Projecten: veelgestelde vragen

Projecten
Ga naar Projecten > Projecten en kies voor 'Nieuw project'. Er opent een pop-up waar je de projectnaam en activiteit(en) instelt. Sla dit op en je kunt nu uren op dit project schrijven. Na het opslaan van je project navigeer je naar de detailgegevens van dit project waar je overige zaken als registratierechten, budget, tarieven, enz instelt.
Nog geen projecten in Yoobi toegevoegd? Klik dan hier voor het stappenplan.
Bepaal zelf welke kolommen je zichtbaar wilt hebben, en in welke volgorde, voor beide lijstweergaves (smal en breed). Ga naar de brede lijst weergave en klik rechtsboven op het moersleutelicoontje. Alle mogelijke kolommen worden zichtbaar. Vink een kolom aan of uit om deze toe te voegen of te verwijderen. Selecteer een kolom en sleep deze om de volgorde te wijzigen. Klik hier voor meer informatie over lijsten in Yoobi.
Standaard wordt in de lijst met projecten het filter 'Status Actief' toegepast. Heeft een project de status 'Gesloten' dan zal dit project dus niet zichtbaar zijn in de lijst. Pas het filter aan of verwijder het filter om ook gesloten projecten te tonen. Wil je het project heropenen klik op het project om naar de detailgegevens te navigeren en klik vervolgens rechts boven op de knop 'Acties' en kies 'Project openen'.
Open het project wat je wilt kopiëren klik rechtsboven op 'Acties' en kies 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden. Klik hier voor meer informatie.
Maak een project aan met bijvoorbeeld de naam 'Sjabloon'. Voeg activiteiten toe en eventueel budget, tarieven, orders, enz. Om deze projectgegevens steeds te dupliceren open je dit project, klik je rechtsboven op de knop 'Acties' en kies je 'Project dupliceren'. Er start een wizard om het project te dupliceren. Geef het nieuwe project een naam en koppel de juiste klant. Bepaal welke gegevens vanuit het sjabloonproject gekopieerd moeten worden. Klik hier voor meer informatie en hier voor informatie over projecten
Aan een hoofdproject kun je diverse deelprojecten koppelen. Het hoofdproject en de diverse deelprojecten zijn allemaal aparte projecten met aparte tarieven, budgetten enz. Klik hier voor meer informatie
Alle lijsten kun je sorteren door op de kolomnaam te klikken.
Je hebt een project aangemaakt in Yoobi en de verkeerde relatie gekoppeld. Wat te doen?

Als er nog geen orders zijn aangemaakt kun je de relatie nog gemakkelijk wijzigen. Als er wel al orders zijn aangemaakt (of zelfs als er gefactureerd is) dan kun je het gehele project verplaatsen naar de juiste relatie. De orders worden dan overgezet naar de nieuwe relatie.
Klik hier voor meer informatie.
 
Activiteiten
Wil je aan een bestaand project met activiteiten een extra activiteit toevoegen ga dan naar het project en naar het tabblad 'Activiteiten'. Klik op nieuwe activiteit toevoegen. Het is ook mogelijk om direct vanuit de timesheet een nieuwe activiteit toe te voegen, zodat je hier meteen op kan registreren. Klik hier voor meer informatie.
Maak je vaak gebruik van dezelfde activiteiten maak dan standaard activiteiten aan die je vervolgens gemakkelijk en snel kunt toevoegen aan een project. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Standaard activiteiten . Klik hier voor meer informatie.
In Yoobi zijn 3 registratietypes mogelijk: Uren, Bedrag en Aantal. Per activiteit kun je dus aangeven of je hier uren op wil schrijven of een bedrag (bijv. kosten) of een aantal (bijv. kilometers). Maak een nieuwe activiteit aan bijv 'Kilometers' en kies voor het registratietype 'Aantal'. Klik hier voor meer informatie.

Met de module 'Onkosten' registreer je nog makkelijker onkosten. Laat medewerkers een onkostenregistratie indienen (met foto van de bon als bijlage) en laat deze goedkeuren door de afdelingsmanager.
Ja dit kan. Kies je voor het registratietype 'Aantal' dan kun je hier vaste waardes voor invoeren. een medewerker mag dan alleen deze waardes invoeren. Andere waardes kunnen niet opgeslagen worden.

Scheid de waarden met een puntkomma (;) en gebruik een punt (.) voor decimalen, bijv: 0.5;1
Nu mogen alleen de waardes 0.5 en 1 ingevoerd worden in de timesheet. Laat leeg indien alle waardes ingevoerd mogen worden.

Handig als je bijvoorbeeld een activiteit 'Kantoordag' hebt en je deze alleen met een 1 mag vullen.
Maak je vaak gebruik van dezelfde activiteiten maak dan standaard activiteiten aan die je vervolgens gemakkelijk en snel kunt toevoegen aan een project. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Standaard activiteiten . Klik hier voor meer informatie.
 
Registratierechten
Per project en per activiteit geef je aan wie er wel en niet op mag registreren. Mag je er niet op registreren dan zijn die activiteiten of projecten ook niet zichtbaar in de timesheet. Registratie rechten stel je als volgt in: Ga naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Ga naar het tabblad registratie rechten. Klik hier voor meer informatie. Om dit voor een activiteit in te stellen ga je naar Projecten > Projecten > Klik op het project > Tabblad activiteiten > Dubbelklik op de activiteit > Tabblad registratierechten. Klik hier voor meer informatie.
Maak 1 of meerdere groepen aan door medewerkers aan de groep toe te voegen. Een medewerker kan aan meerdere groepen toegevoegd worden. In de registratierechten van een project kun je gebruik maken van groepen. Stel in dat een groep juist wel of niet mag registreren op dit project. Dit gaat sneller dan dit voor iedere medewerker afzonderlijk in te stellen. Om een nieuwe groep aan te maken of een groep in te zien of te wijzigen ga je naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Groep. Klik hier voor meer informatie
Ja dat kan. Om registratierechten voor een activiteit in te stellen ga je naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Tabblad activiteiten > Dubbelklik op activiteit > Tabblad registratierechten. Klik hier voor meer informatie.
 
