Timesheet: veelgestelde vragen

Project of activiteit toevoegen
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Staat een project nog niet in je timesheet, klik dan op 'Project toevoegen'. Selecteer het project en klik op 'Toevoegen'. Staat een project niet in de lijst, vraag dit dan na bij je Yoobi beheerder. Het kan zijn dat jij geen rechten hebt voor dit project. Klik hier voor meer informatie.
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Staat een project in je timesheet maar zijn niet alle activiteiten zichtbaar, klik dan op de 3 puntjes achter de projectnaam. Klik op 'Voeg activiteiten toe binnen dit project'. Selecteer de activiteit(en) en klik op 'Toevoegen'. Staat een activiteit niet in de lijst, vraag dit dan na bij je Yoobi beheerder. Het kan zijn dat jij geen rechten hebt voor deze activiteit. Klik hier voor meer informatie.
Als er voor een project een budget is ingesteld dan kun je ervoor kiezen om dit ook inzichtelijk te maken voor de medewerkers. Dit is een recht wat ingesteld moet worden door de Yoobi beheerder via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen. Als dit is ingesteld dan kan de medewerker als volgt het budget inzien: Klik op de 3 puntjes achter het project in de timesheet. Kies toon budget. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel hiervan verbruikt is in totaal en hoeveel er verbruikt is door de betreffende medewerker. Klik hier voor meer informatie over budgetten.
Staan er kruisjes achter een activiteit in de timesheet dan is het niet mogelijk om uren te registreren. Dat kan een aantal dingen betekenen:
  1. Je hebt geen rechten op deze activiteit
  2. De activiteit is gesloten (status of einddatum)
  3. Het project is gesloten (status of einddatum)
  4. In het geval van verlof: Dit type verlof kan alleen via een verlofaanvraag aangevraagd worden
  5. Ga je voor het eerst uren registreren dan kan het zijn dat de start registratie datum niet goed is ingesteld.
Neem contact op met je manager of de Yoobi beheerder
Uren registreren
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Voeg indien nodig projecten en of activiteiten toe en klik op de dag bij de gewenste activiteit. Vul hier het aantal gewerkte uren in. Wil je een opmerking toevoegen, dubbelklik dan in de timesheet. Het kan ook zijn dat er is ingesteld dat er verplicht een opmerking toegevoegd moet worden bij een bepaalde activiteit. Klik hier voor meer informatie.
Projecten: Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Staat een project nog niet in je timesheet, klik dan op 'Project toevoegen'. Selecteer het project en klik op 'Toevoegen'. Staat een project niet in de lijst, vraag dit dan na bij je Yoobi beheerder. Het kan zijn dat jij geen rechten hebt voor dit project.

Activiteiten: Is een project al toegevoegd maar zijn niet alle activiteiten zichtbaar klik dan op de 3 puntjes achter het project en kies voor ‘Voeg activiteiten toe binnen dit project’. Kies hier een (of meerdere) activiteit(en). Klik hier voor meer informatie.
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Klik op de gewenste datum bij de activiteit 'Kilometers' of 'Onkosten'. Voer bij kilometers het aantal kilometers in. Dit aantal kilometers wordt opgeteld in je timesheet in de meest rechtse kolom. Voer bij onkosten het bedrag in.

