Bijlagen. Bijlage toevoegen

Als je gebruik maakt van de module 'Bijlagen' of de module 'CRM', dan kun je bijlagen toevoegen en bewerken in Yoobi. Op diverse plekken in Yoobi kun je bijlagen toevoegen, afhankelijk van met welke Yoobi modules je werkt:

• Mijn bijlagen (in het menu 'Mijn Yoobi')
• Medewerker gegevens (in het menu 'Personeel')
• Projecten
• Relaties
• Taken
• Offertes
• Verkopen
• Orders
• Facturen

Nieuwe bijlage toevoegen
Ga naar het tabblad 'Bijlagen' bij een object (zie de 9 mogelijkheden hierboven) en klik op de + knop.

Er zijn 5 verschillende manieren om een bijlage toe te voegen (niet alle manieren zijn overal beschikbaar):

1. Uploaden bestand
2. Yoobi-bijlage selecteren
3. Google drive
4. Dropbox
5. Microsoft OneDrive

1. Uploaden bestand
Klik op 'Uploaden bestand'. De volgende pop-up opent:
 


Bestand. Sleep een bestand of klik op het veld om je verkenner te openen. In je verkenner selecteer je een bestand en klikt 'Openen'. De bijlage is nu zichtbaar in de pop-up.
Het is mogelijk meerdere bestanden tegelijk toe te voegen als bijlage.

Naam. Wanneer je één bestand geselecteerd hebt, zal de naam automatisch gevuld worden met de naam van dit bestand. Je kan de naam indien gewenst wijzigen.
Heb je meerdere bestanden geselecteerd dan zal het veld met de naam leeg zijn. Vul je hier een naam, bijvoorbeeld 'Urenstaten', dan krijgt de eerste bijlage de naar 'Urenstaten (01)', de tweede bijlage 'Urenstaten (02)', enz. Vul je geen naam in, dus laat je het veld leeg, dan houdt Yoobi de originele naam van het bestand aan.

Categorie. Geef aan in welke categorie de bijlage hoort. Bijlage categorieën beheer je in het menu Beheer > Systeemvoorkeuren > Bijlage categorieën. Voeg hier nieuwe bijlagen toe of bewerk deze.

Datum. Bij het uploaden wordt de datum automatisch gevuld met de huidige datum. Deze kun je echter wijzigen. 

Let op: De datum die hier gevuld wordt, is een andere datum dan 'Toegevoegd op'. Toegevoegd op wordt altijd automatisch gevuld met de datum waarop je de bijlage toegevoegd hebt.

Project. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer je een bijlage toevoegt in het menu 'Mijn bijlagen' of aan een medewerker in het menu Personeel > Medewerkers. Met dit veld koppel je de bijlage aan een project. Vanuit het project kun je de bijlage vervolgens koppelen aan een order of een factuur.
Is het project gekoppeld aan een relatie, dan is de bijlage ook bij de relatie zichtbaar.

Notitie. Voer eventueel een opmerking in. Dit veld is een optioneel veld. 

Trefwoorden. Koppel trefwoorden aan bijlagen zodat je op trefwoorden kan filteren en zoeken in lijsten.


2. Yoobi-bijlage selecteren
Kies deze optie als je een bestaande bijlage vanuit Yoobi wilt selecteren. 



Wanneer je bij een project, taak, verkoop, offerte, order of factuur een Yoobi bijlage toevoegt, dan zal in de lijst met alle Yoobi bijlagen alvast het filter 'Relatie bijlagen' ingesteld zijn. Zo zie je meteen alle bijlagen bij de gekoppelde relatie in beeld. 
Wanneer je dit filter weghaalt, zijn alle bijlages in Yoobi zichtbaar. Je kunt ook zoeken in de bijlages.

Let op: Medewerker bijlages zijn NIET zichtbaar in deze lijst, tenzij de bijlage gekoppeld is aan een project.

Vanuit het menu Mijn Bijlagen is het niet mogelijk om een Yoobi bijlage toe te voegen.

3. Google drive
Voeg bijlagen toe vanuit Google drive.

4. Dropbox
Voeg bijlagen toe vanuit Dropbox.

5. Microsoft OneDrive
Voeg bijlagen toe vanuit Microsoft OneDrive.

Bijlage bewerken
De gegevens die je ingevuld of geselecteerd hebt bij een bijlage (naam, datum, categorie, enz) zijn nog te wijzigen.
Afhankelijk van welke weergave je hebt:

• Kaartweergave. De bijlagen worden in kaarten weergegeven.
  - Klik in een kaart op het icoontje met de 3 puntjes en kies 'Bewerken'.
  - Selecteer een kaart (vink linksboven het vierkantje aan) en klik rechtsboven op het rode icoontje met de 3 puntjes en kies 'Bewerken'. Wanneer je meerdere kaarten geselecteerd hebt, is bewerken niet mogelijk.
• Lijstweergave. De bijlagen worden onder elkaar in een lijst weergegeven.
  - Selecteer een regel (vink links in de regel het vierkantje aan) en klik rechtsboven op het rode icoontje met de 3 puntjes en kies 'Bewerken'. Wanneer je meerdere kaarten geselecteerd hebt, is bewerken niet mogelijk.

Hetzelfde scherm als 'Bijlagen uploaden' echter is nu ook de Bron zichtbaar. De Bron geeft aan waar in welk menu de bijlage is toegevoegd. 

Bijlages bewerken en rechten
Zolang je ergens bijlagen mag toevoegen, dan mag je deze ook bewerken.
Situaties waarbij een bijlage niet bewerkt kan worden:

• Als een manager via het menu Personeel > Medewerkers een bijlage toevoegt bij de medewerker dan kan er ingesteld worden dat deze bijlage ook zichtbaar is in het menu 'Mijn bijlagen' van de medewerker zelf. Deze bijlagen zijn dan wel zichtbaar, maar kunnen niet bewerkt worden door de medewerker.
• Als een medewerker een bijlage toevoegt in het menu 'Mijn bijlagen' en deze bijlage koppelt aan een project. Dan kan behalve de medewerker, alleen iemand de bijlage bewerken wanneer diegene (bewerk)rechten heeft voor deze medewerker.