Factuur details

Een factuur kan in elke status bekeken worden. Als je in de diverse financiële menu’s dubbelklikt op een factuur, navigeert Yoobi je naar het factuur detail scherm.

Uitleg per knop in het scherm factuur details

Let op: Afhankelijk welke status een factuur heeft, zijn de diverse knoppen wel of niet zichtbaar en beschikbaar.

Dit zijn de knoppen die zichtbaar zijn bij een concept factuur:

 

1. Vorige/Volgende
Navigeer naar een vorige of volgende factuur binnen de selectie die je gemaakt hebt om deze factuur te kunnen bekijken

2. Vergrootglas +/-
Inzoomen en uitzoomen van de factuur

3. Goedkeuren
De factuur krijgt de status goedgekeurd en is nu zichtbaar in de volgende overzichten:

• Alle facturen (Financieel > Alle facturen)
• Fiatteren (Financieel > Fiatteren)

Heb je in een order ingesteld dat er een notificatie verstuurd moet worden naar een ontvanger, dan heeft hij/zij nu een notificatie ontvangen.

Een goedgekeurde factuur heeft nog geen factuurnummer, hier staat nu de tekst concept.
Wil je een goedgekeurde factuur nog wijzigen, klik dan op de knop 'Afwijzen'.

4. Fiatteren
Een factuur voorstel kan direct gefiatteerd worden. Je slaat hiermee de stap goedkeuren over.
De factuur krijgt de status gefiatteerd en is nu zichtbaar in de volgende overzichten:

• Alle facturen (Financieel > Alle facturen)
• Verzenden (Financieel > Verzenden)

Een gefiatteerde factuur heeft nu een factuurnummer gekregen in Yoobi.

Gefiatteerde facturen kunnen per e-mail verzonden worden of kunnen als PDF geprint worden om per post verzonden te worden. Wil je een gefiatteerde factuur verwijderen dan kan dat in het menu 'Alle facturen'. Let wel op dat je de factuurnummering dan ook aan moet passen.

5. Proforma
Maak van een voorstel of goedgekeurde factuur een Proforma factuur. De factuur krijgt nu de status 'Proforma'. Op de factuur staat heel duidelijk dat het een proforma factuur betreft. De factuur heeft nog geen factuurnummer. Verstuur deze factuur direct naar de klant. Is de klant akkoord dan fiatteer je de proforma factuur. Is de klant niet akkoord, wijs de factuur dan af met de knop 'Afwijzen'. De gegevens va de factuur worden ontkoppeld. Pas de order of timesheet aan en genereer via het menu 'Factureren' een nieuwe concept factuur.

6. Afboeken
Als je in een concept factuur van een regie orderitem alle uren hebt uitgesteld of afgeboekt dan is het totaal bedrag op de factuur 0,- geworden. Deze factuur wil je niet naar de klant versturen. Klik op 'Afboeken' om de gehele factuur af te boeken. Dit kan dus alleen als het totaal bedrag van de factuur 0,- is. 
Voordat je een factuur wilt afboeken, vraag je dan goed af waarom je dit wilt. Waarom moeten de uren uitgesteld worden? Kun je niet beter de concept factuur afwijzen en in de volgende factuurronde meenemen? Bij twijfel neem contact met ons op via een support formulier.

7. Overslaan
Indien de voorgestelde factuur niet correct is of je deze op dit moment niet wilt behandelen, kies je voor overslaan. Overgeslagen facturen worden nu niet verwerkt en zullen opnieuw worden aangeboden als voorstel indien je opnieuw factuurvoorstellen genereert.

8. Bewerken
In het factuur detail scherm kunnen via de knop ‘Bewerken’ de factuurregels worden bewerkt. Bestaande regels kunnen worden aangepast en nieuwe reken- en tekst regels kunnen worden toegevoegd. Ook kun je er voor kiezen om factuurregels gedeeltelijk uit te stellen of af te boeken.

Tot aan de status ‘verzonden’ zijn de facturen nog te wijzigen. Deze wijzigingen zijn ook in de geschiedenis zichtbaar. De wijzigingen worden direct doorgevoerd in de HTML en PDF.

Klik hier voor meer informatie over het bewerken van de factuur.

9. Inspector verbergen/tonen
In de inspector staan alle factuur eigenschappen (13 t/m 16).

10. Geldzakje
Financiële gegevens voor de boekhouding. Je ziet hier per factuurregel wat de huidige ingestelde grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager is. Achter de waarde staat tussen haakjes waar deze waarde is ingesteld in Yoobi.

11. Rapportage (tip!)
Het rapportage overzicht geeft een overzicht van de onderliggende declaraties per activiteit en medewerker. Hiermee wordt het direct duidelijk waar de verschillende uren op de factuur vandaan komen.

12. Geschiedenis
Geschiedenis van de factuur. Wanneer is de factuur goedgekeurd, gefiatteerd, verstuurd, verzonden en wanneer en door wie zijn eventuele wijzigingen gemaakt.

13. Inspector tabblad 1
In het eerste tabblad van de inspector zie je gegevens als klant, contactpersoon, project, status, verzendmethode, aantal dagen open, bedrag open en ordernummer(s).

Om direct vanuit dit overzicht naar de klant of het project te gaan klik je op het pijltje rechts (17) naast de klantnaam of project. Om naar de order te gaan klik je op het ordernummer. Er opent altijd een nieuw tabblad zodat je factuur beschikbaar blijft.

