Extern accorderen

Extern accorderen is alleen mogelijk met de module ‘Extern accorderen’.

De registraties in de timesheet in Yoobi kunnen op 3 manieren geaccordeerd worden:
  1. Timesheet accorderen (door de afdelingsmanger of Yoobi beheerder)
  2. Project accorderen (door de projectmanager)
  3. Extern accorderen (door de klant of opdrachtgever, een extern persoon buiten Yoobi)


Gegevens extern accorderen in algemene instellingen
Ga naar Beheer > Instellingen > Projecten. De volgende instellingen zijn mogelijk:



De instellingen die hier zijn ingevuld zullen automatisch overgenomen worden bij het 'Aan' zetten van extern accorderen bij een project. De instellingen zijn altijd nog te wijzigen bij het gekozen project.

E-mails groeperen
Wanneer een externe accordeur liever in 1x alle accordeertaken wenst te ontvangen, zet de instelling 'E-mails groeperen (1x per dag)' dan op 'AAN'. Op deze manier worden alle e-mails gegroepeerd en in 1 e-mail per dag gestuurd.

Extern accorderen instellen bij het project
Ga naar Projecten > Klik op het project > Ga naar projectinstellingen of klik op het gegevensblokje 'Extern accorderen'.

Om extern accorderen aan te zetten, zet je het schuifje 'Extern accorderen' op 'Aan'.

Let op: Extern accorderen is altijd gekoppeld aan een contactpersoon met een e-mailadres, zorg dus dat er een contactpersoon aanwezig is bij dit project.

Let op: In sommige organisaties is het wenselijk dat de medewerker (zzp-er) zelf de externe accordeertaak accordeert. Stel dan de medewerker in als contactpersoon (contactpersoon is 'Medewerker timesheet').
Zie voor meer informatie verderop in dit document 'Extern accorderen. Medewerker als contactpersoon'.

Let op: Met het aanzetten van extern accorderen zullen er direct taken voor extern accorderen aangemaakt en verstuurd worden voor de periodes in de timesheet met de status 'Gesloten'. Loopt een medewerker achter met het afsluiten van periodes in Yoobi, dan zal bij het sluiten van de periode (ook al ligt deze in het verleden) alsnog een e-mail naar de externe accordeur verzonden worden.




1. Contactpersoon: Selecteer een contactpersoon of kies voor 'Medewerker timesheet' (zie verderop in dit document).
2. Rapport: Kies voor een rapport met of zonder de opmerkingen vanuit de timesheet.
3. Accordeer termijn: Geef aan of de externe accordeur per week een taak ontvangt om te accorderen of per maand.
4: Herinneringstermijn in dagen: Geef aan na hoeveel dagen er een herinnering verzonden wordt naar de externe accordeur om te accorderen. Laat leeg indien er geen herinnering verstuurd moet worden.
5. Taalinstelling: Selecteer de taal (Nederlands, Engels, Frans of Duits) waarin de begeleidende e-mail verstuurd zal worden naar de externe accordeur. De begeleidende e-mail zelf stel je in bij Website content.
6. Accorderen na projectmanager akkoord: Zet je deze instelling op 'Aan' zoals in het voorbeeld, dan ontvangt de externe accordeur de taak om te accorderen pas nádat de projectmanager de uren geaccordeerd heeft (project accorderen).
7. Wachtend op accordering: Hier wordt aangegeven hoeveel accordeer taken er nog open staan: De e-mail is naar de externe accordeur gestuurd, maar deze heeft de registraties nog niet geaccordeerd.

Let op: Als je de contactpersoon (1) of de accordeer termijn (3) wijzigt, dan kan het zijn dat Yoobi extra (ongewenste) taken gaat genereren waardoor de klant dubbele e-mails kan ontvangen. 


Gegevens extern accorderen wijzigen
Wanneer je bijvoorbeeld de contactpersoon verwijdert om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, dan verwijdert Yoobi alle bestaande (ook goedgekeurde) taken. Vervolgens kijkt Yoobi welke periodes er nog open zijn en zal voor die open periodes nieuwe taken gaan genereren.
Maar let op: Yoobi kijkt hier niet alleen naar de periodes die nog open zijn voor extern accorderen maar ook voor timesheet accorderen. Zijn periodes in de timesheet bijvoorbeeld alleen extern goedgekeurd en is de timesheet zelf nog NIET geaccordeerd (Personeel > Timesheet accorderen), dan zal Yoobi ook voor al deze open periodes nogmaals een extern accorderen taak aanmaken die naar klant verstuurd zal worden. De klant krijgt dan dus nogmaals taken om dezelfde periodes te accorderen die eerder al geaccordeerd zijn.
 

