Alle facturen: Overzicht

De lijst met facturen is vanuit diverse snelkoppelingen te bereiken:  

• Alle facturen
• Openstaande facturen
• Te fiatteren facturen
• Te fiatteren proforma
• Te verzenden facturen
• Verzonden facturen

Ze navigeren allemaal naar dezelfde lijst 'Facturen' echter zijn er steeds andere filters ingesteld.
 

Lijst met facturen

Weergave: Er zijn 2 weergaves mogelijk voor de lijst met facturen:

1. Een snelle 'smalle' lijst met 2 zelf te bepalen kolommen. Selecteer (klik op) een factuur in deze lijst en de detailgegevens van de factuur worden nu naast deze smalle lijst geopend. De lijst blijft dus zichtbaar.
2. Een 'brede' lijst over de gehele pagina met direct inzicht in meer gegevens door zelf te bepalen kolommen. Deze zelf ingestelde weergave is ook in te stellen als organisatie-instelling (beschikbaar vanaf 10-11-2023). 
   Selecteer een factuur (dubbelklik), de brede lijst wordt nu een smalle lijst (met de eerste 2 kolommen) en rechts worden de detailgegevens van de geselecteerde factuur getoond.

 Wissel van lijst weergave door deze knop in je Yoobi scherm te gebruiken. 

Mogelijkheden: Lees hier meer over de mogelijkheden in de 'Lijsten in Yoobi' (o.a. weergave, filters, selecties en exporteren).

Nieuwe factuur aanmaken
Een nieuwe factuur aanmaken doe je door eerst een order aan te maken en vervolgens een factuur te genereren. Klik hier voor het stappenplan factureren.

Factuur wijzigen
Een factuur is alleen nog te wijzigen als deze de status concept heeft. Is de factuur gefiatteerd (heeft een factuurnummer gekregen) dan is de factuur niet meer te wijzigen. 

Tip: Als je een factuur wilt wijzigen ga dan na of het niet beter is de order te wijzigen. Dan loop je bij de volgende factuur niet tegen hetzelfde probleem aan.

Klik vanuit de lijst op een factuur om naar de detailgegevens van de factuur te navigeren. Hier kan de factuur gewijzigd worden.

Factuur verwijderen

Heb je een fout in je factuur en je wilt de factuur verwijderen, dan hangt het af van de status van een factuur of je deze kunt verwijderen:

• Gegenereerd. Een gegenereerde factuur is nog niets. Je kan deze wegklikken of 'Overslaan'. Hierna genereer je de factuur opnieuw.
• Goedgekeurd (concept). Open de factuur en kies 'Afwijzen'. In het geval van een regie order komen de uren weer vrij. Er kan een nieuwe factuur gegenereerd worden.
  Ook het factuurmoment van een fixed-price of product order komt weer vrij.

Bovenstaande geeft geen enkel probleem. Het wordt lastiger bij de volgende factuur statussen:
 

• Gefiatteerd. Als een factuur gefiatteerd is heeft de factuur een factuurnummer. Zou je de factuur verwijderen dan ontstaat er een 'gat' in de factuurnummering, wat niet is toegestaan door de belastingdienst. Beter is dus om de factuur dan te crediteren. Zie hieronder voor meer informatie over het verwijderen van gefiatteerde facturen.
• Verzonden. Als een factuur naar de klant verzonden is, kan deze niet meer verwijderd worden. Crediteer dan de gehele factuur, voer eventuele wijzigingen door in de order en/of timesheet en genereer een nieuwe factuur.

Lees hier alles over het verwijderen van een factuur

Lees in deze supporttekst ook hoe je het 'gat' in je factuurnummering kan oplossen.

Items in lijst selecteren
Selecteer (vink het vakje aan) één, meerdere of alle items in de lijst. Er opent een pop-up waarmee je de volgende acties voor de geselecteerde items kunt uitvoeren: 

Let op: De mogelijke acties zijn in de verschillende factuurlijsten (alle, openstaande, te fiatteren, te verzenden en verzonden) verschillend. Hieronder worden alle acties beschreven.

Te fiatteren / Te fiatteren proforma

• Fiatteren
• Afwijzen

Te verzenden

• Verzenden

Verzonden / Openstaand

• Factuur markeren als betaald
• Verzenden volgende stap
• Crediteren
• Versturen naar xxx (boekhoudprogramma)

Overige acties

• Bulkmutatie Trefwoorden
• PDF
• ZIP
• Verwijderen
• Selectie bewaren

Let op: Deze acties zijn in de meeste gevallen ook via het factuurdetail van de factuur uit te voeren. Klik op de factuur om naar de detailgegevens te navigeren en klik daar op bijvoorbeeld de knop 'fiatteren', 'verzenden' of 'crediteren'. 
Het voordeel om deze acties vanuit de lijst uit te voeren is dat je de actie voor meerdere factureren tegelijk uit kunt voeren.