Projectbudget
Per project kun je een budget instellen. Dit kan voor het hele project, per activiteit of per medewerker. Standaard budgetteer je op het aantal uren. Werk je met de module 'Tarieven' of 'Facturatie' dan kun je ook kiezen voor een financieel budget. Dit budget rekent met zowel het aantal uren als met het gekoppelde tarief. Ga naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Ga naar het tabblad budget. Klik hier voor meer informatie.
Stel in het budget in dat je een notificatie wilt ontvangen als een bepaald percentage van dit budget bereikt is. Ga naar het project, naar het tabblad 'Budget'. Zet het schuifje 'Toon notificatie' op 'Aan' en geef aan bij welk percentage van het totale budget de notificatie gestuurd moet worden. Klik hier voor meer informatie.
Het is in Yoobi niet mogelijk om meerdere budget periodes te gebruiken; een project heeft dus maar 1 budget. Je zult dus voor deze medewerker jaarlijks een nieuw project moeten aanmaken. Je kan dat eenvoudig doen door het project te dupliceren. Hiermee wordt de complete structuur inclusief eventuele orders gedupliceerd en kan je direct weer verder. Dupliceren kan via de blauwe Acties button rechts bovenin.
In het budget stel je in of het ingestelde budget wel of niet overschreden mag worden in de timesheet. Stel je zet overschrijden op 'Uit' dan kan een medewerker zodra het budget bereikt is geen uren meer registreren in de timesheet. Er wordt een foutmelding getoond waarin aangegeven wordt wat het budget is en dat dit overschreden is.
Dat is een recht dat staat ingesteld in de gebruikersrol van de medewerkers. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen > Medewerker > Registratierechten. Hier staat het recht: 'Tonen budget in timesheet'. Zet deze op 'Aan'. De medewerker klikt in de maand timesheet op de 3 puntjes achter het project en kiest 'Toon budget'. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel hiervan verbruikt is in totaal en hoeveel er verbruikt is door de betreffende medewerker.
Je kunt een budgettype aangeven. Met type "project-activiteit" kun je budgetten aan activiteiten koppelen / invoeren.
Als medewerker niet meer kan boeken ivm tekort aan budget dan kun je dit oplossen door het budget op te hogen of de beperking van het budget af te halen. Dit moet de projectmanager doen. Ga naar Projecten > Projecten > Dubbelklik op project > Ga naar het tabblad budget. Klik hier voor meer informatie.
Medewerkers kunnen in de timesheet via de 3 bolletjes het project budget direct inzien. Als je iemand expliciet rechten wilt geven rond projecten en/of projectbudget kun je een extra projectmanager rol aanmaken. Doe dit ons beheer > systeemvoorkeurel > Projectrollen. Klik hier voor meer informatie.
 
Orders (regie of fixed-price)
Orders op regiebasis of op fixed-price basis (of self-billing) zijn altijd gekoppeld aan een project. Open een project. Ga naar het tabblad 'Orders' en klik daar op de rode + knop. In het tabblad 'Overzicht' klik je op het + icoon in de kaart 'Orders'. Klik hier voor meer informatie.
Met een regie order factureer je registraties (uren, aantallen en bedragen) uit de timesheets (uurtje-factuurtje). Hier bepaalt de gekozen periode welke registraties er op de factuur komen. Klik hier voor meer informatie.
Met een fixed-price order factureer je een vaste prijs. Factuur het totale bedrag in één keer of stel factuurmomenten in voor diverse deelfacturen. Klik hier voor meer informatie.
Met een product order factureer je een bepaald product met 1 of meerdere artikelen. Factureer het totale bedrag in één keer of factureer dit als abonnement. klik hier voor meer informatie over product order items en hier voor meer informatie over abonnementen.
Ga naar de betreffende order. Klik op 'Factuurinstellingen'. Klik hier voor meer informatie.
Ja dit kan. Ga naar de betreffende order. Zet de instelling ‘Order items groeperen op factuur’ op ‘Ja’. Voor het groeperen van orders op 1 factuur moeten de volgende instellingen van de orders wel gelijk zijn:
  • Klant
  • Factuuradres
  • Verzendwijze
  • Factuur e-mail
  • Betalingstermijn
  • Factuurtemplate
Een hele order kan je niet kopieren maar een order-item binnen een order wel. Ga naar de order. Open het orderitem dat je wilt kopieren. Klik op 'Acties' en kies 'Dupliceren orderitem'.
 
Tarieven
Om een tarief voor een project in te stellen ga je naar het project en naar het tabblad 'Tarieven'. Klik op de rode + knop om een nieuw tarief toe te voegen. Je kan een standaard project tarief invoeren, maar je kan hier per activiteit, medewerker of functiegrope uitzonderingen op maken. Klik hier voor meer informatie.
Een tarief is in Yoobi op diverse plekken in te voeren (per medewerker, per klant, per project, per functiegroep). Yoobi bepaalt door een vastgestelde volgorde welk tarief gebruikt wordt in overzichten, budget en facturatie. Klik hier voor meer informatie.