Self-billing FAQ

 
Self-billing
Wanneer je bijvoorbeeld een zzp-er inhuurt om diensten bij jouw klant uit te voeren, dan ontvang je van deze zzp-er (leverancier) een factuur voor de gemaakte uren. Bij self-billing wordt het facturatieproces omgedraaid: Niet de leverancier van de diensten stuurt de factuur, maar jouw organisatie zelf verzorgt en verstuurt de factuur uit naam van de leverancier. Het is een factuur met het btw-nummer, Kamer-van-Koophandelnummer, IBAN nummer en met een eigen factuurnummerreeks.
Voor de fiscus zijn de btw-afhandeling, de inhoud en opmaak van de factuur zeer belangrijk. Het grote verschil met een ‘normale’ factuur is dat op de self-billing factuur vermeld moet worden ‘Factuur uitgereikt door afnemer’. Het is nooit een creditnota. Het is voor de leverancier van belang dat er een eigen factuurnummerreeks en prefix worden gehanteerd, op deze manier kan er aangetoond worden dat de factuur afkomstig is vanuit een andere facturatiestroom.
Stuur je via Yoobi een self-billing factuur dan voldoet deze volledig aan de door de wet gestelde eisen en is hiermee belastingproof.
Deze vorm van factureren voorkomt foutieve facturen en bespaart veel tijd.
Nee, dat kan zeker niet. Een creditfactuur is een minfactuur. Op het moment dat je een creditfactuur stuurt, mag je ervan uitgaan dat het een vermindering is van een eerder geleverde dienst of eerder geleverd product. Dat is niet het geval want je hebt niet iets terug geleverd.
Btw-technisch is dit verwarrend en kun je fouten maken omdat je mogelijk bij aangifte btw iets op de verkeerde plek boekt (onder btw-voorheffing i.p.v. btw-afdracht, dat is niet juist). Ook de leverancier boekt het mogelijk verkeerd.
En dan nog de verwarring in de betalingsstroom: Je ontvangt van de opdrachtgever een creditnota verstuurd op naam van de leverancier. Dit terwijl de opdrachtgever uitbetaalt.

Voorwaarden van de Belastingdienst:
De belastingdienst staat het gebruik van self-billing toe. Er dient bij gebruik echter wel aan enkele voorwaarden te worden voldaan om de resulterende facturen legitiem te maken, namelijk:

  • Op de factuur staat vermeld "factuur uitgereikt door afnemer".
  • Er is van tevoren tussen de leverancier en de afnemer kortgesloten dat er van self-billing gebruik gemaakt wordt.
  • De leverancier is verantwoordelijk voor de betaling van btw aan de Belastingdienst.
  • Als de afnemer een incorrecte factuur opstelt, kan deze ongeldig worden mits de leverancier hier op tijd kennis van geeft. De afnemer kan dan een vernieuwde factuur opstellen, of de leverancier kan zelf een vervangende factuur maken.
  • De leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de afnemer opstelt.
  • De factuur voldoet aan alle wettelijke eisen.

Wettelijke eisen:
Naast bovengenoemde voorwaarden moeten self-billingfacturen ook aan alle twaalf wettelijke eisen voldoen waar ook reguliere facturen aan moeten voldoen. Dit houdt in dat bepaalde gegevens te allen tijde op de factuur staan, zoals:

  • De juridische naam van de afnemer en de leveranciers
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt
  • Het btw-identificatienummer van de leverancier
  • Het KvK-nummer van de leverancier
  • Het in rekening gebrachte btw-tarief en btw-bedrag
Wanneer je de module ‘Self-billing’ hebt aangeschaft richt je deze samen met een Yoobi consultant in. Klik voor het beknopte of het uitgebreide stappenplan.
Je kan een self-billing order alleen toevoegen via een project. Dit kan op 2 plekken:
  1. Ga naar het tabblad 'Orders' en klik rechts op de rode + knop
  2. Ga naar het tabblad 'Overzicht' en klik op het + icoon in de kaart 'Orders'

Klik hier voor het uitgebreide stappenplan.
Ja net zoals dat geldt voor een regie order, kan er maar 1 self-billing order per project toegevoegd worden.
Mogen er meerdere medewerkers (leveranciers/zzp-ers) op hetzelfde project uren registreren en wil je van hen een afzonderlijke factuur, maak dan per medewerker een apart project aan.
Omdat je per project maar 1 self-billing order kan toevoegen, is de enige optie om per medewerker (Leverancier/zzp-er) een apart project aan te maken waarop telkens maar 1 medewerker op mag registreren.
Stel er is een fout in de timesheet gemaakt. Er zijn 2 uur vergeten te registreren. De factuur is echter al verzonden. Het is NIET mogelijk om een self-billing factuur te crediteren.
Er zijn 2 opties:
  1. Wijzig het aantal uur in de timesheet en genereer een nieuwe factuur over deze periode. Yoobi ziet dat er nog 2 uur niet gefactureerd zijn en zal met een correctiefactuur komen.
  2. Verwijder de factuur. Let op: Hierdoor ontstaat dan wel een gat in de factuurnummering van de leverancier (zzp-er), wat niet toegestaan is bij de belastingdienst. Ga naar de leverancier relatie (via CRM > Relatie) en klik op 'Financiële instellingen'. Pas hier (tijdelijk) het factuurnummer aan.
Neem bij twijfel vooral contact op met onze supportafdeling.
Self-billing orders en facturen worden niet meegerekend in de inzichtblokken in het tabblad 'Inzicht' (orderwaarde, projectopbrengst en projectresultaat). De projectkosten worden berekend aan de hand van het inkooptarief dus daar verandert self-billing niets aan.
Ga naar het dashboard financieel. In het overzicht ’Status actuele facturen’ zie je precies welke self-billing facturen er nog te fiatteren of te verzenden zijn. Klik op de link om direct naar de lijst te navigeren.
Nee, de self-billing facturen kunnen nog niet automatisch naar jouw boekhoudpakket (module boekhoudkoppeling) gestuurd worden. Deze koppeling moeten wij nog ontwikkelen.