Facturatie: veelgestelde vragen

Diverse vragen facturatie
Klik hier voor het stappenplan om een factuur te maken. Stap voor stap wordt uitgelegd welke stappen je moet uitvoeren om een factuurvoorstel te kunnen genereren. Verwacht je een factuurvoorstel maar verschijnt deze niet, controleer dan of je alle stappen hebt uitgevoerd.
Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een handmatige factuur.
Maak van een factuurvoorstel of goedgekeurde factuur een Proforma factuur. Klik op een factuur om naar de detailgegevens van de factuur te gaan. Klik rechtsboven op 'Proforma'. De factuur krijgt nu de status 'Proforma'. Op de factuur staat heel duidelijk dat het een proforma factuur betreft. De factuur heeft nog geen factuurnummer. Verstuur deze factuur direct naar de klant. Is de klant akkoord dan fiatteer je de proforma factuur. Is de klant niet akkoord, wijs de factuur dan af met de knop 'Afwijzen'. De gegevens va de factuur worden ontkoppeld. Pas de order of timesheet aan en genereer via het menu 'Factureren' een nieuwe concept factuur.
De overheid verplicht e-factureren inmiddels. Yoobi heeft hier op dit moment nog geen standaard koppeling mee. Een mogelijke oplossing kun je hier nalezen: Klik hier voor meer informatie.
Bij een factuur op basis van geregistreerde uren dan moeten deze uren goedgekeurd zijn in de timesheet. Controleer ook of er een order is gekoppeld aan het project. Deze en de overige stappen die je moet doorlopen voordat je kan factureren worden hier beschreven.
Uren die gefactureerd zijn kunnen niet nogmaals in een nieuwe factuur gegenereerd worden. Controleer het volgende:
  1. Hebben er wijzigingen plaats gevonden in de timesheet? Dan maakt Yoobi een herstelfactuur aan.
  2. De uren die gefactureerd zijn, zijn dit uren uit de timesheet of heb je deze handmatig op een factuur (erbij) gezet? In het geval van het laatste dan zijn de uren dus nog niet gefactureerd en zullen ze dus naar voren blijven komen bij het genereren van de factuur.
  3. Controleer of je op een eerdere factuur geen uren hebt uitgesteld. Uitgestelde uren komen terug op een volgende factuur.

Wil je de terugkomende uren niet (meer) factureren, dan moet je deze uren afboeken
Als een conceptfactuur gegenereerd is kun je (een deel van) de uren, aantallen en of kosten afboeken of uitstellen. Klik hier voor meer informatie.
Tekst in e-mail wijzigen: Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Website content > Dubbelklik op 'E-mail: factuur versturen. Klik hier voor meer informatie.
Wil je je eigen logo in de begeleidende e-mail ipv het Yoobi-logo, neem dan contact met onze afdeling sales op voor informatie over onze module 'White label'. Met de module 'White label' is niet alleen jouw logo in de mail zichtbaar maar ook op de diverse rapporten.
De aanhef van een factuur stel je in bij de 'Facturatie voorkeuren' van een relatie (Ga naar CRM > Relaties > Dubbelklik op relatie > Knop Financiele instellingen > Tabblad Facturatie voorkeuren). Deze facturatie voorkeuren worden automatisch meegenomen bij het aanmaken van een order. Wil je de gegevens voor deze order wijzigen, ga dan naar de order en klik op 'Verzendinformatie'. Pas hier de aanhef aan of verwijder deze.
Ook bij een gegenereerde factuur zelf kun je de aanhef nog wijzigen.

De placeholder {invoicesalutation} in het factuurschema zorgt ervoor dat de aanhef gevuld wordt in de factuur.
Verkeerde relatie aan het project gekoppeld. Hoe verplaats ik het project naar de juiste relatie?
Als er nog geen orders zijn aangemaakt kun je de relatie nog gemakkelijk wijzigen. Als er wel al orders zijn aangemaakt (of zelfs als er gefactureerd is) dan kun je het gehele project verplaatsen naar de juiste relatie. De orders worden dan overgezet naar de nieuwe relatie.
Klik hier voor meer informatie.
