Mijn uren: Maandtimesheet: Medewerkers
Mijn uren: Maandtimesheet (voor Medewerkers)
Beheerder van Yoobi, klik hier voor meer informatie over de diverse mogelijkheden en instellingen met betrekking tot timesheets.
Timesheet: Gewerkte uren (en/of aantallen en bedragen) registreer je in de timesheet. Dit is een overzicht van de door jou geregistreerde uren in een bepaalde periode. Ga naar 'Mijn Yoobi' en kies 'Mijn uren' om je timesheet te openen.Maand- of dagtimesheet: Er zijn 2 timesheets (weergaves): De maand- en dagtimesheet. De maandtimesheet geeft het beste overzicht, maar registreer je veel verschillende activiteiten op 1 dag, dan kan de dagtimesheet makkelijker zijn. Klik hier voor meer informatie over de dagtimesheet. Je kan ieder moment wisselen van weergave.
De Yoobi beheerder van jouw organisatie heeft ingesteld welke timesheet er standaard geopend wordt.
Maandtimesheet Legenda
- Timesheet instellingen. Deze knop opent een instellingenpaneel aan de linkerkant. Stel in hoe jij je timesheet wilt gebruiken. Lees er hier meer over.
- Juni 2024. Hier wordt de maand en het jaartal weergegeven. Navigeer m.b.v. de pijltjes links en rechts naar een andere maand of klik op het pijltje naar beneden om via een dropdown menu naar de gewenste maand te gaan. In Yoobi is door de Yoobi beheerder een ‘start registratie datum’ per medewerker ingesteld. Voor deze datum is het niet mogelijk om uren te registreren in de timesheet.
- Project toevoegen. Voeg een project toe als deze nog niet in de timesheet staat om uren te registreren op de activiteiten binnen dit project
- Projecten inklappen. Klap alle projecten in 1x dicht. Je ziet alleen nog de totaal uren die op een project zijn geregistreerd, niet meer de verdeling per activiteit. Op deze totaalregel kunnen geen registraties toegevoegd of gewijzigd worden. Klik op de knop ‘Projecten uitklappen’ om alle projecten weer uit te klappen en de activiteiten zichtbaar te maken.
Per project is het ook mogelijk om deze dicht of open te klappen. Klik hiervoor op het pijltje voor het project. - Project A - (P0051). Dit is de projectnaam met daarachter het projectnummer. Deze weergave is door de Yoobi beheerder in te stellen en te wijzigen (via Beheer > Instellingen > Registreren > Tonen van de project kolom in de timesheet) dus het kan zijn dat dit bij jouw timesheet anders is ingesteld.
- Activiteit 1. Dit is de activiteit waar op geregistreerd kan worden. In dit geval worden hier het aantal uur op deze activiteit geregistreerd.
- 3 puntjes (achter project). Klik op de 3 puntjes achter het project voor de volgende mogelijkheden:
Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet. Wanneer er niet op een activiteit geregistreerd wordt, laat Yoobi deze activiteit niet meer zien in de timesheet om het overzichtelijk te houden (tenzij de activiteit gepind is, zie (18). Om de activiteit alsnog toe te voegen klik je op de drie puntjes achter het project, kies je ‘Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet’. Selecteer hier bij 'Bestaande activiteit' de verborgen activiteit(en) en sla op.
Alleen als je hier rechten toe hebt, is er ook nog de mogelijkheid zichtbaar om een nieuwe activiteit toe te voegen. Je kiest hierbij uit een bestaande standaard activiteit of je maakt een geheel nieuwe activiteit aan. De nieuwe activiteiten zullen niet alleen in de timesheet, maar ook daadwerkelijk aan het project toegevoegd worden.
Project informatie. Bekijk de projectgegevens. Yoobi beheerders of projectmanagers kunnen vanuit dit scherm via het potlood-icoontje direct door-navigeren naar het project zelf. Ook is het mogelijk om naar openstaande accordeertaken te navigeren.
Toon budget. Klik op het oogje om het budget te tonen van dit project. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel ervan in totaal verbruikt is en hoeveel er verbruikt is door jou. Let op: Dit is een recht wat ingesteld moet worden door de Yoobi beheerder via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen.
