E-mails vanuit Yoobi

Alleen medewerkers met het recht tot 'E-mails verzonden vanuit Yoobi' kunnen de e-mails inzien en/of herzenden.
Je stelt dit recht in via: Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrol > Kies gebruikersrol > Beheer > Recht 'E-mails verzonden vanuit Yoobi'.

 

Let op: Met dit recht heb je inzage tot ALLE e-mails. Dus alle verstuurde facturen, offertes, maar ook bijvoorbeeld contracten als je die vanuit Yoobi verstuurt met de module 'Documenten'.

Let op: Standaard staat dit recht aan bij alle medewerkers met de gebruikersrol 'Yoobi beheerder' of 'Administrator'.

Ga naar Beheer > E-mails om de lijst met alle verzonden e-mails te openen.
Alle e-mails verzonden vanuit Yoobi zijn zichtbaar in de lijst. Standaard staat de laatst verzonden e-mail bovenaan. Direct nadat een e-mail vanuit Yoobi is verzonden, zal deze toegevoegd worden aan de lijst.

Alle e-mails worden bewaard, echter de inhoud van de e-mails wordt na een maand verwijderd. Na een maand heb je geen inzage meer in de e-mailtekst of geschiedenis van deze e-mail, en kunnen niet ontvangen e-mails niet meer vanuit deze lijst nogmaals verzonden worden.
De inhoud wordt dus uit deze lijst met e-mails verwijderd, maar is elders in Yoobi natuurlijk nog bewaard gebleven. Een item als bijvoorbeeld een factuur, document of offerte kan altijd nog opnieuw verstuurd worden door naar dit item te gaan en vanuit daar het item opnieuw te versturen.

In 2023 hebben we voor de e-mailprovider 'Brevo' gekozen. Inmiddels is gebleken dat Brevo helaas niet in alle gevallen een betrouwbare partij blijkt te zijn. Om deze reden hebben we per februari 2024 een nieuwe e-mailprovider 'Flowmailer'. Omdat we voorlopig van beide partijen gebruik maken, worden beide genoemd. E-mails vanuit Yoobi worden naar Flowmailer/Brevo verstuurd, en vanuit daar worden de e-mails naar de ontvanger gestuurd.
Lees hier meer over instellingen in Yoobi met betrekking tot e-mails. 
Lees hier meer over spammaatregelen en het toevoegen van een DKIM/SPF-record aan je DNS

Per e-mail die verstuurd wordt, krijg je een rapport terug naar het opgegeven emailadres. Met dit rapport kun je zien hoe de aflevering was van jouw e-mail. Dit wordt een DMARC rapport genoemd. DMARC staat voor: Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance.

Voorbeeld SPF-record:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; ruf=mailto:dmarc@inbound.flowmailer.net; fo=1 Dit zorgt er voor dat de DMARC rapporten, in dit geval, bij Flowmailer terecht komen.

Wil je zelf je eigen DMARC rapporten ontvangen, dan moet je hier in dit SPF-record je eigen DMARC URI’s invullen. Aan de hand van de rapporten kun je op deze manier je DMARC beleid aanpassen.

De e-mails in de lijst kunnen de volgende statussen hebben:

 

• Wordt binnenkort verzonden. Zodra een e-mail verzonden is vanuit Yoobi dan is deze direct zichtbaar in de lijst met de status 'Wordt binnenkort verzonden'. Yoobi haalt iedere minuut de e-mails op om te verzenden naar Flowmailer/Brevo.
• Bezig met verzenden. Deze status krijgt de e-mail als deze naar Brevo (voorheen Sendinblue) gestuurd is.
• Ontvangen. Flowmailer/Brevo heeft de e-mail doorgestuurd naar de geadresseerde(n) en heeft teruggegeven dat de e-mail ontvangen is.
• Deels ontvangen. Wanneer een e-mail verstuurd is naar meerdere e-mail adressen (CC en/of BCC) en deze is niet bij iedere ontvanger aangekomen.
• Niet ontvangen. De e-mail is niet ontvangen door de geadresseerde(n).
• Wordt niet verzonden. Dit zijn e-mails die niet verzonden worden vanuit Yoobi. Reden hiervan is bijvoorbeeld als de ontvanger jouw e-mailadres geblokkeerd heeft of dat er voorheen e-mails naar dit adres herhaaldelijk niet ontvangen zijn.
• Gesloten. Wanneer er e-mails niet goed ontvangen zijn, maar je wilt hier verder geen actie op ondernemen dan kun je de e-mail de status 'Gesloten' geven (via de knop 'Acties' in de lijst met e-mails. De e-mails komen dan niet meer terug in de actiepunten (Mijn Yoobi) en je kunt ze uit de lijst met e-mails filteren.

