Verlof: veelgestelde vragen

tijd voor tijd
Verlof saldo
Ga naar: Mijn Yoobi > Mijn verlof. In de verlof statistieken zie je een overzicht van het saldo van je vakantie uren en eventuele andere saldo's zoals TVT of ADV. Dit overzicht toont automatisch het huidige jaar. Wil je een ander jaar inzien, dan kun je dit instellen via het moersleutelicoontje. In Mijn verlof kun je ook het jaaroverzicht of je verlofkaart bekijken.
Dit wordt ingesteld in de verlofregeling. Bij de inrichting van de verlofmodule wordt dit samen met een Yoobi consultant ingericht. Je kunt dit zelf wijzigen. Voorzichtigheid is hier op zijn plaats. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Verlof > Verlofregelingen. Dubbelklik op de verlofregeling. In het tabblad overzicht zie je de gekoppelde verloftypes staan. Klik op de verloftypes met een saldo rechts op het potloodje. Ga naar het tabblad 'Verloftype instelingen'. Zet hier de instelling 'Verlofrecht voorstel automatisch toewijzen' op 'Aan'. Bij twijfel neem vooral contact met ons op. Klik hier voor meer informatie en hier voor een blog over het toekennen verlof.
Nieuwe medewerker: Yoobi berekent het verlofsaldo (op basis van de contractduur en het aantal FTE in het contract) voor een heel kalenderjaar en wijst dit toe aan de medewerker. Dit kan op 2 manieren:
  1. Automatisch: Na het toevoegen of wijzigen van het contract vraagt Yoobi of het verlofsaldo berekend moet worden. Kies ja.
  2. Handmatig: Via de bulkmutatie 'Verlofrecht toewijzen'. Ga naar Beheer > Bulkmutaties > Verlofrecht toewijzen en klik op start. Er start een wizard. Doorloop deze. Kies het jaar, het verloftype dat toegewezen moet worden en de betreffende medewerker(s). Vervolgens toont Yoobi een overzicht met een voorstel voor het toe te wijzen verlofrecht. Ben je akkoord, kies dan voor 'Verlofrecht toewijzen'. Klik hier voor meer informatie.
Nieuw jaar: Om de verlofuren voor een nieuw kalenderjaar aan de medewerkers toe te wijzen in Yoobi is het mogelijk om in de verlofregeling in te stellen dat de overgebleven uren van het huidige jaar automatisch worden meegenomen naar het nieuwe jaar. Zie ook de vraag en het antwoord hierboven. Doe je dit liever handmatig gebruik dan de bulkmutatie 'Verlofrecht toewijzen'. Ga naar Beheer > Bulkmutaties > Verlofrecht toewijzen en klik op start. Er start een wizard. Doorloop deze. Kies het jaar, het verloftype dat toegewezen moet worden en de betreffende medewerker(s). Vervolgens toont Yoobi een overzicht met een voorstel voor het toe te wijzen verlofrecht. Ben je akkoord, kies dan voor 'Verlofrecht toewijzen'. Klik hier voor meer informatie.
Ja dit kan. In de verlofregeling wordt ingesteld of er uren naar een volgend jaar meegenomen kunnen worden en zo ja, binnen hoeveel maanden deze uren dan opgenomen moeten worden. Bij de inrichting van de verlofmodule wordt dit samen met een Yoobi consulent ingericht. Je kunt dit wijzigen echter besef goed wat je doet. Bij twijfel neem vooral contact met ons op. Klik hier voor meer informatie.
Yoobi zorgt er altijd voor dat het verlof dat als eerste op moet, als eerste opgenomen wordt. Er wordt hierbij gekeken naar de vervaldatum van het saldo; het saldo wat als eerste vervalt wordt als eerst opgemaakt. Vaak betekent dit dus dat eerst het wettelijke en dan het bovenwettelijke verlof wordt opgemaakt. Medewerkers kunnen dit zelf inzien via Mijn Yoobi > Mijn verlof. Klik in de widget 'Verlof statistieken' op de knop 'Specificatie'. Hier zie je welke uren er komen te vervallen en wanneer. Zijn je uren al op dan zul je deze ook niet terugzien in dit overzicht. Daarbij toont Yoobi ook een extra regel in de widget 'Verlof Statistieken' als er daadwerkelijk uren gaan vervallen.
Wijzig een verlofsaldo ALTIJD via een verlofmutatie en NOOIT direct in de verlofregeling of het tabblad 'Verlofrecht' van de medewerker. Met een verlofmutatie muteer je het verlofsaldo los van de verlofregeling en alleen voor de geselecteerde medewerker. Klik hier voor meer informatie.
Dit kan beide door middel van een verlofmutatie. Ga naar Personeel > Verlofmutaties > Nieuwe verlofmutatie aanvraag. Klik hier voor meer informatie.
Ja dat kan. Er moet dan eerst een nieuwe activiteit en verloftype aangemaakt worden en de activiteit moet aan het verloftype gekoppeld worden. Vervolgens moet het verloftype in de verlofregeling opgenomen worden en moet er een saldo ingesteld worden. Dien hier een supportmelding voor in om dit samen met een consultant in te richten.
Verlof aanvragen en goedkeuren
Verlof aanvragen kan op 2 manieren, afhankelijk hoe dit in jouw organisatie is ingesteld in de verlofregeling:
  1. Rechtstreeks in de timesheet => Voeg het project Algemeen verlof toe en kies de activiteit 'vakantie'. Registreer je uren. Nadat je timesheet aan het einde van de periode is gesloten en de manager de uren heeft goedgekeurd, zijn de vakantie uren ook goedgekeurd.
  2. Via een verlof aanvraag => Ga naar Mijn Yoobi > Mijn verlof. Klik hier voor meer informatie.
     
