Selfbilling FAQ

Wanneer je bijvoorbeeld een zzp-er inhuurt om diensten bij jouw klant uit te voeren, dan ontvang je van deze zzp-er (leverancier) een factuur voor de gemaakte uren. Bij Selfbilling wordt het facturatieproces omgedraaid: Niet de leverancier van de diensten stuurt de factuur, maar jouw organisatie zelf verzorgt en verstuurt de factuur uit naam van de leverancier. Het is een factuur met het btw-nummer, Kamer-van-Koophandelnummer, IBAN nummer en met een eigen factuurnummerreeks.
Voor de fiscus zijn de btw-afhandeling, de inhoud en opmaak van de factuur zeer belangrijk. Het grote verschil met een ‘normale’ factuur is dat op de Selfbilling factuur vermeld moet worden ‘Factuur uitgereikt door afnemer’. Het is nooit een creditnota. Het is voor de leverancier van belang dat er een eigen factuurnummerreeks en prefix worden gehanteerd, op deze manier kan er aangetoond worden dat de factuur afkomstig is vanuit een andere facturatiestroom.
Stuur je via Yoobi een Selfbilling factuur dan voldoet deze volledig aan de door de wet gestelde eisen en is hiermee belastingproof.
Deze vorm van factureren voorkomt foutieve facturen en bespaart veel tijd.

Nee, dat is niet hetzelfde. Een creditfactuur is een voor jouw bedrijf een minfactuur aan de verkoopkant. Een selfbilling factuur is voor jouw bedrijf een inkoopfactuur. Op het moment dat je een creditfactuur stuurt, mag je ervan uitgaan dat het een vermindering is van een eerder geleverde dienst of eerder geleverd product. Dat is niet het geval want je hebt niet iets terug geleverd.
Btw-technisch is dit verwarrend en kun je fouten maken omdat je mogelijk bij aangifte btw iets op de verkeerde plek boekt (onder btw-voorheffing i.p.v. btw-afdracht, dat is niet juist). Ook de leverancier boekt het mogelijk verkeerd.
En dan nog de verwarring in de betalingsstroom: Je ontvangt van de opdrachtgever een creditnota verstuurd op naam van de leverancier. Dit terwijl de opdrachtgever uitbetaalt.

Voorwaarden van de Belastingdienst:
De belastingdienst staat het gebruik van Selfbilling toe. Er dient bij gebruik echter wel aan enkele voorwaarden te worden voldaan om de resulterende facturen legitiem te maken, namelijk:

• Op de factuur staat vermeld "factuur uitgereikt door afnemer".
• Er is van tevoren tussen de leverancier en de afnemer kortgesloten dat er van Selfbilling gebruik gemaakt wordt.
• De leverancier is verantwoordelijk voor de betaling van btw aan de Belastingdienst.
• Als de afnemer een incorrecte factuur opstelt, kan deze ongeldig worden mits de leverancier hier op tijd kennis van geeft. De afnemer kan dan een vernieuwde factuur opstellen, of de leverancier kan zelf een vervangende factuur maken.
• De leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de afnemer opstelt.
• De factuur voldoet aan alle wettelijke eisen.

Wettelijke eisen:
Naast bovengenoemde voorwaarden moeten self-billingfacturen ook aan alle twaalf wettelijke eisen voldoen waar ook reguliere facturen aan moeten voldoen. Dit houdt in dat bepaalde gegevens te allen tijde op de factuur staan, zoals:

• De juridische naam van de afnemer en de leveranciers
• De datum waarop de factuur is uitgereikt
• Het btw-identificatienummer van de leverancier
• Het KvK-nummer van de leverancier
• Het in rekening gebrachte btw-tarief en btw-bedrag

Wanneer je de module ‘Selfbilling’ hebt aangeschaft richt je deze samen met een Yoobi consultant in. Klik voor het beknopte of het uitgebreide stappenplan.

Je kan een Selfbilling order alleen toevoegen via een project. Dit kan op 2 plekken:

1. Ga naar het tabblad 'Orders' en klik rechts op de rode + knop
2. Ga naar het tabblad 'Overzicht' en klik op het + icoon in de kaart 'Orders'

Klik hier voor het uitgebreide stappenplan.
 

Tip: Het is ook mogelijk om Yoobi automatisch een Selfbilling order te laten maken wanneer geregistreerde uren op een project gesloten worden in de timesheet. Lees er hier alles over.

Ja dat kan. Voeg meerdere Selfbilling orders toe aan het project met steeds een andere medewerker gekoppeld. Als je in de order instelt dat de order niet gecombineerd mag worden met andere orders op de factuur, zal Yoobi aparte facturen per order maken.

Ja dat is mogelijk. Hiermee kunnen werkzaamheden op meerdere projecten van 1 medewerker dus op 1 self-billing factuur worden gefactureerd.

Dit kan op 2 plaatsen in Yoobi ingesteld worden met de instelling 'Facturen groeperen':

1. Algemene instelling: Ga naar Beheer > Instellingen > Financieel > Facturen groeperen. Zet je hier de instelling op 'Ja' dan zal deze instelling standaard overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe order.
2. Instellen per order: Ga naar de order en open de orderdetails door op het potloodje te klikken. Hierna wordt een dropdown menu zichtbaar waar je de opties voor het groeperen van de order kan instellen. Hiermee maak je dus een uitzondering op de algemene instelling.

Voor het groeperen van orders op 1 factuur moeten de volgende instellingen van de orders wel gelijk zijn:

1. Klant
2. Factuuradres
3. Verzendwijze
4. Factuur e-mail
5. Betalingstermijn
6. Factuur template

Klik hier voor meer informatie.

