Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid

De Rijksoverheid heeft het elektronisch factureren verplicht gesteld voor leveranciers. Heb je een overeenkomst met de Rijksoverheid en werk je met Yoobi, dan geven we in dit artikel aan hoe je aan deze verplichting voldoet.



De Rijksoverheid heeft het elektronisch factureren verplicht gesteld voor leveranciers*. Heb je een overeenkomst met de Rijksoverheid en werk je met Yoobi, dan geven we in dit artikel aan hoe je aan deze verplichting voldoet.

Het proces
De Rijksoverheid accepteert elektronische facturen die via een digitaal platform aangeboden worden, zoals eVerbinding. Je factureert niet langer direct aan de overheid, maar levert je factuur aan bij het platform. Vanaf het platform verstuur je de factuur naar de Nederlandse overheid.

Factuurtype
Om facturen elektronisch aan te leveren zul je ze als UBL-document moeten aanmaken. Yoobi maakt al gevalideerde UBL-facturen die geschikt zijn voor automatische verwerking.

Stappenplan
Volg onderstaande stappen om facturen op de juiste manier aan te leveren.  

  1. Maak een omgeving aan bij eVerbinding
    Om een factuur elektronisch aan te leveren bij de overheid heb je een omgeving nodig bij een digitaal platform, zoals eVerbinding. Vanaf het eVerbinding platform verstuur je de factuur naar de Nederlandse overheid. Hieronder leggen we uit hoe je dit kunt doen.
    1. Aanmelden en registreren bij eVerbinding
    2. Jouw organisatie toevoegen en activeren
    3. Registreren bij Simplerinvoicing
    4. E-mailafzender vertrouwen. Kies hierbij als documenttype: conceptfactuur. De conceptfactuur wordt dan klaargezet op basis van UBL in de verkoopfactuurapp op het eVerbindingsplatform vervolgens kun je via deze app de factuur op het netwerk aanbieden

       

 
  1. Vraag een OIN aan
    Voor de facturatie naar overheidsinstellingen kan een Overheids-identificatienummer (OIN) verplicht zijn. Het OIN is een uniek identificerend nummer dat gebruikt wordt door organisaties met een publieke taak zoals overheidsorganisaties in de digitale communicatie met andere publieke of private partijen. Dit nummer kunt u aanvragen bij Logius. Elke overheidsorganisatie die digitaal zakendoet kan een uniek organisatie-identificatienummer krijgen.
     
  2. Leg het OIN vast bij de relatie  
    In de e-factuur moet het OIN-nummer aanwezig zijn als kenmerk. In Yoobi hebben wij een overheids-identificatienummer (OIN) toegevoegd aan de relatiegegevens. Bij een overheidsinstelling leg je dan de OIN vast i.p.v. het KvK nummer.
    Je voegt het nummer toe via CRM > Relaties > Selecteer relatie > 2e tabblad (potlood) > linker kolom > OIN. Klik rechts bovenin op 'Financiële gegevens'. Onder het btw-nummer vind je 'Overheidsindentificatienummer (OIN)'.
     
  3. Factureren per e-mail
    Maak de factuur aan in Yoobi en stel de verzendmethode in op e-mail. Geef als e-mailadres het speciale e-mailadres op welke door eVerbinding wordt aangeboden.

    Zodra je de factuur verzendt, zal Yoobi per e-mail een elektronische factuur naar het platform sturen. Het platform zet de Yoobi factuur klaar voor verzending om vanuit jouw naam de factuur elektronisch in te dienen bij de specifieke overheidsinstelling. 
     
  4. XML factuur automatisch verzenden
    Vink de optie 'XML-factuur automatisch versturen' aan in eVerbinding en de factuur zal automatisch opgepakt worden door eVerbinding en verstuurd worden.

     
     
  5. Factuur verzenden naar de overheid via eVerbinding
    Verzend je e-factuur via het platform. Hier kun je ook controleren of de verzending is geslaagd en wat de betaalstatus van de factuur is.



 


Meer informatie
Voor meer informatie over dit onderwerp kun je de brochure van de Rijksoverheid lezen of de website bezoeken. (zie www.rijksoverheid.nl)

* Dit is verplicht voor leveranciers die na 1 januari 2017 een overeenkomst met de rijksoverheid zijn aangegaan. Leveranciers die vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting, maar zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever.
 


facturatie
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
  • Bijgewerkt op:
    15-08-2022
  • Tag:
  • Door:
    Mercedes Roeland Gonzalez-Pos
  • Supporttag:
    facturatie