Project vastzetten. Hiermee pin je het project. De onderliggende activiteiten worden ook meteen allemaal gepind. Gepinde activiteiten blijven altijd standaard zichtbaar in je timescheet, ook al heb je hier niet op geregistreerd. Zie punt (18). - Mei / Week 22. Hier wordt de maand / het weeknummer weergegeven. Klik op de het i-icoon voor meer informatie/geschiedenis van deze maand of week. Wie heeft wanneer de timesheet gesloten en wie heeft deze wanneer geaccordeerd.
- Geaccordeerd. Hier wordt de status van de week weergegeven. Week 22 is in dit voorbeeld geaccordeerd (groen), week 23 is gesloten (grijs)(ligt ter beoordeling bij de manager) en week 24 staat nog open (blauw) en moet gesloten worden. De week kan ook nog rood gekleurd zijn en dan de status 'Afgewezen' hebben. Een week sluit je door op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer te klikken. Klik op ‘Week 24 afsluiten’. Nadat je dit aangeklikt hebt wordt de timesheet grijs en is het aan de manager om de uren te accorderen.
- 3 puntjes (achter week of maand). Klik op de 3 puntjes achter het project voor de volgende mogelijkheden:
Week 24 afsluiten. Nadat je de registraties voor de gehele week hebt ingevuld, sluit je deze week. Klik op ‘Periode afsluiten’. Nadat je dit aangeklikt hebt wordt de timesheet grijs en is het aan de manager om de uren te accorderen. De week krijgt nu de status 'Gesloten'. Zodra de week is goedgekeurd krijgt de week een groene kleur en de status 'Goedgekeurd'.
Week 24 heropenen. Nadat je de week gesloten hebt (grijs, status gesloten), kun je geen wijzigingen meer doorvoeren in die week. Is de week nog niet goedgekeurd, dan heb je nog de mogelijkheid om de week te heropenen. Klik op ‘Week 24 heropenen’. Nadat je dit aangeklikt hebt wordt de timesheet weer blauw en kun je wijzigingen doorvoeren. Sluit hierna de timsheet weer. Is de week groen (goedgekeurd) dan kun je de week niet meer heropenen (tenzij je hier speciale rechten voor hebt, zoals managers)
Week 24 kopiëren. Wanneer je vaak dezelfde registraties moet invullen kun je gebruik maken van de mogelijkheid om een week te kopiëren. Lees er hier meer over.
Bij de 3 puntjes achter de maand heb je alleen de mogelijkheid om de maand te sluiten. Het is niet mogelijk om de maand te kopiëren.
Wanneer je de maand sluit worden de weken binnen die maand ook meteen gesloten. Andersom geldt dit ook. Als je alle (complete) weken gesloten hebt binnen een maand, dan krijgt de maand ook de status gesloten. - Totaal deze maand. Het totaal aan uren wat er deze maand geregistreerd is
- Totaal aantal. Het totaal aan aantallen wat er deze maand geregistreerd is. Dit wordt dus gescheiden weergegeven. Totale kosten worden niet weergegeven.
- Totaal uren. Totaal uren die per dag geregistreerd zijn. Registreer je meer minder uren dan je contract dan verschijnt er een rood driehoekje. Registreer je meer uren dan je contract dan verschijnt er een blauw driehoekje.
- Contract. Aantal uren dat je volgens je contract per dag werkt. Dit is voor iedere medewerker ingesteld door de Yoobi beheerder.
- Opgeslagen. Als je uren geregistreerd hebt in de timesheet, dan worden deze automatisch direct opgeslagen. Je hoeft dus niet nog ergens op een ‘Opslaan’-knop te klikken.
- Legenda. De kleuren in de legenda geven het volgende aan:
Blauw. Status 'Open'. Openstaande periodes worden in het blauw weergegeven. Hier kun je je uren, kilometers en onkosten registreren en wijzigingen aanbrengen in registraties.
Grijs. Status 'Gesloten'. Als je de periode (week of maand) hebt afgesloten, wordt dat gedeelte van de timesheet grijs en kunnen de registraties niet meer bewerkt worden. Wil je deze toch bewerken dan kun je de periode heropenen.
Groen. Status 'Goedgekeurd'. Alle periodes waar de uren zijn goedgekeurd worden groen. Er zijn dan geen wijzigingen meer mogelijk. Wil je toch een wijziging neem dan contact op met je manager / beheerder van Yoobi.
