Urenregistratie app en urenverantwoording

Tik op de + knop in ‘Mijn registraties’ of ‘Mijn Yoobi’. Een scherm met 2 tabbladen opent:

Tabblad ‘Nieuwe registraties’. Maak hier een nieuwe registratie aan.  

1. Kies een project.
2. Kies een activiteit.
3. Je navigeert naar het invoerscherm waar je het aantal uur invoert, en eventueel een opmerking, overwerkpercentage en/of specificatieveld.

Tabblad ‘Laatste registraties’. Hier staan de activiteiten waar je het laatst op geregistreerd hebt. Selecteer een of meerdere regels en neem op deze manier dus snel de activiteit en het project over. De aantallen zijn nog makkelijk te wijzigen.

Let op: Standaard opent het scherm in het tabblad ‘Nieuwe registratie’. Wil je dat het scherm voortaan opent in het tabblad ‘Laatste’ stel dit dan in via het menu Overig > Instellingen.

1. Tik op de + knop in ‘Mijn registraties’ of ‘Mijn Yoobi’.
2. Tabblad ‘Nieuwe registratie’.
3. Kies een project.
4. Kies een activiteit.
5. Je navigeert naar het invoerscherm ‘Nieuwe registratie’ waar je het aantal uur invoert, en eventueel een opmerking, overwerkpercentage en/of specificatieveld.

Aantal uren
Er zijn 3 manieren om het aantal uur in te voeren.

1. Tik op het aantal uur en voer handmatig het aantal uur in. Tik op de minuten om de minuten in te voeren.
2. Gebruik de sneltoetsen om het aantal uur op te hogen of te verlagen.
3. Schuifje ‘Contracturen aanvullen’.

Contracturen aanvullen
Wanneer je in een registratie dit schuifje op AAN zet, dan kijkt Yoobi naar jouw aantal contracturen op deze dag en vult deze aan met de zojuist geselecteerde activiteit. Voorbeeld: Je werkt volgens je contract 8 uur op een dag. Je hebt 2 uur geregistreerd op activiteit A, en je hebt de rest van de dag op activiteit B gewerkt. Selecteer activiteit B en zet het schuifje ‘contracturen aanvullen’ op AAN. Yoobi rekent nu zelf uit dat er nog 6 uur over zijn binnen het aantal contracturen. Dus bij uren komt 6 te staan.

Datum
Dit is standaard de datum van vandaag maar deze is te wijzigen. Tik op de datum en wijzig deze.

Project
Dit is het eerder geselecteerde project, deze kun je hier niet meer wijzigen.

Activiteit
Dit is de eerder geselecteerde activiteit, deze kun je hier niet meer wijzigen.

Opmerking
Een opmerking is vaak optioneel. Als deze verplicht is (dit kan de Yoobi beheerder instellen) dan staat hier een rood sterretje bij. De registratie kan dan niet opgeslagen worden totdat er een opmerking is ingevuld.

Overwerkpercentage
Alleen zichtbaar als in jouw organisatie en bij dit project is ingesteld dat je een overwerkpercentage kan selecteren. Kies het juiste overwerkpercentage als je geregistreerde uren, overwerkuren zijn.

Specificatievelden
Alleen zichtbaar aIs in jouw organisatie en bij dit project is ingesteld dat je specificatievelden kan of moet toevoegen. Kies het juiste specificatieveld of vul deze in. Als een specificatieveld verplicht is dan staat hier een rood sterretje bij. De registratie kan niet opgeslagen worden totdat dit specificatieveld is ingevuld.
 

Bij het maken van een nieuwe registratie opent het scherm standaard in het tabblad ‘Nieuwe registratie’. Wil je dat het scherm voortaan opent in het tabblad ‘Laatste’ omdat je vaak op de dezelfde activiteiten regsitreert en deze hiermee makkelijk kan kopiëren, stel dit dan in via het menu Overig > Instellingen.

Zet de instelling ‘Open op ‘Laatste registraties’ bij het aanmaken van een nieuwe registratie’ op Aan. Bij het aanmaken van een nieuwe registratie open je voortaan in het tabblad ‘Laatste’. Het is nog wel altijd mogelijk om ‘Nieuwe registraties’ te openen. Tik hiervoor op het tabblad ‘Nieuw’.

De knoppen 'Laatste registratiedag', 'Dag kopiëren', 'Vorige week' en 'Week kopiëren zijn standaard zichtbaar in het menu 'Mijn registraties' als je gebruik maakt van urenregistratie. Bij tijdsregistratie (invoeren van tijdstippen) zijn deze knoppen niet beschikbaar.
Wil je geen gebruik van maken van deze knoppen dan tik je op het kruisje om de knop te verwijderen. Wanneer je dit 3x gedaan hebt, krijg je de vraag of je ze helemaal niet meer getoond wilt hebben.

Via het menu 'Instellingen' kun je ook direct instellen dat je een of meerdere knoppen niet getoond wilt hebben omdat je hier geen gebruik van maakt. Of je kunt een instelling juist (weer) aanzetten zodat een knop weer getoond wordt.

