Mijn uren: Maandtimesheet: Medewerkers

 

1. November 2018. Hier wordt de maand en het jaartal weergegeven. Navigeer m.b.v. de pijltjes links en rechts naar een andere maand of klik op het pijltje naar beneden om via een dropdown menu naar de gewenste maand te gaan. In Yoobi is door de Yoobi beheerder een ‘start registratie datum’ per medewerker ingesteld. Voor deze datum is het niet mogelijk om uren te registreren in de timesheet.
2. Planning weergeven. Indien er gebruik gemaakt wordt van de module ‘Planning’ geef je met deze knop de planning weer (alleen jouw ingeplande uren, niet die van anderen). Om de planning te verbergen klik je op de knop ‘Planning verbergen’.
3. Project toevoegen. Voeg een project toe als deze nog niet in de timesheet staat om uren te registreren op de activiteiten binnen dit project
4. Projecten inklappen. Klap alle projecten in 1x dicht. Je ziet alleen nog de totaal uren die op een project zijn geregistreerd, niet meer de verdeling per activiteit. Op deze totaal regel kunnen geen registraties toegevoegd of gewijzigd worden. Klik op de knop ‘Projecten uitklappen’ om alle projecten weer uit te klappen en de activiteiten zichtbaar te maken.
   Per project is het ook mogelijk om deze dicht of open te klappen. Klik hiervoor op het pijltje voor het project.
5. Gemeente Bernisse – (0028). Dit is de projectnaam met daarachter het projectnummer. Deze weergave is door de Yoobi beheerder in te stellen en te wijzigen (via Beheer > Instellingen > Registreren > Tonen van de project kolom in de timesheet) dus het kan zijn dat dit bij jouw timesheet anders is ingesteld.
6. Kilometers zakelijk. Dit is de activiteit waar op geregistreerd kan worden. In dit geval worden hier het aantal kilometers op geregistreerd.
7. 3 puntjes. Klik op de 3 puntjes achter het project voor de volgende mogelijkheden:
   Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet. Wanneer er niet op een activiteit geregistreerd wordt, laat Yoobi deze activiteit niet meer zien in de timesheet om het overzichtelijk te houden. Om de activiteit alsnog toe te voegen klik je op de drie puntjes achter het project, kies je ‘Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet’. Selecteer hier bij 'Bestaande activiteit' de verborgen activiteit(en) en sla op.
   Alleen als je hier rechten toe hebt, is er ook nog de mogelijkheid zichtbaar om een nieuwe activiteit toe te voegen. Je kiest hierbij uit een bestaande standaard activiteit of je maakt een geheel nieuwe activiteit aan. De nieuwe activiteiten zullen niet alleen in de timesheet, maar ook daadwerkelijk aan het project toegevoegd worden.
   Project informatie. Bekijk de projectgegevens. Yoobi beheerders of projectmanagers kunnen vanuit dit scherm via het potlood-icoontje direct door-navigeren naar het project zelf. Ook is het mogelijk om naar openstaande accordeertaken te navigeren.
   Toon budget. Klik op het oogje om het budget te tonen van dit project. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel ervan in totaal verbruikt is en hoeveel er verbruikt is door jou. Let op: Dit is een recht wat ingesteld moet worden door de Yoobi beheerder via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen.