Rood. Status 'Afgewezen'. Waneer de uren in de timesheet worden afgewezen. Ook als een projectleider of externe accordeur (opdrachtgever of klant) een aanvraag tot accorderen afkeurt, wordt die periode in het rood weergegeven. Heropen de periode, corrigeer de registraties en sluit de periode weer.
Geel. Status 'Wacht op accordering'. Wanneer ingesteld is dat uren niet alleen door je manager goedgekeurd moeten worden maar ook bijvoorbeeld door een projectleider of zelfs externe klant dan kleurt de timesheet geel bij dit betreffende project/activiteiten. Ook verlofaanvragen die nog goedgekeurd moeten worden zijn geel in de timesheet - Verlof aanvragen. Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Verlof, dan kun je hier met deze knop verlof aanvragen. Lees hier alles over verlof en over verlof aanvragen.
- Pinnen. Als je project pinnen aan hebt aan staan, Verschijnen er blauwe pinnetjes bij het toevoegen van een project in de timesheet. Zowel het project als alle onderliggende activiteiten zijn dan gepind. Wanneer een project gepind is, zal deze altijd zichtbaar zijn blijven in de timesheet. Is een project niet gepind, dan is dit project alleen zichtbaar als er daadwerkelijk op geregistreerd is. Je moet dit project eerst weer toevoegen voordat je hier (weer) op kan registreren.
- Wisselen van Medewerker. Deze knop is alleen beschikbaar voor de Yoobi beheerder of voor gebruikers met het recht om timesheets van anderen in te kunnen zien. Klik op deze knop en selecteer de medewerker waarvan je de timesheet wilt zien.
1e keer registreren, project en activiteit toevoegen
Aan de timesheet zijn nog geen projecten toegevoegd.
Timesheet instellingen
Klik op de knop 'Timesheet instellingen'. Als je nu kiest voor 'Standaard projecten', dan zal Yoobi de eerste 10 projecten waarop jij uren mag registreren, toevoegen aan de timesheet. Je kan nu meteen uren registeren.
Let op: deze instelling is vooral handig als je maar toegang hebt tot een aantal projecten. Lees er hier meer over.
Project toevoegen
Klik op een van de twee ‘Project toevoegen’ knoppen. Er opent een pop-up met de beschikbare projecten:
Selecteer een project waar je aan werkt en klik op ‘Toevoegen’. Als er nog geen project beschikbaar is, kan jouw manager (of beheerder van Yoobi binnen jouw organisatie) deze toevoegen aan jouw timesheet of een nieuw project aanmaken.
- Zoek het project door in de zoekbalk rechts boven de projectnaam (gedeeltelijk) in te tikken
- Voeg filters toe om het project te zoeken in Yoobi
- Selecteer het gewenste project
- Klik op toevoegen. Het project en alle activiteiten worden nu in de maand timesheet toegevoegd.
Activiteiten toevoegen
Wanneer je voor het eerst een project toevoegt aan de timesheet, worden direct alle activiteiten binnen dit project ook toegevoegd. Wanneer je geen regsitraties invoert bij een activiteit, zal deze activiteit niet meer getoond worden (mits gepind). Dit houdt de timesheet overzichtelijk.
Wil je toch op een niet getoonde activiteit registreren, voeg deze dan opnieuw toe in de timesheet. Klik hiervoor op de drie puntjes achter het project, kies ‘Voeg activiteit(en) van dit project toe aan timesheet’. Selecteer hier bij 'Bestaande activiteit' de verborgen activiteit(en) en sla op. Het is ook mogelijk om op deze manier een nieuwe activiteit aan te maken en toe te voegen, mits je hier de juiste rechten voor hebt.
Let op: Als er in de getoonde maand geen registraties gemaakt zijn op een bepaalde activiteit, dan laat Yoobi deze activiteit niet (meer) zien. Dit om de timesheet overzichtelijk te houden. Wil je hier toch (weer) een registratie op maken, dan moet je de activiteit (opnieuw) toevoegen, zoals hierboven beschreven. Wat ook een optie is, is om je projecten en activiteiten vast te pinnen. Lees er hier meer over.
Registraties invoeren
Klik op een dag en een activiteit en vul de uren in. Yoobi slaat dit automatisch op, je hoeft niet ergens op 'Opslaan' te klikken.
