Documenten

De module Documenten is een uitbreiding op de CRM module.
Maak document templates aan om nog sneller documenten te maken. Verstuur deze naar een medewerker of relatie en hou de status bij in Yoobi. De ontvanger kan het document digitaal accorderen. De verstuurde en goedgekeurde documenten worden als bijlagen aan de bron toegevoegd. 

Bron
Wanneer je een document aanmaakt, dan koppel je deze direct aan een bron. Er zijn 5 bronnen:

1. Medewerker
2. Project
3. Relatie
4. Contactpersoon
5. Verkoop (module Verkopen)

Document template
Maak gebruik van document templates om nog sneller een nieuw document aan te kunnen maken. Maak voor de bron  'Medewerker' aparte templates aan voor bijvoorbeeld laptop overeenkomsten of lease contracten. Wil je deze documenten in andere talen versturen, maak hier dan aparte templates voor aan.

Nieuw document aanmaken
Een document is altijd gekoppeld aan een bron. Maak een nieuw document aan vanuit deze bron of vanuit het menu CRM > Documenten en selecteer daar bij het aanmaken de bron.

Document versturen
Om een document te versturen zijn er verschillende manieren. Lees er hier meer over.

Let op: Je kan altijd maar 1 document tegelijk versturen.

Lijst met documenten
Ga naar CRM > Documenten of open een medewerker-, project-, relatie-, contactpersoon- of verkoopdetail en ga naar het tabblad 'documenten'. Dit kan ook door op het kaartje 'Documenten' te klikken in het tabblad 'Overzicht' van de medewerker, project, relatie, contactpersoon of verkoop.

Detailgegevens van een document
De detailgegevens van een document worden op bijna dezelfde manier weergegeven als de document template. Echter zijn de aanwezige placeholders in het document nu gevuld met de beschikbare informatie vanuit Yoobi. Meer informatie.

Document digitaal accorderen
In Yoobi laat je een doument gemakkelijk ondertekenen door de ontvanger. De ontvanger krijgt een e-mail met daarin een link of knop. Zodra deze aangeklikt wordt, navigeert de ontvanger naar het document in Yoobi. Hier kan de ontvanger het document goedkeuren of afwijzen. Hierbij kan de reden aangegeven worden in een opmerkingenveld.

SMS-verificatie bij digitaal accorderen

Wil je extra zekerheid over wie een document goedkeurt? Bij het versturen van een document is het mogelijk om een SMS-verificatie in te schakelen. De ontvanger moet dan tijdens het goedkeuren een verificatiecode invoeren die per SMS naar het opgegeven mobiele nummer wordt gestuurd.



SMS-verificatie inschakelen

Je schakelt SMS-verificatie per verzending in:

1. Open het document en kies 'Verzenden';
2. Zorg dat de e-mail een akkoordlink bevat waarmee de ontvanger het document digitaal goedkeurt;
3. Schakel SMS-verificatie vereist bij goedkeuren in. Deze optie staat standaard uit;
4. Controleer het mobiele nummer van de ontvanger. Yoobi vult dit nummer automatisch in als er een mobiel nummer bekend is;
5. Verstuur het document.

Zonder akkoordlink is het niet mogelijk om de SMS-verificatie te gebruiken.

Welk mobiele nummer gebruikt Yoobi?

Yoobi probeert het mobiele nummer van de geselecteerde ontvanger automatisch in te vullen. Bij een medewerker gebruikt Yoobi eerst het mobiele nummer van de medewerker. Daarna zoekt Yoobi bij de contactgegevens van de persoon naar een mobiel nummer. Is er geen mobiel nummer bekend? Vul het nummer dan zelf in voordat je het document verstuurt.

Wanneer je in het verzendscherm een andere ontvanger kiest, past Yoobi het mobiele nummer automatisch aan. Heeft de nieuwe ontvanger geen bekend mobiel nummer, dan wordt het veld leeggemaakt. 
Een mobiel nummer dat je tijdens het verzenden handmatig invoert, wordt niet opgeslagen bij de contactgegevens van de ontvanger.

Welke mobiele nummers zijn toegestaan?

SMS-verificatie ondersteunt Nederlandse mobiele nummers. Gebruik bijvoorbeeld de volgende notaties:

06 12 34 56 78
+31 6 12 34 56 78
0031 6 12 34 56 78

Spaties, streepjes en haakjes vormen geen probleem. Vaste telefoonnummers en buitenlandse mobiele nummers worden niet geaccepteerd. Als het mobiele nummer niet geldig is, is het niet mogelijk om het document te versturen totdat je het nummer hebt aangepast of SMS-verificatie hebt uitgeschakeld.

Wat wordt vastgelegd?

Wanneer je SMS-verificatie gebruikt, legt Yoobi in de historie van het document vast dat SMS-verificatie vereist was, wanneer een verificatiecode is verstuurd en dat het document met e-mail en SMS is goedgekeurd.

