Offertes

De module Offertes is een uitbreiding op de uitgebreide CRM module met Verkopen.
Maak offertetemplates aan om nog sneller offertes te maken. Verstuur deze naar de klant en houdt de status bij in Yoobi. De klant kan de offerte digitaal accorderen. De verstuurde en goedgekeurde offertes worden als bijlagen aan de verkoop toegevoegd. 
Vanuit de offerteregels maak je snel een order en projecten aan.

Offertetemplate
Maak gebruik van offertetemplates om nog sneller een nieuwe offerte aan te kunnen maken. Maak een aparte template voor diverse producten, licenties, abonnementen of projecten. Offreer je ook in andere talen, maak hier dan ook aparte templates voor aan.

Nieuwe editor offertes en offertetemplates
We hebben sinds 2023 een nieuwe editor in gebruik genomen om offertetemplates en offertes te maken. Met deze nieuwe editor kun je gebruik maken van bewerkbare velden.

• Offertetemplate. Maak je een nieuwe offertetemplate aan dan zal deze in de nieuwe editor openen. Open je een bestaande offertetemplate die gemaakt is in de oude editor dan zal deze in de oude editor openen. Je kunt deze offertetemplate gemakkelijk overzetten naar de nieuwe editor. Meer informatie.
• Offerte. Wanneer je bij het aanmaken van een offerte gebruik maakt van een offertemplate gemaakt in de nieuwe editor of je gebruikt geen offertetemplate, dan zal de offerte in de nieuwe editor openen.
  Gebruik je een template gemaakt in de oude editor, dan zal de offerte ook in de oude editor openen. 

Werkte je al eerder met de module 'Offertes' dan kun je de templates gemaakt in de oude editor omzetten naar de nieuwe editor. Voor nu kunnen beide editors gebruikt worden. In de toekomst zal alleen nog de nieuwe editor gebruikt worden. 

Nieuwe offerte aanmaken
Een offerte is altijd gekoppeld aan een verkoop. Maak een offerte aan vanuit een verkoop of maak een offerte aan bij een relatie waarbij je ook meteen de verkoop selecteert.
Stel een offerte samen met o.a. offerteregels, placeholders, bewerkbare velden en bijlagen. Meer informatie.

Lijst met offertes
Ga naar de relatie of de verkoop en bekijk hier de offertes in het tabblad 'Offertes'.

Detailgegevens van een offerte
De detailgegevens van een offerte wordt op bijna dezelfde manier weergegeven als de offertetemplate. Echter zijn de aanwezige placeholders in de offerte nu gevuld met de beschikbare informatie vanuit Yoobi. Meer informatie.
 

Verkoopregels kopiëren naar offerteregels
Bij het instellen/toevoegen van de offerteregels is het mogelijk om de verkoopregels te kopiëren. De verkoopregels zullen nu de aanwezige offerteregels overschrijven. Meer informatie.

Offerteregels kopiëren naar verkoopregels
Bij het instellen/toevoegen/opslaan van de offerteregels is het mogelijk om de offerteregels naar de verkoopregels te kopiëren. De offerteregels zullen nu de aanwezige verkoopregels overschrijven. Geef aan of je ook meteen de verkoopwaarde (som van alle verkoopregels) wilt updaten. Meer informatie.
 

Orders en projecten aanmaken vanuit de offerte
Dit is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de module Facturatie.
Om snel te kunnen factureren, maak je een order aan vanuit de offerte (of verkoop). Ga naar het tabblad 'Offertes' en klik op de 3 puntjes bij de offerte. Kies 'Order samenstellen'. Staat er een projectregel in de verkoop- of offerteregels dan wordt bij de actie 'Order samenstellen' ook direct een (nieuw) project aangemaakt. Meer informatie.

Taken
Wanneer een offerte naar de klant verstuurd wordt of wanneer de ontvanger een offerte goedkeurt, worden er in Yoobi diverse taken aangemaakt zodat je o.a. kan zien wanneer een activiteit heeft plaatsgevonden.