Ja. Ga naar CRM > Relaties > Kies relatie om naar de gegevens van de relatie te gaan. 2 opties:
  1. Klik rechtsboven op de knop 'Financiële instellingen'. Ga naar tabblad 'Facturatievoorkeuren'
  2. Klik rechts in het scherm op het grijze gegevensblokje 'Betalingstermijn (in dagen)'. Is dit blokje niet zichtbaar, klik dan op het moersleutelicoontje om deze toe te voegen.

Indien bij de relatie de betalingstermijn is ingevuld dan zal deze instelling automatisch overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe order. Wordt dit termijn leeg gelaten bij de relatiegegevens dan geldt in een nieuw aangemaakte order het betalingstermijn wat in het factuurschema is ingesteld. Ga hiervoor naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Bij factuur het tabblad factuur(opmaak) kun je rechts in de factuureigenschappen het aantal dagen inzien/wijzigen.
Factuur wijzigen. Als je een factuur gegenereerd hebt en je wilt gegevens wijzigen kan dat door de factuur te bewerken. Let wel op: Het is beter om de order te wijzigen. Staat de order goed dan heb je direct een goede factuur en scheelt je dus veel tijd. Na het wijzigen van de order genereer je de factuur opnieuw. Klik hier voor meer informatie.
Is de factuur al gefiatteerd of verzonden, dan kun je de factuur niet meer wijzigen. crediteer dan de factuur. Na het crediteren komen de gefactureerde uren weer vrij en kun je (na eventuele wijzigingen in de gegevens) opnieuw de factuur genereren.
Lees hier voor meer informatie over het bewerken of verwijderen van facturen.
Ga naar de relatie via CRM > Relatie. Klik rechts boven op de knop 'Finaciële instellingen' en ga naar tabblad facturatievoorkeuren. De instelling ‘Bestandstype verzendmethode e-mail’ staat standaard op zowel XML als PDF, maar wil je alleen PDF of juist alleen een XML bestand meesturen, geef dat dan hier aan.
Bij het opnieuw versturen van een factuur (via opnieuw verzenden) kun je dit ook instellen.
Lees er hier meer over.
Factureren uit diverse afdelingen
In Yoobi is het mogelijk om vanuit diverse juridische entiteiten te factureren. Per entiteit maak je dan een afdeling aan. Klik hier voor meer informatie of neem contact op met support om een afspraak te maken om dit samen in te richten.
Factuur crediteren
Ga naar Financieel > facturen > Dubbelklik op de factuur. Je navigeert nu naar de factuur details van deze factuur. Klik rechts boven op 'Crediteren'. Een nieuwe credit factuur wordt aangemaakt op basis van de huidige factuur. De gehele factuur wordt dus gecrediteerd. Eerst wordt een credit factuur voorstel gemaakt. Deze moet goedgekeurd en gefiatteerd worden voordat de nieuwe credit factuur de status ‘gecrediteerd’ krijgt. Klik hier voor meer informatie.
Nee. In Yoobi crediteer je de gehele factuur. Na het crediteren voer je eventuele wijzigingen (in timesheet en/of order) door en genereer je een nieuwe factuur.
Factuur verwijderen en G-rekening
Klik hier voor meer informatie over het verwijderen van een factuur.
Werk je met de module 'Facturatie' dan is deze aan te vullen met de module 'G-rekening'. Hiermee is het mogelijk om je factuurbedrag op te splitsen naar een G-rekening (geblokkeerde rekening). Klik hier voor meer informatie.
Factuur betalingen
Ga naar het overzicht van de openstaande facturen (Financieel > facturen). Selecteer een factuur. Klik vervolgens rechtsboven op de knop 'Betalingen'. Yoobi geeft een voorstel om het restant bedrag op 0,00 te zetten en zet de factuur dan direct op betaald. Sla je dit op, dan zal de factuur niet langer zichtbaar zijn in het overzicht openstaande facturen. Is een factuur gedeeltelijk betaald, vul dan het betaalde bedrag in. Yoobi rekent het restant bedrag uit. De factuur krijgt de status 'Gedeeltelijk betaald'. Klik hier voor meer informatie.
Maak je gebruik van één van de volgende boekhoudpakketten, dan is er een koppeling mogelijk. Wanneer je de factuur naar de klant verstuurt, zal de factuur ook aan het boekhoudpakket aangeboden worden. Yoobi haalt vervolgens periodiek de betaalstatus van deze factuur op vanuit het boekhoudpakket. Op deze manier wordt de betaalstatus van je factuur automatisch op betaald gezet in Yoobi.
