Offertes: Nieuwe offerte maken en versturen

Met de aanvullende module 'Offertes' stuur je gemakkelijk offertes vanuit Yoobi. Maak een of meerdere offerte templates aan en gebruik deze om snel een offerte te versturen. Selecteer eventueel producten en artikelen. De offerte kan als PDF verstuurd worden of je stuurt de offerte in een link digitaal naar de klant waarmee digitaal geaccordeerd kan worden. Een offerte kan direct worden omgezet in een order die vervolgens gefactureerd kan worden.

Offertes zijn op 2 manieren toe te voegen: Via de verkoop of direct via de relatie. 

Nieuwe offerte aanmaken vanuit een verkoop of relatie
Ga naar de verkoop of relatie en open de detailgegevens.

  1. Klik in het tabblad 'Offertes' op de rode + knop
  2. Klik in het tabblad 'Overzicht' op het + icoon in de kaart​​​​ 'Offertes'

Maak je een offerte aan vanuit een relatie dan moet je nog een bestaande verkoop koppelen of je maakt direct een nieuwe verkoop aan.

Offerte versturen
Om een offerte te versturen zijn er de volgende mogelijkheden:

  • Tabblad offertes (kaartweergave). Klik in het offertekaartje op de 3 puntjes en kies 'Offerte verzenden'.
  • Tabblad offertes (lijstweergave). Selecteer een offerte en klik rechtsboven op de rode 3 puntjes en kies 'Offerte verzenden'.
  • Offertedetail. Open de offerte en klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties'. Kies 'Offerte verzenden'

Let op: Je kan altijd maar 1 offerte tegelijk versturen.


WERKWIJZE:

Stap 1.
Kies een offertetemplate. Klik op het pijltje om het menu uit te klappen en een template te kiezen.




Stap 2. Je navigeert nu naar de offerte. Deze is nog geheel te bewerken. Meer informatie.




Stap 3. Offerte versturen. Nadat je 'Offerte verzenden' hebt gekozen, opent de volgende pop-up:



 
  1. Afzender. Dit veld is alleen zichtbaar als er een DKIM-record (voorheen SPF) is ingesteld. Dit houdt in dat jouw e-mails niet vanuit Yoobi verstuurd worden maar vanuit een eigen in te stellen mailadres. Meer informatie.
    Wanneer dit veld aanwezig is, kun je deze e-mail vanuit iedere medewerker versturen. Standaard staat het e-mailadres van de accountmanager ingevuld. Klik in het veld om een ander e-mailadres te selecteren.
  2. Ontvanger. De ontvanger wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die je aan de verkoop gekoppeld hebt. Wil je de offerte naar een andere contactpersoon (van de gekoppelde relatie) sturen, delete dan het aanwezige e-mailadres en kies een andere contactpersoon.
  3. + Knop. Is er nog geen contactpersoon gekoppeld, of wil je een nieuwe contactpersoon toevoegen, klik dan op de + knop en voeg een nieuwe contactpersoon toe. Deze wordt automatisch bij de relatie opgeslagen.
  4. CC / BCC. Klik op CC en/of BCC om een extra veld toe te voegen. Vul een e-mailadres in.
  5. Taalinstelling. Geef aan in welke taal de mail verstuurd moet worden. Kies je hier Engels, dan wordt de Engelse e-mailtemplate gebruikt. Nadat de link is aangeklikt door de ontvanger is alle begeleidende tekst ook in het Engels.
  6. Onderwerp. Het onderwerp wordt gevuld vanuit de e-mailtemplate. Je kan deze wijzigen.
  7. Tekst. De tekst wordt overgenomen vanuit de e-mailtemplate (ingesteld via Beheer > Systeemvoorkeuren > Website content > E-mail: Offerte mailtemplate). Heb je in de template gebruik gemaakt van placeholders, dan zijn deze nu gevuld met de aanwezige informatie. Je kan de tekst hier nog wijzigen.
  8. Accordeerlink (groen duimpje). Voeg een link toe waarmee de ontvanger de offerte kan openen en goedkeuren. De link wordt dan toegevoegd in de tekst. Let op: de offerte word dan niet als PDF verstuurd. Wel krijgt de klant na accorderen een e-mail met daarin de digitaal ondertekende offerte (PDF).
  9. Accordeerknop (blauw duimpje). Wil je geen link in de tekst toevoegen maar een knop (met daarin de link) dan klik je op het blauwe duimpje.
  10. Leesbevestiging. Zet eventueel een leesbevestiging aan. Wanneer de offerte geopend wordt, dan zal hier een taak voor aangemaakt worden (krijgt meteen status afgerond) die aan de verkoop toegevoegd wordt.
  11. Bijlagen. Als er in de offerte (vanuit offertetemplate of bij offerte zelf) bijlages zijn toegevoegd, dan worden deze hier getoond. De offerte zelf wordt ook altijd als bijlage weergegeven. Wil je extra bijlages toevoegen of juist verwijderen annuleer dan dit scherm en wijzig dit in de offerte zelf.
  12. Verzenden. Klik op ‘Verzenden’ om de offerte te verzenden.
 