8. Week 44. Hier wordt het weeknummer weergegeven. Klik op de het i-icoon voor meer informatie/geschiedenis van deze week. Wie heeft wanneer de timesheet gesloten en wie heeft deze wanneer geaccordeerd.
9. Geaccordeerd. Hier wordt de status van de week weergegeven en sluit je de week. Week 44 is in dit voorbeeld geaccordeerd (groen), week 45 is gesloten (grijs)(ligt ter beoordeling bij de manager) en week 46 staat nog open (blauw) en moet gesloten worden. Een week sluit je door op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer te klikken. Klik op ‘Periode afsluiten’. Nadat je dit aangeklikt hebt wordt de timesheet grijs en is het aan de manager om de uren te accorderen.
10. November. Hier wordt de maand weergegeven. Klik op de het i-icoon voor meer informatie/geschiedenis van deze maand. Wie heeft wanneer de timesheet gesloten en/of geaccordeerd. Het is ook mogelijk om in 1x de gehele maand te sluiten. Klik hiervoor op de 3 puntjes rechts naast de maand.
11. Totaal deze maand. Het totaal aan uren wat er deze maand geregistreerd is
12. Totaal aantal. Het totaal aan aantallen wat er deze maand geregistreerd is. Dit wordt dus gescheiden weergegeven. Totale kosten worden niet weergegeven.
13. Totaal uren. Totaal uren die per dag geregistreerd zijn. Registreer je meer minder uren dan je contract dan verschijnt er een rood driehoekje. Registreer je meer uren dan je contract dan verschijnt er een blauw driehoekje.
14. Contract. Aantal uren dat je volgens je contract per dag werkt. Dit is voor iedere medewerker ingesteld door de Yoobi beheerder.
15. Opgeslagen. Als je uren geregistreerd hebt in de timesheet, dan worden deze automatisch direct opgeslagen. Je hoeft dus niet nog ergens op een ‘Opslaan’-knop te klikken.
16. Legenda. De kleuren in de legenda geven het volgende aan:
    Blauw. Openstaande periodes worden in het blauw weergegeven. Hier kun je je uren, kilometers en onkosten registreren en wijzigingen aanbrengen in registraties.
    Grijs. Als je de periode hebt afgesloten, wordt dat gedeelte van de timesheet grijs en kunnen de registraties niet meer bewerkt worden. Wil je deze toch bewerken dan kun je de periode heropenen.
    Groen. Alle periodes waar de uren zijn goedgekeurd worden groen gearceerd er zijn geen wijzigingen meer mogelijk. Wil je toch een wijziging neem dan contact op met je manager / beheerder van Yoobi.
    Rood. Wanneer de uren in de timesheet worden afgewezen. Ook als een projectleider of externe accordeur (opdrachtgever of klant) een aanvraag tot accorderen afkeurt, wordt die periode in het rood weergegeven. Heropen de periode, corrigeer de registraties en sluit de periode weer.
    Geel. Wanneer ingesteld is dat uren niet alleen door je manager goedgekeurd moeten worden maar ook bijvoorbeeld door een projectleider of zelfs externe klant dan kleurt de timesheet geel bij dit betreffende project/activiteiten. Ook verlofaanvragen die nog goedgekeurd moeen worden zijn geel in de timesheet
17. Wisselen van Medewerker. Deze knop is alleen beschikbaar voor de Yoobi beheerder of voor gebruikers met het recht om timesheets van anderen in te kunnen zien. Klik op deze knop en selecteer de medewerker waarvan je de timesheet wilt zien.

