Documenten: Document template

Maak gebruik van document templates om nog sneller een nieuw document aan te kunnen maken. Maak per bron aparte templates aan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een Lease contract of Laptop overeenkomst bij de bron 'Medewerker', aan een projectovereenkomst voor een project, een huurovereenkomst voor een relatie, enz. Maak  templates in meerdere talen.

Lijst document templates
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Document templates om naar de lijst met document templates te gaan.

Voorbeeld document template
Standaard is er een voorbeeld document template beschikbaar. Deze template kun je gebruiken om je eigen templates te maken. Voer wijzigingen door en sla op als nieuwe template.

Bestaande document template inzien of wijzigen
Dubbelklik in de lijst met document templates op een regel om deze template te openen. Wijzig je de template dan kun je de wijzigingen opslaan in de huidige template, maar je kan de template ook als nieuwe template opslaan.

Let op: Wanneer je een template wijzigt dan wijzig je die alleen in de template zelf. Heb je de template al eerder in een document gebruikt, dan wijzigt daar niets.

Status document template
Een document template kan diverse statussen hebben:

• Concept. Wanneer je een template aanmaakt en opslaat dan heeft deze de status 'Concept'. Zolang de template de status 'Concept' heeft, kan deze nog niet gebruikt worden bij het aanmaken van een document.
• Gereed. Wanneer je klaar bent met het samenstellen van de template, geef je deze de status 'Gereed'. Bij het aanmaken van een document kun je nu gebruik maken van deze template.
• Gesloten. Wanneer je niet meer gebruik wilt maken van een bepaalde template, dan sluit je deze template via de blauwe actieknop rechtsboven. De template is nu niet meer zichtbaar wanneer je een nieuw document aanmaakt.

Nieuwe document template aanmaken

Tip: Je kan een bestaande document template openen, deze wijzigen en opslaan als nieuwe document template.

Wil je toch een geheel nieuwe template maken, klik dan in de lijst met document templates op 'Toevoegen'. 



 

1. Editor. Maak gebruik van deze tools om je document samen te stellen. Stel bijvoorbeeld het lettertype in of voeg een tabel toe. 
2. Source. Klik op 'Source' om de html in te zien van je gemaakte document. Vanuit de source kun je ook je template samenstellen.
3. Documentinstellingen. Klik op de knop 'Documentinstellingen' om dit menuutje open te klappen. Zie hier beneden voor verdere uitleg.
4. Placeholders. Maak gebruik van placeholders. Een placeholder is een tijdelijk type content dat later vervangen zal worden met de definitieve gegevens. Bepaalde placeholders zijn ook in te stellen als bewerkbaar veld. De ontvanger kan deze dan zelf in het document invullen. De ingevulde gegevens worden na controle aan Yoobi toegevoegd. Klik op de knop 'Placeholders' om alle toe te voegen placeholders te tonen. Klik op een placeholder en deze wordt direct toegevoegd in het document.
5. Tekstfragmenten. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Tekstfragmenten om tekstfragmenten toe te voegen en te beheren. Een tekstfragment is een stukje tekst wat je vaker in documenten wilt kunnen gebruiken. Voeg bij beheer diverse tekstfragmenten toe en voeg dit tekstfragment vervolgens met 1 druk op de knop toe in een document of document template. 
6. E-mail tekst. Standaard wordt de e-mail tekst gebruikt die ingesteld is in de website content. Wil je voor deze template een aangepaste e-mail tekst, dan wijzig je hier de tekst. Bij het aanmaken van een nieuw document zal de aangepaste tekst gebruikt worden. Ook hier kun je de tekst nog wijzigen indien gewenst.
7. Bijlagen. Voeg alvast een bijlage toe (zoals bijvoorbeeld de algemene voorwaarden). Wanneer je een document aanmaakt met behulp van deze template, dan zal de bijlage meteen toegevoegd zijn aan het document.
8. Trefwoorden. Voeg trefwoorden toe aan je document. Beheer en maak nieuwe trefwoorden aan via Beheer > Systeemvoorkeuren > Trefwoorden.
9. Voorbeeld. Klik op 'Voorbeeld' om alvast een voorbeeld te zien van je document. Hier is ook meteen het gekozen briefpapier zichtbaar. 
10. PDF. Klik op 'PDF' om alvast een PDF voorbeeld te zien van je document. Hier is ook meteen het gekozen briefpapier zichtbaar. 
11. Acties. De volgende acties zijn mogelijk: Template verwijderen, Template dupliceren, Template sluiten (wanneer je geen gebruik meer wilt maken van deze template) en Geschiedenis.
12. Document digitaal laten accorderen. Laat je document digitaal accorderen. Je stuurt het document dan via een link in een e-mail. De ontvanger opent de link en kan daarmee het document inzien en accorderen.
13. Opslaan als concept. Wanneer je template nog niet definitief is en je deze nog niet wilt gebruiken om documenten aan te maken, dan sla je de template als concept op. bij het aanmaken van een document kun je deze template nog niet gebruiken.
14. Opslaan en gereed. Wanneer je deze template wilt gebruiken om nieuwe documenten aan te maken, dan geef zet je de template op 'Gereed'. De template is nog steeds te wijzigen.