Let op: Klik je in de timesheet op een dag en een activiteit en je kan geen aantal invoeren, dan kan het zijn dat je verplicht een opmerking of specificatieveld moet invoeren. Dubbelklik dan op dit vakje in de timesheet.
Opmerking toevoegen
Het kan zijn dat het invoeren van een opmerking verplicht gemaakt is. Het is dan niet mogelijk om zonder een opmerking een registratie te plaatsen. Om een registratie te kunnen invoeren moet je dan dus altijd dubbelklikken in de timesheet.
Als je een opmerking toegevoegd hebt bij een registratie dan verschijnt er een klein zwart driehoekje bij deze registratie. Dit geeft dus aan dat er een opmerking is toegevoegd.
Overwerkpercentage toevoegen
Stel je werkt 1 uur door na 17:00 op de activiteit ‘Training’, dus 1 overuur:
- Dubbelklik in de timesheet
- Vul 8 uur in, dit zijn je normale contract uren (selecteer geen overwerk percentage)
- Klik op het + icoon rechts boven in de pop-up om een nieuwe regel toe te voegen
- Vul in de nieuwe regel 1 uur in met een overwerkpercentage (bijv 150%)
- Klik op Ok
In het vakje in de timesheet verschijnt nu een klein rood driehoekje. Dit geeft aan dat er op een overwerkpercentage is geregistreerd. Wil je deze registratie inzien of wijzigen dubbelklik dan op de registratie. In Yoobi kan er op verschillende manieren met overuren omgegaan worden. Het kan ook zijn dat er geen overwerkpercentages beschikbaar zijn, maar dat Yoobi automatisch alle uren boven het aantal contract uren ziet als overwerk. Heb je hier vragen over, vraag dit dan aan de Yoobi beheerder binnen jouw organisatie.
Specificatievelden toevoegen
Dubbelklik in de timesheet. Je ziet de volgende pop-up:
Stel je registreert uren op de activiteit ‘Activiteit 1’ en je wilt deze verder specificeren:
- Dubbelklik in de timesheet
- Vul het aantal uur in en selecteer een waarde in het specificatieveld, bijv ‘Spec.veld 2’
- Klik op Ok
Registraties kopiëren naar andere week/weken
Lees er hier meer over.
Gegevens opslaan
Afsluiten van de timesheet
Als je alle gewerkte uren (en kilometers/onkosten) in een bepaalde week hebt ingevuld, sluit je deze week af. Klik hiervoor op de drie puntjes rechts naast het weeknummer en klik op ‘Afsluiten week XX’. Nu is de periode gesloten en wordt de week in de timesheet grijs van kleur. De uren moeten nu door de manager beoordeeld worden (via Personeel > Timesheet accorderen.
Let op: Bij de meeste organisaties moet je per week de timesheet sluiten. Dit is ook het makkelijkst omdat de registraties dan nog vers in het geheugen zitten. Er zijn echter ook organisaties waarbij dit per maand gebeurt.
Moeten de uren ook nog door een projectmanager of door een externe klant (opdrachtgever) goedgekeurd worden, dan kleurt de week in de timesheet geel. De uren ingevuld in deze periode worden na het afsluiten automatisch naar de projectmanager en/of klant gestuurd ter beoordeling.Notificatie
De Yoobi beheerder kan instellen dat wanneer de week niet is gesloten, er een notificatie naar jou per e-mail verstuurd wordt. Hierin wordt je er aan herinnerd de periode in de timesheet te sluiten.
Waarom moet ik iedere week de timesheet sluiten?
Klik hier voor meer informatie.
Wijzigen registraties
Is de timesheet gesloten (grijs) en je wilt nog een wijziging doorvoeren, dan kan dit ook nog. Klik nogmaals op de 3 puntjes naast het weeknummer en heropen deze week. De kleur van deze week wordt weer blauw en je kunt je registraties wijzigen.
Heeft de manager de uren geaccordeerd (groen) dan is het niet meer mogelijk om zelf registraties te wijzigen. Dit kan nu alleen nog door de manager/beheerder gedaan worden.
Verlof: Ziek, bezoek huisarts/tandarts en vakantie
- Rechtstreeks in de timesheet. Voeg het project ‘Algemeen verlof’ toe aan de timesheet of voeg niet zichtbare activiteiten toe. Vul de uren in.
