Timesheets automatisch sluiten en accorderen

NIEUW PER 28-03-2025

Timesheet sluiten
Normaal gesproken sluit je als medewerker een periode (week of maand) in de timesheet als je alle registraties ingevoerd hebt. In het menu Personeel > Timesheet sluiten worden alle niet gesloten periodes weergegeven. 

Timesheet accorderen
Vervolgens beoordeelt een manager of Yoobi beheerder deze registraties en keurt deze goed. In het menu Personeel > Timesheet accorderen' zie je alle periodes die goedgekeurd moeten worden.

Er zijn situaties waarin de medewerker de timesheet niet sluit en/of er niet geaccordeerd wordt. Bijvoorbeeld een beheerder die geen uren registreert, of als er altijd hetzelfde aantal uren wordt geregistreerd, enz. Vanaf nu kun je instellen dat periodes automatisch gesloten en/of geaccordeerd worden. Dit stel je in per medewerker, per afdeling of voor de gehele organisatie.

Automatisch sluiten
De instelling om automatisch timesheets te sluiten is op 3 plekken in te stellen.
Standaard staat dit overal UIT.

1. In de organisatie (Beheer > Instellingen > Registreren)
2. In een afdeling (Beheer > Afdelingen > Afdeling > Instellingen > Registreren)
3. Bij een medewerker (Personeel > Medewerker > Instellingen > Registreren)

Vul in na hoeveel dagen de timesheet afgesloten moet worden. Vul je 2 in dan zal woensdag de voorgaande week gesloten worden.

Belangrijk:

• Yoobi sluit de week zonder naar overige instellingen te kijken
  Heb jij ingesteld staan 'Ingevoerde uren moeten aan contract voldoen bij afsluiten uren', dan kun je normaal gesproken de periode niet gesloten worden als er niet voldoende uren zijn geregistreerd. Met de automatische actie wordt NIET naar deze instelling gekeken.
• Yoobi sluit alle eerdere periodes tot de start registratie datum
  Er wordt niet gekeken of er uren geregistreerd zijn of niet. Er wordt alleen naar de start registratiedatum gekeken.
• Is project- en/of extern accorderen ingesteld, dan zullen deze taken nu aangemaakt worden voor alle periodes tot maximaal 3 hele maanden terug
  Er zullen dus taken aangemaakt gaan worden en verstuurd worden naar de externe accordeur. Let dus goed op als je deze instelling aan zet.
  Bij het aanmaken van de accordeertaken kijkt Yoobi dus niet tot en met de startregistratie datum maar tot maximaal 3 hele maanden terug. 

Automatisch accorderen

De instelling om automatisch timesheets te sluiten is op 3 plekken in te stellen.
Standaard staat dit overal UIT.

1. In de organisatie (Beheer > Instellingen > Registreren)
2. In een afdeling (Beheer > Afdelingen > Afdeling > Instellingen > Registreren)
3. Bij een medewerker (Personeel > Medewerker > Instellingen > Registreren)

Er zijn 3 instellingen:

1. Nooit.
2. Altijd. Timesheets worden altijd automatisch goedgekeurd.
3. Indien alle registraties al zijn goedgekeurd. Timesheets worden alleen automatisch goedgekeurd als alle registraties zijn goedgekeurd.

Let op: automatisch accorderen is echt alleen van toepassing op 'Timesheet accorderen'. Het staat los van project- en/of extern accorderen.

Let op: wanneer je de instelling 'automatisch accorderen' aan zet, dan zal de volgende nacht de accordeer actie uitgevoerd worden. Vervolgens wordt iedere nacht gekeken of er periodes gesloten zijn en zo ja, dan zullen die automatisch geaccordeerd worden.

Nooit
Dit is zoals het nu werkt. Timesheets worden nooit automatisch goedgekeurd. Hier staat de instelling standaard op.

Altijd
Timesheets worden altijd automatisch goedgekeurd. Alle periodes met de status 'Gesloten' zullen automatisch goedgekeurd worden. Of er nu registraties in staan of dat deze leeg zijn.
 

Let op: Staan er in die periode nog accordeeracties open voor project- en/of extern accorderen, dan zullen deze niet goedgekeurd worden. Alleen de timesheet zelf (timesheet accorderen) word goedgekeurd.

Indien alle registraties al zijn goedgekeurd
Timesheets worden alleen automatisch goedgekeurd als alle registraties zijn goedgekeurd.

Pas als alle registraties zijn goedgekeurd via timesheet-, project- en extern accorderen zal de periode automatisch geaccordeerd kunnen worden.
Dit geldt ook voor onkostendeclaraties die als registratie in de timesheet zijn toegevoegd.
 

Lege timesheets worden dus automatisch geaccordeerd. Staan er registraties in de timesheet staan dan moeten deze eerst worden geaccordeerd via timesheet-, project- of extern accorderen.

Verlofaanvragen worden niet als registraties gezien waar een accordeeractie voor moet plaatsvinden. Heb je een verlofaanvraag nog in aanvraag staan, dan kan de periode wel automatisch geaccordeerd worden (mits de rest is geaccordeerd).