Dus heel belangrijk bij wijzigen van Contactpersoon of Periode: Zorg van te voren dat ALLE periodes geheel geaccordeerd zijn. Zowel extern accorderen als timesheet accorderen.

We werken nog aan een verbetering van dit proces. 

Extern accorderen lijst: Ga naar Projecten > Extern accorderen voor een lijst met alle externe accordeer taken.
Als Yoobi beheerder of administrator kun je deze taken zelf ook goedkeuren of afwijzen.


 
  • 1 Filters. Voeg filters toe aan de lijst. In bovenstaand voorbeeld is de lijst gefilterd op alle openstaande externe accordeertaken voor het project 'Gemeente Rotterdam'.
  • 2 Selecteren. Selecteer één of meerdere projecten om vanuit deze lijst de e-mail, die eerder verstuurd is naar de externe accordeur, nogmaals te versturen.
  • 3 Notificatie. Klik rechtsboven op de knop 'Notificatie opnieuw versturen'.
     

    Let op: Wanneer de status ‘Afgewezen’ is en je verstuurt opnieuw een notificatie, dan krijgt deze taak de status "Wachtend op accordering" en moet de taak opnieuw worden beoordeeld. Is de status ‘Goedgekeurd’ dan zal de notificatie niet opnieuw verstuurd worden en wijzigt de status niet.

    4 Kolommen beheren. Klik op het moersleutelicoontje om in te stellen welke kolommen, en in welke volgorde, je zichtbaar wilt hebben in deze lijst.

Klik op PDF of XLS om deze lijst te exporteren naar PDF of Excel.


Externe taak inzien / zelf accorderen
Dubbelklik op de regel in de lijst om de taak voor het extern accorderen te openen.
2 tabbladen:

Tabblad ‘Accorderen’
Hier zie je het rapport zoals dit ook naar de externe accordeur verstuurd is.


 
  • Als Yoobi beheerder is het mogelijk om hier zelf de taak goed te keuren (of af te wijzen).
  • Klik op 'Geschiedenis' om te kijken wanneer de taak verstuurd, bekeken of geaccordeerd is of wanneer een herinnering verstuurd is.


Tabblad ‘Accordeer details’
Hier zie je de tekst zoals die in de e-mail verstuurd is naar de externe accordeur.



 

Extern accorderen voor externe accordeurs
Welke e-mail ontvangt de externe accordeur nu precies en hoe accordeert hij/zij de registraties? Klik hier voor de supportpagina 'Extern accorderen (voor externe accordeurs)'. De link van de pagina kun je naar jou klant toesturen zodat deze weet wat er gestuurd gaat worden en hoe hiermee om te gaan.

Extern accorderen. Medewerker als contactpersoon
Bij een aantal organisatie is het de bedoeling dat medewerkers of ZZP'ers hun eigen timesheets/urenstaten goedkeuren kunnen koppelen, welke dan ook worden meegestuurd met de factuur.
Dit kun je instellen via Beheer > Instellingen > Projecten > Instelling 'Extern accorderen: Medewerker als contactpersoon'. Zet je hier het schuifje op ´AAN´, dan kun je bij Projectinstellingen > Extern accorderen bij het veld 'Contactpersoon' nu kiezen voor 'Medewerker timesheet'. Heeft een medewerker uren geregistreerd op dit project en sluit hij/zij de timesheet dan ontvangt deze medewerker de externe accordeertaak in de mailbox.

Deze instelling zorgt ervoor dat de extern accorderen taak naar de medewerker zelf wordt verstuurd. Wanneer de taak (link uit e-mail) geopend is, kan de medewerker zelf zijn/haar getekende urenstaat uploaden en toevoegen en vervolgens de registraties accorderen.
Deze urenstaten worden tijdens het factureren automatisch aan de factuur naar de opdrachtgever gekoppeld. De standaard rapportage wordt dan niet meegestuurd.
De self-billing factuur voor de ZZP'er staat ook gelijk klaar. Deze is zonder de extra bijlagen, want die heeft hij immers al in zijn bezit. Het accorderen en toevoegen van bijlagen geschiedt vanuit een e-mail; niet in de Yoobi App.


externalApproval:index
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    11-03-2024
  • Tag:
  • Door:
    Mercedes Roeland Gonzalez-Pos
  • Supporttag:
    externalApproval:index