Is ingesteld dat bijvoorbeeld vakantie uren rechtstreeks in de timesheet geschreven mogen worden dan zul je deze ook niet via een verlofaanvraag kunnen aanvragen. Andersom precies hetzelfde; is ingesteld dat vakantie via een verlofaanvraag aangevraagd moet worden dan is het niet mogelijk om deze rechtstreeks in de timesheet te registreren. Na het goedkeuren van een verlofaanvraag worden de uren wél in de timesheet getoond.
Als je niet rechtstreeks uren in de timesheet kan registreren op de activiteit 'vakantie' of 'tvt' (de activiteiten zijn niet toe te voegen aan de timesheet) dan is het door jouw organisatie ingesteld dat je verlof via een verlofaanvraag aan moet vragen. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Controleer ook of de medewerker wel aan de verlofregeling is gekoppeld.
Er zijn 2 manieren om verlof aan te vragen. Rechtstreeks in de timesheet (Mijn Yoobi > Mijn uren) of via een verlofaanvraag (Mijn Yoobi > Mijn verlof > Mijn verlofaanvragen). Vraag bij jouw Yoobi beheerder hoe dit voor jouw organisatie is ingesteld. Klik hier voor meer informatie.

Beheerder: Controleer ook of de medewerker wel aan de verlofregeling is gekoppeld.
Zolang een verlofaanvraag nog niet is goedgekeurd, kun je deze nog wijzigen. Ga naar Mijn Yoobi > Mijn verlof. Klik op het potloodje rechts naast de bestaande verlofaanvraag. Wijzig je verlofaanvraag en klik op opslaan.
Is de verlofaanvraag goedgekeurd, dan is deze ook nog te wijzigen. Maak hiervoor een nieuwe verlofaanvraag aan. Gebruik dezelfde periode als de te wijzigen verlofaanvraag. Je ziet nu de uren die je eerder aangevraagd hebt. Wijzig deze en sla de verlofaanvraag op. De nieuwe verlofaanvraag wordt ter goedkeuring aan je manager aangeboden, de oude verlofaanvraag is nu vervallen.
Hoe trek ik een verlofaanvraag in? Is de verlofaanvraag al goedgekeurd, ga dan op dezelfde manier naar de verlofaanvraag en kies hier voor intrekken. Er wordt een verzoek tot intrekken naar de manager verstuurd. Maak direct een nieuwe verlofaanvraag aan. Klik hier voor meer informatie.
Medewerker: Een verlofaanvraag kan niet verwijderd worden. Wel kan de verlofaanvraag ingetrokken worden. Ga naar Mijn verlof > Mijn verlofaanvragen. Klik op de verlofaanvraag en kies 'Aanvraag intrekken'. De status van de verlofaanvraag wordt 'Aanvraag tot intrekken'. Er wordt nu een e-mail naar de manager gestuurd om de aanvraag tot intrekken goed- of af te keuren.  Trek je als manager/Yoobi beheerder een verlofaanvraag van een medewerker in, open de verlofaanvraag (met status 'Aanvraag tot intrekken') en kies goedkeuren. De status van de aanvraag is nu 'Ingetrokken'. Er kan een nieuwe verlofaanvraag gemaakt worden indien nodig.

