Verkopen: Automatische acties

Automatische acties kun je toevoegen aan verkoopschema’s. In het verkoopschema stel je in dat er bij het wijzigen van een verkoopfase een automatische taak uitgevoerd moet worden.

Er zijn meerdere types automatische acties mogelijk:

• Aanpassen relatie
• Aanpassen contactpersoon
• Dupliceer projectstructuur
• Act-on segmenten
• E-mail verzenden

Nieuwe automatische taak aanmaken
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > CRM > Automatische acties. Klik op ‘+ Toevoegen’ om een nieuwe Automatische actie aan te maken.
Dubbelklik op een bestaande automatische actie om deze in te zien of te wijzigen.
 

Aanpassen relatie
Met deze automatische actie wordt de gekoppelde relatie aan de verkoop aangepast. Voeg op deze manier automatisch een opmerking toe aan de relatie (gekoppeld aan de verkoop) of wijzig de relatiecategorie of de status. Ook kun je trefwoorden koppelen of vervangen bij de relatie.

Let op: Vink alleen aan welke gegevens je aangepast wilt hebben. Is een veld niet aangevinkt, dan zal deze ook niet gewijzigd worden.

Aanpassen contactpersoon
Bij deze automatische actie wordt een contactpersoon ingeschreven op een verzendlijst in MailChimp of Act-On. Onder het kopje 'Abonnementen' worden de aanwezige verzendlijsten getoond. Zet het schuifje op 'Aan' om de contactpersoon hieraan toe te voegen bij het bereiken van de fase waaraan je de automatische actie toevoegt.

Voorbeeld MailChimp:



Je hebt hier wel een geldige MailChimp of Act-On API key voor nodig (Beheer > Instellingen > API Koppelingen).
Lees hier meer over het instellen en gebruiken van MailChimp.

Dupliceer project structuur
Bij deze automatische actie wordt de complete projectstructuur (project, activiteiten, budget, tarieven order en order-items) gedupliceerd en gekoppeld aan de relatie en verkoop.




Werkwijze:

1. Maak een sjabloonproject aan.
2. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > CRM > Automatische acties. Kies 'Toevoegen'.
3. Selecteer bij 'Actie Type' het type 'Dupliceer project structuur'.
4. Geef een naam voor deze automatische actie en voeg eventueel een beschrijving toe.
5. Vul de naam in welke het nieuwe project straks automatisch krijgt. Je kunt hierbij gebruik maken van placeholders. Links staat een tabel met welke placeholders je kunt gebruiken voor de projectnaam.
   Voorbeeld: Inrichting en instructie {customername} ({customernr}).
6. Sla dit op.
7. Hierna verschijnt er een extra veld. Klik op 'Projecten koppelen'. Selecteer het gewenste sjabloonproject en klik 'Koppelen'. Het project is nu gekoppeld.
8. Het is mogelijk om hier meerdere projecten te koppelen.

Let op: In het verkoopschema kun je niet het gewenste sjabloonproject kiezen indien je meerdere projecten gekoppeld hebt bij het aanmaken van de automatische actie. Deze keuze kun je wel maken op het moment dat de verkoop de fase bereikt waar in deze actie ingesteld is. Door middel van een dropdown menu selecteer je hier het gewenste project dat je wilt dupliceren.

 

Act-On segmenten
Bij deze automatische actie wordt een contactpersoon toegevoegd of verwijderd uit een Act-On segment. Ga naar verkoopschema's om deze actie te koppelen aan een verkoopfase en relatie.

E-mail
Verstuur geautomatiseerde e-mails bij het doorlopen van de verschillende verkoopfases. Hiermee wordt het bijvoorbeeld makkelijk om tijdens het verkoopproces informatie op te vragen. Met handige e-mailtemplates vraag je snel gegevens op. Denk hierbij aan het opvragen van een rekeningnummer, KvK gegevens of adresgegevens. Maar ook informatie omtrent facturering en extern accorderen.   

Er zijn diverse placeholders beschikbaar om aan de e-mail toe te voegen. Ook is het mogelijk om documenten toe te voegen aan deze e-mails. Hierbij valt te denken aan verkoopondersteunende documenten zoals voorwaarden maar ook klantcases of aanvullende informatie over producten.  

Werkwijze:

1. Vul een onderwerp en e-mailtekst in. Maak eventueel gebruik van placeholders. Sla op.
2. Voeg de automatische taak toe aan het verkoopschema

Automatische actie aan het verkoopschema toevoegen

1. Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > CRM > Verkoopschema's.
2. Dubbelklik op het gewenste verkoopschema.
3. Open de fase waarbij je deze automatische actie uit wilt voeren.
4. Kies bij 'Taken' voor 'Automatische acties' en kies de gewenste automatische actie.
5. Sla op.

Praktijkvoorbeeld MailChimp
De firma Janssen verstuurt regelmatig nieuwsbrieven met MailChimp. Relaties beheren zij met CRM van Yoobi. Door deze software aan elkaar te koppelen, kunnen er gegevens uitgewisseld worden, maar staan alle klantgegevens centraal opgeslagen in het CRM.  Zo zijn zij er van verzekerd dat:

• de verzendlijst altijd bijgewerkt is (want uitschrijvingen worden automatisch bijgewerkt, ook in het CRM);
• ze geen verzendlijsten hoeven te ex- en importeren;
• er geen relaties worden vergeten (bij het samenstellen van de verzendlijst);
• ze (in Yoobi) zien wanneer een contactpersoon welke mails heeft ontvangen en op welk moment die geopend zijn.

Nu er taken zijn geautomatiseerd kan de firma Janssen nieuwe klanten automatisch inschrijven voor de nieuwsbrief. Zij hebben hiervoor een taak gedefinieerd via aanpassen contactpersoon. Deze actie is gekoppeld aan de verkoopfase verkocht. Zodra een relatie een klant wordt en de verkoopfase verkocht is bereikt, schrijft Yoobi de contactpersoon direct in voor de nieuwsbrief.

De contactpersoon wordt toegevoegd aan de verzendlijst in MailChimp en de eerstvolgende keer als er een nieuwsbrief verstuurd wordt, ontvangt de contactpersoon deze nieuwsbrief automatisch. Het is voor de firma Janssen niet langer nodig om nieuwe klanten handmatig in te schrijven. Zij zijn er nu van verzekerd dat er geen nieuwe klant overgeslagen wordt en dat ze niets meer missen.