1. ‘Mijn Registraties’ (dagview). Laatste registratiedag herhalen. Als er nog geen regsitraties toegevoegd zijn op een dag, dan is de knop 'Laatste Registratiedag' zichtbaar. Tik op deze knop en Yoobi gaat op zoek naar de laatste dag waar registraties gemaakt zijn (eventueel verlof uit een verlofaanvraag wordt overgeslagen). Je krijgt een lijst met daarin de registraties. Deze kun je direct allemaal kopieren, maar je kan registratieregels ook uitvinken zodat deze niet meegekopieerd worden. Wil je nog gegevens wijzigen, tik dan op het grijs gearceerde aantal en wijzig gegevens in de pop-up.
2. ‘Mijn Registraties’ (dagview). Dag kopiëren. Als op een dag 1 of meerdere registraties zijn toegevoegd, dan is de knop 'Dag kopiëren' zichtbaar. Tik op deze knop en Yoobi toont een lijst met daarin de registratie(s). Deze kun je direct allemaal kopieren, maar je kan registratieregels ook uitvinken zodat deze niet meegekopieerd worden. Wil je nog gegevens wijzigen tik dan op het grijs gearceerde aantal en wijzig gegevens in de pop-up.
3. ‘Mijn Regsitraties’ (weekview). Vorige week herhalen. Als er nog geen registraties toegevoegd zijn in de week, dan is de knop 'Vorige week' zichtbaar. Tik op deze knop en Yoobi toont in een lijst de regsitratiedagen van de week ervoor. Deze kun je direct allemaal kopieren, maar je kan dagen ook uitvinken zodat deze niet meegekopieerd worden. Kan een bepaalde dag niet gekopieerd worden dan wordt aangegeven waarom dit is. Je kan hier geen gegevens of aantallen wijzigen. Na het kopieren kun je naar een registratie toe gaan en deze alsnog bewerken indien nodig.
4. ‘Mijn Registraties’ (weekview). Week kopiëren. Als op 1 dag in de week 1 of meerdere registraties zijn toegevoegd, dan is de knop 'Week kopiëren' zichtbaar. Tik op deze knop en Yoobi toont in een lijst de registratiedagen van deze week. Geef hier aan naar welke week je deze wilt kopieren. Standaard wordt de huidige week meegegeven of anders de eerste lege week. De regels kun je direct allemaal kopieren, maar je kan dagen ook uitvinken zodat deze niet meegekopieerd worden. Kan een bepaalde dag niet gekopieerd worden dan wordt aangegeven waarom dit is. Je kan hier geen gegevens of aantallen wijzigen. Na het kopieren kun je naar een registratie toe gaan en deze alsnog bewerken indien nodig.

Onder een registratie in 'Mijn registraties' of 'Mijn Yoobi' staat in het blauw ‘Registratie herhalen’.
 

1. Tik op ‘Registratie herhalen’.
2. Je navigeert naar het scherm ‘Registratie herhalen’. De details van de registratie worden getoond.
3. Wijzig eventueel de gegevens.
4. Kies ‘Opslaan’.
5. De registratie wordt standaard opgeslagen op de huidige dag. De dag kun je wijzigen.

Let op: Registraties door verlofaanvragen of onkostendeclaraties kunnen niet herhaald worden.

Tik op de + knop in ‘Mijn registraties’ of ‘Mijn Yoobi’. Een scherm met 2 tabbladen opent: Tabblad ‘Nieuwe registraties’ en tabblad ‘Laatste registraties’.

In de lijst 'Laatste' staan de activiteiten waar je het laatst op geregistreerd hebt. Selecteer een of meerdere regels en neem op deze manier dus snel de activiteit en het project over. De aantallen zijn nog makkelijk te wijzigen.

Tik op een registratie in ‘Mijn registraties’ of in ‘Mijn Yoobi’ om de detailgegevens in te zien of te wijzigen. Je navigeert naar het scherm ‘Bewerk registratie’. In dit scherm wijzig je de gegevens.

In het menu 'Mijn registraties' is het ook mogelijk om op het grijs gearceerde aantal te tikken. Hier wijzig je snel alleen het aantal, de opmerking en de eventuele verplichte specificatievelden.

Als alle uren in een week (of maand) zijn geregistreerd dan moet deze week gesloten worden. Dit is jouw urenverantwoording. Na het sluiten van de periode krijgt de manager of Yoobi beheerder een melding om de uren goed te keuren.
 

1. Ga naar ‘Mijn registraties’.
2. Kies voor de dag of week weergave om de week te sluiten.
3. Kies voor de maand weergave om de maand te sluiten.
4. Controleer de registraties.
5. Tik op het slot-icoontje om de periode te sluiten.
6. Er opent een pop-up. Kies sluiten.
7. De periode is nu gesloten en niet meer te wijzigen.

Heb je de week gesloten maar ben je een registratie vergeten of wil je een registratie wijzigen dan is het mogelijk de periode te heropenen.
 

1. Ga naar ‘Mijn registraties’.
2. Kies voor de dag of week weergave om de week te heropenen.
3. Kies voor de maand weergave om de maand te heropenen.
4. Tik op het slot-icoontje om de periode te heropenen.
5. Tik op het slot-icoontje om de periode te sluiten.
6. Er opent een pop-up. Kies heropenen.
7. De periode is nu heropend en het is mogelijk om de registraties te wijzigen.

Let op: dit kan alleen als de periode nog niet is goedgekeurd. Is de periode al goedgekeurd en je wilt toch nog een registratie wijzigen neem dan contact op met je manager of Yoobi beheerder.