Personeel: veelgestelde vragen

Medewerkers
Ga naar Personeel > Medewerkers > Plus. Er opent een pop-up waar je de contactgegevens invult. Als je niet genoeg licenties hebt om een nieuwe medewerker toe te voegen klik dan rechts boven in je Yoobi scherm op het vraagteken en kies 'licentie informatie'. Er opent een overzicht van de huidige licentie(s). Bestel hier direct extra licenties bij. Klik hier voor meer informatie. Meer informatie.
Als je een medewerkeraccount hebt aangemaakt, maak je ook direct een gebruikeraccount aan. Om dit gebruikeraccount te activeren ga je naar Personeel > Medewerker > Dubbelklik op de medewerker. Rechtsboven klik je op 'Mail activeerlink'. De medewerker krijgt een e-mail met daarin de link om het account te activreren en om direct een wachtwoord in te stellen. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een nieuwe medewerker.
Ja. Yoobi is beschikbaar in de talen Nederlands, Engels, Duits en Frans. Stel dit in voor de gehele organisatie via Beheer >Instellingen >Systeem. De taal is per medewerker in te stellen. Stel dit in via de detailgegevens van de medewerker (Personeel >Medewerkers >Dubbelklik op medewerker >Tabblad 'Personalia'. Je kan dit zelf ook voor je eigen omgeving instellen. Klik rechtsboven in het Yoobi scherm op je naam. Kies Instellingen >Systeem.
Het kan zijn dat je niet genoeg licenties binnen de verlofmodule hebt. Ga naar Personeel > Medewerkers. Rechtsboven in het scherm klik je op het vraagteken en kies je voor 'licentie informatie'. Hierin zie je hoeveel verlofgebruikers er in de licentie aanwezig zijn. Bestel hier indien nodig direct licenties bij. Klik hier voor meer informatie.
Een andere reden kan zijn dat de medewerker al aan een verlofregeling is gekoppeld. Je kunt als medewerker niet aan 2 actieve verlofregelingen tegelijk gekoppeld zijn. Controleer dit bij de medewerker gegevens. Personeel > Medewerker > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad overzicht.
Het kan zijn dat je niet genoeg gebruikers binnen je licentie hebt. Om je licentie uit te breiden met een extra gebruiker ga je naar Personeel > Medewerkers. Rechtsboven in het scherm klik je op het vraagteken en kies voor 'Licentie informatie'. Je ziet hoeveel gebruikers er in de licentie aanwezig zijn. Bestel hier indien nodig dierect licenties bij. Let op: Gaat een andere medewerker uit dienst dan kun je het account van deze medewerker op inactief zetten. De gegevens blijven bewaard maar de licentie komt hierdoor weer vrij en kan je het account gebruiken om een nieuwe medewerker aan te maken. klik hier voor meer informatie
Als een medewerker uit dienst gaat, verwijder deze dan niet in Yoobi, maar maak de medewerker inactief. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker. Klik rechtsboven op de knop ‘Deactiveren’. Zowel het medewerker- als de gebruikersaccount worden hiermee op inactief gezet. Alle gegevens blijven bewaard. In de licentie is er nu weer ruimte om een nieuwe medewerker toe te voegen. Klik hier voor meer informatie.
Om de declarabiliteit van de medewerkers inzichtelijk te maken gebruik je het rapport 'Declarabiliteit medewerkers'. Hiervoor koppel je aan projecten en/of activiteiten de trefwoorden 'Afwezig', 'Niet declarabel' en 'Declarabel'. Klik hier voor meer informatie.
Contracten
Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten. Kies 'Nieuw contract'. Er start een wizard. Doorloop deze wizard. Vul ook het weekrooster in. Klik hiervoor meer informatie
Om een contract te wijzigen ga je naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Dubbelklik op contract. Hier kun je bijvoorbeeld de einddatum of het weekrooster wijzigen. Let op: Maak een nieuw contract aan als een medewerker meer of minder gaat werken (dus niet het bestaande contract wijzigen). Dit is vooral belangrijk als je werkt met de verlofmodule. Op deze manier kan Yoobi per contract het juiste aantal verlofdagen berekenen. Ook heb je direct een historie van de diverse contracten van de medewerker. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Nieuw contract. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van een nieuw contract.
Heb je na het wijzigen van het contract in de timesheet niet meer het juiste aantal uren 'Feestdag' staan, klik dan hier voor meer informatie.
Bij een 0-uren contract bouw je meestal geen verlof op. Dit zit vaak in de prijs die je afspreekt voor de gewerkte uren. De werkgever betaalt alleen loon over de uren gewerkt worden. Hoe stel je dit in in Yoobi:
  1. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten
  2. Kies 'Nieuw contract'
  3. Kies het contracttype '0-uren contract'
  4. Vul bij het rooster 0 uren in. Er is tenslotte geen vaste werkdag
Een medewerker met een 0-uren contract hoeft dus niet gekoppeld te worden aan een verlofregeling.
Als een medewerker uit dienst gaat dan vul je 2 einddatums in:
  1. Einddatum contract. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Dubbelklik op het contract > Tabblad contractgegevens. Maak je gebruik van de verlofmodule dan rekent Yoobi automatisch het verlofsaldo uit tot deze einddatum. Zo zie je precies hoeveel verlof uren er nog over zijn tot de einddatum.
