanneer ze afgekeurd worden dan kleurt de week rood. Heropen de week via de drie puntjes, pas de registratie(s) aan en sluit de week weer.
 

Moeten de uren ook nog door een projectmanager of door een externe accordeur goedgekeurd worden, dan kleuren de regels van de betreffende projecten geel bij het sluiten van de week in de timesheet. De uren worden dan niet alleen naar de manager gestuurd ter beoordeling, maar ook naar de projectmanager en/of klant.

Waarom moet ik iedere week de timesheet sluiten?
Klik hier voor meer informatie.

Wanneer jouw organisatie met de verlofmodule werkt, dan wordt jouw verlofsaldo automatisch in Yoobi bijgehouden en dien je verlof in via een verlofaanvraag.
Deze aanvraag wordt ter goedkeuring naar de manager gestuurd. Wanneer dit wordt goedgekeurd (of afgewezen) ontvang jij een bericht hiervan.
De Yoobi beheerder heeft ingesteld welk type verlof er rechtstreeks in de timesheet geregistreerd kan worden (bijv 'ziek' of 'tijd voor tijd') en voor welk type verlof je een verlofaanvraag voor in moet dienen (bijv 'Vakantie').

Een verlofaanvraag dien je in via het menu Mijn Yoobi > Mijn verlof of vanuit de timesheet. Klik in de timesheet op de knop 'Verlof aanvragen'.
 

Klik hier om te zien hoe je een verlofaanvraag indient.

Heb je onkosten gemaakt die je mag declareren? Dien deze dan gemakkelijk in. Voeg als bijlage een foto toe van de bon/rekening toe. Na het indienen zal de manager de onkostendeclaratie beoordelen. Wanneer deze goedgekeurd (of afgewezen) is krijg je hier bericht van.

Een onkostendeclaratie dien je in via het menu Mijn Yoobi > Mijn onkosten.
 

Klik hier om te zien hoe je onkosten declareert.

Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van de CRM module dan is het mogelijk taken aan te maken. Maak een taak aan voor jezelf of voor anderen. Maak een taak aan voor een gebeurtenis in de toekomst, maak een herhaaltaak aan of maak een taak aan om bijvoorbeeld om een (telefoon)gesprek vast te leggen. Een e-mail is ook aan Yoobi toe te voegen als taak en taken kunnen ook toegevoegd worden aan je (Outlook)agenda.
 

Klik hier om te zien hoe en waar in Yoobi je een taak aanmaakt.

Klik hier voor de koppeling met Outlook.

Om jouw Yoobi gegevens in te zien en om je instellingen in Yoobi te beheren klik je rechtsboven in je Yoobi scherm op jouw naam. Kies vervolgens 'Mijn Profiel'. Er zijn meerdere tabbladen aanwezig. Kies tabblad 'Instellingen'.
 

Klik hier voor meer informatie over 'Mijn profiel'.

Gebruik de Yoobi app om gemakkelijk je uren, kilometers, onkosten en verlof in te voeren.

Installeren
Ga naar de Google Play Store of de App Store om de app op je telefoon te installeren. Je herkent de app aan het vierkante Yoobi-logo. Dit is een gratis app.

• 
• 

Afhankelijk van de modules waar je mee werkt en welke rechten hebt zijn er meerdere mogelijkheden in de App. Klik op de onderstaande links voor meer informatie over de diverse menu's in de Yoobi app:
 

• Inloggen
• Algemeen
• Mijn Yoobi
• Uren registreren (urenregistratie)
• Uren registreren (tijdregistratie)
• Verlof
• Onkosten
• Acties
• CRM
• Planning
• Projecten
• Instellingen
• Overig

Wanneer je de app geïnstalleerd hebt kun je ook in de app zelf naar deze informatie navigeren. Ga hiervoor naar het menu 'Overig' onderin je app, en kies voor 'Hulp nodig'. Hier zijn ook de filmpjes beschikbaar.