Relaties: Nieuwe offerte maken en versturen

Met de aanvullende module 'Offertes' stuur je gemakkelijk offertes vanuit Yoobi. Maak een of meerdere offerte templates aan en gebruik deze om snel een offerte te versturen. Selecteer eventueel producten en artikelen. De offerte kan als PDF verstuurd worden of je stuurt de offerte in een link digitaal naar de klant waarmee digitaal geaccordeerd kan worden. Een offerte kan direct worden omgezet in een order die vervolgens gefactureerd kan worden.

Offertes zijn op 2 manieren toe te voegen: Via de verkoop of direct via de relatie. In dit artikel wordt beschreven hoe je een offerte toevoegt vanuit de relatie.

Ga naar de relatie via het menu CRM > Relaties. Klik op de relatie om de detailgegevens te openen.

Nieuwe offerte toevoegen
Een offerte kan op 2 manieren toegevoegd worden:

1. Klik in het tabblad 'Offertes' op de rode + knop
2. Klik in het tabblad 'Overzicht' op het + icoon in de kaart​​​​ 'Offertes'

Aan de offerte koppel je vervolgens een bestaande verkoop of je maakt direct een nieuwe verkoop aan.

Werkwijze:
 

• Kies de gewenste offerte template 
• Kies óf een bestaande verkoop óf maak direct een nieuwe verkoop aan door op de rode + knop te klikken

 

• Zodra een bestaande verkoop is geselecteerd of een nieuwe is toegevoegd zal deze getoond worden.

 

• Klik op 'Opslaan' en je navigeert naar de gekozen template waar je deze nog kunt wijzigen of aanvullen
• Sla deze op en de offerte is aangemaakt en opgeslagen. Je navigeert nu terug naar het tabblad 'Offertes'

 

Tabblad offertes

1. Kies voor de kaart- of lijstweergave. In bovenstaand voorbeeld is voor de kaartweergave gekozen
2. Klik op het icoontje met de 3 puntjes en voer een actie voor deze offerte uit
3. Kies uit de volgende acties:
   Order samenstellen. Stel vanuit deze offerte direct een order samen (module facturatie). Je navigeert naar het menu Financieel > Orders. Yoobi toont de aangemaakte orderitems. Klik op ‘Aanmaken order’ om de order daadwerkelijk aan te maken.
   Verkoopwaarde overnemen van offerte. Neem de verkoopwaarde van de offerteregels over. De verkoopwaarde wordt getoond in het tabblad 'Overzicht'.
   Offerte (opnieuw) verzenden. Verzendt de offerte (opnieuw). Er opent een scherm met het te verzenden begeleidende e-mail bericht.
   Offerte verwijderen. Verwijder de offerte.
   Offerte downloaden als PDF. Download de offerte als PDF.

Offerte versturen
Wanneer je voor de actie verzenden kiest, opent het volgende scherm:



 

1. Afzender. Dit veld is alleen zichtbaar als er een DKIM-record (voorheen SPF) is ingesteld. Dit houdt in dat jouw e-mails niet vanuit Yoobi verstuurd worden maar vanuit een eigen in te stellen mailadres. Meer informatie.
   Wanneer dit veld aanwezig is, kun je deze e-mail vanuit iedere medewerker versturen. Standaard staat het e-mailadres van de accountmanager ingevuld. Klik in het veld om een ander e-mailadres te selecteren.
2. Ontvanger. De ontvanger wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die je aan de verkoop gekoppeld hebt. Wil je de offerte naar een andere contactpersoon (van de gekoppelde relatie) sturen, delete dan het aanwezige e-mailadres en kies een andere contactpersoon.
3. + Knop. Is er nog geen contactpersoon gekoppeld, of wil je een nieuwe contactpersoon toevoegen, klik dan op de + knop en voeg een nieuwe contactpersoon toe. Deze wordt automatisch bij de relatie opgeslagen.
4. CC / BCC. Klik op CC en/of BCC om een extra veld toe te voegen. Vul een e-mailadres in.
5. Taalinstelling. Geef aan in welke taal de mail verstuurd moet worden. Kies je hier Engels, dan wordt de Engelse e-mailtemplate gebruikt. Nadat de link is aangeklikt door de ontvanger is alle begeleidende tekst ook in het Engels.
6. Onderwerp. Het onderwerp wordt gevuld vanuit de e-mailtemplate. Je kan deze wijzigen.
7. Tekst. De tekst wordt overgenomen vanuit de e-mailtemplate (ingesteld via Beheer > Systeemvoorkeuren > Website content > E-mail: Offerte mailtemplate). Heb je in de template gebruik gemaakt van placeholders, dan zijn deze nu gevuld met de aanwezige informatie. Je kan de tekst hier nog wijzigen.
8. Accordeerlink (groen duimpje). Voeg een link toe waarmee de ontvanger de offerte kan openen en goedkeuren. De link wordt dan toegevoegd in de tekst. Let op: de offerte word dan niet als PDF verstuurd. Wel krijgt de klant na accorderen een e-mail met daarin de digitaal ondertekende offerte (PDF).
9. Accordeerknop (blauw duimpje). Wil je geen link in de tekst toevoegen maar een knop (met daarin de link) dan klik je op het blauwe duimpje.
10. Leesbevestiging. Zet eventueel een leesbevestiging aan. Wanneer de offerte geopend wordt, dan zal hier een taak voor aangemaakt worden (krijgt meteen status afgerond) die aan de verkoop toegevoegd wordt.
11. Bijlagen. Als er in de offerte (vanuit offertetemplate of bij offerte zelf) bijlages zijn toegevoegd, dan worden deze hier getoond. De offerte zelf wordt ook altijd als bijlage weergegeven. Wil je extra bijlages toevoegen of juist verwijderen annuleer dan dit scherm en wijzig dit in de offerte zelf.
12. Verzenden. Klik op ‘Verzenden’ om de offerte te verzenden.

Offerte status 'Concept' en 'Gereed'
Concept. Bij het opslaan van een offerte krijgt de offerte de status 'concept'. Wanneer je de offerte opnieuw opent is deze nog te wijzigen.
Gereed. Je kan de offerte bij het opslaan ook meteen de status 'Gereed' geven. Hiermee geef je aan dat je de offerte gecontroleerd is en gereed is voor verzenden. 

Nadat je de offerte opgeslagen hebt, is deze zichtbaar in het tabblad 'Offertes' en het tabblad 'Overzicht' van zowel de verkoop als de relatie.

Offerte (detail) inzien en/of bewerken
Wanneer je een offerte opent navigeer je naar de offertedetails. Wijzig hier offerteregels, offerte-instellingen, placeholders enz. De mogelijkheden om wijzigingen in een offerte op te slaan zijn afhankelijk van de status van de offerte. Meer informatie.

Verzonden offerte
Nadat de offerte verzonden is, krijg de offerte de status 'Verzonden'. 
Er wordt automatisch een taak aangemaakt (en direct afgerond). Dit is een taak zodat je kan zien dat de offerte verstuurd is. Aan deze taak is de verzonden offerte als PDF toegevoegd. Deze PDF is ook als bijlage zichtbaar bij de verkoop in het tabblad 'Bijlagen'. 

Verzonden offerte (wat ziet de ontvanger?)
Klik hier om te kijken hoe de ontvanger deze offerte via de e-mail gestuurd krijgt en hoe hij/zij deze offerte kan accorderen.