Verkopen

De module Verkopen is een uitbreiding op de basis Yoobi CRM module. Deze module geeft je inzicht in lopende en afgeronde verkopen. Met behulp van verkoopschema's kun je aangeven in welke fase de verkoop zich bevindt. Met behulp van de salespipeline verkrijg je inzicht in je verkopen.




Maak een verkoop aan bij een relatie. Bepaald de verkoopwaarde, voeg verkoopregels toe (wat wil je verkopen), maak en verstuur offertes, stel vanuit de verkoop orders en projecten samen zodat je meteen kunt factureren, en bekijk de verkoopdata in rapporten en overzichten.

De uitgebreide module CRM Verkopen is nog verder uit te breiden met de volgende modules:

• Producten en abonnementen. Voeg producten en artikelen toe aan je CRM module (inclusief verkoopwaardes) en voeg deze toe aan je verkoop of aan een order. 
• Offertes. Maak met behulp van een offertetemplate met offerteregels een offerte aan (of stel deze samen vanuit de verkoopregels) en verstuur deze naar de klant via een link in een e-mail. De ontvanger kan de offerte digitaal accorderen. De offerte kan direct omgezet worden in een order, welke meteen gefactureerd kan worden.

Verkoopschema
Bij het aanmaken van een verkoop bij een relatie maak je gebruik van een ‘Verkoopschema’. Een verkoopschema bepaalt welke stappen/fases een verkoop moet doorlopen. Hierbij stel je per fase in welke acties/taken automatisch aangemaakt worden bij het bereiken van deze fase. Ook is het mogelijk om aan elke fase sets met trefwoorden te koppelen om aan te geven waarom de fase over gaat naar de volgende fase. Meer informatie.

Nieuwe verkoop aanmaken
Een verkoop is altijd gekoppeld aan een relatie. Een nieuwe verkoop aanmaken kan vanuit diverse plekken in Yoobi.
Klik hier voor uitgebreide informatie over het aanmaken van een nieuwe verkoop.

1. Klik op de op het + knop om een nieuwe verkoop aan te maken
2. Vul de velden in de pop-up
3. Sla op

De verkoop is nu aangemaakt. Vul deze door verkoopregels toe te voegen of maak direct een offerte aan.

Lijst met verkopen
Via het menu CRM > Verkopen krijg je een lijst met alle verkopen. Dubbelklik op een verkoop en je navigeert naar de gegevens van de verkoop.
Bij de relatie navigeer je naar het tabblad 'Verkopen' voor een lijst met verkopen bij deze relatie.

Kanbanbord
Het kanbanbord geeft direct inzicht in al jouw (openstaande) verkopen binnen een bepaald verkoopschema. Elke kolom staat voor een fase binnen het geselecteerde verkoopschema. Wijzig de fase eenvoudig door een verkoop te verslepen naar een andere kolom. Meer informatie.

Detailgegevens van een verkoop
De detailgegevens van een verkoop worden weergegeven in diverse tabbladen.
Klik op de link voor meer informatie over het gewenste tabblad:

Tabblad Overzicht
Tabblad Verkoopregels
Tabblad Offertes
Tabblad Taken
Tabblad Bijlagen
 

Fase wijzigen van een verkoop
Dit kan op een aantal manieren. Open de verkoop en ga naar het tabblad 'Overzicht':

• Klik op de gewenste fase in de balk bovenin.
• Klik op de gewenste fase in het kaartje 'Fase-informatie'.
• Klap het gegevensblokje 'Verkoopfase' open en kies de fase.
• Versleep een verkoop naar een andere fase/kolom in het kanbanbord.

Er opent een pop-up met het overzicht van deze fase. Indien akkoord, kies 'Fase wijzigen'. Meer informatie.
 

Tip: Stel in het verkoopschema in dat een fase automatisch wijzigt bij het versturen, goedkeuren of afwijzen van een offerte. Meer informatie.

 

Verkoopregels toevoegen aan een verkoop
In de verkoopregels geef je aan welke producten (met verkoopwaarde) je verkoopt in deze verkoop. Maak je gebruik van de module 'Producten en abonnementen' dan selecteer je hier heel gemakkelijk de gewenste producten en/of artikelen. Het is ook mogelijk om een (bestaand) project toe te voegen met activiteiten. Meer informatie.

Tip: Als je een offerte aanmaakt met offerteregels dan kun je deze offerteregels direct kopiëren naar de verkoopregels. Andersom kan ook; heb je verkoopregels ingevuld en je maakt een offerte aan, dan kun je de verkoopregels gebruiken als offerteregels.

Offerte maken bij verkoop
Wanneer je gebruik maakt van de module 'Offertes' dan kun je in Yoobi offertes samenstellen bij je verkoop. Maak hierbij gebruik van de verkoopregels of maak gebruik van offertetemplates. Yoobi houdt bij welke status de offerte heeft (concept, gereed, verzonden, goedgekeurd of afgewezen). Wanneer een offerte goedgekeurd is, zal er een notificatie ingesteld worden. Je kan hierbij zelf instellen wie deze notificatie ontvangt. Ook kun je instellen dat de verkoop automatisch in een andere fase gezet wordt. Meer informatie.

