Facturen aanpassen of verwijderen

Let op: Het aanpassen of verwijderen van regie facturen wordt door ons afgeraden

Facturen aanpassen
Wij raden het af dat je facturen of factuurvoorstellen tussentijds wijzigt. De bronnen van een regie-factuur zijn de urenregistraties en overige registraties van een (of meerdere) medewerker(s).
Als je op een factuurvoorstel iets aanpast (het aantal uur, of regels toevoegen of namen wijzigen) kan Yoobi in een volgende factuurronde of bij een creditering niet de gewenste resultaten geven. Yoobi weet immers de onderliggende afspraak rond de correctie niet te herhalen.

Het is wél mogelijk om facturen te bewerken. Yoobi biedt opties als:

• Afboeken: Bij afboeken boek je gewerkte uren af en factureer je die niet aan je klant. Dit is voor de klant niet zichtbaar anders dan dat er een verschil is tussen de bijlage (als die er is) en het totaal uren op de factuur.
  Bij afboeken wijzigt alleen het aantal uur in de factuur, niet het aantal uur in de timesheet/rapport.
• Uitstellen: Bij uitstellen schuif je de uren door naar een volgend facturatievoorstel. Heb je uren uitgesteld in de factuur van maart, dan komen deze uren in het voorstel voor april weer terug. De uren in de timesheet (en in rapporten/bijlagen bij factuur) wijzigen niet, deze blijven in maart staan.
• Afsluiten order: Als je een order (en/of project) de status 'Gesloten' geeft, dan wordt er geen factuurvoorstel meer gegenereerd. De niet gefactureerde uren worden niet meer aangeboden en kunnen dus niet meer gefactureerd worden.
• Verkeerd tarief: In het geval van een verkeerd tarief op de factuur kun je direct vanuit het factuurvoorstel (rechts) naar de order, het project of de relatie navigeren om het tarief te wijzigen. Het factuurvoorstel moet opnieuw gemaakt worden. Heeft je factuur al de status gefiatteerd of verzonden dan moet de factuur gecrediteerd worden. Hierna wijzig je het tarief en genereer je opnieuw de factuur.
• Fout in aantal registraties: Navigeer naar de timesheet van de betreffende medewerker, heropen de periode en corrigeer het aantal uren. Sluit vervolgens de periode en akkoordeer deze opnieuw. Maak een nieuw factuurvoorstel. Heeft je factuur al de status gefiatteerd of verzonden dan moet de factuur gecrediteerd worden.

Lees hier alles over het bewerken van een factuur

Facturen verwijderen

Heb je een fout in je factuur en je wilt de factuur verwijderen, dan hangt het af van de status van een factuur of je deze kunt verwijderen. Het verwijderen van een zojuist gegenereerde- of goedgekeurde factuur is geen probleem. Deze klik je weg of wijs je af en je genereert, na de fout hersteld te hebben, opnieuw een factuur 

Is de factuur echter gefiatteerd, dan heeft de factuur een factuur nummer en kun je deze dus niet zomaar verwijderen. Hiermee ontstaat namelijk een 'gat' in je factuurnummering en dat is niet toegestaan door de belastingdienst.
Beter is het dan ook om deze factuur te crediteren. En daarna een nieuwe factuur te genereren.
 

Als een factuur naar de klant verzonden is, kan deze niet meer verwijderd worden. Crediteer dan de gehele factuur, voer eventuele wijzigingen door in de order en/of timesheet en genereer een nieuwe factuur.

Lees hier alles over het verwijderen van een factuur

Lees hier ook hoe je het 'gat' in je factuurnummering kan oplossen.

Conclusie
Het wijzigen van facturen of het verwijderen van facturen wordt ten zeerste afgeraden.
Sla een factuur over, wijs deze af of crediteer de factuur. Wijzig dan de gegevens (in de timesheet, de order of bijv het tarief) en genereer vervolgens een nieuwe factuur. Wanneer er uren nog niet gefactureerd moeten worden, bedenk dan of je de factuur nu al wilt versturen, of wacht tot je deze uren wel wilt facturen. Uren uitstellen is mogelijk maar niet ideaal.

Heb je hulp nodig, neem dan contact op met onze supportafdeling.