Documenten: Bewerkbare velden (placeholders)

Placeholders. Een placeholder is een tijdelijk type content dat later vervangen zal worden met de definitieve gegevens. Deze gegevens worden uit Yoobi gehaald. De placeholder wordt geel gearceerd wanneer je een document aanmaakt of opent in Yoobi. Is de data niet aanwezig in Yoobi dan zal de placeholdernaam in het geel zichtbaar blijven. In het document naar de klant zal er dan niets (leeg) getoond worden.

Bewerkbare velden. Een bewerkbaar veld is ook een placeholder. Alleen wordt deze oranje gearceerd en staat er een potloodje achter. Wanneer je deze toevoegt aan een document en het document naar de ontvanger stuurt zal er in het document een veld zichtbaar zijn. Het is nu voor de ontvanger mogelijk om dit bewerkbare veld zelf te vullen of te wijzigen.

In het document stel je in of de ontvanger verplicht is deze bewerkbare velden te vullen of dat dit optioneel is.
 

Let op: Net zoals bij de 'gewone' placeholders zal het bewerkbare veld gevuld worden met de gegevens vanuit Yoobi (indien bekend). Zijn de gegevens niet bekend in Yoobi dan zal er een in te vullen veld zichtbaar zijn.

De placeholders die in te stellen zijn als bewerkbaar veld in een document herken je aan het potloodicoontje rechts naast de placeholdernaam in de lijst met placeholders in het document of in de documenttemplate.



De overige placeholders zijn dus niet in te stellen als bewerkbaar veld.

1. Open een document of document template 
2. Klik op de plek in het document waar je de placeholder wilt toevoegen
3. Klik rechts op 'Placeholders'
4. Klik op de gewenste placeholder met een potloodje rechts achter de naam
5. De placeholder wordt toegevoegd (oranje gearceerd) op de geselecteerde plek in de template

Voorbeeld van een (deel van een) document:


 

Niet alle placeholders zijn toe te voegen als bewerkbaar veld. Alleen de placeholders met het potloodje erachter zijn in te stellen als bewerkbaar veld.
 

Let op: Maak je gebruik van de module Vrije velden en je hebt vrije velden toegevoegd aan de menu's Medewerker, Project, Relatie, Contactpersoon en/of Verkopen, dan zullen deze vrije velden als placeholder beschikbaar zijn en mét de mogelijkheid tot bewerkbaar veld.

Door op het potloodje te klikken stel je in of de instelling bewerkbaar veld AAN (zonder streepje) of UIT (met streepje) staat.

• Potloodje zonder streepje => Placeholder is wel ingesteld als bewerkbaar veld
• Potloodje met een streepje => Placeholder is niet ingesteld als bewerkbaar veld

Let op: Standaard staat ingesteld dat deze velden bewerkbaar zijn.

Klik op het potloodje achter de placeholder om er voor te zorgen dat deze niet als bewerkbaar veld op het document getoond wordt. Er komt een streepje door het potloodje te staan.



Wanneer er een streepje door het potloodje staat zal het veld net zoals een 'gewone' placeholder gevuld worden vanuit Yoobi. Op het (verstuurde) document zie je dan de gegevens uit Yoobi waarnaar de placeholder verwijst. De ontvanger kan dit niet wijzigen. Zijn er geen gegevens beschikbaar, dan zal het veld/placeholder niet getoond worden.
 

De klant ontvangt het bovenstaande document als volgt:



De bewerkbare velden zijn de velden met een grijs kader.
Als de placeholder gevuld is met informatie uit Yoobi dan wordt dit in zwarte tekst weergegeven. Is de informatie niet bekend in Yoobi dan staat er in het grijs een label in en dient de ontvanger dit veld zelf te vullen.

In het document of in de documentemplate stel je in of de ontvanger de lege bewerkbare velden verplicht moet invullen of niet. Dit doe je met het schuifje 'Bewerkbare velden verplicht invullen'.
 

Let op: Je kan niet per placeholder/bewerkbaar veld aangeven of je deze verplicht of niet verplicht wilt laten invullen door de ontvanger. Je kan alleen alle bewerkbare velden tegelijk op wel of niet verplicht zetten.

De ontvanger dient de lege verplichte velden in te vullen. Dit kan meteen in het geopende document zelf. Maar ook later bij het daadwerkelijk goedkeuren van het document. 
Wanneer het document goedgekeurd wordt krijgt de ontvanger nog een pop-up met daarin een overzicht van alle bewerkbare velden. 



De velden die nog niet gevuld zijn hebben een rood sterretje om aan te geven dat deze nog gevuld moeten worden. Het document kan pas geaccordeerd worden als alle velden zijn gevuld.
 

Let op: Bij het afwijzen van een document zijn velden nooit verplicht om in te vullen.

Wanneer de bewerkbare velden niet verplicht zijn in te vullen, krijgt de ontvanger wel de pop-up met het overzicht van bewerkbare velden, maar zijn deze velden niet verplicht om in te vullen.

Wanneer de ontvanger een document goedkeurt of afwijst, dan wordt er automatisch een taak aangemaakt in Yoobi 'Document voor XXXX is goedgekeurd'. Wanneer er door de ontvanger bewerkbare velden zijn ingevuld of gewijzigd dan krijgt de taak het taaktype 'Document accordering' en is de knop 'Velden beoordelen' aanwezig.



Klik op de knop 'Velden beoordelen'. De volgende pop-up met alle bewerkbare velden opent:



De velden die gewijzigd zijn worden in het blauw weergegeven en zijn aangevinkt. Achter deze velden staat wat de nieuwe waarde is en wat de oude waarde was. De nieuwe waardes kun je hier eventueel zelf ook nog wijzigen.
 

1. Controleer de gegevens
2. Bepaal zelf welke waardes je in Yoobi wilt overnemen/wijzigen
   - Vink een regel uit om de oude waardes te laten staan (er wordt dus niets met de input van de ontvanger gedaan)
   - Vink een regel juist aan als je zelf een waarde gewijzigd hebt
3. Klik op 'Wijzigingen verwerken' en Yoobi neemt de nieuwe waardes over

 

Tip: Velden beoordelen kun je ook via het document zelf in het tabblad 'Documenten' bij de bron. Klik in het documentkaartje op de 3 puntjes en kies 'Velden beoordelen'.

Tip: Als je ingesteld hebt om voor nu bepaalde velden niet te laten overschrijven in Yoobi, dan kun je dit later altijd alsnog doen. Open nogmaals 'Velden bewerken' en vink alsnog de regels aan en kies 'Wijzigingen verwerken'.

Let op: Als je waarden gewijzigd hebt dan is dit alleen nog handmatig terug te wijzigen. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden via 'Velden bewerken'.