Beheerder: Een verlofaanvraag kan niet verwijderd worden. Wel kan de verlofaanvraag ingetrokken worden. Wil je het verlof van een medewerker intrekken, ga dan naar Personeel > Verlofaanvragen. Klik op de verlofaanvraag en kies 'Verlofaanvraag intrekken'. De status van de verlofaanvraag wordt 'Aanvraag tot intrekken'. Selecteer nogmaals de verlofaanvraag en klik op 'Goedkeuren'. De aanvraag krijgt nu de status 'Ingetrokken'. Er wordt ook een e-mail naar de manager gestuurd om de aanvraag tot intrekken goed- of af te keuren. Via deze weg kan je het intrekken van de verlofaanvraag ook goedkeuren. Klik hier voor meer informatie.
Afhankelijk hoe dit is ingesteld binnen je organisatie is dit wel of niet mogelijk. Lukt het niet om meer uren op te nemen, neem dan contact op met je (verlof)manager of Yoobi beheerder.

Beheerder: In de verlofregeling kan ingesteld worden of het saldo van een bepaald verloftype, bijvoorbeeld vakantie, negatief mag zijn. Is ingesteld dat dit niet mag en een medewerker wil toch meer verlof opnemen dan er saldo is, dan gaat dit niet. 2 oplossingen:
  1. Zet in de verlofregeling aan dat het saldo negatief mag zijn. Let op: Dit geldt dan voor iedere medewerker.
  2. Wijzig met een verlofmutatie het saldo van de betreffende medewerker (bijvoorbeeld op 31-12-2018 een mutatie voor +10 uur en dan in het nieuwe jaar op 01-01-2019 een mutatie van -10). Klik hier voor meer informatie over verlofmutaties
Verlofaanvraag voor volgend jaar lukt niet, ik kan de juiste data niet selecteren. De voor ingestelde perioden (volgende week, volgende maand, enz) en de kalender zijn van toepassing op het huidige kalender jaar. Dus in 2019 zijn de weken en kwartalen van 2019 beschikbaar. Vervolgens kan de begindatum van een verlofaanvraag niet na de einddatum liggen, dus moet je eerst in de kalender van de einddatum een dag selecteren en vervolgens kun je dan een begindatum selecteren. Naast het gebruik van de kalender is het ook mogelijk om de periode waarin de verlofaanvraag valt handmatig in te typen. Dus bijvoorbeeld door handmatig 03-09-2020 in te tikken
Wie beoordeelt de verlofaanvraag en wie krijgt er een notificatie?
Standaard worden verlofaanvragen naar de Yoobi beheerder/administrator gestuurd. Tenzij er een afdelingsmanager is ingesteld, dan zal deze manager de verlofaanvragen in zijn/haar mailbox ontvangen. Let op: Als je een medewerker als afdelingsmanager koppelt aan een afdeling, dan krijgt deze medewerker ook de rechten die bij de rol afdelingsmanager horen. De Yoobi beheerder/administrator kan altijd de verlofaanvragen inzien via het menu Personeel > Verlofaanvragen. Als een medewerker een verlofaanvraag invult, ziet hij/zij ook meteen door wie de aanvraag geaccordeerd zal worden. Klik hier voor meer informatie en hier voor meer informatie over het instellen van de rechten van een afdelingsmanager.
Het kan voorkomen dat een organisatie er voor kiest dat de medewerkers verplichte vrije dagen krijgen toegewezen (bijv bouwvak of de dagen tussen kerst en oud-nieuw). Dit kan de Yoobi beheerder gemakkelijk voor iedere medewerker vastleggen in de timesheet.