Het kan voorkomen dat er een betaal- of afrondverschil ontstaat van bijv 1 cent. Ga dan naar het overzicht van de openstaande facturen (Financieel > Openstaande facturen). Selecteer de factuur. Klik vervolgens rechtsboven op de knop 'Betalingen'. Yoobi geeft een voorstel om het restant bedrag op 0,00 te zetten en zet de factuur dan direct op betaald. Sla je dit op, dan zal de factuur niet langer zichtbaar zijn in het overzicht openstaande facturen. Klik hier voor meer informatie.
Indien een factuur oninbaar is (bijvoorbeeld als de klant failliet is) maar nog niet gecrediteerd mag worden, kan de status van de factuur op 'Oninbaar' worden gezet. De factuur zal niet langer zichtbaar zijn bij de openstaande facturen. Klik hier voor meer informatie.
Factureren - Orders
Ga naar het Project > Tabblad 'Orders'. Klik rechtsboven op de rode + knop. Kies hier voor een regie- of een fixed-price orderitem. Maak je gebruik van de module Producten, dan kun je hier ook een product orderitem toevoegen.
Ook via een relatie kun je een order aanmaken. Ga naar CRM > Relaties > Dubbelklik op de relatie > Tabblad 'Orders'. Klik rechtsboven op de rode + knop. Klik hier voor meer informatie.
Met een regie order factureer je geregistreerde uren uit de timesheets (uurtje-factuurtje). Hier bepaalt de gekozen periode het aantal uur op de factuur. Om een regieorder aan te maken ga je naar het project tabblad 'Overzicht' en klik je rechtsboven op 'Order samenstellen'. Klik hier voor meer informatie.
Met een fixed-price order factureer je een vaste prijs. Factuur het totale bedrag in één keer of stel factuurmomenten in voor diverse deelfacturen. Klik hier voor meer informatie.
Om producten en/of artikelen te kunnen factureren, moet je gebruik maken van de module Producten. Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. Om een product order item aan te maken ga je naar een project of relatie en klik je in het tabblad 'Orders' op de rode + knop. Kies voor 'Product'. Ook kun je in een bestaande order een product orderitem toevoegen. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een product orderitem en hier voor meer informatie over een abonnement.
Ga naar de order. Klik op 'Factuurinstellingen'. Voeg hier meerdere factuurmomenten toe. Per factuurmoment bepaal je welk deel van het totale factuurbedrag gefactureeerd wordt. Voeg eventueel een notificatie in of stel in dat de projectmanager het factuurmoment goed moet keuren. Klik hier voor meer informatie.
Een hele order kan je niet kopiëren maar een order-item binnen een order wel. Klik op de 3 puntjes rechts naast de order. Daar staat in het pulldown menu de optie 'Dupliceren'.
Dit kan op 2 plaatsen in Yoobi ingesteld worden met de instelling 'Facturen groeperen':
  1. Algemene instelling: Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel > Facturen groeperen. Zet je hier de instelling op 'Ja' dan zal deze instelling standaard overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe order.
  2. Instellen per order: Ga naar de order en open de orderdetails door op het potloodje te klikken. Hierna wordt een dropdown menu zichtbaar waar je de opties voor het groeperen van de order kan instellen. Hiermee maak je dus een uitzondering op de algemene instelling.
Voor het groeperen van orders op 1 factuur moeten de volgende instellingen van de orders wel gelijk zijn:
  1. Klant
  2. Factuuradres
  3. Verzendwijze
  4. Factuur e-mail
  5. Betalingstermijn
  6. Factuur template

Klik hier voor meer informatie.
Abonnementen
Alleen als je gebruik maakt van de module 'Producten en Abonnementen' kun je factureren via een abonnement. Een abonnement instellen is alleen mogelijk bij een product orderitem. Ga naar een project of relatie en maak hier een product orderitem aan. Geef aan of je dit als abonnement wilt factureren en stel vervolgens de abonnement gegevens in. Klik hier voor meer informatie.