Let op: Als jouw organisatie gebruik maakt van de module 'Onkosten' dan dien je de onkosten in via Mijn Yoobi > Mijn onkosten. Klik hier voor meer informatie.
Staan er kruisjes achter een activiteit in de timesheet dan is het niet mogelijk om uren te registreren. Dat kan een aantal dingen betekenen:
  1. Je hebt geen rechten op deze activiteit
  2. De activiteit is gesloten (status of einddatum)
  3. Het project is gesloten (status of einddatum)
  4. In het geval van verlof: Dit type verlof kan alleen via een verlofaanvraag aangevraagd worden.
  5. Ga je voor het eerst uren registreren dan kan het zijn dat de start registratie datum niet goed is ingesteld.
Neem contact op met je manager of de Yoobi beheerder.
Zolang de periode in de timesheet niet gesloten is of geaccordeerd, dus als de timesheet nog blauw van kleur is, is het nog mogelijk om registraties te wijzigen. Is de periode gesloten (grijs van kleur) dan is het niet mogelijk om registraties te wijzigen. De periode moet dan eerst heropend worden. Dit kun je als medewerker ook nog doen. Klik op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer en kies 'Heropen periode'. Is de periode goedgekeurd (groen van kleur) dan kan alleen de beheerder/manager de periode nog heropenen.
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Voeg indien nodig het project en/of de activiteit. Dubbelklik in de timesheet bij de gewenste dag/activiteit. Er verschijnt een pop-up waarin je zowel het aantal uren als een opmerking toe kunt voegen. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Je kunt het ook verplicht maken om een opmerking toe te voegen. Zonder opmerking kunnen er dan geen uren geregistreerd worden. Dit stel je in bij de activiteit gegevens van een activiteit. Ga hiervoor naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op het project > Tabblad Activiteiten > Dubbelklik op een activiteit > Tabblad Activiteit gegevens.
Dubbelklik op de dag/activiteit waar je uren wilt registreren. In de pop-up vul je het aantal uur in, selecteer je het overwerkpercentage en voeg je eventueel een opmerking toe. Heb je een contract van 8 uur op een dag en je hebt 10 uur gewerkt, vul dan in één regel 8 uur en selecteer hierbij geen overwerkpercentage. Klik vervolgens op het + icoontje om een nieuwe regel toe te voegen. Vul hier 2 uur in en selecteer het juiste overwerkpercentage. Klik op 'Ok' om dit op te slaan. Is er geen mogelijkheid om een overwerkpercentage te selecteren neem dan contact op met je Yoobi beheerder.

Beheerder: Controleeer of zowel bij de medewerker gegevens als de project gegevens de instelling 'Overwerk registreren' op 'Aan' staat. Werk je met de module tarieven ga dan naar het Project > Tabblad tarieven > Tabblad overwerkpercentages. Controleer hier of de juiste overwerkpercentages geselecteerd zijn. Staat 'Overwerk doorberekenen' hier op 'Aan' dan is dit overwerkpercentage te selecteren in de timesheet.
Overwerk percentages gebruik je als je bijvoorbeeld 2 uur op zondag werkt en hier 200% (4 uur) aan tijd voor tijd voor opbouwt. Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Overwerk percentages zijn overwerkpercentages in te stellen. Via Beheer > Instellingen > Overwerk stel je in of er standaard gebruik gemaakt mag worden van overwerk. Om daadwerkelijk een overwerkpercentage te kunnen gebruiken bij het registreren (en dit ook zichtbaar is) in de timesheet moet je dit op 2 plekken 'Aan' hebben staan:
  1. In het project (Projecten > Dubbelklik op project > Tabblad Projectgegevens)
  2. Bij de medewerker (Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad Medewerker gegevens)
Wil je voor meerdere projecten en/of medewerkers deze instelling op 'Aan' zetten doe dit dan via een bulkmutatie. Klik hier voor meer informatie over overwerkpercentages en hier voor meer informatie over overwerk.
Specificatievelden kunnen worden gebruikt om meer informatie te registreren bij een urendeclaratie. Gebruik ze om een activiteit te specificeren (Je kan bijv de activiteit 'gewerkte uren' specificeren met de specificatie velden 'Adviseren', 'Beoordelen' en 'Ontwerpen'). Ook een goed voorbeeld van het gebruik van specificatievelden is de registratie van ticket nummers bij helpdesk activiteiten. Klik hier voor meer informatie over het definiëren van specificatievelden en de instellingen die je moet in stellen om hier gebruik van te kunnen maken.
De Yoobi beheerder heeft alle Nationale feestdagen al voor je in Yoobi gezet. Werk je toch op een feestdag dan registreer je je uren gewoon extra in de timesheet op de juiste activiteit. Werk je met overuren dan zal Yoobi dit als overuren zien en extra toevoegen aan je verlofsaldo.

