Relaties: Taken: Taak toevoegen

Indien je beschikt over de module ‘CRM’ maak je op verschillende plekken in Yoobi een nieuwe taak of registratie aan:

  • In de takenlijst. Via het menu CRM > Taken navigeer je naar de takenlijst. Klik hier op de rode + knop
  • In de agenda in het dashboard van 'Mijn Yoobi'. Klik op het + icoontje rechts naast de dag waarop je de taak wilt inplannen
  • In 'Mijn agenda'. Klik op een tijdstip in de agenda en kies voor ‘Taak inplannen’
  • Bij een relatie. Ga naar de relatie. Klik op het + icoon in het tabblad taken of in de taken kaart.
  • Bij een project. Ga naar het project. Klik op het + icoon in het tabblad taken

Het volgende scherm opent:



Invoervelden beheren
Bepaal zelf welke invoervelden je hier zichtbaar wilt hebben. Klik op het moersleutelicoontje om de invoervelden in te stellen. Standaard zijn altijd een aantal velden al zichtbaar. Geef aan welke velden je zichtbaar wilt hebben of zet hier juist velden uit. Als je bijvoorbeeld nooit gebruik maakt van een deadline bij een taak, dan zet je hier dat veld uit. Dit hoef je maar 1x in te stellen. Na het opslaan van je nieuwe taak bewaart Yoobi jouw ingestelde voorkeur en zullen de velden iedere keer bij het maken van een nieuwe taak op deze manier zichtbaar zijn.

Verplichte velden
De velden 'Relatie' en 'Onderwerp' zijn velden die altijd gevuld moeten zijn. Zijn deze niet gevuld dan kun je de taak niet opslaan.

Overige velden
De meeste velden spreken voor zich, hieronder een aantal velden uitgelicht.

Taak toewijzen aan een gebruiker en/of groep
Een taak kan toegevoegd worden aan een gebruiker, een groep, of aan beide. Een gebruiker gaat altijd voor een groep. Is er zowel een groep als een gebruiker gekoppeld, dan is de gebruiker eigenaar van de taak en de gebruiker zal de taak dan ook behandelen. Filter in de lijst op gebruiker of groep om jouw taken inzichtelijk te maken. 

Taak herhalen
Het is nu mogelijk om een taak in een zelf in te stellen frequentie te laten herhalen. Voeg het veld 'Taak herhalen' toe. 



Kies snel voor dagelijks, wekelijks of maandelijks herhalen of pas zelf de frequentie aan. Klik hiervoor op 'Aangepast'


Voor elke herhaling maakt Yoobi een APARTE taak aan.

Let op: Yoobi kopieert hiervoor ALLE gegevens van de taak. De klant, contactpersoon, naam, omschrijving, start tijd, duur enz blijft dus precies hetzelfde, alleen de datum wijzigt.

 Klik hier voor meer informatie over de nieuw aangemaakte taken reeks.

Google / E-mailbericht laden uit Gmail
Werk je met Gmail dan is het mogelijk een e-mail van een klant toe te voegen aan Yoobi. De e-mail wordt als (afgeronde) taak toegevoegd aan Yoobi.

  • Klik op 'nieuwe taak' en klik op 'Bericht laden uit Gmail'.
  • In de pop-up selecteer je het gewenste account om in Gmail in te loggen
  • Er opent nu een scherm waarin je Yoobi toestemming geeft om je e-mailberichten en - instellingen in Gmail te kunnen bekijken. Kies 'Toestaan'
  • Bevestig nogmaals dat Yoobi je e-mail berichten en - instellingen mag bekijken
  • Nu alles ingesteld is, klik je weer op 'nieuwe taak' en weer op 'Bericht laden uit Gmail'
  • Nu opent een scherm met je Gmail berichten
  • Selecteer een bericht en kies 'Archiveren'
  • Je navigeert naar het 'Nieuwe Taak' scherm en de gegevens zoals 'Onderwerp', datum 'Start' en 'Eind', ''Taakomschrijving' zijn direct gevuld
  • Koppel de relatie, vink het vakje 'Taak direct afronden' aan en kies 'Opslaan'
De taak is nu toegevoegd als registratie in Yoobi.

Outlook / Emailberichten uit Outlook
Ook de e-mail berichten vanuit Outlook zijn gemakkelijk aan Yoobi CRM toe te voegen als geregistreerde taak. Gebruik hiervoor de Outlook add-in. In Outlook selecteer je de e-mail en Yoobi zoekt m.b.v. het e-mail adres de juiste klant en/of contactpersoon er bij. Koppel je e-mail hieraan en vervolgens voeg je de e-mail toe aan Yoobi. Het is ook mogelijk de e-mail te koppelen aan een project, verkoop of medewerker. Het e-mail bericht wordt als taak (e-mail in) toegevoegd.
 

Taak opslaan
Zodra je de taak opslaat, navigeer je direct naar de detailgegevens van deze taak. Hier kun je de taak wijzigen, acties uitvoeren, enz. 

 

crmTask:newEvent
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    13-08-2020
  • Tag:
  • Door:
    Iris Keim
  • Supporttag:
    crmTask:newEvent