Documentinstellingen
In de template zijn diverse gegevens in te stellen:
 

Templatenaam. Geef de document template een naam. Wanneer je een bestaande template wilt opslaan als nieuwe template, zorg dan altijd voor een unieke templatenaam. Documentnaam (masker). Stel een masker in met behulp van placeholders waarmee de documentnaam bij het aanmaken van een document automatisch aangemaakt wordt. de naam is altijd nog te wijzigen. Documentnummer (masker). Stel een masker in voor het documentnummer. Indien leeg, dan wordt het masker uit de algemene instellingen (Beheer > Instellingen > Documenten) gebruikt bij het aanmaken van een nieuw document.  Bron. Hier wordt de gekozen bron getoond (Medewerker, Project, Relatie, Contactpersoon of Verkoop). Eenmaal gekozen, dan kan de bron niet meer gewijzigd worden. Taal. Stel hier de taal in. Stel je hier 'Duits' in en je gaat het document verzenden, dan zal ook de Duitse e-mailtemplate gebruikt worden. Bewerkbare velden verplicht invullen. Maak je gebruik van bewerkbare velden, stel dan hier in of je wilt dat al de bewerkbare velden verplicht ingevuld moeten worden (anders kan het document niet goedgekeurd worden) of dat dit optioneel is. Briefpapier. Upload hier je briefpapier. Het beste is om een SVG bestand te gebruiken. Met een SVG bestand komt het document professioneel over. Een SVG bestand kun je namelijk digitaal vergroten zonder dat je kwaliteitsverlies ondervindt, een logo of tekst wordt niet 'blokkerig'. Header/Footer hoogte en Inspringing links/rechts. Stel in hoe dicht jouw document op de randen van de pagina wordt getoond.

 

Documentnaam (masker)
Via Beheer > Instellingen > Documenten kun je een masker voor de documentnaam instellen. Wil je bijvoorbeeld dat voor een document met bron 'Relatie' altijd bestaat uit eerst de relatienaam en dan het relatienummer, stel dan het volgende masker in: {customername}-{customercode}.
Wanneer je dit masker hebt ingesteld in de instellingen, zal deze in een nieuwe document template automatisch gevuld zijn met dit masker. Je kan het masker hier nog wijzigen.

Wanneer je een document aanmaakt, dan kijkt Yoobi eerst of er een masker in de gebruikte template aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit masker gebruikt voor de documentnaam. Is er geen masker ingesteld in de document template, of maak je een document aan zonder template, dan zal het masker overgenomen worden vanuit de algemene instellingen. Is in de algemene instellingen ook geen masker aanwezig, dan zal de documentnaam gevuld worden met de verkoopnaam.

Documentnaam (masker)
Via Beheer > Instellingen > Documenten kun je een masker voor het documentnummer instellen. Standaard staat dit masker als <00000>. Het eerste document dat aangemaakt zal worden krijgt dan nummer 00001, de volgende 00002, enz.
Wanneer je dit masker hebt ingesteld in de instellingen, zal deze in een nieuwe document template automatisch gevuld zijn met dit masker. Je kan het masker hier nog wijzigen. Wil je bijvoorbeeld dat ieder document van de template 'Projectovereenkomst' een andere omschrijving krijgt van het documentnummer, dan zou je bijvoorbeeld het masker als volgt kunnen instellen: {project.name}-<00000>. De telling blijft gewoon doortellen alleen staat er nu de projectnaam voor. Bijvoorbeeld: Project A- 00003.  

Wanneer je een document aanmaakt, dan kijkt Yoobi eerst of er een masker in de gebruikte template aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit masker gebruikt voor het documentnummer. Is er geen masker ingesteld in de document template, of maak je een document aan zonder template, dan zal het masker overgenomen worden vanuit de algemene instellingen.
 

Placeholders en bewerkbare velden
Placeholders. Een placeholder is een tijdelijk type content dat later vervangen zal worden met de definitieve gegevens. Deze gegevens worden uit Yoobi gehaald. De placeholder wordt geel gearceerd wanneer je deze toevoegt in de document template. Bij het aanmaken van een document zal deze gevuld worden met de gegevens uit Yoobi. 

Bewerkbare velden. Een bewerkbaar veld is ook een placeholder. Alleen wordt deze oranje gearceerd en staat er een potloodje achter. Wanneer je deze toevoegt aan een document en het document naar de ontvanger stuurt, zal er in het document een veld zichtbaar zijn. Het is nu voor de ontvanger mogelijk om dit bewerkbare veld zelf te vullen of te wijzigen.

In de document template stel je in of de ontvanger verplicht is deze bewerkbare velden te vullen of dat dit optioneel is.

Koptekst en voettekst
Ga naar de tabbladen 'Koptekst' en 'Voettekst' om een kop- en/of voettekst in te stellen. Standaard hebben wij al een voettekst toegevoegd:


 

De eerste regel wordt pas getoond als de ontvanger van het document het document heeft goedgekeurd.
De tweede regel staat standaard onderaan iedere pagina.

 

Bij de inrichting van Yoobi zal een Yoobi consultant helpen om een document template op te stellen. Heb je na de inrichting nog vragen hierover of hulp nodig, neem dan vooral contact met ons op via een supportmelding.