Facturatie: veelgestelde vragen

Diverse vragen facturatie
Klik hier voor het stappenplan om een factuur te maken. Stap voor stap wordt uitgelegd welke stappen je moet uitvoeren om een factuurvoorstel te kunnen genereren. Verwacht je een factuurvoorstel maar verschijnt deze niet, controleer dan of je alle stappen hebt uitgevoerd.
Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een handmatige factuur.
Maak van een factuurvoorstel of goedgekeurde factuur een Proforma factuur. Klik op een factuur om naar de detailgegevens van de factuur te gaan. Klik rechtsboven op 'Proforma'. De factuur krijgt nu de status 'Proforma'. Op de factuur staat heel duidelijk dat het een proforma factuur betreft. De factuur heeft nog geen factuurnummer. Verstuur deze factuur direct naar de klant. Is de klant akkoord dan fiatteer je de proforma factuur. Is de klant niet akkoord, wijs de factuur dan af met de knop 'Afwijzen'. De gegevens va de factuur worden ontkoppeld. Pas de order of timesheet aan en genereer via het menu 'Factureren' een nieuwe concept factuur.
De overheid verplicht e-factureren inmiddels. Yoobi heeft hier op dit moment nog geen standaard koppeling mee. Een mogelijke oplossing kun je hier nalezen: Klik hier voor meer informatie.
Bij een factuur op basis van geregistreerde uren dan moeten deze uren goedgekeurd zijn in de timesheet. Controleer ook of er een order is gekoppeld aan het project. Deze en de overige stappen die je moet doorlopen voordat je kan factureren worden hier beschreven.
Uren die gefactureerd zijn kunnen niet nogmaals in een nieuwe factuur gegenereerd worden. Controleer het volgende:
  1. Hebben er wijzigingen plaats gevonden in de timesheet? Dan maakt Yoobi een herstelfactuur aan.
  2. De uren die gefactureerd zijn, zijn dit uren uit de timesheet of heb je deze handmatig op een factuur (erbij) gezet? In het geval van het laatste dan zijn de uren dus nog niet gefactureerd en zullen ze dus naar voren blijven komen bij het genereren van de factuur.
Als een conceptfactuur gegenereerd is kun je (een deel van) de uren, aantallen en of kosten afboeken of uitstellen. Klik hier voor meer informatie.
Tekst in e-mail wijzigen: Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Website content > Dubbelklik op 'E-mail: factuur versturen. Klik hier voor meer informatie.
Wil je je eigen logo in de begeleidende e-mail ipv het Yoobi-logo, neem dan contact met onze afdeling sales op voor informatie over onze module 'White label'. Met de module 'White label' is niet alleen jouw logo in de mail zichtbaar maar ook op de diverse rapporten.
De aanhef van een factuur stel je in bij de 'Facturatie voorkeuren' van een relatie (Ga naar CRM > Relaties > Dubbelklik op relatie > Knop Financiele instellingen > Tabblad Facturatie voorkeuren). Deze facturatie voorkeuren worden automatisch meegenomen bij het aanmaken van een order. Wil je de gegevens voor deze order wijzigen, ga dan naar de order en klik op 'Verzendinformatie'. Pas hier de aanhef aan of verwijder deze.
Als er nog NIET gefactureerd is verwijder je de order, daarna wijzig je de klant en vervolgens maak je weer een nieuwe order aan en kun je factureren aan de nieuwe klant. Is er echter WEL al gefactureerd, dan kan de klant NIET meer gewijzigd worden in een project. De enige oplossing is dan om het project te dupliceren (via de blauwe knop 'Acties' kies je voor 'Dupliceren'), de gegevens over te nemen, en de andere (nieuwe) klant te koppelen. Eventueel geregistreerde uren kunnen via een bulkmutatie Declaraties van het ene naar het andere project overgeboekt worden.
Ja, op klantniveau stel je de betalingstermijn in in het financiële tabblad van de klantgegevens. Indien hier de betalingstermijn is ingevuld dan zal deze instelling standaard overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe order. Wordt dit termijn leeg gelaten bij de klantgegevens dan geldt in een nieuw aangemaakte order het betalingstermijn wat in het factuurschema is ingesteld. Ga hiervoor naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Bij factuur het tabblad factuur(opmaak) kun je rechts in de factuureigenschappen het aantal dagen inzien/wijzigen.
Factuur wijzigen. Als je een factuur gegenereerd hebt en je wilt gegevens wijzigen kan dat door de factuur te bewerken. Let wel op: Het is beter om de order te wijzigen. Staat de order goed dan heb je direct een goede factuur en scheelt je dus veel tijd. Na het wijzigen van de order genereer je de factuur opnieuw. Klik hier voor meer informatie.
Factureren uit diverse afdelingen
In Yoobi is het mogelijk om vanuit diverse juridische entiteiten te factureren. Per entiteit maak je dan een afdeling aan. Klik hier voor meer informatie of neem contact op met support om een afspraak te maken om dit samen in te richten.
