Werk aan een soepele jaarwisseling

Voorkom verrassingen in 2020 en controleer onderstaande punten in Yoobi. Zo zorg je ervoor dat je vlekkeloos van start gaat in het nieuwe jaar.  
 

Projecten

Projecten dupliceren
Veel organisaties gebruiken projecten met een periode van een boekjaar. Het is mogelijk om al deze projecten in één keer te dupliceren naar het volgende boekjaar. Projectinstellingen zoals schrijfrechten, tarieven, budgetten en orders worden ook gedupliceerd en toegevoegd aan de nieuwe projecten. Klik hier voor het stappenplan. 
 

Verlof

Feestdagen doorvoeren
Welke feestdagen zijn er binnen jouw organisatie van toepassing? Yoobi kan deze dagen tonen in de timesheet om te voorkomen dat medewerkers uren schrijven op een (nationale) feestdag. Kies voor de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' om deze feestdagen in één handeling door te voeren voor meerdere medewerkers.

Verlofrecht toekennen
Als er geen verlof is toegekend, kunnen medewerkers geen verlof opnemen. Yoobi kan dit automatisch toekennen als dit is ingesteld in de verlofregeling. Is dit niet ingesteld dan zal dit handmatig doorgevoerd moeten worden. Dit doe je met de bulkmutatie 'verlofrecht toewijzen'. Als je hier geen rechten voor hebt, neem dan contact op ons op via een supportmelding.

Controleer verlofsaldi
Hebben de medewerkers hun wettelijke verlofuren opgenomen of ontstaat er een stuwmeer van compensatie-uren of opgespaarde verlofdagen? Open de rapportage ‘verlof saldi’ om hier inzicht in te krijgen en om actie te ondernemen. Wil je het verlofsaldo van een medewerker wijzigen (bijvoorbeeld omdat je uren hebt uitbetaald) doe dit dan altijd via een verlofmutatie. Zorg hierbij dat de mutatiedatum in 2019 is (bijv. 31-12-2019) zodat de vervaldatum van deze uren gelijk blijft. Zou je ze in 2020 muteren dan vervallen deze uren een jaar later.
 

Facturatie

Factuurmasker aanpassen
Yoobi genereert automatisch een ordercode en factuurnummer. Deze reeks maakt Yoobi aan op basis van een ‘masker’. Veel van onze klanten kiezen in dit masker voor een jaartal, gevolgd door het factuurnummer. Als jouw organisatie dit ook doet, vergeet dan niet je masker te wijzigen in 2020. Klik hier om te zien hoe je een factuurnummering masker in Yoobi wijzigt.

Let op: Als je de factuurnummering gaat wijzigen zorg dan dat je als enige gebruiker ingelogd bent. 

Let op: Als je factureert vanuit meerdere afdelingen met aparte factuurnummering vergeet dan niet het masker bij iedere afdeling aan te passen.

Het masker voor het ordernummer moet apart gewijzigd worden.

Facturen versturen rond/na de jaarwisseling

Als je in het nieuwe jaar nog facturen wilt versturen vanuit het voorgaande jaar moet je op 3 dingen letten:

1)    De factuurdatum
2)    De factuurnummering
3)    De beginwaarde van het factuurnummer

Lees er hier meer over. Ook wordt hier beschreven hoe je de factuurnummering (tijdelijk) kan wijzigen of wat je moet doen als je een factuur hebt gegenereerd met een verkeerd factuurnummer.

Indexeren van tarieven
Kloppen de tarieven die je hanteert nog, of wil je die misschien bijstellen? Yoobi werkt op meerdere plekken met tarieven. Sluit de huidige tarief periode af per 31-12-2019 en stel een nieuwe tarief in vanaf 01-01-2020. Er kan een tarief per medewerker ingesteld zijn, maar ook per relatie, per project en/of per activiteit. Gebruik de bulkmutatie 'medewerkers' om het tarief voor meerdere medewerkers in één keer te wijzigen. 

Prijsverhogingen doorvoeren in abonnementen en producten
Voer een prijsverhoging (percentage) door voor bestaande abonnementen en producten. Je dupliceert het huidige abonnement en voert hierbij direct een prijswijziging door. Het huidige abonnement wordt hierbij gesloten.
Lees hier hoe je dit gemakkelijk kunt doorvoeren.

Checklist voor facturatie:

• Controleer het masker voor factuur- en ordernummering
• Controleer de btw-percentages (via Beheer > Systeemvoorkeuren > Financieel)
• Controleer je kostenplaatsen en kostendragers voor 2019 (via Beheer > Instellingen > Financieel boekhouding)
• Controleer de tarieven 
• Maak een nieuw boekjaar aan in je boekhoudpakket

Stel doelen

Werk met targets
Als je gebruik maakt van de CRM module ‘Relatiebeheer en verkopen’ heb je de mogelijkheid verkoop targets in te stellen. Bepaal wat je doelstelling voor het komende jaar is en leg eenvoudig nieuwe verkooptargets vast (via het menu CRM > Verkopen > Target). Een target kan gelden voor de gehele organisatie maar ook voor een medewerker.


Wij wensen jou en jouw organisatie een heel succesvol 2020!
Heb jij een vraag over Yoobi? Laat het ons weten via een supportmelding of stel je vraag per e-mail aan support@yoobi.nl