• Offerte verstuurd. Wanneer een offerte verstuurd wordt naar de klant zal hier een taak (e-mail uit) voor aangemaakt worden. Aan de taak wordt de verzonden offerte als PDF toegevoegd. Deze taak krijgt direct de status 'Afgerond'.
• Leesbevestiging offerte. Heb je in de begeleidende e-mail van de offerte de leesbevestiging aangezet, dan wordt hier automatisch een taak (type taak/activiteit) voor aangemaakt wanneer de ontvanger de offerte bekijkt. De taak krijgt meteen de status 'Afgerond'.
• Goedgekeurde offerte. Wanneer een offerte goedgekeurd wordt, wordt er ook een taak aangemaakt. Hieraan is de goedgekeurde offerte toegevoegd als PDF. Deze taak wordt automatisch toegewezen aan de accountmanager, maar je kan in het verkoopschema instellen of deze taak ook aan andere gebruikers toegewezen moet worden. De taak heeft de status 'Open'.
   

  Let op: Maak je gebruik van bewerkbare velden dan is het taaktype 'Offerte accordering'. De bewerkbare velden in de offerte moeten dan nog beoordeeld worden en eventueel overgenomen worden in het Yoobi CRM. Meer informatie. 

 

• Taak bevestiging e-mail naar klant. Wanneer de bevestiging van de goedgekeurde offerte naar de klant gemaild wordt, wordt hier ook een taak (e-mail uit) voor aangemaakt. Aan deze taak is de goedgekeurde digitaal ondertekende offerte gekoppeld. De taak krijgt meteen de status 'Afgerond'.

De taken zullen zichtbaar zijn in het tabblad 'Taken' bij de verkoop. Standaard worden alleen de taken met de status 'Open' getoond maar wanneer je dit filter weghaalt, zijn alle taken zichtbaar.

Bijlagen
Zie hierboven de uitleg bij taken. Bij het versturen en goedkeuren van een offerte wordt een taak aangemaakt met daarin een bijlage van de offerte. Deze bijlage zal zichtbaar zijn in het tabblad 'Bijlagen' van de verkoop. Verstuur je met de offerte nog andere bijlagen mee naar de klant, dan zullen deze bijlagen ook zichtbaar zijn in het tabblad 'Bijlagen.

Offerte versturen

Om een offerte te versturen zijn er de volgende mogelijkheden:

• Tabblad offertes (kaartweergave). Klik in het offertekaartje op de 3 puntjes en kies 'Offerte verzenden'.
• Tabblad offertes (lijstweergave). Selecteer een offerte en klik rechtsboven op de rode 3 puntjes en kies 'Offerte verzenden'.
• Offertedetail. Open de offerte en klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties'. Kies 'Offerte verzenden'

Let op: Je kan altijd maar 1 offerte tegelijk versturen.

Vervolgens opent een pop-up met de begeleidende e-mail naar de klant. Meer informatie.

Offerte digitaal accorderen
In Yoobi laat je een offerte gemakkelijk ondertekenen door de ontvanger. De ontvanger krijgt een e-mail met daarin een link of knop. Zodra deze aangeklikt wordt, navigeert de ontvanger naar de offerte in Yoobi. Afhankelijk hoe het in de offerte(template) is ingesteld accordeert de ontvanger de offerte in zijn geheel, of per pagina. Meer informatie.

Offerte goedgekeurd, automatische acties
Wanneer een offerte goedgekeurd wordt dan vinden er een aantal automatische acties plaats:

• Pop-up 'Offerte goedgekeurd'. De accountmanager krijg direct een pop-up op het scherm in Yoobi met daarin de melding 'De offerte van xxx, verstuurd op xxx is goedgekeurd door xxx'. 
• Taak goedgekeurde offerte. Wanneer een offerte goedgekeurd wordt, wordt er een taak aangemaakt 'Offerte voor xxx' is goedgekeurd. Hieraan is de goedgekeurde offerte toegevoegd als PDF. Deze taak wordt automatisch toegewezen aan de accountmanager, maar je kan in het verkoopschema instellen of deze taak ook aan andere gebruikers toegewezen moet worden. De taak heeft de status 'Open'.
   