Klik op een e-mail in de lijst om het detail van deze e-mail in te zien. Er zijn 3 tabbladen:

 

• Overzicht. Dit is in tabelvorm de informatie over deze e-mail. Wanneer is deze verzonden, wat is de status en wat is de reden dat deze niet ontvangen is. De reden die hier getoond wordt, is de reden die wij terugkrijgen vanuit Flowmailer/Brevo. Zie hieronder bij 'Redenen / Foutmeldingen' voor meer informatie. 
  Is een e-mail nogmaals verzonden (automatisch of handmatig) dan is dat hier als extra kopje terug te zien.
• E-mails. Hier zie je de inhoud van de e-mail. Deze inhoud kan niet bewerkt worden.
• Geschiedenis. Hier zie je precies welke pogingen er gedaan zijn om de e-mail af te leveren.

Wanneer een e-mail niet of deels ontvangen is of als deze niet verzonden is, dan is het mogelijk de e-mail opnieuw te versturen.

Voorbeeld e-mail 'Deels ontvangen':



In bovenstaand voorbeeld is de e-mail dus wel correct ontvangen door de persoon in de BCC. Echter is de e-mail afgewezen bij het e-mailadres iris@yoobi.nl
Wanneer een e-mail niet ontvangen is, zal de e-mail na ca 4 uur nogmaals aangeboden worden. In dit geval is ook deze e-mail afgewezen. 

Wil je de e-mail wel alsnog verzenden naar dit adres, kies dan voor 'Opnieuw verzenden'. 



Wanneer je het e-mail adres wijzigt, dan zoekt Yoobi op waar het oude e-mail adres gebruikt werd en geeft de mogelijkheid om het e-mail adres op deze plekken ook meteen te wijzigen. Vink aan bij welke bron je dit wilt wijzigen en kies 'Opnieuw verzenden'.

Let op: Gebruik deze mogelijkheid alleen als er bijvoorbeeld een fout in het e-mail van de ontvanger staat, dus niet om de e-mail naar een ander persoon te sturen. Dit moet je doen op de plek waarvan de e-mail is verstuurd (bij bijvoorbeeld een factuur).

Voorbeeld e-mail 'Wordt niet verstuurd'



In bovenstaand voorbeeld is de e-mail niet eens verzonden naar Flowmailer/Brevo, omdat de ontvanger de afzender heeft geblokkeerd, of dat voorheen e-mails naar deze ontvanger niet correct zijn aangekomen.
Als je op alsnog verzenden klikt, deblokkeert Yoobi het e-mail adres en stuurt Yoobi de e-mail alsnog.

Let op: hier is het niet mogelijk het e-mailadres te wijzigen. Wil je deze e-mail toch naar een ander adres versturen, dan doe je dit bij het object (bijvoorbeeld factuur of offerte) zelf.

Wanneer er een e-mail in de lijst staat die je niet nogmaals wilt verzenden, maar die je niet meer terug wilt zien in het actiepunt in je 'Mijn Yoobi' dashboard, dan sluit je deze e-mail.
Klik rechtsboven op de knop 'Acties' en kies voor 'E-mail sluiten'. De e-mail krijgt nu de status 'Gesloten' en is niet meer zichtbaar in het actiepunt.

Wanneer er e-mails zijn met de status 'Niet ontvangen', 'Deels ontvangen' of 'Wordt niet verstuurd' dan zal er een actiepunt zichtbaar zijn in 'Mijn Yoobi'. Dit actiepunt is alleen zichtbaar voor medewerkers met het recht tot verzonden e-mails.



Klik op het actiepuntenblokje om direct naar de lijst te navigeren. Doordat er automatisch een filter is toegevoegd, zie je in de lijst alleen de e-mails waar actie op ondernomen moet worden, dus de e-mails die niet of deels ontvangen zijn. 