Om voor de eerste keer te kunnen registreren in de timesheet moet je het project toevoegen waarop je wilt registreren. De activiteiten binnen dit project worden ook meteen toegevoegd.

Project toevoegen

Klik op ‘Project toevoegen’.



Er opent een pop-up met de beschikbare projecten. Selecteer een project waar je aan werkt en klik op ‘Toevoegen’. Als er nog geen project beschikbaar is, kan jouw manager (of beheerder van Yoobi binnen jouw organisatie) deze toevoegen aan jouw timesheet of een nieuw project aanmaken.


 

1. Zoek het project door in de zoekbalk rechts boven de projectnaam (gedeeltelijk) in te tikken
2. Voeg filters toe om het project te zoeken in Yoobi
3. Selecteer het gewenste project
4. Klik op toevoegen. Het project en alle activiteiten worden nu in de maand timesheet getoond.

Activiteiten toevoegen
Wanneer je voor het eerst een project toevoegt aan de timesheet, worden direct alle activiteiten binnen dit project ook toegevoegd. Wanneer je geen regsitraties invoert bij een activiteit, zal deze activiteit niet meer getoond worden. Dit houdt de timesheet overzichtelijk.

Wil je toch op een niet getoonde activiteit regsitreren, voeg deze dan opnieuw toe in de timsheet. Klik hiervoor op de drie puntjes achter het project, kies ‘Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet’. Selecteer hier bij 'Bestaande activiteit' de verborgen activiteit(en) en sla op.


 

Let op: Als er in de getoonde maand geen registraties gemaakt zijn op een bepaalde activiteit, dan laat Yoobi deze activiteit niet (meer) zien. Dit om de timesheet overzichtelijk te houden. Wil je hier toch (weer) een registratie op maken, dan moet je de activiteit (opnieuw) toevoegen, zoals hierboven beschreven.

In de timesheet voer je het aantal uur in dat je aan een bepaalde activiteit gewerkt hebt. Ook kun je hier het aantal kilometers of kosten invullen, indien deze activiteiten zijn aangemaakt.

Klik op een dag en een activiteit en vul de uren in. Yoobi slaat dit automatisch op, je hoeft niet ergens op 'Opslaan' te klikken.

Let op: Klik je in de timesheet op een dag en een activiteit en je kan geen aantal invoeren, dan kan het zijn dat je verplicht een opmerking of specificatieveld moet invoeren. Dubbelklik dan op dit vakje in de timesheet.

Door te dubbelklikken in de timesheet verschijnt een extra invoerveld waarin je een opmerking aan de timesheet kunt toevoegen.
Het kan zijn dat het invoeren van een opmerking verplicht gemaakt is. Het is dan niet mogelijk om zonder een opmerking een registratie te plaatsen. Om een registratie te kunnen invoeren moet je dan dus altijd dubbelklikken in de timesheet.



Als je een opmerking toegevoegd hebt bij een registratie dan verschijnt er een klein zwart driehoekje bij deze registratie. Dit geeft dus aan dat er een opmerking is toegevoegd.

Indien dit is ingesteld door de projectmanager / Yoobi beheerder kun je bij je registratie een overwerkpercentage kiezen. Dubbelklik in de timesheet. Je krijgt de volgende pop-up:



Stel je werkt 1 uur door na 17:00 op de activiteit ‘Training’, dus 1 overuur:

• Dubbelklik in de timesheet
• Vul 8 uur in, dit zijn je normale contract uren (selecteer geen overwerk percentage) 
• Klik op het + icoon rechts boven in de pop-up om een nieuwe regel toe te voegen
• Vul in de nieuwe regel 1 uur in met een overwerkpercentage (bijv 125%)
• Klik op Ok

In het vakje in de timesheet verschijnt nu een klein rood driehoekje. Dit geeft aan dat er op een overwerkpercentage is geregistreerd. Wil je deze registratie inzien of wijzigen dubbelklik dan op de registratie. In Yoobi kan er op verschillende manieren met overuren omgegaan worden. Het kan ook zijn dat er geen overwerkpercentages beschikbaar zijn, maar dat Yoobi automatisch alle uren boven het aantal contract uren ziet als overwerk. Heb je hier vragen over, vraag dit dan aan de Yoobi beheerder binnen jouw organisatie.

Indien dit is ingesteld door de projectmanager / Yoobi beheerder kan of moet je in de timesheet specificatievelden kiezen. Specificatievelden gebruik je om een activiteit verder te specificeren. Er kunnen één of meerdere specificatievelden toegevoegd worden. Een specificatieveld kan ook verplicht gemaakt worden. Je moet dan het specificatieveld invoeren, anders kan de registratie niet opgeslagen worden.