Offerte status 'Concept' en 'Gereed'
Concept. Bij het opslaan van een offerte krijgt de offerte de status 'concept'. Wanneer je de offerte opnieuw opent is deze nog te wijzigen.
Gereed. Je kan de offerte bij het opslaan ook meteen de status 'Gereed' geven. Hiermee geef je aan dat je de offerte gecontroleerd is en gereed is voor verzenden. 

Nadat je de offerte opgeslagen hebt, is deze zichtbaar in het tabblad 'Offertes' en het tabblad 'Overzicht' van zowel de verkoop als de relatie.

Offerte (detail) inzien en/of bewerken
Wanneer je een offerte opent navigeer je naar de offertedetails. Wijzig hier offerteregels, offerte-instellingen, placeholders enz. De mogelijkheden om wijzigingen in een offerte op te slaan zijn afhankelijk van de status van de offerte. Meer informatie.

Verzonden offerte
Nadat de offerte verzonden is, krijg de offerte de status 'Verzonden'. 
Er wordt automatisch een taak aangemaakt (en direct afgerond). Dit is een taak zodat je kan zien dat de offerte verstuurd is. Aan deze taak is de verzonden offerte als PDF toegevoegd. Deze PDF is ook als bijlage zichtbaar bij de verkoop in het tabblad 'Bijlagen'. 

Verzonden offerte (wat ziet de ontvanger?)
Klik hier om te kijken hoe de ontvanger deze offerte via de e-mail gestuurd krijgt en hoe hij/zij deze offerte kan accorderen.
 

Nieuwe editor
We hebben een nieuwe editor in gebruik genomen om offertetemplates en offertes te maken. Met deze nieuwe editor kun je gebruik maken van bewerkbare velden.

  • Offertetemplate. Maak je een nieuwe offertetemplate aan dan zal deze in de nieuwe editor openen. Open je een bestaande offertetemplate die gemaakt is in de oude editor dan zal deze in de oude editor openen. Je kunt deze offertetemplate gemakkelijk overzetten naar de nieuwe editor. Meer informatie.
  • Offerte. Wanneer je bij het aanmaken van een offerte gebruik maakt van een offertemplate gemaakt in de nieuwe editor of je gebruikt geen offertetemplate, dan zal de offerte in de nieuwe editor openen.
    Gebruik je een template gemaakt in de oude editor, dan zal de offerte ook in de oude editor openen. 

Voor nu kunnen beide editors gebruikt worden. In de toekomst zal alleen nog de nieuwe editor gebruikt worden.

  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
  • Bijgewerkt op:
    23-02-2024
  • Tag:
  • Door:
    Annehil van Rutten
  • Supporttag: