Verlof: veelgestelde vragen

Ga naar: Mijn Yoobi > Mijn verlof. In de verlof statistieken zie je een overzicht van het saldo van je vakantie uren en eventuele andere saldo's zoals TVT of ADV. Dit overzicht toont automatisch het huidige jaar. Wil je een ander jaar inzien, dan kun je dit instellen via het moersleutelicoontje. In Mijn verlof kun je ook het jaaroverzicht of je verlofkaart bekijken.

Dit stel je in in de verlofregeling. Dit wordt ook uitgelegd door een Yoobi consulent bij de inrichting van de verlofmodule. Per verloftype geef je aan of het verlofrecht voorstel automatisch toegewezen zal worden. Zet de instelling op 'Aan'. Wanneer je bij een nieuwe medewerker een nieuw contract aanmaakt, dan zal het verlofrecht automatisch toegewezen worden.
Maak je een nieuw contract aan of wijzig je een contract waardoor het aantal FTE van de medewerker wijzigt, dan zal Yoobi een pop-up tonen met een actie om het nieuw berekende verlofrecht direct toe te wijzen.

Wil je het verlofrecht niet automatisch toe laten wijzen dan zet je in de verlofregeling de instelling op 'Uit'.  Het verlofrecht is dan alleen nog via een bulkmutatie toe te wijzen. Meer informatie.

Ons advies is om automatisch toewijzen altijd op 'Aan' te zetten. Yoobi berekent automatisch het juiste verlofrecht en wijst dit ieder jaar automatisch aan de medewerker toe.

Dit stel je in in de verlofregeling. Dit wordt ook uitgelegd door een Yoobi consulent bij de inrichting van de verlofmodule. Per verloftype geef je aan of het verlofrecht voorstel automatisch toegewezen zal worden. Zet de instelling op 'Aan'. Yoobi berekent automatisch het juiste verlofrecht (neemt overgebleven uren mee naar een volgend jaar) en wijst dit ieder jaar automatisch aan de medewerker toe.

Ja dit kan. In de verlofregeling wordt ingesteld of er uren naar een volgend jaar meegenomen kunnen worden en zo ja, binnen hoeveel maanden deze uren dan opgenomen moeten worden. Bij de inrichting van de verlofmodule wordt dit samen met een Yoobi consulent ingericht. Je kunt dit wijzigen echter besef goed wat je doet. Bij twijfel neem vooral contact met ons op. Klik hier voor meer informatie.

Yoobi zorgt er altijd voor dat het verlof dat als eerste op moet, als eerste opgenomen wordt. Er wordt hierbij gekeken naar de vervaldatum van het saldo; het saldo wat als eerste vervalt wordt als eerst opgemaakt. Vaak betekent dit dus dat eerst het wettelijke en dan het bovenwettelijke verlof wordt opgemaakt. Medewerkers kunnen dit zelf inzien via Mijn Yoobi > Mijn verlof. Klik in de widget 'Verlof statistieken' op de knop 'Specificatie'. Hier zie je welke uren er komen te vervallen en wanneer. Zijn je uren al op dan zul je deze ook niet terugzien in dit overzicht. Daarbij toont Yoobi ook een extra regel in de widget 'Verlof Statistieken' als er daadwerkelijk uren gaan vervallen.

Wijzig een verlofsaldo ALTIJD via een verlofmutatie en NOOIT direct in de verlofregeling of het tabblad 'Verlofrecht' van de medewerker. Met een verlofmutatie muteer je het verlofsaldo los van de verlofregeling en alleen voor de geselecteerde medewerker. Klik hier voor meer informatie.

Dit kan beide door middel van een verlofmutatie. Ga naar Personeel > Verlofmutaties > Nieuwe verlofmutatie aanvraag. Klik hier voor meer informatie.