Beheerder: Nationale feestdagen hoef je niet zelf handmatig in de timesheet te registreren. Deze kun je heel gemakkelijk via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' voor alle medewerkers tegelijk toevoegen. Ga hiervoor naar Beheer > Bulkmutaties > Nationale Feestdagen. Klik hier voor meer informatie.
Als er voor een project een budget is ingesteld dan kun je ervoor kiezen om dit ook inzichtelijk te maken voor de medewerkers. Dit is een recht wat ingesteld moet worden door de Yoobi beheerder via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen. Als dit is ingesteld dan kan de medewerker als volgt het budget inzien: Klik op de 3 puntjes achter het project in de timesheet. Kies toon budget. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel hiervan verbruikt is in totaal en hoeveel er verbruikt is door de betreffende medewerker.
Voor sommige organisaties is het noodzakelijk om de rust/pauze tijden van hun medewerkers aan te kunnen tonen (bijvoorbeeld bij een inspectie van de arbeidstijdenwet). Het vastleggen van pauzes heeft niet alleen consequenties voor de tijdsregistratie, maar heeft ook betrekking op het gebruiken van roosters, de dag- en maand timesheet en het invoeren van pauzes en uren via de app. Pauze uren kunnen geregistreerd worden zónder dat deze meegeteld worden in het aantal gewerkte uren van een periode. Klik hier voor meer informatie.
Is het voor de organisatie alleen van belang hoeveel uur er op een bepaald project/activiteit geboekt wordt, dan is het niet nodig (beter van niet) om pauzes te registreren.
Periode sluiten en accorderen
Indien je alle uren van de week compleet ingevuld hebt, sluit je de week af. Klik hiervoor op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer. Kies 'Afsluiten week XX'. Op het moment dat de periode in de timesheet gesloten is zal deze grijs kleuren. Er zijn geen wijzigingen meer mogelijk. De timesheet staat nu klaar om geaccordeerd te worden door de manager. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Na het sluiten en goedkeuren is de betreffende periode echt afgehandeld, er kunnen geen wijzigingen meer plaatsvinden. Dit voorkomt eventuele discussies. Het goedkeuren van de timesheet is nodig om verlof/overwerk toe te wijzen en om te kunnen factureren.
Het is mogelijk om een notificatie in te stellen dat je als manager/beheerder een e-mail krijgt op het moment dat een medewerker een periode in de timesheet sluit. Deze notificatie stel je in via Beheer > Systeemvoorkeuren > Notificatie instellingen > Registratieperiode nog niet beoordeeld. Klik hier voor meer informatie. Deze notificatie gaat standaard naar de Yoobi beheerder. Is er een afdelingsmanager ingesteld dan gaat de notificatie nu naar de afdelingsmanager en niet meer naar de beheerder. Zowel de afdelingsmanager en de beheerder kunnen via het menu Personeel > Timesheet accorderen altijd alle gesloten periodes van de medewerkers inzien. De afdelingsmanager alleen van de personen binnen zijn/haar afdeling.
Er zijn 2 verschillende notificaties voor het niet gesloten hebben van de timesheet:
  1. Een notificatie per e-mail. Deze notificatie stel je in via Beheer > Systeemvoorkeuren > Notificatie instellingen > Registratieperiode nog niet afgesloten. Stel in na hoeveel dagen de medewerker een notificatie per e-mail krijgt dat de timesheet van de afgelopen week nog niet gesloten is. Klik hier voor meer informatie.
  2. Een pop-up in je maand timesheet. Deze stel je in via Beheer > Instellingen > Registreren > 'Periode sluiten pop-up in timesheet tonen'. Dit is ook per medewerker afzonderlijk in te stellen. Ga hiervoor naar Personeel > Medewerker > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad instellingen > Registreren.
Yoobi beheerder/administrator: De Yoobi beheerder heeft alle rechten en kan altijd de uren van iedere medewerker goedkeuren. Is er geen afdelings- of projectmanager gekoppeld dan zal de beheerder de notificaties ontvangen om de timesheets van de medewerkers goed te keuren. Wil je dat behalve de beheerder ook andere medewerkers accordeerrechten hebben dan kun je de volgende rollen gebruiken:

Afdelingsrol 'Afdelingsmanager': Maak een afdeling aan in Yoobi en koppel hier een afdelingsmanager aan. In de rechten van de afdelingsmanager geef je aan of deze uren mag goedkeuren. Dit recht geldt dan alleen voor de afdeling waaraan de afdelingsmanager gekoppeld is. Klik hier voor meer informatie.

