Mijn uren: Maandtimesheet: Beheerders

In de timesheet is het mogelijk om bij een registratie een opmerking toe te voegen. Je kunt dit ook per activiteit verplicht maken. Zonder opmerking kunnen er dan geen uren geregistreerd worden. Dit stel je in bij de activiteit zelf. Ga naar Projectmanagement > Projecten > Dubbelklik op het project > Tabblad Activiteiten > Dubbelklik op een activiteit > Tabblad Activiteit gegevens.
Maak je gebruik van standaard activiteiten en wil je dat er bij een standaard activiteit verplicht een opmerking toegevoegd moet worden, ga dan naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Standaard activiteiten en stel dit in.

 

Zijn je projecten en activiteiten al ingericht en wil je alsnog gebruik gaan maken van een verplicht opmerkingen veld, dan kun je dit via de bulkmutatie ‘Activiteiten’ in één keer bij meerdere bestaande activiteiten instellen.

Overwerk percentages gebruik je bij het schrijven van overwerk in de timesheet. Voor meer informatie over overwerk klik je hier. Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Overwerk percentages stel je overwerkpercentages in.

 

Via Beheer > Instellingen > Overwerk stel je in of er standaard gebruik gemaakt mag worden van overwerk(percentages).
Om daadwerkelijk een overwerkpercentage te kunnen gebruiken bij het registreren in de timesheet moet je dit op 2 plekken 'Aan' hebben staan:

1. In het project (Projecten > Dubbelklik op project > Tabblad Projectgegevens)
2. Bij de medewerker (Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad Medewerker gegevens)

Als bovenstaande ingesteld is zie je in de timesheet (na dubbelklikken op een dag/activiteit in de timesheet) de volgende pop-up, met de kolom 'Overwerkpercentage'.

Specificatievelden gebruik je om een activiteit nog verder te specificeren. Bijvoorbeeld bij de activiteit 'gewerkte uren'. Hier voeg je specificatie velden toe als adviseren, beoordelen en ontwerpen. Ook een goed voorbeeld van het gebruik van specificatievelden is de registratie van JIRA ticket nummers bij helpdesk activiteiten.

 

Klik hier voor meer informatie over het definiëren van specificatievelden en de instellingen die je moet in stellen om hier gebruik van te kunnen maken.

In Yoobi zijn er 3 verschillende registratietypes mogelijk.

1. Uren
2. Bedrag (bijvoorbeeld voor reis- en verblijfkosten)
3. Aantal (bijvoorbeeld voor kilometers)

Nadat je het juiste registratietype hebt geselecteerd, is het mogelijk om een secundair registratie type toe te voegen. Hiermee is het mogelijk om op 1 activiteit zowel uren als aantallen (of bedrag) te registreren.

Tip: Maak liever geen gebruik van een secundair registratie type. Beter is het om een nieuwe activiteit toe te voegen met daaraan een ander registratietype gekoppeld.
Zo zie je in de timesheet 2 aparte regels, dit is veel overzichtelijker. 

Secundair registratietype toevoegen/inzien in timesheet
Klik met je rechter muisknop in de timesheet. Indien er een registratie op het secundaire registratietype is gedaan, zie je in de timesheet een rondje. Het aantal of bedrag kun je alleen zien als je met je rechtermuisknop nogmaals op de registratie klikt. In veel gevallen is het dus makkelijker en overzichtelijker om een nieuwe activiteit toe te voegen aan het project (bijvoorbeeld ‘Kilometers’) in plaats van een secundair registratie type aan een bestaande activiteit toe te voegen.

Wanneer je vaak dezelfde registraties moet invullen kun je gebruik maken van de mogelijkheid om een week te kopiëren. Ga naar de week in de timesheet die je wilt kopiëren en stel in naar welke week of weken je wilt kopiëren.
Lees er hier meer over.

Na elke actie (zoals toevoegen, aanpassen of het verwijderen van uren) slaat Yoobi automatisch de timesheet op. Er hoeft dus niet op een knop ‘Opslaan’ geklikt te worden.

Als alle gewerkte uren (en kilometers/onkosten) in een week zijn ingevuld moet de medewerker de week afsluiten. In de maandtimesheet gaat de medewerker naar de 3 bolletjes naast het weeknummer en klikt op afsluiten. Nu is de periode gesloten (grijs van kleur) en kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden. De registraties kunnen nu geaccordeerd worden (timesheet accorderen). Is in een project ingesteld dat een projectmanager de registraties ook moet accorderen (timesheet accorderen)dan krijgt de projectmanager automatisch bij het sluiten van de timesheet hier een notificatie van. Ditzelfde gebeurt als in het project ingesteld is dat een externe accordeur (bijvoorbeeld de opdrachtgever) de registraties moet accorderen (extern accorderen). De externe accordeur krijgt een e-mail.