Factuur crediteren
Ga naar Financieel > facturen > Dubbelklik op de factuur. Je navigeert nu naar de factuur details van deze factuur. Klik rechts boven op 'Crediteren'. Een nieuwe credit factuur wordt aangemaakt op basis van de huidige factuur. De gehele factuur wordt dus gecrediteerd. Eerst wordt een credit factuur voorstel gemaakt. Deze moet goedgekeurd en gefiatteerd worden voordat de nieuwe credit factuur de status ‘gecrediteerd’ krijgt. Klik hier voor meer informatie.
Nee. In Yoobi crediteer je de gehele factuur. Na het crediteren voer je eventuele wijzigingen (in timesheet en/of order) door en genereer je een nieuwe factuur.
Factuur verwijderen en G-rekening
Of een factuur verwijderd kan worden en welke gevolgen dit heeft hangt af van welke status de factuur heeft:
  1. Goedgekeurd: Een goedgekeurde factuur kan afgewezen worden. Dit heeft geen gevolgen. Je kan hierna bijv de order of de uren in de timesheet wijzigen en vervolgens een nieuwe factuur genereren.
  2. Gefiatteerd: Een gefiatteerde factuur heeft een factuurnummer. Verwijder je deze factuur dan ontstaat een 'gat' in de factuurnummering. Bij het maken van een nieuwe factuur moet je de factuurnummering dan tijdelijk wijzigen. Om een factuur te verwijderen ga je naar Financieel > facturen. Selecteer een factuur en klik op het prullenbakje rechts boven in het scherm. Klik hier voor meer informatie.
  3.  Verzonden: Is een factuur verzonden dan kan deze niet meer verwijderd worden en zul je de factuur (in zijn geheel) moeten crediteren.
Werk je met de module 'Facturatie' dan is deze aan te vullen met de module 'G-rekening'. Hiermee is het mogelijk om je factuurbedrag op te splitsen naar een G-rekening (geblokkeerde rekening). Klik hier voor meer informatie.
Factuur betalingen
Ga naar het overzicht van de openstaande facturen (Financieel > facturen). Selecteer een factuur. Klik vervolgens rechtsboven op de knop 'Betalingen'. Yoobi geeft een voorstel om het restant bedrag op 0,00 te zetten en zet de factuur dan direct op betaald. Sla je dit op, dan zal de factuur niet langer zichtbaar zijn in het overzicht openstaande facturen. Is een factuur gedeeltelijk betaald, vul dan het betaalde bedrag in. Yoobi rekent het restant bedrag uit. De factuur krijgt de status 'Gedeeltelijk betaald'. Klik hier voor meer informatie.
Maak je gebruik van één van de volgende boekhoudpakketten, dan is er een koppeling mogelijk. Wanneer je de factuur naar de klant verstuurt, zal de factuur ook aan het boekhoudpakket aangeboden worden. Yoobi haalt vervolgens periodiek de betaalstatus van deze factuur op vanuit het boekhoudpakket. Op deze manier wordt de betaalstatus van je factuur automatisch op betaald gezet in Yoobi.
Het kan voorkomen dat er een betaal- of afrondverschil ontstaat van bijv 1 cent. Ga dan naar het overzicht van de openstaande facturen (Financieel > Openstaande facturen). Selecteer de factuur. Klik vervolgens rechtsboven op de knop 'Betalingen'. Yoobi geeft een voorstel om het restant bedrag op 0,00 te zetten en zet de factuur dan direct op betaald. Sla je dit op, dan zal de factuur niet langer zichtbaar zijn in het overzicht openstaande facturen. Klik hier voor meer informatie.
Indien een factuur oninbaar is (bijvoorbeeld als de klant failliet is) maar nog niet gecrediteerd mag worden, kan de status van de factuur op 'Oninbaar' worden gezet. De factuur zal niet langer zichtbaar zijn bij de openstaande facturen. Klik hier voor meer informatie.
Factureren - Orders
Ga naar het project tabblad 'Overzicht'. Klik rechtsboven op 'Order samenstellen'. Kies hier voor een regie- of een fixed-price orderitem.
Om een product order item aan te maken ga je naar de klant via CRM > Relaties > Dubbelklik op de klant > tabblad Orders en kies hier voor 'Order toevoegen'. Kies voor 'Product'. Klik hier voor meer informatie.
Met een regie order factureer je geregistreerde uren uit de timesheets (uurtje-factuurtje). Hier bepaalt de gekozen periode het aantal uur op de factuur. Om een regieorder aan te maken ga je naar het project tabblad 'Overzicht' en klik je rechtsboven op 'Order samenstellen'. Klik hier voor meer informatie.
Met een fixed-price order factureer je een vaste prijs. Factuur het totale bedrag in één keer of stel factuurmomenten in voor diverse deelfacturen. Klik hier voor meer informatie.
Een product of artikel factureren. Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. Om een product order item aan te maken ga je naar de klant via CRM > Relaties > Dubbelklik op de klant > tabblad Orders en kies hier voor 'Order toevoegen'. Kies voor 'Product'. Klik hier voor meer informatie en hier voor meer informatie over een abonnement.