Let op: Het kan zijn dat jouw organisatie een andere naam heeft gegeven aan het project of aan de activiteiten. Neem indien nodig contact op met je manager.
- Via een verlofaanvraag. Als jouw organisatie gebruik maakt van de verlofmodule en er is ingesteld dat je verlof uren via een verlofaanvraag moet aanvragen, dan zijn deze types verlof (activiteiten) niet zichtbaar in de timesheet. Het is dus niet mogelijk om hier in de timesheet uren op te registreren.
Voor deze types verlof (bijvoorbeeld 'Vakantie' of 'Bijzonder verlof') moet je dan een verlofaanvraag indienen. Er zijn 2 manieren:
- Klik in de timesheet rechtsboven op de knop 'Verlof aanvragen'.
- Ga naar het menu ‘Mijn verlof’ naar de widget ‘Mijn verlofaanvragen’.
Is een verlofaanvraag ingediend dan toont Yoobi de verlofuren in de timesheet in een geel vakje. Zodra de aanvraag is goedgekeurd zal het vakje groen kleuren.
Klik hier voor meer informatie over hoe je een verlofaanvraag indient en hoe je deze eventueel nog wijzigt.
Bij de overige dagen naast het goedgekeurde verlof zie je kruisjes staan, het is niet mogelijk direct uren in de timesheet te registreren voor deze activiteit.
Verlof aanvragen vanuit de timesheet
Overwerk, Tijd-voor-tijd en Pauze
Nog makkelijker is het als jouw organisatie met de module 'Verlof' werkt. Met behulp van deze module kunnen overwerkuren automatisch bijgehouden worden. Er kan bijvoorbeeld ook een saldo 'Tijd-Voor-Tijd' bijgehouden worden.
Overwerk met een overwerkpercentage
Registreer uren en voeg aan registraties een overwerkpercentage toe. Zie eerder hierboven beschreven.
Overwerk door meer uren te registreren
Registreer je extra uren zoals je de reguliere uren registreert. Bij het afsluiten van de week in de timesheet, berekent Yoobi n.a.v. je contracturen hoeveel uur je extra gewerkt hebt.
Gebruik maken van een Tijd-Voor-Tijd saldo (alleen mogelijk met de module 'Verlof')
Heb je meer uren geregistreerd dan je contract dan telt Yoobi deze extra uren op bij verlofsaldo (TVT). Heb je minder uren geregistreerd dan vul je het aantal uren aan tot je contract door uren op de activiteit ‘Vakantie’ of ‘TVT’ te schrijven. Dit aantal uur haalt Yoobi van het gekozen verlofsaldo af.
Yoobi rekent bij het accorderen van de timesheet het verschil tussen de geregistreerde uren en het contract.
Pauzes
Is in jouw Yoobi ingesteld dat er pauzes geregistreerd kunnen worden klik dan hier voor de handleiding.
Kruisjes in de timesheet
- De activiteit is gesloten (de beheerder heeft de status gewijzigd of de einddatum is bereikt)
- Het project is gesloten (de beheerder heeft de status gewijzigd of de einddatum is bereikt)
- In het geval van verlof: Dit type verlof kan alleen via een verlofaanvraag aangevraagd worden
- Registreer je voor het eerst uren dan kan het zijn dat de start registratie datum niet goed is ingesteld.
Neem contact op met je manager of de Yoobi beheerder.
Planning zichtbaar in de timesheet
Werkt jouw organisatie met de module planning dan maak je de planning zichtbaar in de timesheet door rechtsboven op de knop ‘Planning weergeven’ te klikken. Alleen jouw ingeplande uren zijn dan zichtbaar. Klik nogmaals op de knop (deze heet nu 'Planning verbergen') om deze weer te verbergen.
Uren vanuit de planning omzetten naar registraties
Het is mogelijk om de uren vanuit de planning met één druk op de knop om te zetten naar uren in de timesheet. Klik op de knop ‘Omzetten naar registratie’ en Yoobi vult deze uren direct in de timesheet in.
TIMESHEET:INDEX
-
Gepubliceerd op:
-
Gemaakt door:
-
Bijgewerkt op:17-07-2024
-
Tag:
-
Door:Iris Keim
-
Supporttag:TIMESHEET:INDEX
-
Meer:English releasenotes