14. Inspector tabblad 2
In het tweede tabblad van de inspector staan alle gegevens met betrekking tot het verzenden van de factuur. Deze gegevens zijn aan te passen. Let op: Je past de gegevens dan alleen voor deze factuur aan.  Wil je de gegevens aanpassen zodat ze in de volgende facturen ook goed staan, wijzig dan de instellingen in de order zelf. Vanuit het inspector tabblad 1 navigeer je direct naar de betreffende order.

15. Inspector tabblad 3 (paperclip) Bijlagen
Tabblad 3 van de inspector laat zien welke bijlagen er (standaard) gekoppeld zijn. Dit zijn bijlagen ingesteld in de order. Voeg zelf nieuwe bijlagen toe. Kies hierbij uit een nieuwe bijlage uploaden, of een bestaande bijlage in Yoobi toevoegen.

16. Inspector tabblad 4 (tekstballon) Notitie
Notitie. Gebruik het vierde tabblad om, indien gewenst, een notitie toe te voegen aan deze factuur.

17. Pijltje
Klik op het pijltje rechts naast de klantnaam om direct naar de klantdetails te navigeren. Zo kun je ook direct naar het project of naar de order navigeren behorend bij deze factuur. Er opent altijd een nieuw tabblad zodat je factuur beschikbaar blijft.

Dit zijn de knoppen die zichtbaar zijn bij een verzonden factuur:

 

18. PDF
Open de factuur in PDF formaat

19. Betalingen
Klik je op ‘Betalingen’ dan verschijnt er een pop-up waarin je kunt aangeven of de factuur betaald is en op welke datum. Een factuur kan in zijn geheel betaald zij (status 'Betaald') of gedeeltelijk (status 'Gedeeltelijk betaald'). Ook is er een mogelijkheid om een factuur op 'Oninbaar' te zetten als de factuur niet betaald zal gaan worden door de klant.

Heb je de verkeerde factuur op status 'Betaald' gezet, open dan de factuur en klik op de knop 'Betalingen'. Zet het schuifje op 'Uit' en haal het ingevoerde bedrag weg (gebruik het min-icoontje). De factuur krijgt weer de status 'Verzonden'.

Ook is het mogelijk om betalingen via een importbestand te verwerken of automatisch via een boekhoudkoppeling. Klik hier voor een overzicht van de mogelijke koppelingen.

Klik hier voor meer informatie over 'Betalingen'.

20. Crediteren
Er zijn 2 keuzes binnen het crediteer proces:

1. Standaard crediteer proces. Een nieuwe credit factuur wordt aangemaakt op basis van de huidige factuur. Dit nieuwe credit factuur voorstel moet eerst goedgekeurd en gefiatteerd worden voordat de bestaande factuur de status ‘gecrediteerd’ krijgt.
2. Correctie crediteer proces. Van deze factuur wordt een credit factuur aangemaakt en deze factuur wordt direct op betaald gezet zonder te versturen. Er wordt direct een nieuwe concept factuur aangeboden waarin de inhoud van de huidige factuur wordt meegenomen. Deze factuur is dan weer volledig aan te passen en moet geaccordeerd worden.

Vaak is keuze 1 de beste manier.
 

21. Opnieuw verzenden
Als je de factuur opnieuw naar de klant of naar een ander e-mailadres wilt verzenden klik je op ‘Opnieuw verzenden’. Kies het huidige e-mailadres of selecteer ‘Nieuwe factuur e-mail’. Er kan ook gekozen worden om bijlagen mee te sturen.

Overige knoppen:
(niet zichtbaar in bovenstaande afbeelding maar wel aanwezig bij een bepaalde status van de factuur)

Afwijzen (bij een concept factuur)
Indien je een goedgekeurde factuur nog wilt wijzigen door de order en/of het orderitem aan te passen, dan kun je kiezen voor de optie factuur ‘Afwijzen’. Pas de order en/of het orderitem aan en geneer opnieuw een voorstel.

Verzenden (bij een gefiatteerde factuur)
Nadat de factuur gefiatteerd is kan deze verzonden worden. Dit kan via e-mail of er kan een PDF gedownload worden welke verstuurd kan worden.
Na het verzenden van een factuur kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden en kan de factuur niet meer verwijderd worden. Als je een verkeerde factuur wilt corrigeren dan kan dit alleen met een credit factuur.

Twinfield / Accountview / enz (bij een koppeling met dit boekhoudpakket)
Indien je in Yoobi beschikt over een koppeling met een boekhoudpakket (zoals bijvoorbeeld accountview of exact online), zie je hier ook een knop om facturen handmatig aan te kunnen bieden aan dit boekhoudpakket.
Voor meer informatie over de diverse koppelingen met boekhoudpaketten klik hier. 

Factuurnummering
Yoobi genereert automatisch een factuurnummer als een factuur gefiatteerd wordt. Dit factuurnummer maakt Yoobi aan op basis van een ‘masker’. Lees hier meer over hoe je dit kunt instellen.

Factuur wijzigen of verwijderen
Lees hier alles over het wijzigen van een factuur of van het verwijderen van een factuur.

Btw verlegd of btw vrijgesteld
Klik hier voor meer informatie.