Instellingen. Notificaties

Notificaties instellen
Notificaties zijn op diverse plekken in Yoobi in te stellen. Bijvoorbeeld:

• Bij een taak. Stel onder andere in dat er een notificatie naar de gebruiker wordt gestuurd wanneer de taak gewijzigd wordt.
• Bij een budget. Stel in dat er bij het behalen van een bepaald percentage van het budget een notificatie naar de projectmanager gestuurd wordt.
• Bij een order. Stel in of er een notificatie gestuurd moet worden wanneer een factuur gefiatteerd dient te worden of wanneer er een factuurmoment goedgekeurd dient te worden.
• Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Notificatie instellingen. Hier stel je onder andere in dat een medewerker een notificatie ontvangt als de timesheet nog niet gesloten is of dat je een notificatie ontvangt als het contract van een medewerker bijna afloopt. 

Automatische notificaties

Yoobi genereert standaard zelf een aantal notificaties. Bijvoorbeeld:

• Bij een verlofaanvraag. Wanneer een medewerker een aanvraag indient krijgt de manager daar een notificatie van zodat hij/zij de aanvraag kan beoordelen. Wanneer deze goed- of afgekeurd wordt, krijgt de medewerker daar een notificatie van. Hetzelfde geldt voor onkostendeclaraties en verlofmutatie aanvragen.
• Bij een taak. Wanneer je een taak voor iemand anders aanmaakt dan krijgt diegene daar altijd een notificatie van.

Notificaties ontvangen
Welke notificaties je ontvangt is afhankelijk van jouw rechten in Yoobi en met welke Yoobi modules jouw organisatie werkt.

Notificaties zijn op 3 plekken te ontvangen:

1. Web. Gebruik je de webversie van Yoobi op je computer, dan staat er rechtsboven in je Yoobi scherm een megafoontje . Wanneer er notificaties binnen komen dan verschijnt hier een rood balletje met het aantal nieuwe notificaties.  
2. App. Wanneer je ingelogd bent in de Yoobi App dan ontvang je notificaties. Je hoeft hiervoor de app niet geopend te hebben.
3. E-mail. De notificaties worden naar het e-mail adres gestuurd welke in Yoobi is ingevoerd bij jouw account.

Instellen welke notificaties je wilt ontvangen en waar
Het instellen van notificaties is hierboven beschreven. Je stelt óf zelf in welke notificaties er gestuurd moeten worden óf Yoobi stuurt de notificaties zelf.
In het menu Beheer > Instellingen > Notificaties bepaal je vervolgens waar je deze notificaties wilt ontvangen.

 

1. Type notificatie. Standaard staat ingesteld dat een notificatie zowel in web, in de e-mail en in de app getoond wordt.
   Een notificatie wordt altijd in de webversie van Yoobi getoond. Bepaal zelf of je een notificatie daarnaast ook nog per e-mail wilt ontvangen en op je telefoon. Zet het schuifje op 'Uit' als je op deze plek de notificatie niet wilt ontvangen.
2. Instelbaar voor gebruikers. Is dit vakje aangevinkt dan kan iedere Yoobi gebruiker zelf deze instelling wijzigen. Dit gaat als volgt:

• Klik rechtsboven in je Yoobi scherm op je naam
• Kies 'Mijn profiel'
• Ga naar tabblad 'Instellingen'
• Kies 'Notificaties'

Hoeveelheid notificaties per e-mail
Stel hier in hoe vaak je notificaties per e-mail wilt ontvangen:



Voorheen stond deze instelling standaard op 'Per direct'. Zodra er bijvoorbeeld een onkostendeclaratie of verlofaanvraag ingediend werd, kreeg de ontvanger daar direct een e-mail van. Hierdoor kon het zijn dat een manager heel veel e-mails per dag ontving. Per 19-05-2023 is daarom de standaard instelling gewijzigd naar 'Samenvatting (dagelijks)'. Alle notificaties worden gebundeld en in 1 e-mail verstuurd.
Je kan deze instelling altijd weer terugzetten als je wel per direct een e-mail wilt ontvangen. Meer informatie.

Rechten
Alleen de notificaties waar de gebruiker rechten voor heeft worden hier getoond. Mag de gebruiker bijvoorbeeld geen verlofaanvragen accorderen, dan zal deze notificatie hier niet zichtbaar zijn en is dus niet in te stellen.

Instellen welke notificaties medewerkers zelf in mogen stellen
Staat er in de instellingen bij de organisatie geen vinkje achter een bepaalde notificatie, dan zal een gebruiker deze notificatie ook niet zien en kan er dus niet ingesteld worden waar de notificatie naar toe gestuurd moet worden. De instellingen vanuit de organisatie zullen dan aangehouden worden. Het is dus niet zo dat er dan geen notificaties gestuurd worden.

De door de gebruiker ingestelde instellingen overschrijven de instellingen ingesteld in de organisatie.

 

Dus:
Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Notificatie instellingen stel je in OF er notificaties gestuurd moeten worden
Via Beheer > Instellingen > Notificaties stel je voor de organisatie in WAAR je die notificaties wilt ontvangen (web, e-mail en/of app)
Via Mijn Profiel > Instellingen > Notificaties stel je als gebruiker voor jezelf in WAAR je die notificaties wilt ontvangen (web, e-mail en/of app)

Bovenstaande instellingen zijn alleen in de webversie van Yoobi in te stellen.

Notificaties in de Yoobi app
In de Yoobi app heb je ook de mogelijkheid om de notificaties die binnen komen op je telefoon te beheren. Ga naar 'Instellingen' (zichtbaar onder in je scherm en anders in het menu item 'Overig') en naar het tabblad 'Notificaties'.
Dit zijn exact dezelfde instellingen als in de webversie. Zet je in de app een notificatie op 'Uit' dan wijzigt dit automatisch mee in 'Mijn profiel'. In de kolom 'App' zal het schuifje dan ook op 'Uit' komen te staan.
Ook hier zijn alleen de notificaties zichtbaar die voor jou van toepassing zijn, dus waar jij de rechten voor hebt.


Lees hier meer over notificaties mbt tot 'Uit dienst' of 'Einde contract'