Projectrol 'Projectmanager': Koppel een projectmanager aan een project om de uren die op dit project geregistreerd zijn te accorderen. Geef in het project aan of de uren wekelijks of maandelijks geaccordeerd moeten worden. Dit staat los van het accorderen van de timesheet door de afdelingsmanager of beheerder. Geef in de instellingen van de projectrol aan dat de projectmanager het recht heeft om de timesheet te accorderen. Klik hier voor meer informatie.
Als je een notificatie ingesteld hebt, ontvang je deze bij het afsluiten van een periode in de timesheet door de medewerker. Je krijgt een e-mail met daarin een link. Klik op de link om direct naar de timesheet van de medewerker te gaan. Klik hier op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer en kies voor 'Periode goedkeuren'. De periode is nu goedgekeurd en de periode kleurt groen.
Is er geen notificatie ingesteld dan ga je naar het menu Personeel > Timesheet accorderen. Stel de periode in en klik op toepassen filter. Je krijgt een overzicht van alle te accorderen periodes. Wil je de periode nog bekijken voordat je deze goedkeurt dubbelklik dan op een regel. Je navigeert naar de timesheet van de medewerker. Hier kun je de periode goedkeuren. Hoef je de timesheet niet in te zien dan keur je alle periodes als volgt goed: Selecteer alle periodes in de lijst en klik dan rechtsboven in het scherm op 'Timesheet accorderen'.
Zolang de periode in de timesheet niet gesloten is of geaccordeerd, dus als de timesheet nog blauw van kleur is, is het nog mogelijk om registraties te wijzigen. Is de periode gesloten (grijs van kleur) dan is het niet mogelijk om registraties te wijzigen. De periode moet dan eerst heropend worden. Dit kun je als medewerker ook nog doen. Klik op de 3 puntjes rechts naast het weeknummer en kies 'Heropen periode'. Is de periode goedgekeurd (groen van kleur) dan kan alleen de beheerder/manager de periode nog heropenen./div>
Planning toevoegen aan de timesheet
Ga naar je timesheet via Mijn Yoobi > Mijn uren. Klik rechtsboven op de knop 'Planning weergeven'. De planning (met alleen jouw ingeplande uren) wordt nu onder de timesheet getoond.
Verlof in de timesheet
Beheerder: Nationale feestdagen hoef je niet zelf handmatig in de timesheet te registreren. Deze kun je heel gemakkelijk via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' voor alle medewerkers tegelijk toevoegen. Ga hiervoor naar Beheer > Bulkmutaties > Nationale Feestdagen. Klik hier voor meer informatie.
Aan het begin van ieder jaar voeg je met de bulkmutatie alle feestdagen voor iedereen toe. Wijzigt hierna het contract (de medewerker krijg bijv een ander contract met een ander aantal contracturen) dan wijzigt dit niet automatisch mee in de timesheet. Het aantal uren feestdag komt niet meer overeen met de contracturen. Lees hier hoe je dit corrigeert.
Als er niet rechtstreeks uren in de timesheet geregistreerd kunnen worden op de activiteit 'vakantie' of 'tvt' (de activiteiten zijn niet toe te voegen aan de timesheet) dan is in de verlofregeling ingesteld dat je verlof via een verlofaanvraag aan moet vragen. Klik hier voor meer informatie.
Je kan op verschillende manieren overuren registreren in de timesheet. Je kan meer uren schrijven dan je contract uren of je schrijft uren door gebruik te maken van een overwerkpercentage. Klik hier voor meer informatie.
Dubbelklik op de dag/activiteit waar je uren wilt registreren. In de pop-up vul je het aantal uur in, selecteer jet het overwerkpercentage en voeg je eventueel een opmerking toe. Heb je een contract van 8 uur op een dag en je hebt 10 uur gewerkt, vul dan in één regel 8 uur en selecteer hierbij geen overwerkpercentage. Klik vervolgens op het + icoontje om een nieuwe regel toe te voegen. Vul hier 2 uur in en selecteer het juiste overwerkpercentage. Klik op 'Ok' om dit op te slaan. Is er geen mogelijkheid om een overwerkpercentage te selecteren neem dan contact op met je Yoobi beheerder.
De Yoobi beheerder heeft alle Nationale feestdagen al voor je in Yoobi gezet. Werk je toch op een feestdag dan registreer je je uren gewoon extra in de timesheet op de juiste activiteit. Werk je met overuren dan zal Yoobi dit als overuren zien en extra toevoegen aan je verlofsaldo.Beheerder: Nationale feestdagen hoef je niet zelf handmatig in de timesheet te registreren. Deze kun je heel gemakkelijk via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' voor alle medewerkers tegelijk toevoegen. Ga hiervoor naar Beheer > Bulkmutaties > Nationale Feestdagen. Klik hier voor meer informatie.