Peppol. Verzend facturen via het Peppolnetwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een netwerk voor veilige en efficiënte e-facturatie. Met Peppol kun je facturen sneller, betrouwbaarder en veiliger verwerken. Facturen worden via een beveiligd netwerk verzonden, waardoor onderschepping en fraude worden voorkomen. Voor de relatie zijn inkomende facturen gegarandeerd afkomstig van een betrouwbare afzender.

Verzendentiteit
Om vanuit jouw organisatie facturen via het Peppolnetwerk te verzenden, moet je een verzendentiteit (Peppoladres/ID) aanmaken bij Peppol (systeemstandaard). Verzend je facturen vanuit meerdere afdelingen, dan moet er voor al deze afdelingen ook een verzendentiteit aangemaakt worden bij Peppol.

Ontvangentiteit
De relatie welke van jou de facturen gaat ontvangen, dient op het Peppolnetwerk geregistreerd te zijn. Je verzendt facturen naar het Peppoladres van de relatie. In Nederland is dat het KVK-nummer, het btw-nummer of het OIN. In België en Duitsland het btw-nummer.
Vanuit Yoobi controleer je eenvoudig of de relatie is geregistreerd bij Peppol.

Ga naar de organisatie instellingen via Beheer > Instellingen> Financieel facturatie. Activeer 'Gebruik maken van Peppol' door het schuifje op 'Aan' te zetten.
 

Let op: Verstuur je facturen vanuit diverse afdelingen, geef dan per afdeling ook aan of je gebruik wilt maken van Peppol. Ga hiervoor naar Beheer > Afdelingen > kies afdeling > tab Instellingen > Financieel facturatie.

 

Tip: Wanneer je eerst stap 2 uitvoert (entiteiten aanmaken), dan zet Yoobi deze instelling automatisch aan voor deze entiteiten (systeemstandaard en/of afdeling(en)) en kun je deze stap dus overslaan.

Om vanuit jouw organisatie facturen via het Peppolnetwerk te verzenden, moet er een verzendentiteit aangemaakt worden. Deze verzendentiteit maak je aan met de adresgegevens, KVK-nummer en btw-nummer van jouw organisatie (en/of afdelingen). Verstuur je facturen vanuit meerdere afdelingen, dan moet je per afdeling ook een verzendentiteit aanmaken.
 

1. Ga naar het menu Financieel
2. Klik op het menublok 'Peppol'
   
   Het verzendentiteiten scherm opent. Yoobi haalt vanuit de factuurschema's automatisch de adresgegevens, KVK-nummer, btw-nummer en naam van de organisatie/afdeling(en) op. Deze informatie wordt in aparte kaartjes getoond. De status is 'Concept' (blauw).
   
   
   
    
3. Klik op het vinkje om met deze gegevens een Peppolentiteit aan te maken in Peppol. Als dit gelukt is krijgt het kaartje de status 'Systeem standaard' (als je niet vanuit afdelingen factureert) en 'Afgerond' (voor afdelingen). De entiteit is aangemaakt.
   
   
   
    

   Let op: Er zit een check op het KVK-nummer en btw-nummer. Als deze niet juist zijn zal Yoobi dit aangeven met een waarschuwing. En zal de status 'Onvolledig' worden.

   
   
   
    

   Tip: Controleer ook of de gegevens in het factuurschema van de afdeling of organisatie correct zijn ingesteld.

Peppol ID
Wanneer de enititeit is aangemaakt, zal deze een Peppol ID krijgen. Deze is zichtbaar in de financiële instellingen van de organisatie en/of afdelingen (zie stap 1).

Gegevens wijzigen
Klik op het potloodje om gegevens te wijzigen.

Nieuwe entiteit toevoegen
Voeg met de rode plus knop een nieuwe entiteit toe.

Entiteit verwijderen
Klik op het prullenbakje om een entiteit uit Peppol te verwijderen.

Een relatie kan alleen facturen via het Peppolnetwerk ontvangen als zij een Peppol entiteit hebben om facturen te ontvangen. Dit is iets wat de relatie zelf moet regelen in Peppol.
Het ontvang Peppoladres voor bedrijven in Nederland is het KVK-nummer van de relatie. Voor de overheid is dit het OIN. Er zijn ook uitzonderingen waarbij het btw-nummer het Peppoladres is. In België en Duitsland is dit het btw-nummer.

