17 instellingen in Yoobi die je vaak gebruikt

Yoobi is een ontzettend veelzijdig systeem wat je met diverse systeemvoorkeuren en instellingen aanpast op de wensen van jouw bedrijf. Op 30 november organiseerden we een webinar waarin we een groot deel van deze mogelijkheden lieten zien. In dit blog hebben we een samenvatting gemaakt van de 17 veelgebruikte systeemvoorkeuren en instellingen.  
 

Het verschil tussen systeemvoorkeuren en instellingen 

Als Yoobi beheerder heb je de mogelijkheid om de systeemvoorkeuren en instellingen aan te passen. Maar wat is nu precies het verschil? Kort gezegd zit dit verschil hem in de mate waarin bepaalde zaken in te stellen zijn.  

Bij systeemvoorkeuren heb je hier meer vrijheid in. Denk hierbij aan het aanmaken van categoriën zoals relatiecategoriën of bijlagecategoriën of het aanmaken van je eigen website content voor e-mails die gestuurd worden.  

Een instelling is vaak opgebouwd uit keuzes of wordt gemaakt door invoer van een waarde. Bijvoorbeeld een schuifje waarbij je aangeeft of een medewerker wel of geen rechten heeft voor een bepaalde actie of bijvoorbeeld een keuze maken aan hand van een aantal opties.  

Algemene instellingen 

Algemene instellingen zijn de instellingen die iedere beheerder heeft, ongeacht welke modules er worden gebruikt. Denk hierbij aan notificatie instellingen, systeemmeldingen of instellingen voor gebruikersaccountants. We lichten 3 veel gebruikte instellingen toe. 
 
1. Notificatie-instellingen 
Met notificatie-instellingen stel je, bijvoorbeeld, in of er een notificatie wordt gestuurd bij het verlopen van een taak, bij het niet afsluiten van de timesheet of het accorderen van een project. Het is dan ook mogelijk om in te stellen of de notificatie alleen in Yoobi wordt getoond of dat er een melding via de Yoobi App of per e-mail wordt gestuurd.  
 
Meer informatie over de notificatie-instellingen vind je op onze helpsite. 

2. Website content 
In Yoobi zijn standaard e-mail teksten beschikbaar. Bijvoorbeeld de begeleidende e-mail als er een factuur verstuurd wordt of de e-mail die verstuurd wordt bij het extern accorderen. Deze standaard teksten zijn voor een groot deel aan te passen aan je eigen wensen en stijl. 
 
Hoe je dit precies doet lees je op onze helpsite.  

3. Bijlagen 
Als je gebruik maakt van de module 'Bijlagen' of de module 'CRM', dan heb je de mogelijkheid om je bijlagen toe te voegen en bewerken in Yoobi. Op diverse plekken in Yoobi is het dan mogelijk om je bijlage toe te voegen. Hiervoor maak je zelf je eigen categoriën aan. Op onze helpsite leggen we precies uit hoe je dit doet. 
 

Gebruikers en rechten 

In Yoobi werken we met verschillende ‘rollen’. Iedere rol heeft bijbehorende rechten, zo geef je medewerkers extra mogelijkheden. Yoobi kent drie soorten rollen (gebruikersrollen, afdelingsrollen en projectrollen), die je eenvoudig toevoegt, aanpast en koppelt. Wil je weten hoe je dit zelf instelt? Lees dan verder op onze helpsite. 

Groepen en functiegroepen 
In Yoobi stel je groepen medewerkers samen om te koppelen aan projecten, rechten en taken. Bijvoorbeeld: Door in de registratierechten van een project of activiteit een groep te koppelen wijs je in 1 keer een registratie toe aan alle gebruikers binnen deze groep. 
 
Wil je dit instellen in jullie Yoobi-omgeving? Lees dan de supporttekst.  

Naast groepen is er ook nog de mogelijkheid om functiegroepen aan te maken. Dit is vooral handig wanneer je met onze Facturatiemodule werkt. Een functiegroep binnen Yoobi wordt gebruikt om groepen medewerkers te voorzien van een standaard tarief per functiegroep. Bijvoorbeeld: projectleiders en/of ontwikkelaars met een standaard tarief van EUR 90,-. Dit tarief geldt voor een bepaalde periode. 
 
Meer informatie vind je hier. 

Projectinstellingen 

Zodra je met urenregistratie van Yoobi aan de slag gaat dan heb je ook direct de mogelijkheid om projecten aan te maken. Ook hier zijn weer een flink aantal instellingen voor beschikbaar. We gaan in dit blog dieper in op 2 van deze instellingen.  
 