Stel er is een fout in de timesheet gemaakt. Bijv:er zijn 2 uren vergeten te registreren. De factuur is al verzonden. Het is echter NIET mogelijk om een Selfbilling factuur te crediteren.
Er zijn in Yoobi dan 2 opties:

1. Wijzig het aantal uur in de timesheet en genereer een nieuwe factuur over dezelfde periode. Yoobi ziet dat er nog 2 uur niet gefactureerd zijn en zal met een correctiefactuur komen.
2. Verwijder de factuur. Let op: Hierdoor ontstaat dan wel een gat in de factuurnummering van de leverancier (zzp-er), wat niet toegestaan is bij de belastingdienst. Ga naar de leverancier relatie (via CRM > Relatie) en klik op 'Financiële instellingen'. Pas hier (tijdelijk) het factuurnummer aan.

Neem bij twijfel vooral contact op met onze supportafdeling.

Selfbilling orders en facturen worden niet meegerekend in de inzichtblokken in het tabblad 'Inzicht' (orderwaarde, projectopbrengst en projectresultaat). De projectkosten worden berekend aan de hand van het inkooptarief dus daar verandert Selfbilling niets aan.

Ga naar het dashboard financieel. In het overzicht ’Status actuele facturen’ zie je precies welke Selfbilling facturen er nog te fiatteren of te verzenden zijn. Klik op de link om direct naar de lijst te navigeren.

Heb je een koppeling met Exact online, Twinfield, Snelstart of Accountview dan worden de facturen naar het boekhoudpakket verstuurd. Voor de overige boekhoudkoppelingen is dit (nog) niet mogelijk.

Ja, dit kan. Waneer je een factuur gegenereerd hebt kun je via 'Bewerken' altijd nog het btw-percentage wijzigen. Echter makkelijker is dit om dit in de order zelf te doen.

Een regie order houdt altijd het btw-percentage aan vanuit het projecttarief en anders wordt het standaard btw-percentage gebruikt. Met self-billing werk je echter met een inkooptarief en daar is geen apart btw-percentage bij in te stellen. Dit kun je dan in de self-billing order instellen. Standaard zal hier het standaard btw-percentagehier ingevuld zijn, maar deze kun je dus wijzigen.

Een voorbeeld: De regie-verkoop factuur gaat naar een klant in het buitenland. BTW is verlegd naar afnemer in EU. BTW percentage is dan 0% De self-billing factuur is een factuur binnen NL waar wel BTW 21% op moet staan. Deze kun je dus indien nodig wijzigen in de order.

Factureer een Selfbillingfactuur met marge. Voorbeeld: Organisatie X heeft een ZZP-er geplaatst in jouw bedrijf. Voor elk uur dat deze ZZP-er werkzaamheden uitvoert, moet er ook een vast bedrag (bijvoorbeeld 3,00 euro) per gewerkt uur aan Organisatie X uitbetaald worden. Maak bij een bestaande self-billing order een nieuw orderitem aan: Een self-billing marge orderitem. De facturatie gaat precies op dezelfde manier als reguliere self-billing orders.

Ja dat kan. Bij het aanmaken van een self-billing factuur wordt automatisch de afdeling gekoppeld die gekoppeld is aan het project. Deze afdeling bepaalt in welke boekhouding de factuur terecht komt. Wil je dat de factuur naar een andere boekhouding gestuurd wordt, dan moet je dus deze afdeling wijzigen in de Selfbilling order.

Ga naar de Selfbilling order. Kies 'Bewerken'. Ga naar tabblad 'Factuur instellingen' en wijzig daar de afdeling.



De Selfbilling factuur zal nu naar de boekhouding van deze afdeling worden gestuurd en zal ook alle financiele instellingen van deze afdeling gebruiken.

Ja dat kan. Ga naar de Selfbilling order. Klik linksboven op het potloodje bij de verzendinformatie. Delete de huidige relatie in het veld 'Klant' en voer hier een nieuwe relatie in. 
De Selfbilling factuur zal nu naar deze relatie verstuurd worden.

Ja dat kan. Ga naar de Selfbilling order. Klik 'Bewerken' om naar de instellingen te gaan. Ga naar het tabblad 'Selfbilling'. Vul in het veld 'Startdatum orderitem' de datum in vanaf wanneer er Selfbilling facturen gegenereerd moeten gaan worden. Yoobi gaat dus niet met terugwerkende kracht nog self-billing facturen vanuit het verleden aanmaken.

Het is niet mogelijk om vrije velden in een factuur template te gebruiken. De enige plekken waar je variabele waardes kan invoeren voor op de factuur is in de order. Bij de order details zijn 3 vrije velden en je kan tekst velden in de factuur regels gebruiken. Deze zal je elke order opnieuw moeten vullen. .

Reversed billing is wanneer jouw organisatie een factuur ontvangt van een klant, namens jouw organisatie, waar zij normaal een verkoopfactuur naar toe zou sturen. Een selfbilling factuur is een factuur die jouw organisatie uit naam van een ingehuurde interim- of zzp medewerker uitreikt aan het bedrijf van die interim- of zzp medewerker. Voor jouw organisatie is dit een inkoopfactuur, voor het interim- of zzp bedrijf is dit een verkoopfactuur. Yoobi heeft momenteel geen functionaliteit om reverse billing facturen te verwerken.

De factuur komt in de lijst met afgewezen selfbilling.

Na goedkeuren wordt de factuur direct verzonden, zonder enige tussenkomst