Extern accorderen (voor externe accordeurs)

Geregistreerde uren in Yoobi kunnen geaccordeerd worden door een externe accordeur (de opdrachtgever/klant/externe projectmanager).
In dit artikel wordt dit stapsgewijs, met voorbeelden, beschreven.

Als voorbeeld:

Saskia van de Berg werkt bij de firma Yoobi.
Zij gaat aan het werk bij de Gemeente Z en registreert haar uren (en eventueel aantallen en/of bedragen) in Yoobi op het project 'Gemeente Z'.
De klant is 'Gemeente Z', met contactpersoon Joep van der Velde die de uren (extern) gaat accorderen.

1) De medewerker (Saskia) registreert de uren in de timesheet of via de app in Yoobi.
2) Aan het einde van een periode (week of maand) sluit zij deze periode.
3) Op het moment van sluiten wordt er een e-mail gestuurd naar de externe accordeur (Joep) om de uren van deze periode te accorderen. Joep krijgt de volgende e-mail:





4) Joep klikt op de link in de e-mail om de uren van Saskia in te zien en te accorderen. De volgende rapportage opent:



5) Joep klikt op het groene duimpje omhoog 'Goedkeuren' indien de registraties akkoord zijn. Zijn de registraties niet akkoord dan klikt hij op het rode duimpje omlaag 'Afwijzen'. In beide gevallen opent een pop-up:



6) Voeg hier eventueel (niet verplicht) een opmerking toe, bijvoorbeeld 'Akkoord'. Deze opmerking zal zichtbaar zijn voor zowel de medewerker als voor de Yoobi beheerder van de firma Yoobi. Kies 'Verzenden'. 



7) Als de registraties zijn goedgekeurd dan verschijnt er een groene balk. Ook als de link in de e-mail nu nog een keer geopend wordt dan is de groene balk zichtbaar; de registraties zijn inmiddels goedgekeurd.

Indien de uren afgewezen zijn, krijgt Saskia een e-mail met daarin de ingevulde opmerking waarom de uren zijn afgewezen. Zij kan haar uren wijzigen in Yoobi en vervolgens de periode nogmaals sluiten. Wanneer de link in de e-mail nu nogmaals geopend wordt, zullen de wijzigingen zichtbaar zijn en kan er opnieuw geaccordeerd worden.

8) Na het goedkeuren en verzenden krijgt zowel de externe accordeur als de medewerker hier een e-mail ter bevestiging van. In deze bevestiging is de autorisatiestaat als PDF toegevoegd.






E-mails groeperen
Krijg je meerdere e-mails met accordeertaken op 1 dag, en wil je deze liever 1x per dag ontvangen, geef dit dan door. In het systeem (Yoobi) kan namelijk ingesteld worden dat de accordeertaken per dag verzameld worden en dan in 1 e-mail per dag verstuurd worden.