Ja dat kan. Er moet dan eerst een nieuwe activiteit en verloftype aangemaakt worden en de activiteit moet aan het verloftype gekoppeld worden. Vervolgens moet het verloftype in de verlofregeling opgenomen worden en moet er een saldo ingesteld worden. Dien hier een supportmelding voor in om dit samen met een consultant in te richten.

In de verlofregeling is per verloftype ingesteld of het verlof met een verlofaanvraag aangevraagd dient te worden, of dat er verlofuren rechtstreeks in de timesheet mogen worden geregistreerd.

Verlof aanvragen kan alleen als er gebruik gemaakt wordt van de module 'Verlof'.

Verlofaanvraag indienen
Je kan op 3 plekken een verlofaanvraag indienen:

1. Via het menu Mijn Yoobi > Mijn verlof
2. Vanuit de timesheet
3. In de Yoobi App

Klik hier voor meer informatie.

Verlof rechtstreeks in de timesheet registreren
Voeg het project Algemeen verlof toe en kies de activiteit 'vakantie'. Registreer je uren. Nadat je timesheet aan het einde van de periode is gesloten en de manager de uren heeft goedgekeurd, zijn de vakantie uren ook goedgekeurd.

Is ingesteld dat bijvoorbeeld vakantie uren rechtstreeks in de timesheet geschreven mogen worden dan zul je deze ook niet via een verlofaanvraag kunnen aanvragen. Andersom precies hetzelfde; is ingesteld dat vakantie via een verlofaanvraag aangevraagd moet worden dan is het niet mogelijk om deze rechtstreeks in de timesheet te registreren.
Verlofuren aangevraagd via een verlofaanvraag zullen in het geel getoond worden zolang deze nog geaccordeerd moeten worden. Is de verlofaanvraag goedgekeurd dan kleuren de uren groen.

Als je niet rechtstreeks uren in de timesheet kan registreren op de activiteit 'vakantie' of 'tvt' (de activiteiten zijn niet toe te voegen aan de timesheet) dan is het door jouw organisatie ingesteld dat je verlof via een verlofaanvraag aan moet vragen. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Controleer ook of de medewerker wel aan de verlofregeling is gekoppeld.

Er zijn 2 manieren om verlof aan te vragen. Rechtstreeks in de timesheet (Mijn Yoobi > Mijn uren) of via een verlofaanvraag (Mijn Yoobi > Mijn verlof > Mijn verlofaanvragen). Vraag bij jouw Yoobi beheerder hoe dit voor jouw organisatie is ingesteld. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Controleer ook of de medewerker wel aan de verlofregeling is gekoppeld.

Zolang een verlofaanvraag nog niet is goedgekeurd, kun je deze nog wijzigen. Ga naar Mijn Yoobi > Mijn verlof. Klik op het potloodje rechts naast de bestaande verlofaanvraag. Wijzig je verlofaanvraag en klik op opslaan.
Is de verlofaanvraag goedgekeurd, dan is deze ook nog te wijzigen. Maak hiervoor een nieuwe verlofaanvraag aan. Gebruik dezelfde periode als de te wijzigen verlofaanvraag. Je ziet nu de uren die je eerder aangevraagd hebt. Wijzig deze en sla de verlofaanvraag op. De nieuwe verlofaanvraag wordt ter goedkeuring aan je manager aangeboden, de oude verlofaanvraag is nu vervallen.
Hoe trek ik een verlofaanvraag in? Is de verlofaanvraag al goedgekeurd, ga dan op dezelfde manier naar de verlofaanvraag en kies hier voor intrekken. Er wordt een verzoek tot intrekken naar de manager verstuurd. Maak direct een nieuwe verlofaanvraag aan. Klik hier voor meer informatie.

