Projecten: veelgestelde vragen

Projecten
Ga naar Projecten > Projecten en kies voor 'Nieuw project'. Er opent een pop-up waar je de projectnaam en activiteit(en) instelt. Sla dit op en je kunt nu uren op dit project schrijven. Na het opslaan van je project navigeer je naar de detailgegevens van dit project waar je overige zaken als registratierechten, budget, tarieven, enz instelt.
Nog geen projecten in Yoobi toegevoegd? Klik dan hier voor het stappenplan.
Bepaal zelf welke kolommen je zichtbaar wilt hebben, en in welke volgorde, voor beide lijstweergaves (smal en breed). Ga naar de brede lijst weergave en klik rechtsboven op het moersleutelicoontje. Alle mogelijke kolommen worden zichtbaar. Vink een kolom aan of uit om deze toe te voegen of te verwijderen. Selecteer een kolom en sleep deze om de volgorde te wijzigen. Klik hier voor meer informatie over lijsten in Yoobi.
Standaard wordt in de lijst met projecten het filter 'Status Actief' toegepast. Heeft een project de status 'Gesloten' dan zal dit project dus niet zichtbaar zijn in de lijst. Pas het filter aan of verwijder het filter om ook gesloten projecten te tonen. Wil je het project heropenen klik op het project om naar de detailgegevens te navigeren en klik vervolgens rechts boven op de knop 'Acties' en kies 'Project openen'.
Open het project wat je wilt kopiëren klik rechtsboven op 'Acties' en kies 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden. Klik hier voor meer informatie.
Maak een project aan met bijvoorbeeld de naam 'Sjabloon'. Voeg activiteiten toe en eventueel budget, tarieven, orders, enz. Om deze projectgegevens steeds te dupliceren open je dit project, klik je rechtsboven op de knop 'Acties' en kies je 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden. Klik hier voor meer informatie en hier voor informatie over projecten
Aan een hoofdproject kun je diverse deelprojecten koppelen. Het hoofdproject en de diverse deelprojecten zijn allemaal aparte projecten met aparte tarieven, budgetten enz. Klik hier voor meer informatie
Alle lijsten kun je sorteren door op de kolomnaam te klikken.
 
Activiteiten
Wil je aan een bestaand project met activiteiten een extra activiteit toevoegen ga dan naar het project en naar het tabblad 'Activiteiten'. Klik op nieuwe activiteit toevoegen. Klik hier voor meer informatie.
Maak je vaak gebruik van dezelfde activiteiten maak dan standaard activiteiten aan die je vervolgens gemakkelijk en snel kunt toevoegen aan een project. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Standaard activiteiten . Klik hier voor meer informatie.
In Yoobi zijn 3 registratietypes mogelijk: Uren, Bedrag en Aantal. Per activiteit kun je dus aangeven of je hier uren op wil schrijven of een bedrag (bijv. kosten) of een aantal (bijv. kilometers). Maak een nieuwe activiteit aan bijv 'Kilometers' en kies voor het registratietype 'Aantal'. Klik hier voor meer informatie.

Met de module 'Onkosten' registreer je nog makkelijker onkosten. Laat medewerkers een onkostenregistratie indienen (met foto van de bon als bijlage) en laat deze goedkeuren door de afdelingsmanager.
Maak je vaak gebruik van dezelfde activiteiten maak dan standaard activiteiten aan die je vervolgens gemakkelijk en snel kunt toevoegen aan een project. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Standaard activiteiten . Klik hier voor meer informatie.
 
