CRM in Yoobi

Yoobi CRM is het hart van je relatiebeheer. Alle afspraken met de klant, verslagen, bezoeknotities, e-mail en documenten zijn eenvoudig en snel terug te vinden.

Modules CRM
Omdat niet iedere klant alle mogelijkheden van het CRM wil gebruiken is Yoobi CRM opgedeeld in diverse modules.

De basismodule CRM maakt het mogelijk om te werken met:

• Taken en registraties. Plan taken of registreer activiteiten voor jezelf of voor collega’s. Klik hier voor meer informatie over het wijzigen van taken.
• Agenda. Neem taken op in je eigen agenda, maak taken aan vanuit je agenda of stuur agenda-items naar relaties.
• Relatie categorieën. Maak een onderverdeling van je relaties zoals bijvoorbeeld de catagoriën ‘leads’, ‘prospects’, ‘klanten’ of ‘leveranciers’.
• Contactpersonen.  Alle contactpersonen bij elkaar in een overzicht. Maak hier selecties in en bewaar deze om vaker te gebruiken (bijvoorbeeld voor mailingen). Per relatie kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden bijgehouden.
• Bijlagen koppelen. Belangrijke documenten als getekende offertes, contracten opslaan bij relaties, zodat iedereen altijd de belangrijke documenten bij de hand heeft.

Extra CRM modules die aangeschaft kunnen worden zijn:

• Relatiebeheer en verkopen. Relatiebeheer: Beheer je relaties. Maak selecties en bewaar deze. Verkopen: Per relatie worden de verkopen en toekomstige verkopen geregistreerd inclusief een verwachte scoringsdatum en scoringkans. Dit bied je een helder beeld van de toekomstige verkopen. Deze module is inclusief verkoop targets: Dit zijn binnen de organisatie bepaalde verkooptargets. Deze worden per maand/periode opgevoerd en gebruikt in de widgets. Targets stel je in via het menu Financieel > Targets.
• Offertes. Deze module is altijd in combinatie met de module Relatiebeheer en verkopen. Op basis van offerte templates kun je in Yoobi razendsnel offertes maken. Deze offertes zijn nog steeds handwerk maar vereisen geen extra software en zijn direct in PDF (in jouw huisstijl) te mailen naar je prospect.
• Vrije velden. Via de module “Vrije velden” is het mogelijk om extra velden toe te voegen aan een hoofd-object. Op die manier breid je objecten uit met velden waarin specifieke kenmerken opgenomen kunnen worden. Hier kun je vervolgens eenvoudig op filteren of sorteren.
• Koppeling Mailchimp. In Yoobi CRM is een koppeling met MailChimp mogelijk. Met deze koppeling schrijf je contactpersonen in op een mailinglijst. Bij de details van een relatie zie je welke e-mails zij hebben ontvangen, geopend en welke links zijn aangeklikt. MailChimp is geavanceerde nieuwsbriefsoftware. Yoobi CRM maakt hier een realtime koppeling mee.
• Koppeling Act-On. Act-On is een marketing automation platform. De koppeling maakt het mogelijk om contactpersonen vanuit Yoobi toe te voegen aan lijsten (of segmenten van lijsten) binnen Act-On. Deze lijsten en segmenten kunnen binnen Act-On gebruikt worden voor e-mailings of lead nurturing.
• Koppeling met Outlook. Er zijn 3 verschillende koppelingen mogelijk met de CRM module in Yoobi en Outlook:
  -  Voeg e-mails van klanten toe aan CRM met de Outlook add-in
  -  Voeg taken vanuit je Outlook agenda toe aan Yoobi en andersom
  -  Toon taken vanuit Yoobi in je internet agenda of agenda op je smartphone (read only)
   

Menu items CRM
In zowel de basis CRM module als in de aanvullende modules kun je gebruik maken van diverse relatie categorieën. De relatie categorieën kunnen zelf in Yoobi aangemaakt of gewijzigd worden en toegevoegd worden aan het CRM menu. Voorbeelden van relatie categorieën zijn: Leads, Prospects, Leveranciers en Klanten.

In de basis CRM module zijn de menu items ‘Relaties’ en ‘Contactpersonen’ vaste menu items in het menu CRM. In het menu item ‘Relaties’ worden alle relaties getoond ongeacht de toegewezen categorie. In het menu item ‘Contactpersonen’ worden alle contactpersonen van alle relaties getoond.

In de aanvullende CRM module zijn naast deze vaste menu items nu ook de menu items ‘Selecties’ en ‘Verkopen’ toegevoegd. In het menu item ‘Selecties’ worden bewaarde selecties getoond. Klik hier voor meer informatie over het maken en bewaren van selecties. In het menu item ‘Verkopen’ worden de aangemaakte verkopen getoond. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van verkopen.

Gebruikersrollen CRM
Om gebruik te kunnen maken van de basis module CRM moet een medewerker gekoppeld zijn aan de gebruikersrol ‘CRM medewerker’. Let op: Binnen deze rol moet het recht ‘CRM (verkopen, offertes, targets, selecties)’ op ‘UIT’ staan anders kan de rol niet gekoppeld worden.
De aanvullende module ‘Relatiebeheer en verkopen’ voor het CRM neem je af per gebruiker. Deze gebruikers koppel je aan de rol ‘CRM beheerder’. De overige medewerkers kun je aan de gebruikersrol ‘CRM Medewerker’ koppelen.

Er zijn 2 manieren om een gebruikersrol aan een medewerker te koppelen:

1. Via Beheer > Gebruikeraccounts > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad Gebruikersrollen > Vink de gebruikersrol aan.
2. Via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikers en Rechten > Gebruikersrollen > Dubbelklik op de gebruikersrol > Tabblad Gebruikeraccounts > Klik op de knop Koppelen.