Orders: Overzicht

Binnen Yoobi bepaalt een order en het orderitem welke elementen op een factuur worden gebruikt, met welke periodieken deze worden herhaald, wie de contactpersoon en accountmanager zijn en nog veel meer gegevens.

Een overzicht van alle orders vindt je via het menu Financieel > Orders.

Lijst met orders

Weergave: Er zijn 2 weergaves mogelijk voor de lijst met orders:

1. Een snelle 'smalle' lijst met 2 zelf te bepalen kolommen. Selecteer (klik op) een order in deze lijst en de detailgegevens van de order worden nu naast deze smalle lijst geopend. De lijst blijft dus zichtbaar.
2. Een 'brede' lijst over de gehele pagina met direct inzicht in meer gegevens door zelf te bepalen kolommen. Deze zelf ingestelde weergave is ook in te stellen als organisatie-instelling (beschikbaar vanaf 10-11-2023). Selecteer een order (dubbelklik), de brede lijst wordt nu een smalle lijst (met de eerste 2 kolommen) en rechts worden de detailgegevens van de geselecteerde order getoond.

 Wissel van lijst weergave door deze knop in je Yoobi scherm te gebruiken. 

Mogelijkheden: Lees hier meer over de mogelijkheden in de 'Lijsten in Yoobi' (o.a. weergave, filters, selecties en exporteren).

Nieuwe order aanmaken
Een nieuwe order kun je NIET vanuit dit overzicht aanmaken maar wel op de volgende manieren:

• Order samenstellen vanuit een project. Via Projecten > Dubbelklik op een project > . Tabblad 'Orders'. Klik op de rode + knop. Ook vanuit de tabbladen 'Overzicht' en  'Facturen' is het mogelijk direct een order aan te maken.
• Order aanmaken vanuit de relatie. Via CRM > Relaties > Dubbelklik op een relatie > Tabblad 'Orders'. Klik op de rode + knop. Ook vanuit het tabblad 'Facturen' is het mogelijk direct een order aan te maken.
  Deze manier gebruik je om een handmatige order aan te maken (deze  is niet gekoppeld aan een project).
• Order samenstellen vanuit een verkoop. Maak je gebruik van de module 'Offertes en Verkopen' dan kun je ook vanuit een verkoop direct een order aanmaken. Ga naar CRM > Verkopen. Open de verkoop waar je een order voor wilt aanmaken, ga naar het tabblad 'Offertes', selecteer de offerte en klik op de knop 'Order samenstellen'.

 

Order gegevens wijzigen
Navigeer naar de detailgegevens van de order door in de lijst op een order te klikken. Wijzig hier de gegevens of vul deze aan.

Items in lijst selecteren
Selecteer (vink het vakje aan) één, meerdere of alle items in de lijst. Er opent een pop-up waarmee je de volgende acties voor de geselecteerde items kunt uitvoeren: 

• Sluiten
• Openen
• Verwijderen
• Selectie bewaren

Lijst met ingestelde filters of selecties bewaren
Als je vaak hetzelfde filter of een bepaalde selectie gebruikt, dan is het mogelijk dit op te slaan als snelkoppeling en deze toe te voegen als inzichtblok op je dashboard zodat je heel snel opnieuw naar deze lijst of selectie kan navigeren.
 

• Lijst opslaan als filter/snelkoppeling: Stel je gewenste lijst samen met behulp van filters. Klik op het drop-down tekentje bij de blauwe knop 'Filter toevoegen'. Kies 'Filters bewaren'. Geef een naam en eventueel omschrijving. De lijst met de ingestelde filters zal nu als filter/snelkoppeling opgeslagen worden. Je kan deze nu ook als filter gebruiken in je lijst (klik op filters toevoegen. Het filter staat nu onder 'bewaarde filters').
• Selectie in lijst opslaan als snelkoppeling: Selecteer één, meerdere of alle items in een lijst, er verschijnt een scherm met te nemen acties, kies 'Bewaar selectie'.
• Selectie als snelkoppeling: Dit is alleen mogelijk met de uitgebreide CRM module. Sla items op als dynamische of statische selectie. Klik hier voor meer informatie.

Ga nu naar je dashboard en voeg je lijst of selectie toe als inzichtblok. Klik hier voor meer informatie.

Lijst orders downloaden als PDF of XLS bestand
Kies voor de tabelweergave (brede lijst). Klik rechtsboven op het download icoontje en kies voor PDF of XLS. Op de achtergrond zal Yoobi het bestand downloaden en zodra de export gereed is krijg je een notificatie (megafoonicoontje rechts boven in Yoobi).

Meer informatie:

• Orders
• Regie order
• Fixed-price order
• Product order (extra module)
• Self-billing order (extra module)