Het is ook mogelijk voor een manager / beheerder om timesheets voor de medewerker(s) te sluiten. In het dashboard 'Personeel' zie je hoeveel periodes er gesloten kunnen worden. Klik op het menublok 'Timesheet afsluiten' en navigeer naar de lijst met te sluiten periodes. Meer informatie.

Zodra een medewerker voor de hele week de registraties ingevoerd heeft, moet hij/zij in de timesheet deze week 'sluiten'. Hierna kunnen de registraties geaccordeerd worden. Afhankelijk wat er in een project is ingesteld, kan er op 3 manieren geaccordeerd worden.
 

1. Timesheet accorderen. Dit is het accorderen van de timesheet per medewerker. De medewerker sluit de periode en de manager / Yoobi beheerder accordeert deze periode.
   Stel een notificatie in dat er bij het sluiten van de timesheet door de medewerker een e-mail verstuurd wordt naar de manager met daarin een link om de timesheet direct te kunnen accorderen.
   De accordeer taken zie je via het menu Personeel > Timesheet accorderen
    
2. Project accorderen. Dit is een extra accordeertaak naast het timesheet accorderen. Per project geeft je aan of een projectmanager de uren moet accorderen. Geef aan of er per week of maand geaccordeerd moet worden en koppel een medewerker als projectmanager. De projectmanager krijgt de taken om het project te accorderen alléén voor de uren die op het project geregistreerd zijn waaraan hij is gekoppeld als projectmanager.
   De accordeer taken zie je via het menu Projecten > Project accorderen
    
3. Project extern accorderen. Dit betreft een aparte module 'Extern accorderen'. Hierbij wordt bij het sluiten van de timesheet een taak aangemaakt voor een extern persoon (de klant). Deze persoon krijgt per e-mail een link waarmee hij/zij naar een overzicht in Yoobi navigeert waar de uren goedgekeurd (of afgewezen) kunnen worden.
   De accordeer taken zie je via het menu Projecten > Extern accorderen

Bij goedkeuren kleurt de timesheet groen, bij afwijzen kleurt deze rood. De accordeur geeft in het notitieveld aan waarom de registraties afgewezen zijn.
Een grijze kleur betekent dat de timesheet gesloten is en dat er nog geaccordeerd moet worden (timesheet accorderen). Kleurt de timesheet geel, dan moeten deze registraties ook nog geaccordeerd worden. Dit is dan of project accorderen, extern accorderen of het betreft een verlofaanvraag welke nog geaccordeerd dient te worden.

Mocht er een fout gemaakt zijn bij het registreren en de timesheet is gesloten (grijs), dan kan een medewerker de timesheet nog heropenen. Ook wanneer de timesheet is afgewezen (rood) kan de medewerker deze heropenen. Na het heropenen van de timesheet is deze weer blauw van kleur en kunnen er wijzigingen gemaakt worden. Hierna dient de periode weer gesloten te worden.
Is de periode goedgekeurd (groen) dan kan alleen de Yoobi beheerder / Afdelingsmanager de timesheet nog heropenen.

 

Let op: Zijn de registraties in de betreffende heropende timesheet al gefactureerd en je gaat deze toch wijzigen, dan zal Yoobi een correctie factuur genereren.

Om te voorkomen dat er timesheets in het verleden heropend en gewijzigd worden, kun je in de algemene instellingen of per afdeling instellen dat het niet meer mogelijk is timesheets voor een bepaalde datum te heropenen, ook niet door de beheerder. Stel de datum in via Beheer > Instellingen > Registreren > Heropenen van de timesheet toestaan vanaf datum dd-mm-yyyy. Per afdeling stel je dit in via Personeel > Afdelingen > Tabblad Instellingen > Registreren.

Geef medewerkers inzicht in het ingestelde budget voor een project. Hiervoor moet je de medewerkers wel het recht hiertoe geven. De Yoobi beheerder stelt dit in via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen > Medewerker > Registratie rechten. Zet hier het recht 'Tonen budget in timesheet' op 'Aan'.  
De medewerker klikt in de timesheet op de 3 puntjes achter het project en kiest voor 'Toon budget'. Er wordt (per activiteit) aangegeven wat het budget is, hoeveel hiervan verbruikt is in totaal en hoeveel er verbruikt is door de medewerker.