  • Staat ingesteld dat verlof rechtstreeks in de timesheet geregistreerd kan worden, ga dan naar de timesheet van de betreffende medewerker. Registreer de vakantie uren, sluit de week en keur deze meteen goed.
  • Staat ingesteld dat verlof met een verlofaanvraag aangevraagd kan worden, maak dan per medewerker een verlofaanvraag aan of ga naar de bulkmutatie 'Verlofaanvraag' om de aanvraag voor meerdere medewerkers tegelijk door te voeren.
Klik hier voor meer informatie.
Verlofuren kunnen heel gemakkelijk bijgehouden worden door Yoobi met de verlof module. Beschik je niet over deze module dan kun je het project 'Algemeen verlof' dat standaard aangemaakt is in jouw Yoobi omgeving gebruiken voor het registreren van verlof. Ga naar Projecten en dubbelklik op het project 'Algemeen verlof'. Er zijn diverse verlof types als activiteit gekoppeld aan dit project. Zet de activiteiten die je niet gebruikt op 'gesloten' of verwijder deze. Ze zijn dan niet meer zichtbaar in de timesheet van de medewerkers. De medewerkers voegen het project toe aan de timesheet en schrijven uren op de activiteiten.
Via diverse rapportages kun je inzien hoeveel vakantie uren er geregistreerd zijn. Het automatisch bijhouden van een verlofsaldo is op deze manier niet mogelijk. Ook het aanvragen van vakantie via een verlofaanvraag of het automatisch toewijzen van overwerk aan het verloftype 'tijd voor tijd' is niet mogelijk. Wil je meer informatie over de verlof module waarmee je deze mogelijkheden wel hebt, neem dan contact op met onze afdeling sales.
Als een medewerker met Zwangerschapsverlof gaat, Ouderschapsverlof opneemt of gebruik maakt ADV, dan zijn er diverse mogelijkheden om dit in te stellen. Klik hier voor meer informatie over de mogelijkheden en hoe deze in zijn te stellen.
Via beheer > Instellingen > Verlof stel je in in welke situatie verlof automatisch wordt goedgekeurd. Automatisch verlof goedkeuren gaat op twee manieren, namelijk een bepaald aantal uren of de periode dat de verlofaanvraag al openstaat. Bij instellingen vul je in na hoe lang verlof automatisch wordt goedgekeurd. Bijvoorbeeld wanneer de verlofaanvraag na 5 dagen nog niet is goedgekeurd. Ook is het mogelijk om in te stellen dat kleinere verlofaanvragen, van bijvoorbeeld 8 uur, automatisch worden goedgekeurd. Vul voor beide de juiste waarde in, zet het vinkje aan en klik op 'instellingen opslaan'
Feestdagen
Als het contract gedurende het jaar gewijzigd is, kan het voorkomen dat het aantal ingevulde uren feestdagen niet meer overeenkomt met het huidige aantal contracturen op die dag. In het begin van het jaar wordt door middel van de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' het aantal uur feestdagen toegewezen n.a.v. het dan ingestelde contract. Wijzigt dit contract gedurende het jaar, dan wordt het aantal uur feestdagen in de timesheet niet automatisch mee gewijzigd.