Ga naar de order. Klik op 'Factuurinstellingen'. Voeg hier meerdere factuurmomenten toe. Per factuurmoment bepaal je welk deel van het totale factuurbedrag gefactureeerd wordt. Voeg eventueel een notificatie in of stel in dat de projectmanager het factuurmoment goed moet keuren. Klik hier voor meer informatie.
Een hele order kan je niet kopiëren maar een order-item binnen een order wel. Klik op de 3 puntjes rechts naast de order. Daar staat in het pulldown menu de optie 'Dupliceren'.
Dit kan op 2 plaatsen in Yoobi ingesteld worden met de instelling 'Facturen groeperen':
  1. Algemene instelling: Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel > Facturen groeperen. Zet je hier de instelling op 'Ja' dan zal deze instelling standaard overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe order.
  2. Instellen per order: Ga naar de order en open de orderdetails door op het potloodje te klikken. Hierna wordt een dropdown menu zichtbaar waar je de opties voor het groeperen van de order kan instellen. Hiermee maak je dus een uitzondering op de algemene instelling.
Voor het groeperen van orders op 1 factuur moeten de volgende instellingen van de orders wel gelijk zijn:
  1. Klant
  2. Factuuradres
  3. Verzendwijze
  4. Factuur e-mail
  5. Betalingstermijn
  6. Factuur template

Klik hier voor meer informatie.
Abonnementen
Een abonnement instellen is alleen mogelijk bij een product orderitem. Ga naar de klant en maak hier een product order-item aan. Stel vervolgens de abonnement gegevens in. Klik hier voor meer informatie.
De prolongatie datum is de verleng datum. Indien iemand een jaar abonnement heeft dan is de prolongatie datum dus elke 12 maanden. De opzeg termijn heeft hier niets mee te maken. Dus bijv:
start abonnement = 01-01-2019
1e prolongatie = 01-01-2020
2e prolongatie = 01-01-2021
Opzeg termijn: Je kan de gekoppelde klant als service een e-mail sturen bijv 2 maanden voor de prolongatie datum. Hiermee attendeer je de klant op het automatisch verlengen van het abonnement.
Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. Om een product order item aan te maken ga je naar de klant via CRM > Relaties > Dubbelklik op de klant > tabblad Orders en kies hier voor 'Order toevoegen'. Kies voor 'Product'. Klik hier voor meer informatie.
BTW verleggen
Bij de verleggingsregeling is de btw verlegd van de leverancier naar de afnemer. De leverancier brengt geen btw in rekening, maar verlegt de btw naar de ondernemer die goederen of diensten van hem afneemt. De leverancier vermeldt de vergoeding waarover de btw is verlegd in zijn btw-aangifte. De afnemer vermeldt de vergoeding en de btw die naar hem is verlegd in zijn btw-aangifte. Om dit in te stellen ga je naar de order. Klik op het potloodje om de order-item regels te bewerken. Er opent een pop-up met daarin alle regels binnen een order-item. Onderaan kun je met een schuifje aangeven of de btw verlegd moet worden of niet. Trefwoorden van categorie "Btw verlegd" kunnen hier worden toegevoegd. Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Trefwoorden is de lijst met trefwoorden te wijzigen.
Factuurschema, opmaak factuur
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Hier kun je de opmaak van je factuurschema zelf wijzigen. Klik op een blok om dit blok te wijzigen (lettertype, tekst, placeholders, enz). Let op: Plak niet zomaar tekst vanuit een ander bestand in de factuurtemplate. Om de achtergrond (logo/briefpapier) te wijzigen is een nieuw SVG bestand nodig. Als je dit naar ons toe mailt, kunnen wij het bestand controleren en aan het factuurschema toevoegen. Wil je hulp bij het wijzigen van je factuurschema neem dan contact op met onze support afdeling. Klik hier voor meer informatie.
Binnen Yoobi is het eenvoudig om zelf een Engelse factuurtemplate toe te voegen. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Als je (Nederlandse) template helemaal goed ingericht is, kun je deze dupliceren. Selecteer de template en klik rechtsboven op 'Dupliceren'. In het eerste tabblad kun je de taal instellen, zet deze op Engels. Vervolgens richt je de factuurtemplate in bij het tablad (opmaak). Je vervangt de Nederlandse teksten met Engelse tekst. Klik hier voor meer informatie.
Stuur je nieuwe briefpapier als een SVG bestand naar ons toe via support@yoobi.nl. Wij controleren het bestand en kunnen dit voor jou aan de factuurtemplate toevoegen. Werk je met de module 'Whitelabel' dan zorgen we ervoor dat jullie oude logo door het nieuwe vervangen zal worden in de rapporten (PDF's) en in de e-mail templates.
Met een SVG bestand komt je factuur professioneel over. Een SVG bestand kun je namelijk digitaal vergroten zonder dat je kwaliteitsverlies ondervindt, een logo of tekst wordt niet 'blokkerig'. De reden hiervan is dat een SVG bestand een vector-bestand is. Zou je een JPEG of PNG bestand gebruiken in je factuurtemplate dan wordt het logo bij vergroten al heel snel 'blokkerig' en dat is niet wenselijk. Dit komt omdat deze bestanden uit pixels bestaan.