  2. Datum uit dienst. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad medewerker gegevens. Vul 'Datum uit dienst' in. Is deze datum gevuld dan zal Yoobi zowel het medewerker account als het gebruikersaccount automatisch na deze datum deactiveren.
Je kan ook handmatig een account deactiveren door naar de medewerker gegevens rechtsboven op 'Deactiveren' (via Acties) te klikken.
Weekroosters
Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Dubbelklik op contract > Tabblad 'Weekrooster'. Standaard staat er in Yoobi 40 uur per week (5x8 uur) ingevuld. Het aantal uur per dag in het weekrooster komt ook onderin de timsheet te staan. Klik hier voor meer informatie
Ga naar Rapportages > Verlof. Kies het rapport "Beschikbaarheid". Dit rapport toont de beschikbare uren per periode per medewerker. Stel je hier de periode van een week in, dan heb je een overzicht van de weekroosters van de medewerkers.
Let op: Zijn er medewerkers die de ene week bijv. 4 dagen werken en de andere 5, selecteer dan een periode van 2 weken.
Uitdienst
Als een medewerker uit dienst gaat dan vul je 2 einddatums in:
  1. Einddatum contract. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Dubbelklik op het contract > Tabblad contractgegevens. Maak je gebruik van de verlofmodule dan rekent Yoobi automatisch het verlofsaldo uit tot deze einddatum. Zo zie je precies hoeveel verlof uren er nog over zijn tot de einddatum.
  2. Datum uit dienst. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad medewerkers. Vul 'Datum uit dienst' in. Is deze datum gevuld dan zal Yoobi zowel het medewerker account als het gebruikersaccount automatisch na deze datum deactiveren.
Je kan ook handmatig een account deactiveren door naar de medewerker gegevens rechtsboven op 'Deactiveren' (via Acties) te klikken.
Als een medewerker uit dienst gaat vul je in het contract een einddatum in. Ga hiervoor naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad contracten > Dubbelklik op het contract > Tabblad contractgegevens. Maak je gebruik van de verlofmodule dan rekent Yoobi automatisch het verlofsaldo uit tot deze einddatum. Zo zie je precies hoeveel verlof uren er nog zijn tot de einddatum van het contract.
Tarieven
Als je gebruik maakt van de module ‘Tarieven’ of van de module ‘Facturatie’ kun je per medewerker bij de medewerker gegevens een uurtarief invullen. Wanneer er hier geen tarief wordt ingevuld, dan wordt het tarief gebruikt dat bij de klant of de functiegroep is ingevuld. Ga naar Personeel > Medewerkers > Dubbelklik op de medewerker > Tabblad ‘Medewerker gegevens’ om het tarief in te vullen. Klik op het + icoon om een nieuw tarief toe te voegen.
Let op: Er kunnen niet 2 verschillende tarieven op het zelfde moment actief zijn. Wil je toch een ander tarief instellen vul dan bij het huidige tarief een einddatum in. Voeg vervolgens een nieuw tarief toe en begin je periode een dag na deze datum. Heeft een medewerker bij het ene project een ander tarief dan bij het andere project, voeg dan bij het project een tarief toe of maak hier een uitzondering op het huidige tarief van de medewerker. Klik hier voor meer informatie
Sluit de huidige tarief periode door een einddatum van 31-12 in te vullen. Voeg een nieuw tarief toe met een begindatum 01-01. Klik hier voor meer informatie over tarieven. Met de export- en import functie is het mogelijk om meerdere tarieven tegelijk in Yoobi te wijzigen. Neem hiervoor contact op met Yoobi support.
Tarieven kun je op diverse plekken in Yoobi instellen, bijvoorbeeld per klant of per medewerker. Het geldende tarief bij een declaratie (facturatie) wordt bepaald door onderstaande volgorde. Een hogere volgorde overschrijft alle voorgaande.
  • Klant (laagst)
  • Functiegroep
  • Medewerker
  • Project
  • Project functiegroep
  • Project medewerker
  • Project activiteit
  • Project activiteit functiegroep
  • Project activiteit medewerker (hoogst)
Stel je dus een project tarief in, dan overschrijf je hiermee het tarief wat (evt) bij de medewerker is ingevuld. Klik hier voor meer informatie over tarieven in Yoobi
Afdelingen
Een afdeling kan in Yoobi om 2 redenen aangemaakt worden:
  1. Om de medewerkers toe te wijzen aan een bepaalde afdeling. Hier koppel je vervolgens een afdelingsmanager aan. De afdelingsmanager kan de uren goedkeuren en/of verlofaanvragen behandelen.
  2. Om te kunnen factureren uit verschillende entiteiten / afdelingen (bijvoorbeeld 2 of meer verschillende BV's). Klik hier voor meer informatie
Ga naar Personeel > Mederwerkers > Onder de drie bolletjes > Afdelingen. Geef een naam en voeg medewerkers en een afdelingsmanager toe. Klik hier voor meer informatie.
Nee. Er kan altijd maar 1 afdeling aan een medewerker gekoppeld zijn. Bedenk goed waarom je een afdeling aanmaakt. Is de reden om registratie rechten toe te wijzen aan projecten dan kun je beter gebruik maken van 'Groepen'. Een medewerker kan wel aan meerdere groepen gekoppeld worden. Klik hier voor meer informatie over groepen.