Medewerker: Een verlofaanvraag kan niet verwijderd worden. Wel kan de verlofaanvraag ingetrokken worden. Ga naar Mijn verlof > Mijn verlofaanvragen. Klik op de verlofaanvraag en kies 'Aanvraag intrekken'. De status van de verlofaanvraag wordt 'Aanvraag tot intrekken'. Er wordt nu een e-mail naar de manager gestuurd om de aanvraag tot intrekken goed- of af te keuren.  Trek je als manager/Yoobi beheerder een verlofaanvraag van een medewerker in, open de verlofaanvraag (met status 'Aanvraag tot intrekken') en kies goedkeuren. De status van de aanvraag is nu 'Ingetrokken'. Er kan een nieuwe verlofaanvraag gemaakt worden indien nodig.

Beheerder: Een verlofaanvraag kan niet verwijderd worden. Wel kan de verlofaanvraag ingetrokken worden. Wil je het verlof van een medewerker intrekken, ga dan naar Personeel > Verlofaanvragen. Klik op de verlofaanvraag en kies 'Verlofaanvraag intrekken'. De status van de verlofaanvraag wordt 'Aanvraag tot intrekken'. Selecteer nogmaals de verlofaanvraag en klik op 'Goedkeuren'. De aanvraag krijgt nu de status 'Ingetrokken'. Er wordt ook een e-mail naar de manager gestuurd om de aanvraag tot intrekken goed- of af te keuren. Via deze weg kan je het intrekken van de verlofaanvraag ook goedkeuren. Klik hier voor meer informatie.

Afhankelijk hoe dit is ingesteld binnen je organisatie is dit wel of niet mogelijk. Lukt het niet om meer uren op te nemen, neem dan contact op met je (verlof)manager of Yoobi beheerder.

Beheerder: In de verlofregeling kan ingesteld worden of het saldo van een bepaald verloftype, bijvoorbeeld vakantie, negatief mag zijn. Is ingesteld dat dit niet mag en een medewerker wil toch meer verlof opnemen dan er saldo is, dan gaat dit niet. 2 oplossingen:

1. Zet in de verlofregeling aan dat het saldo negatief mag zijn. Let op: Dit geldt dan voor iedere medewerker.
2. Wijzig met een verlofmutatie het saldo van de betreffende medewerker (bijvoorbeeld op 31-12-2018 een mutatie voor +10 uur en dan in het nieuwe jaar op 01-01-2019 een mutatie van -10). Klik hier voor meer informatie over verlofmutaties

Verlofaanvraag voor volgend jaar lukt niet, ik kan de juiste data niet selecteren. De voor ingestelde perioden (volgende week, volgende maand, enz) en de kalender zijn van toepassing op het huidige kalender jaar. Dus in 2023 zijn de weken en kwartalen van 2023 beschikbaar. Vervolgens kan de begindatum van een verlofaanvraag niet na de einddatum liggen, dus moet je eerst in de kalender van de einddatum een dag selecteren en vervolgens kun je dan een begindatum selecteren. Naast het gebruik van de kalender is het ook mogelijk om de periode waarin de verlofaanvraag valt handmatig in te typen. Dus bijvoorbeeld door handmatig 03-09-2024 in te tikken

Wie beoordeelt de verlofaanvraag en wie krijgt er een notificatie?
Standaard worden verlofaanvragen naar de Yoobi beheerder/administrator gestuurd. Tenzij er een afdelingsmanager is ingesteld, dan zal deze manager de verlofaanvragen in zijn/haar mailbox ontvangen. Let op: Als je een medewerker als afdelingsmanager koppelt aan een afdeling, dan krijgt deze medewerker ook de rechten die bij de rol afdelingsmanager horen. De Yoobi beheerder/administrator kan altijd de verlofaanvragen inzien via het menu Personeel > Verlofaanvragen. Als een medewerker een verlofaanvraag invult, ziet hij/zij ook meteen door wie de aanvraag geaccordeerd zal worden. Klik hier voor meer informatie en hier voor meer informatie over het instellen van de rechten van een afdelingsmanager.

Het kan voorkomen dat een organisatie er voor kiest dat de medewerkers verplichte vrije dagen krijgen toegewezen (bijv bouwvak of de dagen tussen kerst en oud-nieuw). Dit kan de Yoobi beheerder gemakkelijk voor iedere medewerker vastleggen in de timesheet.