Wanneer er een e-mail vanuit Yoobi verstuurd wordt en deze is niet ontvangen, dan krijgen de medewerkers met rechten tot verzonden e-mails hier een notificatie van. Standaard worden deze notificaties getoond onder het megafoon icoontje boven in je Yoobi scherm, en krijg je hier ook een e-mail van.



Wil je hier voortaan geen e-mails meer voor ontvangen, stel dit dan in via Beheer > Instellingen > Notificaties > Algemeen > Niet ontvangen e-mails. Zet hier het schuifje op 'UIT'. Hierna krijg je geen notificaties per e-mail meer.

Vanuit Brevo wordt de reden doorgestuurd waarom een e-mail niet ontvangen wordt. De reden is niet altijd even duidelijk, vandaar hier een overzicht met meer informatie.

 

Bounces
Dat een e-mail niet ontvangen wordt kan meerdere redenen hebben. Over het algemeen zijn ze verdeeld in soft en hard bounces. Een soft bounce duidt aan dat er een tijdelijke reden is dat de e-mail niet aankomt. Een hard bounce duidt aan dat er een permanente reden is. Toch zijn er soms ook situaties waarin een soft bounce permanent is en een hard bounce tijdelijk. Dit maakt het lastig om te bepalen wat de beste vervolg actie is als een e-mail niet ontvangen wordt, en dit zal dus per situatie verschillen.  

Automatische vervolgacties
Bij een soft bounce stuurt Brevo de e-mail soms opnieuw. Dit zie je terug in de geschiedenis als ‘’Uitgesteld’’. Pas als Brevo definitief aangeeft dat een e-mail niet is aangekomen, of als er na 24 uur nog geen reactie is van Brevo, gaat Yoobi de e-mail verder verwerken. Yoobi stuurt altijd 4 uur na een bounce de e-mail opnieuw. In ongeveer 50% van de gevallen komt deze e-mail dan alsnog goed aan bij de ontvanger. Voor de overige gevallen krijg je een notificatie en zie je dit terug in het actiepunt in je "Mijn Yoobi' dashboard. 

Vervolgactie gebruiker
In ongeveer 80% van de gevallen geeft Brevo een uitgebreide reden terug waarom een e-mail niet is ontvangen. Deze reden bestaat dan uit een antwoordcode (bijv. 550), een statuscode (bijv. 5.4.1) en een antwoordbericht met daarin een beschrijving van het probleem (bijv. Recipient address rejected: Access denied).
Voor meer informatie over foutcodes zie: 

• https://support.google.com/a/answer/3221692
• https://support.google.com/a/answer/3726730?sjid=16983263609413246813-NA.  

In de overige gevallen geeft Brevo een beknopte reden als ‘’connection timeout’’ of ‘’hard bounce’’. In deze gevallen is het lastig te achterhalen wat de oorzaak nu echt is. Gezien Yoobi de e-mail na 4 uur nogmaals heeft verzonden, en deze dus ook al niet is aangekomen, is de kans klein dat de e-mail wel aankomt na nog een keer verzenden. Probeer in deze gevallen een ander e-mailadres te gebruiken. 

Tip: Eigenlijk kan alleen de ontvangende partij onderzoeken waarom deze e-mails niet afgeleverd kunnen worden. Je zou nog kunnen proberen om een losse e-mail vanuit een eigen e-mailprogramma (Outlook) naar dit e-mailadres te sturen. Als deze op dit e-mailadres wel wordt ontvangen, dan is dat een teken dat de ontvangende organisatie waarschijnlijk iets heeft ingesteld wat verzender-gerelateerd is, en dit dus de reden is dat de e-mail niet aankomt.

Standaard worden e-mails vanuit Yoobi verzonden vanuit no-reply@yoobi.nl. Dit is niet altijd wenselijk.
 

Klik hier voor meer informatie over mogelijke e-mail instellingen.

Daarbij komt dat e-mails verstuurd vanuit no-reply@yoobi.nl bij de ontvanger als spam kunnen worden aangemerkt omdat deze verzender niet bekend is. Stel een eigen e-mail adres in om dit te voorkomen.
 

Klik hier voor meer informatie over het instellen van een DKIM/SPF record in je DNS.