Dubbelklik in de timesheet. Je ziet de volgende pop-up:



Stel je registreert uren op de activiteit ‘Training’ en je wilt deze verder specificeren:

• Dubbelklik in de timesheet
• Vul het aantal uur in en selecteer een waarde in het specificatieveld, bijv ‘Voorbereiden’
• Klik op het + icoon rechts boven in de pop-up om evt een nieuwe regel toe te voegen indien je op dezelfde activiteit bijv ook nog op ‘Uitvoeren’ uren wilt registreren.
• Klik op Ok

Wanneer je vaak dezelfde registraties moet invullen kun je gebruik maken van de mogelijkheid om een week te kopiëren. Ga naar de week in de timesheet die je wilt kopiëren en stel in naar welke week of weken je wilt kopiëren.
Lees er hier meer over.

Na elke actie (zoals toevoegen, aanpassen of het verwijderen van registraties) slaat Yoobi automatisch je timesheet op. Je hoeft hiervoor dus niet op een knop ‘Opslaan’ te klikken.

Afsluiten periode
Als je alle gewerkte uren (en kilometers/onkosten) in een bepaalde week hebt ingevuld, sluit je deze week af. Klik hiervoor op de drie puntjes rechts naast het weeknummer en klik op ‘Afsluiten week XX’. Nu is de periode gesloten en wordt de week in de timesheet grijs van kleur. De uren moeten nu door de manager beoordeeld worden (via Personeel > Timesheet accorderen.
 

Let op: Bij de meeste organisaties moet je per week de timesheet sluiten. Dit is ook het makkelijkst omdat de registraties dan nog vers in het geheugen zitten. Er zijn echter ook organisaties waarbij dit per maand gebeurt.

Moeten de uren ook nog door een projectmanager of door een externe klant (opdrachtgever) goedgekeurd worden, dan kleurt de week in de timesheet geel. De uren ingevuld in deze periode worden na het afsluiten automatisch naar de projectmanager en/of klant gestuurd ter beoordeling.

Notificatie
De Yoobi beheerder kan instellen dat wanneer de week niet is gesloten, er een notificatie naar jou per e-mail verstuurd wordt. Hierin wordt je er aan herinnerd de periode in de timesheet te sluiten.

Waarom moet ik iedere week de timesheet sluiten?
Klik hier voor meer informatie.

Is de timesheet nog niet gesloten (blauw) dan kunnen registraties nog gewoon gewijzigd worden. Klik op de registratie en wijzig deze.
Is de timesheet gesloten (grijs) en je wilt nog een wijziging doorvoeren, dan kan dit ook nog. Klik nogmaals op de 3 puntjes naast het weeknummer en heropen deze week. De kleur van deze week wordt weer blauw en je kunt je registraties wijzigen.
Heeft de manager de uren geaccordeerd (groen) dan is het niet meer mogelijk om zelf registraties te wijzigen. Dit kan nu alleen nog door de manager/beheerder gedaan worden.

Uren voor ziekte, bezoek aan de huisarts / tandarts of vakantie (of overige verloftypes) worden bijgehouden op activiteiten die horen bij het project ‘Algemeen verlof’. Er kan op 2 manieren op deze verlof-activiteiten geregistreerd worden. Hoe je deze kunt registreren is afhankelijk hoe dit in jouw organisatie is ingesteld.

1. Rechtstreeks in de timesheet. Voeg het project ‘Algemeen verlof’ toe aan de timesheet of voeg niet zichtbare activiteiten toe. Vul de uren in.
    

   Let op: Het kan zijn dat jouw organisatie een andere naam heeft gegeven aan het project of aan de activiteiten. Neem indien nodig contact op met je manager.

    
2. Via een verlofaanvraag. Als jouw organisatie gebruik maakt van de verlofmodule en er is ingesteld dat je verlof uren via een verlofaanvraag moet aanvragen, dan zijn deze types verlof (activiteiten) niet zichtbaar in de timesheet. Het is dus niet mogelijk om hier in de timesheet uren op te registreren.
   Voor deze types verlof (bijvoorbeeld 'Vakantie' of 'Bijzonder verlof') moet je dan een verlofaanvraag indienen. Er zijn 2 manieren:
   - Klik in de timesheet rechtsboven op de knop 'Verlof aanvragen'.
   - Ga naar het menu ‘Mijn verlof’ naar de widget ‘Mijn verlofaanvragen’.
   Is een verlofaanvraag ingediend dan toont Yoobi de verlofuren in de timesheet in een geel vakje. Zodra de aanvraag is goedgekeurd zal het vakje groen kleuren.
   Klik hier voor meer informatie over hoe je een verlofaanvraag indient en hoe je deze eventueel nog wijzigt.