Verzendmethode instellen bij relatie
Geef bij de relatie aan dat je facturen naar deze relatie wilt versturen via Peppol.
 

1. Ga naar de relatie.
2. Klik rechtsboven op 'Financiële instellingen'. Kies de tab 'Facturatievoorkeuren'.
   
   
    
3. Zet het veld 'Verzendmethode' op 'Peppol'.
4. Zet het veld 'Peppoltype' op NL:KVK als deze relatie een bedrijf in Nederland is (of OIN voor de overheid). In België en Duitsland en in sommige gevallen in Nederland wordt het btw-nummer gebruikt, dus kies dan BE:VAT, DE:VAT of NL:VAT.
5. Vul in het veld 'Peppoladres' het KVK-nummer van de relatie in. 
    

   Handig: Als het KVK-nummer al ingevuld is in de relatie gegevens dan zullen de velden Peppoltype en Peppoladres automatisch gevuld worden. Dit geldt ook voor het OIN of btw-nummer.

Verzendmethode instellen in orders
Wanneer je de verzendmethode wijzigt zoals hierboven beschreven, dan krijg je de vraag of je de wijzigingen ook wilt doorvoeren in bestaande orders. Kies je voor deze optie dan is de verzendmethode dus meteen ook gewijzigd in de aanwezige orders.
Heb je nog geen orders en/of maak je een nieuwe order aan bij de relatie, dan zal de verzendmethode in de nieuwe order overgenomen worden uit de relatie instelling.

Wil je voor een bepaalde order een andere verzendmethode, wijzig dit dan in de order zelf. Ga naar de order en klik linksboven bij de verzendinformatie op het potloodje. Wijzig hier de verzendmethode.

OIN checken
Wil je controleren of een organisatie een OIN heeft? Gebruik dan het officiële register via:
https://oinregister.logius.nl/oin-register

Als er een verkeerd Peppoladres is ingevoerd of de relatie nog geen ontvangstadres in Peppol heeft aangemaakt, dan kan er geen factuur naar deze relatie verstuurd worden via Peppol.
 

1. Ga naar het veld 'Peppoladres' bij de relatie (zie hierboven, ga naar de relatie, klik rechtsboven op 'Financiële instellingen' en kies de tab 'Facturatievoorkeuren')
2. Wanneer het veld is ingevuld klik je op 'Controleer online'.
   Is het adres bekend bij Peppol dan verschijnt er een groen vinkje:
   
   
   
   Is het adres niet bekend bij Peppol dan verschijnt er een rood kruisje:
   
   
   
   Controleer het ingevulde adres en/of neem contact op met de relatie voor het juiste Peppol ontvangadres.
    

Als alle bovenstaande 4 stappen uitgevoerd zijn, kan er gefactureerd worden.

Factuur genereren
Wanneer je een factuur genereert, dan zie je in de factuureigenschappen de verzendmethode op 'Peppol' staan. Het factureren gaat verder net als normaal. 

Factuur verzenden
Ook bij het verzenden zie je geen verschil. In de geschiedenis zal aangegeven worden wanneer de factuur is verzonden.
Bij het verzenden via Peppol controleert Yoobi het volgende:
 

1. Kan jouw organisatie facturen via Peppol verzenden? Is er een verzend entiteit aangemaakt voor de organisatie/afdeling (zie stap 2)
2. Kan de relatie facturen ontvangen? Is er een correct Peppol ontvang adres bij de relatie ingevuld (zie stap 4)
3. Staat in de order ingesteld dat de factuur via Peppol verzonden moet worden? (zie stap 3)

Als alles goed ingesteld is, zal de factuur verstuurd worden.
Ontbreekt er een instelling of is er een verkeerd Peppoladres, dan zal Yoobi dit aangeven bij het verzenden, bijvoorbeeld:




Herinnering versturen of factuur nogmaals versturen
Een herinnering versturen gaat altijd per e-mail, niet via Peppol. Dit geldt ook als je de factuur opnieuw wilt versturen, deze zal ook via e-mail verstuurd worden.

Peppol factuur ook per e-mail (CC of BCC) versturen
Als je in de organisatie- of orderinstellingen ingesteld hebt dat facturen in de CC of BCC gestuurd moeten worden, dan zal een Peppolfactuur ook via deze weg verstuurd worden.