Het mobiele nummer wordt bij het verzenden vastgelegd voor deze specifieke akkoordlink. Een latere wijziging van de contactgegevens verandert het nummer van een al verstuurd document niet.

SMS-verificatie is beschikbaar voor zowel CRM Documenten als Offertes. Je schakelt de optie per verzending in.

Placeholders en bewerkbare placeholders
In een document kan gebruik gemaakt worden van placeholders. Een placeholder is een tijdelijk type content dat later vervangen zal worden met de definitieve gegevens. Deze gegevens worden uit Yoobi gehaald. Meer informatie.

Bij het versturen van een document naar de ontvanger is het mogelijk om de ontvanger zelf bepaalde gegevensvelden in te laten vullen (bewerkbare velden). Deze velden moeten vervolgens beoordeeld worden en kunnen dan in Yoobi doorgevoerd worden. Handig als je bijvoorbeeld graag gegevens wilt opvragen zoals een rekening- of btw-nummer. Meer informatie.

Tekstfragmenten
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Tekstfragmenten om tekstfragmenten toe te voegen en te beheren. Een tekstfragment is een stukje tekst wat je vaker in documenten wilt kunnen gebruiken. Voeg bij beheer diverse tekstfragmenten toe en voeg dit tekstfragment vervolgens met 1 druk op de knop toe in een document of document template. Meer informatie. 

Taken
Wanneer een document naar de ontvanger verstuurd wordt of wanneer de ontvanger een document goedkeurt, worden er in Yoobi diverse taken aangemaakt zodat je o.a. kan zien wanneer een activiteit heeft plaatsgevonden.

• Document verstuurd. Wanneer een document verstuurd wordt naar de onvtanger zal hier een taak (e-mail uit) voor aangemaakt worden. Aan de taak wordt het verzonden document als PDF toegevoegd. Deze taak krijgt direct de status 'Afgerond'.
• Leesbevestiging document. Heb je in de begeleidende e-mail van het document de leesbevestiging aangezet, dan wordt hier automatisch een taak (type taak/activiteit) voor aangemaakt wanneer de ontvanger het document bekijkt. De taak krijgt meteen de status 'Afgerond'.
• Goedgekeurde document. Wanneer het document goedgekeurd wordt, wordt er ook een taak aangemaakt. Hieraan is het goedgekeurde document toegevoegd als PDF. Deze taak wordt automatisch toegewezen aan de gebruiker die het document verstuurd heeft. De taak heeft de status 'Open'.
   

  Let op: Maak je gebruik van bewerkbare velden dan is het taaktype 'Document accordering'. De bewerkbare velden in het document moeten dan nog beoordeeld worden en eventueel overgenomen worden in Yoobi. Meer informatie. 

• Taak bevestiging e-mail naar ontvanger. Wanneer de bevestiging van het goedgekeurde document naar de ontvanger gemaild wordt, wordt hier ook een taak (e-mail uit) voor aangemaakt. Aan deze taak is het goedgekeurde digitaal ondertekende document gekoppeld. De taak krijgt meteen de status 'Afgerond'.

De taken zullen zichtbaar zijn in het tabblad 'Taken' bij de bron (medewerker, project, relatie, contactpersoon of verkoop). Standaard worden alleen de taken met de status 'Open' getoond maar wanneer je dit filter weghaalt, zijn alle taken zichtbaar.

Bijlagen
Zie hierboven de uitleg bij taken. Bij het versturen en goedkeuren van een document wordt een taak aangemaakt met daarin een bijlage van het document. Deze bijlage zal zichtbaar zijn in het tabblad 'Bijlagen' van de bron (medewerker, project, relatie, contactpersoon of verkoop). Verstuur je met het document nog andere bijlagen mee naar de ontvanger, dan zullen deze bijlagen ook zichtbaar zijn in het tabblad 'Bijlagen'.

Algemene documentinstellingen
Ga naar Beheer > Instellingen > Documenten voor de documentinstellingen. 
De instellingen die je hier instelt, worden automatisch overgenomen in een document template. Wijzig je de instellingen in de template dan gebruikt Yoobi de instellingen uit de template en niet de instellingen uit de algemene documentinstellingen.
Gebruik je bij het aanmaken van een nieuw document geen template, of een template waarin de instellingen niet gewijzigd zijn, dan gebruikt Yoobi de instellingen vanuit de algemene documentinstellingen.

Document van een verkoop naar andere relatie sturen
Standaard stuur je een document naar de gekoppelde relatie en contactpersoon van de verkoop. Het is mogelijk om het document ook naar een andere relatie te sturen.

Voorbeeld:
Je wilt een document als INKOOP document versturen naar een leverancier. Deze leverancier is dus niet de verkoop relatie. Wel kun je in dit document regels toevoegen vanuit de verkoop.