Spammaatregelen. DKIM wijzigen in DNS

Standaard worden e-mails vanuit Yoobi verzonden vanuit no-reply@yoobi.nl. Dit is niet altijd wenselijk en daarbij komt dat e-mails verstuurd vanuit no-reply@yoobi.nl bij de ontvanger als spam kunnen worden aangemerkt omdat deze verzender niet bekend is.
Om dit te voorkomen is het mogelijk je eigen e-mail adres in te stellen. Lees in dit supportdocument hoe.

Reply-to e-mail adres toevoegen
Ga naar Beheer > Instellingen > Systeem en voer bij de instelling 'Reply-to e-mailadres voor de e-mails verstuurd vanuit Yoobi' het adres in waar de reply's naar toe gestuurd moeten worden.



De e-mail komt hierbij dus nog wel binnen bij de ontvanger als afzender no-reply@yoobi.nl, echter als de ontvanger een reply op deze e-mail verstuurt (of automatische reply) dan zal deze naar het opgegeven e-mail adres gestuurd worden.
 

Lees hier meer over de verschillende e-mail instellingen.

E-mail versturen vanuit je eigen e-mailadres
Wil je dat de e-mail daadwerkelijk vanuit jouw organisatie verstuurd wordt (afzender is jouw ingestelde e-mailadres) dan is dat ook mogelijk. Ga naar Beheer > Instellingen > Systeem en stel in:


 

1. Zodra je een DKIM/SPF record toegevoegd hebt aan je DNS zet je deze instelling op 'Aan'. Lees hieronder hoe je DKIM toevoegt.
2. Voer hier het e-mailadres in waarmee e-mails worden verstuurd vanuit Yoobi. Deze instelling werkt alleen als de instelling hierboven beschreven op 'Aan' staat en het DKIM/SPF record juist is toegevoegd.

 

E-mailprovider
In 2023 hebben we voor de e-mailprovider 'Brevo' gekozen. Inmiddels is gebleken dat Brevo helaas niet in alle gevallen een betrouwbare partij blijkt te zijn. Om deze reden hebben we per februari 2024 een nieuwe e-mailprovider 'Flowmailer'.

Flowmailer: Aanpassingen in je DNS
Door het toevoegen van records in de DNS worden e-mails vanaf de Yoobi mailserver toegestaan voor je eigen domein. Dit voorkomt, of vermindert de kans, dat e-mails niet aankomen of in de spamfolder belanden.

Welke aanpassingen je moet doen, hangt soms af of je al met een andere applicatie gebruik maakt van Flowmailer. Vraag hiervoor advies bij je ICT afdeling/bedrijf. 

Deze gegevens moeten toegevoegd worden aan je DNS voor het gebruik van flowmailer via Yoobi: 

name	type	value
mailer.yoobi.nl	CNAME	web.flowmailer.net.
fm1._domainkey.yoobi.nl	CNAME	fm1-9258-yoobi-nl.fmdkim.net.
fm2._domainkey.yoobi.nl	CNAME	fm2-9258-yoobi-nl.fmdkim.net.
		Let op: De schuingedrukte tekst yoobi-nl hierboven moet je eigen domeinnaam zonder www zijn. Het puntje wordt vervangen door een streepje.
_dmarc.yoobi.nl	TXT	v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; ruf=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; fo=1
		Let op: Als dit record al bestaat is dat ook een valide optie en is het niet verplicht om dit te wijzigen naar bovenstaande. De p, rua en ruf parameters zijn wel sterk aan te raden om op te nemen.
yoobi.nl	TXT	v=spf1 include:spf.flowmailer.net ~all
		Let op: Als dit record al bestaat moet na de laatste include:[...] deze tekst worden toegevoegd: include:spf.flowmailer.net
Je DNS systeem bepaalt hoe je het veld name hierboven moet invullen. Soms MET de domeinnaam yoobi.nl in het voorbeeld. Soms ZONDER! Valideer altijd je instellingen na aanpassen.

Het is niet noodzakelijk om dkim instellingen te maken voor deze leverancier door de cname records die wijzen naar een flowmailer servers. Testen van settings kan via een openbare website als mxtoolbox.com. 
 

Tip: Kies een relatief lage TTL (time to live). Bijv 180 voor 3 minuten. Dan zijn wijzigingen snel door te voeren.

 

Hier voor de duidelijkheid een voorbeeld van het eindresultaat voor klant e-dynamics:

name	type	value
mailer.e-dynamics.nl	CNAME	web.flowmailer.net.
fm1._domainkey.e-dynamics.nl	CNAME	fm1-9258-e-dynamics-nl.fmdkim.net.
fm2._domainkey.e-dynamics.nl	CNAME	fm2-9258-e-dynamics-nl.fmdkim.net.
_dmarc.e-dynamics.nl	TXT	v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; ruf=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; fo=1
e-dynamics.nl *	TXT	v=spf1 include:include:spf.flowmailer.net ~all

* Hier staat ook wel eens een @, dit is afhankelijk van je DNS systeem.

Let op: neem gegevens in bovenstaande tabel NIET 1-op-1 over want dit is een voorbeeld.

DNS ingesteld, doorgeven aan Yoobi Support. 
Wanneer de gegevens zijn ingesteld in je DNS, neem dan contact op met Yoobi support en geef aan dat je de DNS hebt ingesteld. Zij valideren dan de instellingen en activeren dit in jullie omgeving. Daarna kun je veilig e-mails verzenden via Yoobi. Zie dit artikel hoe je dit zelf kunt controleren.

Let op: Ben je na 1 maart 2024 nieuw bij Yoobi en stel je dan je DNS in, dan hoeft er geen contact opgenomen te worden met de Yoobi support afdeling. De koppeling met Flowmailer is dan standaard al geactiveerd.

Vragen of hulp nodig?
Lukt het niet om deze aanpassingen in je DNS door te voeren, of heb je hier vragen over, neem dan contact op met je netwerk- of hostingprovider van je domein. Wil je valideren of alles werkt gebruik een online tool voor het controleren en valideren van je DNS instellingen.