Let op: 

• Heb je alleen een CC e-mailadres ingesteld, dan wordt het CC adres het 'Send to' e-mailadres
• Heb je alleen een BCC e-mailadres ingesteld, dan wordt het BCC adres het 'Send to' e-mailadres
• Heb je zowel een CC als een BCC e-mailadres ingesteld, dan wordt het CC adres het 'Send to' e-mailadres, en het BCC adres blijft het BCC adres.  

Peppol logs
Wanneer het versturen van een factuur via het Peppolnetwerk mislukt, zie je dit terug in de Peppol logs. Ga naar het menu Financieel en klik in het menublok 'Peppol' op de 3 puntjes en kies 'Peppol logs':



Hier vind je de status van de verzonden factureren via Peppol in de API logs.
 

Let op: Indien je gebruikmaakt van een boekhoudkoppeling, worden de facturen naar het boekhoudpakket ook in dezelfde loglijst weergegeven.

• Wat is een Peppoladres en waarom is het belangrijk?
  Een Peppoladres (of Peppol-ID) is een uniek identificatienummer dat organisaties gebruiken om facturen via het Peppol-netwerk te verzenden of ontvangen. Dit adres is gebaseerd op een KVK-nummer, btw-nummer of OIN en zorgt ervoor dat facturen veilig en betrouwbaar hun bestemming bereiken.
• Hoe weet ik of mijn relatie Peppol-ready is om facturen naar te versturen?
  Controleer in de relatiegegevens in Yoobi bij het veld "Peppoladres" of de relatie een geldig Peppoladres heeft. Klik op 'Controleer online' om dit te verifiëren. Een groen vinkje betekent dat de relatie klaar is om facturen te ontvangen via Peppol. Een rood kruisje geeft aan dat het adres niet bekend is in Peppol.
• Wat moet ik doen als mijn relatie geen Peppoladres heeft?
  Neem contact op met de relatie en vraag of zij zich willen registreren in het Peppol-netwerk. Zonder een geregistreerd Peppoladres kan Yoobi geen facturen naar hen versturen via Peppol.
• Wat gebeurt er als ik een fout maak bij het invullen van gegevens?
  Yoobi en Peppol controleren de ingevoerde gegevens, zoals KVK- en btw-nummers. Als deze niet correct zijn, verschijnt een waarschuwing.
• Kan ik facturen opnieuw verzenden via Peppol?
  Nee, als een factuur verzonden is via Peppol, kan deze niet nogmaals via Peppol verzonden worden. Je kan deze wel per e-mail versturen.
• Kan een Peppolfactuur ook naar een CC of BCC e-mailadres gestuurd worden?
  Ja dit kan. Als je in de organisatie- of orderinstellingen ingesteld hebt dat facturen in de CC of BCC gestuurd moeten worden, dan zal een Peppolfactuur ook via deze weg verstuurd worden. Zie voor meer informatie het kopje 'Facturen verzenden via Peppol' hierboven.
• Worden herinneringsfacturen ook via Peppol verstuurd?
  Nee, herinneringsfacturen worden niet via Peppol verstuurd, maar per e-mail.
• Worden creditfacturen wel via Peppol verstuurd?
  Ja, creditfacturen worden wel via Peppol verstuurd.
• Wat als er een fout optreedt bij het verzenden van een factuur via Peppol?
  Als een factuur niet verstuurd wordt naar Peppol, dan is de foutstatus en reden terug te vinden in de Peppol logs. Ga naar Financieel > Peppol en open de logs.
• Ik verstuur facturen vanuit meerdere afdelingen, kan dat via Peppol?
  Ja, maak voor iedere afdeling een verzendentiteit aan bij Peppol. Zie stap 2 hierboven
• Wat is het verschil tussen een verzend- en ontvangstentiteit? Een verzendentiteit is gekoppeld aan jouw organisatie of afdeling en maakt het mogelijk om facturen via Peppol te verzenden. Een ontvangstentiteit is gekoppeld aan een relatie en maakt het mogelijk voor hen om facturen via Peppol te ontvangen.
• Rechten. Met welke rechten kan je Peppol instellen? Het menu 'Peppol' is alleen zichtbaar voor medewerkers die het recht hebben om factuurschema's te beheren. Een standaard Yoobi beheerder kan dus Peppol instellen.