Factureren in Yoobi

Factureren in Yoobi
 

Orders
Om te kunnen factureren in Yoobi moet je eerst een order aanmaken. Klik hier voor meer informatie over orders en hoe je deze aanmaakt. In een geval van een factuur op basis van geregistreerde uren is het ook van belang dat deze uren geaccordeerd zijn, anders kunnen deze uren niet gefactureerd worden.

Factuurvoorstel genereren
Een factuurvoorstel is op 3 plekken te genereren:

1. Via het menu Financieel > Facturen maken. 
2. Via het Project.
3. Via de Order.

Dubbelklik op een factuurvoorstel om naar de detailgegevens van het factuurvoorstel te navigeren. Hier kies je voor factuur ‘Goedkeuren’, ‘Fiatteren’, ‘Overslaan’ of bewerken.

Lees hier meer over het generen van facturen in Yoobi.

Factuur overslaan
Niet tevreden over het voorstel of wil je deze nog niet factureren, kies dan voor 'Overslaan'. Het gegenereerde voorstel wordt nu niet verwerkt en zal opnieuw worden aangeboden als voorstel indien je weer factuurvoorstellen genereert.

Factuur goedkeuren
De factuur krijgt de status goedgekeurd en is nu zichtbaar in de volgende overzichten:

• Alle facturen (Financieel > Alle facturen)
• Fiatteren (Financieel > Klik op 'Te fiatteren' in het overzicht 'Status actuele facturen)

Heb je in een order ingesteld dat er een notificatie verstuurd moet worden naar een ontvanger, dan heeft hij/zij nu een notificatie ontvangen.

Een goedgekeurde factuur heeft nog geen factuurnummer, hier staat nu de tekst concept.

Factuur afwijzen
Wanneer de factuur na goedkeuren toch niet goed is (en je wilt de order aanpassen), kies dan voor de optie factuur ‘Afwijzen’. Pas hierna de order aan en genereer opnieuw een voorstel.

Factuur fiatteren
De factuur krijgt de status gefiatteerd en is nu zichtbaar in de volgende overzichten:

• Alle facturen (Financieel > Alle facturen)
• Verzenden (Financieel > Klik op 'Te verzenden' in het overzicht 'Status actuele facturen))

Een gefiatteerde factuur heeft nu een factuurnummer gekregen in Yoobi.

Factuur verwijderen
Indien je de factuur toch nog wilt wijzigen dan heb je 2 opties:

1. De factuur crediteren en een nieuwe factuur genereren
2. Verwijder de factuur via Financieel > Alle facturen.

Let op: Een gefiatteerde factuur kan niet zomaar uit Yoobi verwijderd worden.

Een gefiatteerde factuur heeft een factuurnummer gekregen in Yoobi. Als je deze factuur verwijdert zal er een gat in de factuurnummering ontstaan en dit is niet toegestaan door de belastingdienst. Oplossing: Stel tijdelijk het eerstvolgende factuurnummer in op het verwijderde factuurnummer. Genereer en fiatteer de factuur. Zet daarna de factuurnummering weer terug. Bij twijfel, neem contact op met support. 

Factuur verzenden
De volgende stap is de gefiatteerde factuur te verzenden. Stel in of de factuur via e-mail of per post verstuurd moet worden. Voor het verzenden per post download je de factuur als PDF en print je deze. Na het verzenden van een factuur kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden en kan de factuur niet meer verwijderd worden. Als je een verkeerde factuur wilt corrigeren dan kan dit alleen met een credit factuur.

Tip: Factureren voor projectmanagers. In een order-item kan een notificatiemoment 'Facturen fiatteren' toegevoegd worden. Op het moment dat een factuur goedgekeurd wordt ontvangt de projectmanager (of een ander persoon) een notificatie hiervan en kan hij/zij de factuur direct controleren en fiatteren. Klik hier voor meer informatie.

Herinnering versturen
Wanneer de vervaldatum van een factuur vervallen is verstuur je in Yoobi een herinnering. Bepaal in het factuurschema de opmaak van deze factuurherinnering. Meer informatie.

Proforma factuur
Maak van een voorstel of goedgekeurde factuur een Proforma factuur. De factuur krijgt nu de status 'Proforma'. Op de factuur staat heel duidelijk dat het een proforma factuur betreft. De factuur heeft nog geen factuurnummer. Verstuur deze factuur direct naar de klant. Is de klant akkoord dan fiatteer je de proforma factuur. Is de klant niet akkoord, wijs de factuur dan af met de knop 'Afwijzen'. De gegevens van de factuur worden ontkoppeld. Pas de order of timesheet aan en genereer via het menu 'Factureren' een nieuwe concept factuur.
 

Factuur crediteren
Klik hier voor meer informatie over het crediteren van een factuur.

Stappenplan factureren
Klik hier voor het stappenplan factureren.