Mijn uren: Weektimesheet

Timesheet
Gewerkte uren registreer je in de timesheet. Ga naar 'Mijn Yoobi' en kies 'Mijn uren' om de timesheet te openen.

Uren- of tijdregistratie
Bij de inrichting van Yoobi is er gekozen voor uren- of tijdregistratie.

• Urenregistratie (meest gebruikt): Je geeft het aantal uur per activiteit door (bijvoorbeeld 4 uur). Hierbij maak je gebruik van de maand- of dagtimesheet.
• Tijdsregistratie: Je geeft het aantal uur per activiteit door, met daaraan gekoppeld een tijdstip (bijvoorbeeld 4 uur van 08:00 tot 12:00). Je kunt precies zien met welke activiteit je op welk moment van de dag bezig bent geweest. Hierbij maak je gebruik van een week- of dagtimesheet.

Weektimesheet
In dit document worden de mogelijkheden voor tijdschrijven in de weektimesheet beschreven.
Vanuit de weektimesheet kun je gemakkelijk overschakelen naar de weergave per dag door op de knop 'Per dag' te klikken. 
 

In de weektimesheet wordt schematisch de hele week getoond met per dag een tijdlijn. Indien het contract met een weekrooster is toegevoegd aan Yoobi (door de manager of Yoobi beheerder) dan zie je hier in het blauw de werkuren (en indien ingesteld ook je pauze uren).

Werkwijze uren registreren

• Dubbelklik in de timesheet op de juiste dag en tijdstip. Een registratieblok wordt toegevoegd. 
• De activiteit en tijdsduur van dit blok kan op 3 manieren ingevuld worden:
  1. In het eigenschappen paneel (rechts). Selecteer hier het gewenste project en de activiteit. Voer de start- en eindtijd in (de duur wordt dan automatisch berekend) of vul de duur in (dan wordt de eindtijd automatisch berekend). Om de duur van een activiteit te bepalen kun je ook de + en – knoppen gebruiken.
  2. Blok resizen. Resize het geselecteerde blok in de timesheet door het begin of het einde aan te klikken en deze te slepen met de muis. Ook kun je het gehele blok verplaatsen door deze aan te klikken en naar een ander tijdstip te slepen. Yoobi past dan automatisch start- en eindtijd aan. Selecteer vervolgens het project en activiteit in het eigenschappen paneel.
  3. Dag (aan)vullen. Met deze handige tool vul je in 1x de gehele dag in of aan met de zelfde activiteit. Yoobi houdt hierbij rekening met je rooster (contracturen) en of er al registratie op die dag gemaakt zijn. Klik hiervoor helemaal links op het klokje.
• Klik voor een nieuwe registratie nogmaals in de timesheet en voeg een nieuwe registratie toe
• Wil je een registratie verwijderen, klik de registratie dan aan (wordt blauw) en klik op delete of op het prullenbakje rechts boven in het scherm.
• Als alle dagen in de week ingevuld zijn, sluit je de week af door op de knop 'Sluiten' te klikken. De timesheet kleurt grijs, de registraties kunnen niet meer gewijzigd worden (tenzij je de periode heropent). De manager kan de uren nu beoordelen en accorderen.
   

Voorbeeld en uitgebreide uitleg weektimesheet
Hierbij een voorbeeld van de weektimesheet.

 