Orders aanmaken vanuit de verkoop
Om snel te kunnen factureren, maak je een order aan vanuit de verkoop. Dit kan op 2 manieren:

1. Order samenstellen vanuit Verkoopregels
2. Order samenstellen vanuit Offerte (offerteregels)

Staat er een projectregel in de verkoop- of offerteregels dan wordt bij de actie 'Order samenstellen' ook direct een (nieuw) project aangemaakt. Meer informatie.
 

Taken
In het verkoopschema kun je per fase instellen of er automatisch een taak aangemaakt moet worden bij het behalen van deze fase. Deze wordt gekoppeld aan de ingestelde medewerker of groep. De taak is meteen gekoppeld aan de verkoop en dus zichtbaar in het tabblad 'Taken. Het is ook mogelijk hier zelf nieuwe taken aan te maken. Meer informatie.

Bijlagen
Bijlagen meegestuurd met de offerte, de verzonden offerte en de goedgekeurde offerte worden getoond in het tabblad 'Bijlagen' van de verkoop. Voeg zelf extra bijlagen toe indien nodig. Meer informatie.

Inzicht in verkoopdata
Op diverse plekken in Yoobi kun je data opvragen met betrekking tot de (lopende) verkopen:

• Relatiestatistieken. Ga naar het menu CRM. Op het dashboard staat het overzicht 'Relatiestatistieken'. Per relatiecategorie direct inzicht in het aantal verkopen, lopende offertes, verzonden offertes, enz.
• Widgets Salespipeline en Verkoopstatistieken. Ga naar het menu Rapporten. In het dashboard kun je de widgets 'Salespipeline' en 'Verkoopstatistieken' toevoegen. Stel met het moersleutelicoontje in welke gegevens je hier wilt tonen. De salespipeline geeft inzicht in welke fases je verkopen zich bevinden en wat je nog aan verkopen kan verwachten. De verkoopstatistieken toont de data binnen de ingestelde periode. 
• Rapporten. Er zijn standaard rapporten beschikbaar in Yoobi met betrekking tot de verkopen. Ga naar het menu Rapporten en scroll naar het kopje 'CRM'. Hier zijn o.a. de rapporten Actuele verkopen, Actuele verkopen per productgroep of openstaande verkopen aanwezig.
• Inzichtmodule. Mis je gegevens in de bestaande rapporten en/of wil je graag zelf rapporten samenstellen, schaf dan de module 'Inzicht' aan. Hiermee stel je je eigen rapporten samen.

Algemene instellingen verkopen
Ga naar Beheer > Instellingen > CRM. Met betrekking tot verkopen zijn er de volgende instellingen:

• Favoriete verkoopschema. Stel in welk verkoopschema er standaard al geselecteerd is bij het aanmaken van een nieuwe verkoop. Dit schema is standaard ook geopend in het kanbanbord.
• Verkoopnummer automatisch genereren. Zet het schuifje op 'Aan' als je Yoobi steeds een nieuwe verkoopnummer wilt laten genereren bij het aanmaken van een nieuwe verkoop. Zet je het schuifje op 'Uit' dan kun je zelf steeds een verkoopnummer intoetsen.
• Genereer verkoopnummer aan de hand van het volgende masker. Wanneer je de instelling 'Verkoopnummer automatisch genereren op 'Aan' hebt staan, bepaal je hier het masker voor het verkoopnummer.
  Voorbeeld 1: <00000> => 00136, 00137, enz.
  Voorbeeld 2: YYYY-<00000> => 2022-00136, 2022-00137, enz.
• Beginwaarde van verkoopnummer. Stel in vanaf welk nummer Yoobi moet beginnen met tellen.
• Verkoopregels verplicht gebruik van producten. Hiermee is het alleen mogelijk product- en/of artikelregels toe te voegen, dus geen project- en/of rekenregels.
• Verkoopwaarde wordt standaard overgenomen vanuit verkoopregels. Standaard staat in de verkoopregels het vinkje 'AAN' bij 'Verkoopwaarde overnemen'. Per verkoop kun je zelf besluiten het vinkje uit te zetten of te laten staan. Met deze instelling op 'AAN', is het vinkje ALTIJD aangevinkt en kan dit ook niet uitgevinkt worden (disabled).
• Verkoopregels verplicht en gelijk aan verkoopwaarde. Dit is eigenlijk het tegenovergestelde van bovenstaande instelling. Als je deze instelling op 'AAN' zet (dan gaat de instelling hierboven automatisch op 'UIT') dan werkt het als volgt: Bij het aanmaken van een verkoop voer je een verkoopwaarde in. 
  De totale waarde van de verkoopregels moet dan gelijk zijn aan deze verkoopwaarde. Is dat niet het geval dan wordt dat in het rood weergegeven.
  
  
   
• Verkoopnaam (masker). Vul hier een masker in voor de verkoopnaam. Maak hierbij gebruik van de aanwezige placeholders (zie i-icoontje). De verkoopnaam zal volgens dit masker automatisch gevuld worden wanneer je een nieuwe verkoop aanmaakt. 
  Voorbeeld: Verkoop - {customername} - {salenr} => Verkoop - Uitzendbureau Baan - 30472