Bij de overige dagen naast het goedgekeurde verlof zie je kruisjes staan, het is niet mogelijk direct uren in de timesheet te registreren voor deze activiteit.

Klik in de timesheet rechtsboven op de knop 'Verlof aanvragen'. Doe je dit in de maand november in de timesheet, dan zal de periode van de verlofaanvraag automatisch ingesteld zijn op de maand november. De periode is nog te wijzigen. Klik hier voor meer informatie over hoe je een verlofaanvraag indient en hoe je deze eventueel nog wijzigt.

Niet elke organisatie houdt extra (over)uren bij. Wanneer dit wel bijgehouden wordt, zijn er diverse manieren om dit inzichtelijk te maken. De manager kan een rapport maken van alle contract uren naast de geregistreerde uren (met eventueel een overwerkpercentage).
Nog makkelijker is het als jouw organisatie met de module 'Verlof' werkt. Met behulp van deze module kunnen overwerkuren automatisch bijgehouden worden. Er kan bijvoorbeeld ook een saldo 'Tijd-Voor-Tijd' bijgehouden worden.

Overwerk met een overwerkpercentage
Registreer uren en voeg aan registraties een overwerkpercentage toe. Zie eerder hierboven beschreven.

Overwerk door meer uren te registreren
Registreer je extra uren zoals je de reguliere uren registreert. Bij het afsluiten van de week in de timesheet, berekent Yoobi n.a.v. je contracturen hoeveel uur je extra gewerkt hebt.

Gebruik maken van een Tijd-Voor-Tijd saldo (alleen mogelijk met de module 'Verlof')
Heb je meer uren geregistreerd dan je contract dan telt Yoobi deze extra uren op bij verlofsaldo (TVT). Heb je minder uren geregistreerd dan vul je het aantal uren aan tot je contract door uren op de activiteit ‘Vakantie’ of ‘TVT’ te schrijven. Dit aantal uur haalt Yoobi van het gekozen verlofsaldo af.
Yoobi rekent bij het accorderen van de timesheet het verschil tussen de geregistreerde uren en het contract.

Pauzes
Is in jouw Yoobi ingesteld dat er pauzes geregistreerd kunnen worden klik dan hier voor de handleiding.

Staan er kruisjes achter een activiteit in de timesheet, dan is het niet mogelijk om registraties in te voeren. Dat kan een aantal dingen betekenen:

• De activiteit is gesloten (de beheerder heeft de status gewijzigd of de einddatum is bereikt)
• Het project is gesloten (de beheerder heeft de status gewijzigd of de einddatum is bereikt)
• In het geval van verlof: Dit type verlof kan alleen via een verlofaanvraag aangevraagd worden
• Registreer je voor het eerst uren dan kan het zijn dat de start registratie datum niet goed is ingesteld.

Neem contact op met je manager of de Yoobi beheerder.

Planning toevoegen aan de timesheet
Werkt jouw organisatie met de module planning dan maak je de planning zichtbaar in de timesheet door rechtsboven op de knop ‘Planning weergeven’ te klikken. Alleen jouw ingeplande uren zijn dan zichtbaar. Klik nogmaals op de knop (deze heet nu 'Planning verbergen') om deze weer te verbergen.

Uren vanuit de planning omzetten naar registraties
Het is mogelijk om de uren vanuit de planning met één druk op de knop om te zetten naar uren in de timesheet. Klik op de knop ‘Omzetten naar registratie’ en Yoobi vult deze uren direct in de timesheet in.