Beheerder: Om dit te herstellen moet je eerst de feestdagen voor deze medewerker verwijderen en vervolgens weer opnieuw toevoegen. Yoobi houdt nu rekening met het huidige contract. Ga hiervoor naar de bulkmutatie 'Nationale feestdagen'. Klik hier voor meer informatie.
Je voegt heel gemakkelijk de nationale feestdagen toe aan de timesheet via de bulkmutatie 'Nationale feestdagen'. Klik hier voor meer informatie.
De Yoobi beheerder heeft alle feestdagen al voor je in Yoobi gezet. Werk je toch op een feestdag dan registreer je je uren gewoon extra in de timesheet op de juiste activiteit. Werk je met overuren dan zal Yoobi dit als overuren zien en extra toevoegen aan je verlofsaldo.
Bij het uitvoeren van de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' kijkt Yoobi eerst of de medewerker gekoppeld is aan de verlofregeling. Vervolgens of de medewerker contract uren heeft op een feestdag en hoeveel. Dit aantal uur zal Yoobi dan toevoegen aan de timesheet. Heeft een medewerker bijvoorbeeld altijd op maandag vrij en dus geen contracturen op die dag, dan zal Yoobi geen feestdagen uren toevoegen op Paasmaandag. Controleer dus of de medewerker gekoppeld is aan een verlofregeling en welke contracturen deze medewerker heeft. Heeft de medewerker een tijdelijk contract tot bijvoorbeeld juli, dan zullen er geen feestdagen voor kerst toegewezen worden. Wordt een contract verlengd voor een medewerker, voer dan de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' opnieuw uit om de feestdagen alsnog toe te voegen. Klik hier voor meer informatie.
Verlofmutaties
Verlofsaldo van een medewerker wijzigen om extra uren toe te voegen of juist te verminderen als je uren wilt uitbetalen. Wijzig een verlofsaldo NOOIT in de verlofregeling of in het tabblad 'Verlofrecht' van de medewerker, maar altijd via een verlofmutatie. Hiermee muteer je het verlofsaldo (los van de verlofregeling en alleen voor de geselecteerde medewerker). Klik hier voor meer informatie over de verschillende mogelijkheden.
Als je het verlofsaldo van een medewerker wilt muteren (bijv om uren uit te laten betalen of juist uren bij te kopen) dan doe je dit altijd met een verlofmutatie. Ga naar Personeel > Verlofmutaties > Nieuwe verlofmutatie aanvraag. Geef aan welk saldo je wilt wijzigen, met hoeveel uur en of je dit aantal uur wil toevoegen of juist in mindering wil brengen op het huidige saldo. Klik hier voor meer informatie.

Let op: Wijzig NOOIT handmatig het verlofsaldo in het verlofrecht van de medewerker (tabblad verlofrecht).
Een verlofmutatie kan niet verwijderd worden. Als een verlofmutatie nog de status 'ingediend' heeft, dan is deze nog wel te wijzigen maar niet meer te verwijderen. Een toegewezen verlofmutatie kun je wel intrekken. Ga naar de verlofmutatie via Personeel > Verlofmutaties > Dubbelklik op de verlofmutatie. Kies voor 'Aanvraag intrekken' en geef in het opmerkingenveld aan waarom je de mutatie wilt intrekken. De verlofmutatie krijgt de status 'Aanvraag tot intrekken'. Dubbelklik nogmaals op de verlofmutatie en kies nu voor 'Intrekking toewijzen'. De verlofmutatie is nu afgewezen (status ingetrokken). Klik hier voor meer informatie.
Als je het verlofsaldo van een medewerker wilt muteren (bijv om uren uit te laten betalen of juist uren bij te kopen) dan doe je dit altijd met een verlofmutatie. Ga naar Personeel > Verlofmutaties > Nieuwe verlofmutatie aanvraag. Geef aan welk saldo je wilt wijzigen, met hoeveel uur en of je dit aantal uur wil toevoegen of juist in mindering wil brengen op het huidige saldo. Klik hier voor meer informatie.

Maak je gebruik van overwerk in Yoobi dan kun je overuren (gedeeltelijk) toewijzen aan een verlofsaldo of op 'uitbetaald' zetten. Klik hier voor meer informatie.
Verlof registreren zonder verlofmodule
Verlofuren kunnen heel gemakkelijk bijgehouden worden in Yoobi met de verlof module. Beschik je niet over deze module dan kun je het project 'Algemeen verlof' dat standaard aangemaakt is in jouw Yoobi omgeving gebruiken voor het registreren van verlof. Ga naar Projecten en dubbelklik op het project 'Algemeen verlof'. Er zijn diverse verlof types als activiteit gekoppeld aan dit project. Zet de activiteiten die je niet gebruikt op 'gesloten' of verwijder deze. Deze zijn dan niet meer zichtbaar in de timesheet van de medewerkers. De medewerkers voegen het project toe aan de timesheet en schrijven uren op de activiteiten. Via rapportages kun je precies hoeveel vakantie uren er opgenomen zijn.

Het automatisch bijhouden van een verlofsaldo is op deze manier niet mogelijk. Ook het aanvragen van vakantie via een verlofaanvraag of het automatisch toewijzen van overwerk aan het verloftype 'tijd voor tijd' is niet mogelijk. Wil je meer informatie over de voordelen van de verlof module neem dan contact op met onze afdeling sales; sales@yoobi.nl