Registratierechten
Per project en per activiteit geef je aan wie er wel en niet op mag registreren. Mag je er niet op registreren dan zijn die activiteiten of projecten ook niet zichtbaar in de timesheet. Registratie rechten stel je als volgt in: Ga naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Ga naar het tabblad registratie rechten. Klik hier voor meer informatie. Om dit voor een activiteit in te stellen ga je naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Tabblad activiteiten > Dubbelklik op de activiteit > Tabblad registratierechten. Klik hier voor meer informatie.
Maak 1 of meerdere groepen aan door medewerkers aan de groep toe te voegen. Een medewerker kan aan meerdere groepen toegevoegd worden. In de registratierechten van een project kun je gebruik maken van groepen. Stel in dat een groep juist wel of niet mag registreren op dit project. Dit gaat sneller dan dit voor iedere medewerker afzonderlijk in te stellen. Om een nieuwe groep aan te maken of een groep in te zien of te wijzigen ga je naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Groep. Klik hier voor meer informatie
Ja dat kan. Om registratierechten voor een activiteit in te stellen ga je naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Tabblad activiteiten > Dubbelklik op activiteit > Tabblad registratierechten. Klik hier voor meer informatie.
 
Projectbudget
Per project kun je een budget instellen. Dit kan voor het hele project, per activiteit of per medewerker. Standaard budgetteer je op het aantal uren. Werk je met de module 'Tarieven' of 'Facturatie' dan kun je ook kiezen voor een financieel budget. Dit budget rekent met zowel het aantal uren als met het gekoppelde tarief. Ga naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Ga naar het tabblad budget. Klik hier voor meer informatie.
Stel in het budget in dat je een notificatie wilt ontvangen als een bepaald percentage van dit budget bereikt is. Ga naar het project, naar het tabblad 'Budget'. Zet het schuifje 'Toon notificatie' op 'Aan' en geef aan bij welk percentage van het totale budget de notificatie gestuurd moet worden. Klik hier voor meer informatie.
In het budget stel je in of het ingestelde budget wel of niet overschreden mag worden in de timesheet. Stel je zet overschrijden op 'Uit' dan kan een medewerker zodra het budget bereikt is geen uren meer registreren in de timesheet. Er wordt een foutmelding getoond waarin aangegeven wordt wat het budget is en dat dit overschreden is.
Dat is een recht dat staat ingesteld in de gebruikersrol van de medewerkers. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen > Medewerker > Registratierechten. Hier staat het recht: 'Tonen budget in timesheet'. Zet deze op 'Aan'. De medewerker klikt in de maand timesheet op de 3 puntjes achter het project en kiest 'Toon budget'. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel hiervan verbruikt is in totaal en hoeveel er verbruikt is door de betreffende medewerker.
 
Orders (regie of fixed-price)
Orders op regiebasis of op fixed-price basis (of self-billing) zijn altijd gekoppeld aan een project. Open een project. Ga naar het tabblad 'Orders' en klik daar op de rode + knop. In het tabblad 'Overzicht' klik je op het + icoon in de kaart 'Orders'. Klik hier voor meer informatie.
Met een regie order factureer je registraties (uren, aantallen en bedragen) uit de timesheets (uurtje-factuurtje). Hier bepaalt de gekozen periode welke registraties er op de factuur komen. Klik hier voor meer informatie.
Met een fixed-price order factureer je een vaste prijs. Factuur het totale bedrag in één keer of stel factuurmomenten in voor diverse deelfacturen. Klik hier voor meer informatie.
Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. klik hier voor meer informatie over product order items en hier voor meer informatie over abonnementen.
Ga naar de betreffende order. Klik op 'Factuurinstellingen'. Klik hier voor meer informatie.
Ja dit kan. Ga naar de betreffende order. Zet de instelling ‘Order items groeperen op factuur’ op ‘Ja’. Voor het groeperen van orders op 1 factuur moeten de volgende instellingen van de orders wel gelijk zijn:
  • Klant
  • Factuuradres
  • Verzendwijze
  • Factuur e-mail
  • Betalingstermijn
  • Factuurtemplate
Een hele order kan je niet kopieren maar een order-item binnen een order wel. Ga naar de order. Open het orderitem dat je wilt kopieren. Klik op 'Acties' en kies 'Dupliceren orderitem'.
 