  Let op: Maak je gebruik van bewerkbare velden dan is het taaktype 'Offerte accordering'. De bewerkbare velden in de offerte moeten dan nog beoordeeld worden en eventueel overgenomen worden in het Yoobi CRM. Meer informatie. 

 

• Fase wijzigen. In het verkoopschema kun je instellen dat de fase van de verkoop automatisch gewijzigd wordt naar een andere fase zodra de offerte is goedgekeurd (of afgewezen).
• Bevestiging e-mail naar klant. De ontvanger krijgt na goedkeuren van de offerte direct een e-mail ter bevestiging van goedkeuring. In deze e-mail is als bijlage de goedgekeurde digitaal ondertekende offerte in pdf toegevoegd.
• Taak bevestiging e-mail naar klant. Wanneer de bevestiging naar de klant gemaild wordt, wordt hier ook een taak (e-mail uit) voor aangemaakt. Aan deze taak is de goedgekeurde digitaal ondertekende offerte gekoppeld. De taak krijgt meteen de status 'Afgerond'.

Placeholders en bewerkbare placeholders
In de offerte kan gebruik gemaakt worden van placeholders. Een placeholder is een tijdelijk type content dat later vervangen zal worden met de definitieve gegevens. Deze gegevens worden uit Yoobi gehaald. Meer informatie.

Bij het versturen van een offerte naar de klant is het mogelijk om de klant zelf bepaalde gegevensvelden in te laten vullen (bewerkbare velden). Deze velden moeten vervolgens beoordeeld worden en kunnen dan in Yoobi CRM doorgevoerd worden.
Handig als je bijvoorbeeld graag gegevens wilt opvragen zoals rekening- of btw-nummer. Meer informatie.

Tekstfragmenten
Maak gebruik van tekstfragmenten. Tekstfragmenten zijn teksten die je vaker wilt gebruiken in een offerte of offertetemplate. Meer informatie.

Je kan op 2 plaatsen nieuwe tekstfragmenten aanmaken:

1. Via Beheer > Systeemvoorkeuren > CRM > Tekstfragmenten. Hier voeg je nieuwe tekstfragmenten toe of wijzig je deze.
2. In de offerte of offertetemplate. Klik op het icoontje rechts in het tekstfragmenten blokje. De lijst met tekstfragmenten opent in een pop-up. Gebruik de + knop om een nieuw fragment toe te voegen. Dit werkt precies hetzelfde als via 'Beheer'.

Voeg dit tekstfragment vervolgens met 1 druk op de knop toe in de offerte (of offerte template). 

Offerte instellingen
Ga naar Beheer > Instellingen > CRM voor de offerte instellingen:

• Offerte CC en BCC. Vul hier één of meerdere e-mailadressen in waar de offerte ook (naast het e-mail adres wat je in de offerte zelf instelt) naar verstuurd moet worden.
• Offerte accorderen per pagina. Zet je het schuifje hier op 'AAN' dan dient een offerte per pagina geaccordeerd te worden. Staat het schuifje op 'UIT' dan kan de gehele offerte in 1x geaccordeerd worden. bij het aanmaken van een offerte wordt deze instelling automatisch overgenomen, maar is in de offerte zelf nog te wijzigen.
• Offertenaam (masker). Vul hier een masker in voor de offertenaam. Maak hierbij gebruik van de aanwezige placeholders (zie i-icoontje). De offertenaam zal volgens dit masker automatisch gevuld worden wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt. De naam is in de offerte zelf nog te wijzigen.
• Offerte PDF filenaam (masker). Vul hier een masker in voor de PDF naam. Dit is de naam van de PDF van de offerte. Maak hierbij gebruik van de aanwezige placeholders (zie i-icoontje). 
• Projectnaam (offerte/verkoop) (masker). Wanneer je in de offerteregels een projectregel toevoegt, kun je de projectnaam automatisch laten vullen. Vul daarvoor hier een masker in.