• Staat ingesteld dat verlof rechtstreeks in de timesheet geregistreerd kan worden, ga dan naar de timesheet van de betreffende medewerker. Registreer de vakantie uren, sluit de week en keur deze meteen goed.
• Staat ingesteld dat verlof met een verlofaanvraag aangevraagd kan worden, maak dan per medewerker een verlofaanvraag aan of ga naar de bulkmutatie 'Verlofaanvraag' om de aanvraag voor meerdere medewerkers tegelijk door te voeren.

Klik hier voor meer informatie.

Verlofuren kunnen heel gemakkelijk bijgehouden worden door Yoobi met de verlof module. Beschik je niet over deze module dan kun je het project 'Algemeen verlof' dat standaard aangemaakt is in jouw Yoobi omgeving gebruiken voor het registreren van verlof. Ga naar Projecten en dubbelklik op het project 'Algemeen verlof'. Er zijn diverse verlof types als activiteit gekoppeld aan dit project. Zet de activiteiten die je niet gebruikt op 'gesloten' of verwijder deze. Ze zijn dan niet meer zichtbaar in de timesheet van de medewerkers. De medewerkers voegen het project toe aan de timesheet en schrijven uren op de activiteiten.
Via diverse rapportages kun je inzien hoeveel vakantie uren er geregistreerd zijn. Het automatisch bijhouden van een verlofsaldo is op deze manier niet mogelijk. Ook het aanvragen van vakantie via een verlofaanvraag of het automatisch toewijzen van overwerk aan het verloftype 'tijd voor tijd' is niet mogelijk. Wil je meer informatie over de verlof module waarmee je deze mogelijkheden wel hebt, neem dan contact op met onze afdeling sales.

Als een medewerker met Zwangerschapsverlof gaat, Ouderschapsverlof opneemt of gebruik maakt ADV, dan zijn er diverse mogelijkheden om dit in te stellen. Klik hier voor meer informatie over de mogelijkheden en hoe deze in zijn te stellen.

Via beheer > Instellingen > Verlof stel je in in welke situatie verlof automatisch wordt goedgekeurd. Automatisch verlof goedkeuren gaat op twee manieren, namelijk een bepaald aantal uren of de periode dat de verlofaanvraag al openstaat. Bij instellingen vul je in na hoe lang verlof automatisch wordt goedgekeurd. Bijvoorbeeld wanneer de verlofaanvraag na 5 dagen nog niet is goedgekeurd. Ook is het mogelijk om in te stellen dat kleinere verlofaanvragen, van bijvoorbeeld 8 uur, automatisch worden goedgekeurd. Vul voor beide de juiste waarde in, zet het vinkje aan en klik op 'instellingen opslaan'

Wanneer je verlof aanvraagt, dan kijkt Yoobi daarbij altijd naar het aantal contracturen in je weekrooster. Heb je 8 contracturen op een dag, dan kun je maximaal 8 uren verlof aanvragen of invoeren in je timesheet.

Contracturen worden ingesteld in het contract van de medewerker. In het weekrooster wordt precies aangegeven hoeveel contracturen je per dag werkt. De uren in een weekrooster staan vast. Je kan wel meerdere roosters toevoegen als je bijvoorbeeld om de week een ander rooster hebt, maar als je geen vaste uren op vaste dagen werkt, dan is het rooster niet goed in te vullen.

Werk je echter met een flexibel rooster en is er niet bekend hoeveel contracturen je precies op een dag werkt, dan is het lastig om verlof aan te vragen. Er is een oplossing. Je kunt namelijk instellen dat Yoobi niet meer controleert op contracturen. Dit kan ingesteld worden voor de gehele organisatie, voor een afdeling of per medewerker. Dit doe je door de instelling 'Geen contracturen controleren bij verloftypes' op AAN te zetten.
Lees er hier meer over.