1. Per dag. Navigeer naar de weergave per dag.
2. Huidige week. Hier wordt de huidige week en het jaartal weergegeven. Navigeer met de pijltjes links en rechts naar een vorige/volgende week, gebruik het pijltje naar beneden om via het dropdown menu naar een andere week/jaar te navigeren.
3. Dag (aan)vullen. Klik op het klokje om in 1x makkelijk de gehele dag met dezelfde activiteit (aan) te vullen. Selecteer het project en activiteit en klik op het pijltje naar rechts om de dag hiermee (aan) te vullen. Yoobi kijkt hierbij naar het rooster (contracturen) van die dag en of er al registraties gedaan zijn, en vult deze (aan) met de gekozen activiteit.
4. Registratie. Klik de registratie aan om deze te selecteren. In het eigenschappen paneel rechts zie je nu de gegevens van deze registratie en kun je deze bewerken. Je kan de registratie ook in zijn geheel verschuiven met je muis, of resizen naar een ander tijdstip. Wil je de registratie verwijderen klik dan op 'Delete' op je toetsenbord of op het prullenbakje rechts boven in het scherm.
5. Tabbladen eigenschappenpaneel. Maakt jouw organisatie bijvoorbeeld gebruik van specificatievelden dan kun je deze in het 2e tabblad selecteren.
6. Dag/Start/Eind. Voer de start- en eindtijd in (de duur wordt dan automatisch berekend) of vul de duur in (dan wordt de eindtijd automatisch berekend). Om de duur van een activiteit te bepalen kun je ook de + en – knoppen gebruiken.
7. Duur. Tik de duur in of gebruik de + en - knoppen.
7. Overwerkpercentage. Dit is alleen zichtbaar als jouw organisatie werkt met overwerkpercentages. Werk je normaal tot 17:00 en nu tot 18:00, maak dan een registratie van 17:00 tot 18:00 aan en koppel daar een overwerkpercentage aan.
8. Project en activiteit. Vul het project in. Zoek een project door minimaal 3 letters of cijfers in te tikken en selecteer deze. Als je al registraties gedaan hebt zal Yoobi hier de laatst gebruikte projecten tonen. Hetzelfde geldt voor het selecteren van de activiteit.
9. Opmerking. Vul eventueel een opmerking in bij je registratie. Het kan zijn dat door de projectmanager/Yoobi beheerder is ingesteld dat het verplicht is een opmerking voor een bepaalde activiteit in te vullen. Zonder opmerking zul je de registratie dan ook niet op kunnen slaan.
10. Geschiedenis. Kijk terug wanneer je deze week gesloten hebt (eventueel heropend), en wie en wanneer deze goedgekeurd heeft.
11. + en - knoppen (in- en uitzoomen). Wijzig de weergave van de timesheet (dit is in te stellen per 120, 60, 30, 15 of 10 minuten).
12. Sluiten. Week afsluiten.
13. Prullenbakje (delete). Selecteer een registratie en klik op het prullenbakje om deze te verwijderen (indien timesheet nog niet gesloten is).
14. Toon/verberg eigenschappen. Als je een nieuwe registratie maakt of een bestaande registratie wijzigt, wordt het eigenschappenpaneel getoond. Met deze knop verberg je dit paneel tijdelijk of maak je het paneel weer zichtbaar.
15. Legenda. De kleuren in de legenda geven het volgende aan:

• Grijs. Als je de periode hebt afgesloten, wordt de week grijs gekleurd. Er kunnen geen wijzigingen meer gedaan worden. Wil je toch nog iets wijzigen, heropen de periode weer door op de puntjes te klikken en te kiezen voor 'Heropen periode'. De timesheet kleurt weer blauw en wijzigingen kunnen gemaakt worden.
• Groen. De periode is goedgekeurd. Er zijn geen wijzigingen meer mogelijk en ook heropenen is niet meer mogelijk. Wil je toch een registratie wijzigen neem dan contact op met je manager/Yoobi beheerder.
• Rood. Als de periode wordt afgewezen door de manager (timesheet accorderen) wordt de gehele periode rood gekleurd. Heb je ingesteld dat registraties door de projectmanager (project accorderen) of door een externe partij (bijvoorbeeld de klant)(extern accorderen) geaccordeerd dienen te worden en zij keuren de registraties af dan wordt in de timesheet het betreffende project in het rood aangegeven.
  Een medewerker lost dit zelf op door de betreffende periode te heropenen, de registraties te corrigeren en de periode weer te sluiten. Met het sluiten zal automatisch een nieuwe aanvraag tot accorderen worden verstuurd.
• Geel. Geelgekleurde regels zijn registraties die wachten op goedkeuring van een projectmanager (project accorderen) of externe accordeur(extern accorderen). Ook een verlofaanvraag welke nog goedgekeurd dient te worden, wordt geel weergegeven.

 
Week afsluiten
Als alle uren (en eventueel de kilometers en onkosten) in de week ingevuld zijn moet deze week afgesloten worden. Klik op de knop ‘Sluiten’. Nu is de periode gesloten (grijs van kleur) en kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De uren ingevuld in deze periode worden na het afsluiten automatisch naar de afdelingsmanager gestuurd zodat deze ze kan accorderen. Als project- en/of externe accordering is ingesteld en je sluit de week dan wordt er bij het afsluiten ook een mail naar de (project)manager en/of externe klant gestuurd ter beoordeling. De kleur in de timesheet wordt geel. 

Beoordeling door manager
Na het afsluiten van de timesheet worden de registraties beoordeeld door de manager.
Goedgekeurd (groen). Als de registraties goedgekeurd zijn wordt de week in de timesheet groen van kleur en krijgt dan de status ‘Geaccordeerd’. Het is nu niet meer mogelijk om de timesheet te heropenen en wijzigingen door te voeren. Dit kan eventueel alleen nog door de manager/beheerder.
Afgewezen (rood). Als de registraties worden afgewezen wordt de week in de timesheet rood van kleur en krijgt dan de status ‘Afgewezen’. De manager geeft in het opmerkingenveld aan waarom de registraties afgewezen zijn. De medewerker krijgt hier een e-mail en notificatie van.  Het is nu juist wel mogelijk om de timesheet te heropenen zodat je wijzigingen kunt doorvoeren en de timesheet opnieuw kunt sluiten.