De prolongatie datum is de verleng datum. Indien iemand een jaar abonnement heeft dan is de prolongatie datum dus elke 12 maanden. De opzeg termijn heeft hier niets mee te maken. Dus bijv:
start abonnement = 01-01-2019
1e prolongatie = 01-01-2020
2e prolongatie = 01-01-2021
Opzeg termijn: Je kan de gekoppelde klant als service een e-mail sturen bijv 2 maanden voor de prolongatie datum. Hiermee attendeer je de klant op het automatisch verlengen van het abonnement.
Om producten en/of artikelen te kunnen factureren, moet je gebruik maken van de module Producten. Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. Om een product order item aan te maken ga je naar een project of relatie en klik je in het tabblad 'Orders' op de rode + knop. Kies voor 'Product'. Ook kun je in een bestaande order een product orderitem toevoegen. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een product orderitem en hier voor meer informatie over een abonnement.
BTW verleggen
Bij de verleggingsregeling is de btw verlegd van de leverancier naar de afnemer. De leverancier brengt geen btw in rekening, maar verlegt de btw naar de ondernemer die goederen of diensten van hem afneemt. De leverancier vermeldt de vergoeding waarover de btw is verlegd in zijn btw-aangifte. De afnemer vermeldt de vergoeding en de btw die naar hem is verlegd in zijn btw-aangifte.
Btw verlegd kun je op 2 plekken instellen:
  1. In de Relatie: Ga naar de relatie. Klik rechtsboven op de knop 'Financiële instellingen'. Ga naar tabblad 'Facturatievoorkeuren'
  2. In de order: Ga naar de order. Klik 'Bewerken'. Ga naar het tabblad 'Orderitem regels'
De instelling in de order overschrijft de instelling van de relatie.

Met het schuifje stel je in of je de BTW wilt verleggen of niet. Zet je dit schuifje op 'Aan' dan verschijnt het veld 'Btw verlegd naar'. Dit veld vul je met behulp van een trefwoord. Trefwoorden van categorie "Btw verlegd" kunnen je zelf aanmaken of wijzigen. Dit doen je via Beheer > Systeemvoorkeuren > Trefwoorden.
Factuurschema, opmaak factuur
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Hier kun je de opmaak van je factuurschema zelf wijzigen. Klik op een blok om dit blok te wijzigen (lettertype, tekst, placeholders, enz). Let op: Plak niet zomaar tekst vanuit een ander bestand in de factuurtemplate. De (vaak niet zichtbare) opmaak wordt dan meegeplakt en zorgt voor een lelijk resultaat. Controleer de html code.
Om de achtergrond (logo/briefpapier) te wijzigen is een nieuw SVG bestand nodig. Als je dit naar ons toe mailt, kunnen wij het bestand controleren en aan het factuurschema toevoegen. Wil je hulp bij het wijzigen van je factuurschema neem dan contact op met onze support afdeling. Klik hier voor meer informatie.
Binnen Yoobi is het eenvoudig om zelf een Engelse factuurtemplate toe te voegen. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Factuurschema's. Als je (Nederlandse) template helemaal goed ingericht is, kun je deze dupliceren. Selecteer de template en klik rechtsboven op 'Dupliceren'. In het eerste tabblad kun je de taal instellen, zet deze op Engels. Vervolgens richt je de factuurtemplate in bij het tablad (opmaak). Je vervangt de Nederlandse teksten met Engelse tekst. Klik hier voor meer informatie.
Stuur je nieuwe briefpapier als een SVG bestand naar ons toe via support@yoobi.nl. Wij controleren het bestand en kunnen dit voor jou aan de factuurtemplate toevoegen. Werk je met de module 'Whitelabel' dan zorgen we ervoor dat jullie oude logo door het nieuwe vervangen zal worden in de rapporten (PDF's) en in de e-mail templates.
Met een SVG bestand komt je factuur professioneel over. Een SVG bestand kun je namelijk digitaal vergroten zonder dat je kwaliteitsverlies ondervindt, een logo of tekst wordt niet 'blokkerig'. De reden hiervan is dat een SVG bestand een vector-bestand is. Zou je een JPEG of PNG bestand gebruiken in je factuurtemplate dan wordt het logo bij vergroten al heel snel 'blokkerig' en dat is niet wenselijk. Dit komt omdat deze bestanden uit pixels bestaan.