Tarieven
Om een tarief voor een project in te stellen ga je naar het project en naar het tabblad 'Tarieven'. Klik op de rode + knop om een nieuw tarief toe te voegen. Je kan een standaard project tarief invoeren, maar je kan hier per activiteit, medewerker of functiegrope uitzonderingen op maken. Klik hier voor meer informatie.
Een tarief is in Yoobi op diverse plekken in te voeren (per medewerker, per klant, per project, per functiegroep). Yoobi bepaalt door een vastgestelde volgorde welk tarief gebruikt wordt in overzichten, budget en facturatie. Klik hier voor meer informatie.
 
Extern accorderen
Met extern accorderen bedoelen wij een fiat van de opdrachtgever. In Yoobi is dit mogelijk met de extra module 'extern accorderen'. Per project stel je in of de registraties door een externe accordeur (bijvoorbeeld de klant) geaccordeerd moeten worden. Op het moment dat de medewerker de timesheet sluit (of nadat het project geaccordeerd is door de projectmanager) krijgt de externe accordeur een e-mail met daarin een link naar Yoobi waar hij/zij de geregistreerde uren van deze medewerker kan inzien en goedkeuren/afkeuren. Klik hier voor meer informatie over extern accorderen.
Om gebruik te maken van extern accorderen dien je gebruik te maken van de module 'Extern accorderen'. Open het project waarvoor je extern accorderen wilt instellen. Klik rechtsboven op de knop 'Projectinstellingen'. Klik vervolgens op het tabblad 'Extern accorderen'. Zet het schuifje 'Extern accorderen' op aan. Vul de gegevens in en sla op. Let op: Stel je bij het extern accorderen in dat de accordeur per maand moet accorderen, dan moet de gehele maand gesloten zijn in de timesheet. Sluit de medewerker per week zijn timesheet dan kan het soms zijn dat je een aantal dagen moet wachten voordat de laatste week, en daarmee de gehele maand, gesloten wordt. Klik hier voor meer informatie over extern accorderen.
Als de externe accordeur de uren heeft afgekeurd (rood in timesheet) zullen de uren in de timesheet gecorrigeerd moeten worden. Doordat er een wijziging heeft plaatsgevonden in de uren zal Yoobi automatisch een nieuwe taak aanmaken om de uren nogmaals extern te laten accorderen. Blijkt na het afwijzen van de uren dat het aantal geregistreerde uren toch juist was, voer dan de volgende procedure uit om de taak nogmaals aan de externe accordeur aan te bieden:
  • Ga naar de timesheet van de medewerker
  • Heropen de periode
  • Wijzig een registratie
  • Sluit de periode
  • Door de wijziging zal Yoobi een nieuwe taak aanmaken om extern te accorderen
  • Heropen direct nogmaals de periode
  • Zet de gewijzigde registratie weer terug naar het juiste aantal uur.
  • Sluit de periode weer
De externe accordeur krijgt op deze manier een nieuwe taak (e-mail) en met het juiste aantal uren.
Als er is ingesteld dat eerst de projectmanager de periode moet goedkeuren voordat de externe taak verzonden wordt, controleer dan of de projectmanager de periode al heeft goedgekeurd. Werk je met de module onkostenregistraties en registreer je deze in de timesheet, controleer dan ook of alle onkosten eerst intern goedgekeurd zijn, pas dan zal de taak naar de externe accordeur verzonden worden. Is dit gecontroleerd en is de taak nog steeds niet verzonden, voer dan de volgende procedure uit:
  • Ga naar de timesheet van de medewerker
  • Heropen de periode
  • Wijzig een registratie
  • Sluit de periode
  • Door de wijziging zal Yoobi een nieuwe taak aanmaken om extern te accorderen
  • Heropen direct nogmaals de periode
  • Zet de gewijzigde registratie weer terug naar het juiste aantal uur.
  • Sluit de periode weer
De externe accordeur krijgt op deze manier een nieuwe taak (e-mail) en met het juiste aantal uren.