Het is mogelijk om vanuit de timesheet verlof aan te vragen. Klik in de timesheet rechtsboven op de knop 'Verlof aanvragen'. Doe je dit in de maand november in de timesheet, dan zal de periode van de verlofaanvraag automatisch ingesteld zijn op de maand november. De periode is nog te wijzigen. Klik hier voor meer informatie over hoe je een verlofaanvraag indient en hoe je deze eventueel nog wijzigt.

Uren voor ziekte of een bezoek aan de huisarts / tandarts worden bijgehouden op activiteiten die horen bij het project ‘Algemeen’. In de verlofregeling stel je in of de medewerker rechtstreeks uren mag registreren in de timesheet of dat deze uren via een verlofaanvraag aangevraagd moeten worden. Op het moment dat de verlofaanvraag goedgekeurd is, dan verschijnen de uren in de timesheet van de medewerker.

Er zijn diverse mogelijkheden voor het registreren van overwerk en tijd-voor-tijd uren. Klik hier voor meer informatie over overwerk en hier voor meer informatie over tijd-voor-tijd uren.

Voor sommige organisaties is het noodzakelijk om de rust/pauze tijden van hun medewerkers aan te kunnen tonen (bijvoorbeeld bij een inspectie van de arbeidstijdenwet). Het vastleggen van pauzes heeft niet alleen consequenties voor de tijdsregistratie, maar heeft ook betrekking op het gebruiken van roosters, de dag- en maandtimesheet en het invoeren van pauzes en uren via de app.
Pauze uren kunnen geregistreerd worden zónder dat deze meegeteld worden in het aantal gewerkte uren van een periode.

 

Met de gegevens vanuit het werkrooster in het contract wordt in de timesheet een voorstel voor pauze getoond. Klik je op het voorstel, dan wordt dit voorstel geregistreerd. Geregistreerde pauze uren tellen niet mee in het totaal van de gewerkte uren.
Klik hier voor meer informatie over pauzes registreren en hier voor veelgestelde vragen hierover.

Met de module Validatieschema’s kun je door middel van validatieschema’s instellen waaraan de registraties in de timesheet minimaal of maximaal aan moeten voldoen. Bijvoorbeeld op activiteit A mag per dag maximaal 10 uur geboekt worden. Klik hier voor meer informatie.

Notificaties zijn op diverse plekken in Yoobi in te stellen (bij bijv een taak, budget of order). Ook zijn er een aantal notificaties die Yoobi zelf aanmaakt (bij verlofaanvragen of onkostendeclaraties). Het is mogelijk aan te geven waar je deze notificaties wilt ontvangen (in web, in je e-mail of in je Yoobi App). Lees er hier alles over.

Er zijn 2 handige notificaties in Yoobi in te stellen met betrekking tot het sluiten en accorderen van een timesheet.

 

1. Registratieperiode nog niet beoordeeld. Dit is een notificatie voor de manager. De afgesloten periode van een medewerker is nog niet beoordeeld.
2. Registratieperiode nog niet afgesloten. Dit is een notificatie voor de medewerker. De periode is nog niet afgesloten.

Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Notificatie instellingen kun je instellen wanneer je de notificatie wilt ontvangen. De standaard periode in Yoobi is een week.

In Yoobi zijn diverse rapportages (menu Rapportages) beschikbaar met betrekking tot het registreren van uren, aantallen en bedragen. Voor een compleet overzicht van de gewerkte uren mét alle geplaatste opmerkingen in een periode kies je voor de rapportage ‘Gewerkte uren per medewerker (incl. opmerkingen)’.

 

Tip: Markeer deze rapportage als favoriet (geel sterretje) om via je dashboard Rapportages direct naar dit overzicht te gaan.

Tip: Stel een eigen rapport samen door gebruikte filters op te slaan. Klik op 'Bewaren'. Je maakt nu een snelkoppeling aan. Deze snelkoppeling kun je als paars inzichtblok toevoegen in diverse dashboards.
Op dezelfde manier kun je lijsten bewaren. Bijvoorbeeld de lijst met projecten met de daarbij door jouw ingestelde filters.

Tip: Met de extra module 'Inzicht' maak je zelf je eigen rapporten. Bepaal helemaal zelf welke kolommen en rijen je wilt tonen en welke data je wilt opvragen.