Facturen versturen rond de jaarwisseling: Factuurnummering

Als je in het nieuwe jaar nog facturen wilt versturen vanuit het voorgaande jaar moet je op 3 dingen letten:

1)    De factuurdatum
2)    De factuurnummering
3)    De beginwaarde van het factuurnummer

Factuurdatum 
Als je facturen genereert in het nieuwe jaar, zal de factuurdatum ook automatisch op het nieuwe jaar staan. Wil je een andere factuurdatum op de factuur dan kan je deze datum als volgt wijzigen:

• Ga naar de gegenereerde factuur (factuur detail scherm)
• Rechts naast het voorbeeld van de factuur zie je de factuur eigenschappen. Ga naar het 2e tabblad
• Pas hier de factuurdatum aan
   

Factuurnummering
Yoobi genereert automatisch een factuurnummer als een factuur gefiatteerd wordt. Dit factuurnummer maakt Yoobi aan op basis van een ‘masker’. Veel van onze klanten kiezen in dit masker voor een jaartal gevolgd door het factuurnummer. 

LET OP: Het is niet verplicht een jaartal in je factuurnummering op te nemen. De belastingdienst vraagt enkel om een factuurnummering die aansluitend is, dus met opeenvolgende factuurnummers.

Wil je in het nieuwe jaar nog factureren versturen met een factuurnummer van vorig jaar, controleer dan eerst bij de financiële instellingen welk factuurnummer er gegenereerd gaat worden:

• Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel
• Instelling 1: ‘Genereer factuurnummer aan de hand van het volgende masker’
• Instelling 2: ‘Beginwaarde van factuurnummering’

Klik hier voor meer informatie over het instellen van factuurnummers.

Beginwaarde factuurnummer
Als je in Yoobi begint met factureren stel je als beginwaarde een nummer in. De eerstvolgende factuur die gefiatteerd wordt krijgt dit nummer. Deze beginwaarde wordt automatisch steeds opgehoogd na het fiatteren van een factuur. Wijzig je de factuurnummering zoals hierboven beschreven, controleer dan ook altijd of de beginwaarde goed staat.

Let op: Heb je een jaartal in je factuurmasker staan en je wilt ieder jaar beginnen met factuur 1, zorg dan dat je bij iedere jaarwisseling de beginwaarde steeds terugzet. 

Factuurnummering (tijdelijk) wijzigen
Wordt het jaartal in je factuurnummering automatisch naar het huidige jaar gewijzigd en wil je toch nog een factuurnummer van het voorgaande jaar gebruiken dan moet je het masker en de beginwaarde van de factuurnummering tijdelijk wijzigen.

• Sla je huidige instellingen ergens op 
• Wijzig het masker en de beginwaarde. Als in het masker het jaartal als $yyyy is opgenomen en je wilt een ander jaartal (2020) gebruiken dan het huidige jaartal, wijzig dan $yyyy naar 2020
• Genereer en fiatteer de gewenste factuur (controleer factuurnummer)
• Zet de factuurnummer instellingen weer terug

Let op: Zorg er altijd voor dat de factuurnummering opeenvolgend is/blijft. 

Facturen gegenereerd met het verkeerde factuurnummer
Heb je al facturen gefiatteerd en is het verkeerde factuurnummer gegenereerd, dan kun je de factuur nog verwijderen. Dit kan alleen als de factuur nog niet verzonden is.

• Ga naar Financieel > Alle facturen
• Selecteer de factuur en klik rechtsboven op het prullenbakje
• Pas na het verwijderen van de factuur het factuurnummer aan in de instellingen
• Genereer en fiatteer de factuur opnieuw
• Zet hierna het factuurnummer weer terug

Zijn de facturen met een verkeerd gegenereerd factuurnummer wel al verzonden naar de klant, neem dan contact met ons op via een supportmelding of stuur een e-mail naar support@yoobi.nl. Wij bedenken dan samen met jou een passende oplossing.

Per afdeling een apart factuurnummer
Als je factureert vanuit meerdere afdelingen kan het zijn dat je per afdeling een apart factuurnummer ingesteld hebt. Vergeet dus niet bij iedere afdeling deze maskers aan te passen. Ga hiervoor naar Personeel > Afdelingen > Dubbelklik op de afdeling > Tabblad instellingen > Financieel.

Let bij de jaarwisseling ook op het volgende:

• Controleer de btw-percentages (via Beheer > Systeemvoorkeuren > Financieel)
• Controleer je kostenplaatsen en kostendragers (via Beheer > Instellingen > Financieel boekhouding)

Zie ook onze blog over werken aan een soepele jaarwisseling.