Registraties kopiëren naar andere week/weken
Wanneer je vaak dezelfde registraties moet invullen kun je gebruik maken van de mogelijkheid om een week te kopiëren. Klik rechtsboven op de knop 'Acties' en kies 'Week kopiëren. 
 

Als voorbeeld wordt week 3 gekopieerd. De volgende pop-up opent:


 

1. Week kopiëren naar. Vink aan naar welke weken je de registraties van week 3 wilt kopiëren. Je kan aparte weken aanvinken, maar je kunt ook alle getoonde weken aan- of uitvinken. Met de knop '+ 6 weken' worden de volgende 6 weken getoond.
2. Kopieer naar de komende weken. Vul hier bijvoorbeeld het getal 4 in als je week 3 naar de volgende (vanaf week 3 gezien) 4 weken wilt kopiëren. Week 3 zal dan gekopieerd worden naar week 4, 5, 6 en 7.
3. Geselecteerde dagen. Standaard zijn alle dagen van de te kopiëren week al aangevinkt. Wil je een bepaalde dag niet mee kopiëren, vink de dag dan uit.
4. Type registraties. Wanneer er een klokje staat dan worden er alleen uren gekopieerd. Staat er een getal dan worden er ook aantallen gekopieerd (bijvoorbeeld kilometers) en staat er een biljet dan wordt er ook een bedrag gekopieerd.
5. Verlof. Aangevraagd verlof kan niet gekopieerd worden. Dit wordt uitgelegd in de rode melding.

Kies 'Kopiëren' en de registraties zullen gekopieerd worden naar de aangegeven weken.
 

Bij het kopiëren wordt rekening gehouden met gesloten activiteiten, gesloten projecten, maximum aantal te registreren uren per dag, met budget en met verlof.
Zijn er al registraties in de weken gevuld waar naar toe gekopieerd wordt, dan worden deze vervangen door de nieuwe registraties.

Gegevens opslaan
Na elke actie (zoals toevoegen, aanpassen of het verwijderen van uren) slaat Yoobi automatisch je timesheet op. Je hoeft hiervoor dus niet op een knop ‘Opslaan’ te klikken.

Overwerk, Tijd-voor-tijd en Pauze
Afhankelijk van de instellingen binnen de organisatie zijn er diverse mogelijkheden voor het registreren van overwerk, tijd-voor-tijd uren of pauze. Vraag dit na bij je manager of beheerder van Yoobi.

Ziek, bezoek huisarts/tandarts en vakantie
Uren voor ziekte of een bezoek aan de huisarts / tandarts worden bijgehouden op activiteiten die horen bij het project ‘Algemeen’. Als ingesteld is dat je deze rechtstreeks mag registreren in de timesheet, kun je de activiteit selecteren. Kun je een activiteit met betrekking tot verlof niet selecteren dan moet je dit via een verlofaanvraag aanvragen.

Verlof aanvragen vanuit de timesheet
Het is mogelijk om vanuit de timesheet verlof aan te vragen. Klik in de timesheet rechtsboven op de knop 'Acties' en kies 'Verlof aanvragen'.



1. Periode. Kies je in week 3 van de timesheet voor verlof aanvragen, dan zal de periode van de verlofaanvraag automatisch ook ingesteld zijn op die week. De periode is nog te wijzigen. 
2. Verloftype. Kies het verloftype waar je uren voor op wilt nemen. Alleen de verloftypes die je via een verlofaanvraag aan kan vragen worden hier getoond.
3. Hele periode. Gebruik deze knop om de gehele week te vullen met het ingestelde verloftype.
4. Periode verwijderen. Gebruik deze knop om alle ingevulde verlofuren van de gehele week in 1x te verwijderen
5. Resterend verlofsaldo. Het totaal aantal aangevraagde uren wordt weergegeven en wat het resterende verlofsaldo is na deze verlofaanvraag.
6. Opmerking. Vul een opmerking in waarom je het verlof aan wilt vragen.
7. Verlofaanvraag indienen. Klik en de verlofaanvraag is ingediend. De manager of Yoobi beheerder krijgt hier automatisch bericht van zodat hij/zij de verlofaanvraag kan accorderen.  Verlofuren die aangevraagd zijn worden in de timesheet in het geel weergegeven.  
 

Zowel uren als kilometers op 1 activiteit registreren.
Als een activiteit als primair registratietype ‘uren’ heeft en als secundair registratietype ‘aantal’ dan is het mogelijk om op 1 activiteit zowel uren als aantallen te registreren.
Bij het maken van een registratie verschijnt er in het eigenschappenpaneel (1^e tabblad) een extra invulveld waar je het aantal kilometers invoert. In het 3^e tabblad is het ook mogelijk om het aantal in te vullen en een opmerking toe te voegen.

Let op: Het is mogelijk om met een secundair registratie type te werken, maar wij raden dit af. Het is beter om 2 verschillende activiteiten aan te maken. Dit is overzichtelijker, ook in de rapportages