Specificatievelden 
Een ontzettend mooie functionaliteit in de timesheet zijn de specificatievelden. Specificatievelden worden gebruikt om meer informatie op te slaan bij een registratie. Gebruik ze om een activiteit verder te specificeren. Voorbeelden: 

• Maak voor de activiteit 'Kilometers' specificaties aan zoals Bedrijfsauto, KM beginstand en KM eindstand. Bij bedrijfsauto selecteer je de bedrijfsauto, bij de andere 2 velden voer je een kilometerstand in.   

• Ook een goed voorbeeld van het gebruik van specificatievelden is de registratie van JIRA ticketnummers bij helpdesk activiteiten. 

We leggen alles uitgebreid uit in dit helpartikel. 

Overwerkpercentages 
Werken medewerkers over of op onregelmatige tijden? Dan is het fijn als dit automatisch wordt vastgelegd in de timesheet. Daarom heb je als beheerder de mogelijkheid om zelf overwerkpercentages in te stellen. Meer informatie vind je op onze helpsite 

Instellingen voor Facturatie

Naast instellingen die standaard in Yoobi beschikbaar zijn, zijn er ook nog per module een groot aantal instellingen. We lichten er een aantal toe voor Facturatie.

Financiële systeemvoorkeuren 
Wanneer je werkt met onze Facturatiemodule dan stel je zelf je eigen factuurschema’s op, standaard is er een conceptschema beschikbaar welke je tijdens de inrichting van Yoobi al hebt aangepast samen met een consultant.  

Wil je zelf weten hoe je een factuurschema maakt, omdat je bijvoorbeeld vanuit meerdere afdelingen factureert? Lees dan dit handige helpartikel. 

BTW percentages 
Er zijn verschillende btw tarieven. Welk tarief je hanteert, hangt af van het soort dienst of product dat je levert. Yoobi biedt daarom de mogelijkheid om verschillende btw tarieven in te stellen. Maar ook is het mogelijk om aan te geven of btw verlegd moet worden. Daarover lees je meer op onze helpsite. 

Valutainstellingen 
In Yoobi is het mogelijk om met meerdere valuta’s te werken. Bij elke organisatie is standaard de Euro (EUR) als valuta geselecteerd. Je voegt hier eenvoudig valuta’s aan toe.Hoe je dit doet? Dat ontdek je hier. 

Instellingen voor CRM 

Het CRM van Yoobi is zo opgebouwd dat je dit voor een groot deel naar je eigen wensen inricht op het gebied van CRM Basis, CRM Verkopen, CRM Offertes en CRM Documenten. Afhankelijk van de aanvullingen die je kiest beschik je zo ook over diverse instellingen. We lichten er een aantal kort toe: 

Relatiecategoriën 
Maak zelf relatiecategorieën aan en kies je in welke volgorde deze worden getoond in jouw CRM. Benieuwd hoe je zelf relatiecategorieën aanmaakt? Dat lees je in deze supporttekst.  

Taaktypes 
In de module CRM maak je gebruik van taken. Er zijn in Yoobi verschillende standaard taaktypes aangemaakt. Het is mogelijk hier zelf taaktypes aan toe te voegen. 
Maak je geen gebruik van een taaktype, zet deze dan op inactief.

Zo maak je taaktypes aan. 

Automatische acties 
Automatische acties voeg je toe aan verkoopschema’s. In het verkoopschema stel je in dat er bij het wijzigen van een verkoopfase een automatische taak uitgevoerd moet worden.Er zijn meerdere types automatische acties mogelijk.

Wil je meer weten? Dan moet je hier zijn.  

Vrije Velden 
Met de module “Vrije Velden” is het mogelijk om extra velden toe te voegen aan de diverse menu's in Yoobi (klant/relatie, medewerker, project, activiteit, verkoop en contactpersoon). Op die manier breid je de menu's uit met velden waarin specifieke kenmerken opgenomen kunnen worden (een tekstveld, een datumveld, een keuze veld, enz). Filter of sorteer je menu's vervolgens op basis van het vrije veld. Meer informatie vind je hier. 
 
Tekstfragmenten 
Wanneer je gebruik maakt van de aanvullende CRM modules 'Offertes' en/of 'Documenten', dan is het ook mogelijk gebruik maken te van tekstfragmenten. 
Tekstfragmenten zijn teksten die je vaker wilt gebruiken in een offerte, offerte template, document of documenttemplate. Hoe je dit instelt ontdek je hier.