Fiatteren: 
Nadat een factuur goedgekeurd is, kan deze gefiatteerd worden. Met het fiatteren krijgt de factuur een factuurnummer. Hierna is het niet meer mogelijk de factuur te wijzigen. Wil je toch een wijziging doorvoeren, crediteer dan de (gehele) factuur en maak een nieuwe factuur

Afwijzen: 
Als een factuur goedgekeurd is, kun je deze nog afwijzen. De factuur is dan verwijderd en kan opnieuw gegenereerd worden (via Financieel > Facturen maken)

Verzenden:
Verzendt gefiatteerde factureren naar de klant. Na het verzenden van een factuur kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden en kan de factuur niet meer verwijderd worden (alleen nog door Yoobi). Als je een verkeerde factuur wilt corrigeren dan kan dit alleen met een credit factuur.

Factuur markeren als betaald:
Dubbelklik op de factuur om naar de factuurdetails te navigeren. Klik op 'Betalingen'. Geef handmatig aan of een factuur betaald is. Stel de betaaldatum in en sla op. Heb je een koppeling met een boekhoudpakket dat zorgt deze koppeling er voor dat de status automatisch op 'Betaald' komt te staan. Ook is het mogelijk via een import van een betaalbestand de status op betaald te zetten. Zowel de koppeling- als de import mogelijkheid zijn extra modules in Yoobi.

Let op: Wil je een deelbetaling invoeren voor een bepaalde factuur, dan moet je eerst de factuur aanklikken om naar de detailgegevens van de factuur te gaan. Klik daar op 'Betalingen'. Zie voor meer informatie verderop in dit document bij 'Betalingen'.

Verzenden volgende stap:
Wordt een verzonden factuur niet betaald dan zijn er de volgende vervolgstappen te verzenden: 1e herinnering, 2e herinnering, Aanmaning. Dit hangt af van welke vervolgstappen je zelf toegevoegd hebt aan je factuurschema.

Crediteren: 
Van de geselecteerde factuur wordt een voorstel credit factuur aangemaakt. Dit voorstel moeten eerst goedgekeurd en gefiatteerd worden voordat de bestaande factuur de status 'Gecrediteerd' krijgt. Crediteren je via de detailgegevens van de factuur dan zijn er 2 mogelijkheden om te crediteren.

Versturen naar xxx (boekhoudprogramma):
Heb je een koppeling met een boekhoudprogramma dan wordt de factuur bij het verzenden naar de klant ook automatisch naar het boekhoudprogramma verzonden. Mocht dit op een of andere manier niet gelukt zijn (door bijvoorbeeld een fout in een grootboekrekening) dan stuur je op deze manier handmatig de factuur (nogmaals) naar het boekhoudprogramma.

Bulkmutatie trefwoorden: Voeg aan 1 of meerdere factureren tegelijk trefwoorden toe. Met trefwoorden kun je factureren filteren in lijsten en/of rapportages.

PDF: Een of meerdere facturen selecteren en in 1 PDF downloaden

ZIP: Een of meerdere facturen selecteren, inpakken en in 1 pakket downloaden

Lijst met ingestelde filters of selecties bewaren
Als je vaak hetzelfde filter of een bepaalde selectie gebruikt, dan is het mogelijk dit op te slaan als snelkoppeling en deze toe te voegen als inzichtblok op je dashboard zodat je heel snel opnieuw naar deze lijst of selectie kan navigeren.

• Lijst opslaan als filter/snelkoppeling: Stel je gewenste lijst samen met behulp van filters. Klik op het drop-down tekentje bij de blauwe knop 'Filter toevoegen'. Kies 'Filters bewaren'. Geef een naam en eventueel omschrijving. De lijst met de ingestelde filters zal nu als filter/snelkoppeling opgeslagen worden. Je kan deze nu ook als filter gebruiken in je lijst (klik op filters toevoegen. Het filter staat nu onder 'bewaarde filters').
• Selectie in lijst opslaan als snelkoppeling: Selecteer één, meerdere of alle items in een lijst, er verschijnt een scherm met te nemen acties, kies 'Bewaar selectie'.
• Selectie als snelkoppeling: Dit is alleen mogelijk met de uitgebreide CRM module. Sla items op als dynamische of statische selectie. Klik hier voor meer informatie.

Ga nu naar je dashboard en voeg je lijst of selectie toe als inzichtblok. Klik hier voor meer informatie.

(Deel)betalingen
In Yoobi kun je op diverse manieren betalingen verwerken in Yoobi:

1. Handmatig. Ga naar een factuur en klik daar op de knop 'Betalingen'. Een pop-up opent met daarin de betaalstatus. Hier zet je de factuur op (gedeeltelijk) betaald.
2. Automatisch via een boekhoudkoppeling. De betalingen worden automatisch verwerkt. Voor alle openstaande facturen uit Yoobi wordt periodiek een controle gedaan in de gekoppelde boekhouding of de betreffende factuur al is betaald.

Heb je de verkeerde factuur op status 'Betaald' gezet, open dan de factuur en klik op de knop 'Betalingen'. Zet het schuifje op 'Uit' en haal het ingevoerde bedrag weg (gebruik het min-icoontje). De factuur krijgt weer de status 'Verzonden'.

Meer informatie over factureren
Klik hier voor meer informatie over factureren.