Wanneer het weekrooster in een contract wijzigt (een medewerker gaat op andere dagen werken of een ander aantal uren per dag) kan het zijn dat eerder toegevoegde uren feestdagen niet meer overeenkomen met het nieuwe rooster. Bij het oplaan van wijzigingen in een contract zal Yoobi met een actiepunt komen om feestdagen te wijzigen. Wanneer je een wijziging in het huidige contract doorvoert waarbij het aantal uur wijzigt op een feestdag, dan kan Yoobi dit aantal nu corrigeren. Als je eerst 8 contracturen had op een feestdag en na een wijziging nog maar 4 uur, dan wordt het aantal uur feestdagen in de timesheet aangepast naar 4 uur.
Let op: Had je voor de wijziging helemaal geen contracturen op een feestdag en nu wel, voeg de nationale feestdag dan handmatig toe. Dit kan via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' of in het contract van de medewerker. Meer informatie.

Blijft er toch een verschil, los dit dan op door de feestdagen voor deze medewerker eerst te verwijderen en vervolgens weer opnieuw toe te voegen. Voor beide acties gebruik je de bulkmutatie 'Nationale feestdagen'. Meer informatie.

Je voegt heel gemakkelijk de nationale feestdagen toe aan de timesheet via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen'. Klik hier voor meer informatie.

De Yoobi beheerder heeft alle feestdagen al voor je in Yoobi gezet. Werk je toch op een feestdag dan registreer je je uren gewoon extra in de timesheet op de juiste activiteit. Werk je met overuren dan zal Yoobi dit als overuren zien en extra toevoegen aan je verlofsaldo.

Stel in de verlofregeling in dat dit verloftype alleen rechtstreeks in de timesheet geregistreerd mag worden (dus niet via een verlofaanvraag). Vervolgens trek je de registratierechten in op deze activiteit.
Hierna kunnen feestdagen alleen nog in de timesheet gezet worden via de bulkmutatie Nationale feestdagen.

Bij het uitvoeren van de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' kijkt Yoobi eerst of de medewerker gekoppeld is aan de verlofregeling. Vervolgens of de medewerker contract uren heeft op een feestdag en hoeveel. Dit aantal uur zal Yoobi dan toevoegen aan de timesheet. Heeft een medewerker bijvoorbeeld altijd op maandag vrij en dus geen contracturen op die dag, dan zal Yoobi geen feestdagen uren toevoegen op Paasmaandag. Controleer dus of de medewerker gekoppeld is aan een verlofregeling en welke contracturen deze medewerker heeft. Heeft de medewerker een tijdelijk contract tot bijvoorbeeld juli, dan zullen er geen feestdagen voor kerst toegewezen worden. Wordt een contract verlengd voor een medewerker, voer dan de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' opnieuw uit om de feestdagen alsnog toe te voegen. Klik hier voor meer informatie.

Verlofuren kunnen heel gemakkelijk bijgehouden worden in Yoobi met de verlof module. Beschik je niet over deze module dan kun je het project 'Algemeen verlof' dat standaard aangemaakt is in jouw Yoobi omgeving gebruiken voor het registreren van verlof. Ga naar Projecten en dubbelklik op het project 'Algemeen verlof'. Er zijn diverse verlof types als activiteit gekoppeld aan dit project. Zet de activiteiten die je niet gebruikt op 'gesloten' of verwijder deze. Deze zijn dan niet meer zichtbaar in de timesheet van de medewerkers. De medewerkers voegen het project toe aan de timesheet en schrijven uren op de activiteiten. Via rapportages kun je precies hoeveel vakantie uren er opgenomen zijn.

Het automatisch bijhouden van een verlofsaldo is op deze manier niet mogelijk. Ook het aanvragen van vakantie via een verlofaanvraag of het automatisch toewijzen van overwerk aan het verloftype 'tijd voor tijd' is niet mogelijk. Wil je meer informatie over de voordelen van de verlof module neem dan contact op met onze afdeling sales; sales@yoobi.nl