Projecten: Factuurmomenten

In de module Facturatie kun je bij een fixed-price en een product orderitem er voor kiezen om deze in gedeeltes op verschillende momenten te laten factureren. Je stelt dan verschillende factuurmomenten in.

Factuurmomenten toevoegen

• Maak een fixed-price order aan
• Open de order
• Klik 'Bewerken' en ga naar het tabblad 'Factuurmomenten'
• Klik op de + knop om een factuurmoment toe te voegen

Factuurmoment zonder datum
Het is niet verplicht een datum in te voeren bij een factuurmoment. Een factuurmoment zonder datum kan erg handig zijn als je niet van te voren weet wanneer je zou willen gaan factureren.
 

Let op: Wanneer je géén factuurdatum invult, dan kan dit factuurmoment NIET meegenomen worden in prognose rapporten. Ook als je via Financieel > Facturen maken facturen gaat genereren komen deze factuurmomenten niet naar boven omdat er geen datum ingevoerd is.

Wel zijn deze factuurmomenten zonder datum altijd zichtbaar bij het orderitem en in het tabblad 'Overzicht' van het project (kaartje 'Factuurmomenten'). Op deze plekken kun je ook meteen een factuurvoorstel genereren.

Factuurmoment goed laten keuren door projectmanager
Vooraf kan in een project een planning gemaakt worden met bijbehorende factuurmomenten. Als je wilt dat de projectmanager eerst goedkeuring voor deze momenten moet geven stel je dat als volgt in:

• Ga naar de order (via Financieel > Orders of via het Project > Tabblad 'Orders').
• Klik 'Bewerken' en ga naar het tabblad 'Factuurmomenten'.

• Als het factuurmoment eerst goedgekeurd moet worden door de projectmanager voordat de factuur gefactureerd wordt, dan zet je de instelling ‘Goedkeuring PM op ‘Aan’.

Let op: De volgende instellingen moeten dan ook goed ingesteld staan. Klik hier voor meer informatie.
- De projectmanager is gekoppeld aan het project
- In de projectrol (Beheer > Systeemvoorkeuren > Projectrollen) is aangegeven dat de projectmanager recht heeft op: Factuurmomenten goedkeuren

Factuurmomenten goedkeuren
De goed te keuren factuurmomenten (waar dus ‘Goedkeuring PM op ‘Aan’ staat) kunnen goedgekeurd worden op de volgende plekken:

1. Project > Tabblad Overzicht > Kaartje 'Factuurmomenten'. Ga naar het menu Projecten > Tabblad Overzicht > Kaartje 'Factuurmomenten'. Er staat een een groen duimpje achter de goed te keuren momenten. Voor een volledig overzicht van alle factuurmomenten bij dit project, klik je op het kaartje (bovenin).
   
   
   
   
   
   
   Keur een factuurmoment goed door op het groene duimpje-icoon te klikken. 
    

   Wil je het moment nog niet goedkeuren maar wil je het factuurmoment bijvoorbeeld over 2 weken nogmaals beoordelen, wijzig dan de datum in het order-item (klik op het ordernummer helemaal links naast het duimpje).

   
    
2. Dashboard Projecten > Menublok 'Factuurmomenten'. In deze lijst vind je alle goed te keuren factuurmomenten van alle projecten in heel Yoobi. In dit overzicht kan de projectmanager alle factuurmomenten van zijn projecten bekijken en direct beoordelen. 
   Dubbelklik je op een factuurmoment regel dan navigeer je naar het tabblad  ‘Overzicht’ van het project. Waar je in het kaartje 'Factuurmomenten' het moment goedkeurt.
   
   
   
   Selecteer één of meerdere regel(s) en klik op “Factuurmoment(en) goedkeuren”. Je krijgt dan de volgende melding:
   
   
    

   Keur de datum direct goed, of wijzig de datum en keur deze datum vervolgens goed.

   Wil je de datum wijzigen maar deze nog niet goedkeuren, klik op ‘Annuleren’ en ga naar de order. Dubbelklik op de regel van het factuurmoment (je navigeert nu naar het tabblad ‘Overzicht’ van het project). Klik op het potloodje bij het ordernummer en wijzig de datum van het factuurmoment in het orderitem (klik hiervoor op ‘Factuur instellingen’ bij het orderitem).

   Indien je een factuurmoment hebt goedgekeurd verdwijnt deze uit de lijst met factuurmomenten.

Factuur genereren
Er zijn diverse plekken/manieren om een factuur te genereren.

1. Financieel > Facturen maken. Hierbij stel je een periode in waarover gefactureerd moet gaan worden. Valt het factuurmoment binnen deze periode dan zal je er een factuurvoorstel gegenereerd worden.
    

   Let op: Moet het factuurmoment eerst nog goedgekeurd worden door een projectmanager dan zal er nog geen voorstel gegenereerd worden (ook al valt de datum in de geselecteerde periode).

   
   Als een factuurmoment géén datum heeft, dan zal de factuur niet op basis van de periode gegenereerd worden. Genereer de factuur dan op onderstaande manieren.
    
2. Project > Tabblad Overzicht > Kaartje 'Factuurmomenten'. Klik op een factuurmoment om direct een factuurvoorstel te genereren. Lees er hier meer over.
    
3. Order > knop 'Bewerken'. Zodra er een factuurmoment gefactureerd kan worden zal de knop 'Bewerken' zichtbaar zijn. Klik hierop en selecteer welk moment je wilt factureren. Hier al een voorstel van gemaakt worden. Lees er hier meer over.

Notificaties
Zoals hierboven beschreven vind je de factuurmomenten terug in het menu Projecten > Factuurmomenten. Het is ook mogelijk om een notificatie voor de projectmanager in te stellen. Op de dag van het factuurmoment ontvangt de projectmanager dan een notificatie per e-mail en verschijnt er een notificatie op zijn/haar dashboard in Yoobi.
Als de projectmanager op de link in de e-mail klikt navigeert hij/zij naar het Project, tabblad Overzicht. Hier keurt hij/zij het facturatiemoment goed of wijzigt de datum van het factuurmoment.

• Ga naar de betreffende order.
• Klik rechtsboven bij het orderitem op de 3 puntjes. Kies ‘Notificaties’.

• Zet het notificatiemoment op: ‘Factuurmoment goedkeuren’ en geef aan dat de Projectmanager de notificatie moet ontvangen.