Standaard activiteit: Overzicht

In een nieuw project voeg je activiteiten toe om gegevens op te kunnen registreren. Bij het aanmaken van een nieuw project heb je 2 mogelijkheden:

  1. Maak gebruik van een standaard activiteit. 
  2. Maak een nieuwe activiteit aan.
Gebruik je vaak dezelfde activiteiten dan is het handig om deze eerst aan te maken als standaard activiteit. In het vervolg voeg je deze activiteiten dan met 1 muisklik toe aan je project.


Lijst standaard activiteiten
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Standaard activiteiten. Je navigeert naar de lijst van de bestaande standaard activiteiten. Standaard is de activiteit 'Projecturen' toegevoegd.

Via de knoppen PDF en XLS kun je de standaard activiteiten exporteren naar een PDF of XLS bestand.

Stel zelf in welke kolommen je in de lijst met standaard activiteiten zichtbaar wilt hebben en in welke volgorde. Klik hiervoor op het ‘moersleutel’ icoon.

Nieuwe standaard activiteit
Om een nieuwe standaard activiteit aan te maken ga je naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Standaard activiteiten. Klik op de knop ‘+ Nieuwe standaard activiteit’.



Vul alle gegevens in. Let op: Staat er een rood sterretje bij het invoerveld dan is dit een verplicht veld om in te voeren. De overige velden zijn optioneel.
Velden met betrekking tot tarieven en facturatie zijn alleen aanwezig als je gebruik maakt van de modules 'Facturatie' of 'Tarieven'.

Naam. Geef een naam voor je activiteit. Bijvoorbeeld gewerkte uren, administratie, overleg, voorbereiding, ontwerp, definitief ontwerp, loonstroken, kilometers, onkosten, reiskosten.
Beschrijving. Beschrijf de activiteit.
Grootboekrekening omzet. Dit is de grootboekrekening waar de omzet op geboekt wordt van deze activiteit. Deze waarde overschrijft de in de financiële instellingen opgegeven standaardrekening en de opgeven waarde in het project
Standaard facturabel. Wil je registraties op deze activiteit factureren, zet dan de instelling op 'AAN'. De activiteit zal toegevoegd worden aan de order zodat deze gefactureerd kan worden. 
Uitsluiten van project accorderen. Heb je project accorderen aanstaan in een project, dan moet dit project geaccordeerd worden door de projectmanager. Je kan per activiteit aangeven of deze uitgesloten moeten worden hiervan.
Uitsluiten van extern accorderen. Heb je extern accorderen aanstaan in een project, dan moet dit project geaccordeerd worden door een externe accordeur (bijvoorbeeld de klant of opdrachtgever). Je kan per activiteit aangeven of deze uitgesloten moeten worden hiervan.
Uren specificeren met specificatievelden. Geef aan of je bij deze activiteit gebruik wilt maken van specificatievelden. Specificatievelden kunnen worden gebruikt om een activiteit verder te specificeren. Geef bij 'Specificatievelden selectie' aan welke velden je wilt gebruiken en geef aan of de velden dan 'Verplicht' zijn in te voeren of dat dit is 'Toegestaan' (dus optioneel).
Opmerking verplicht. Bij iedere registratie op deze activiteit is het verplicht een opmerking toe te voegen. Heb je bijvoorbeeld de activiteit 'Kilometers' aangemaakt, dan kun je het verplicht maken een opmerking toe te voegen, bijvoorbeeld waar je heen gereden bent.
Activiteit toevoegen bij nieuw project. Zet hier de instelling 'AAN' zodat deze activiteit standaard getoond wordt bij het aanmaken van een nieuw project
Registratietype. Geef aan op welk type je wilt registreren: Uren, Aantallen (kilometers) of Bedrag (onkosten). 
Aanvullend registratietype. Hiermee kun je een 2e type registratie toevoegen aan 1 activiteit. Je kan dan zowel uren als aantallen op 1 activiteit registreren. We raden dit niet aan om te gebruiken. Het is makkelijker en overzichtelijker om dan 2 aparte activiteiten aan te maken. 
Standaard tarief. Heb je altijd een vast tarief voor deze activiteit (bijvoorbeeld voor kilometers), vul deze dan alvast in. Zodra je de activiteit toevoegt aan een project, wordt dit tarief direct in het projecttarief verwerkt. De uitzondering voor deze activiteit op het projecttarief wordt dan toegevoegd. 
Trefwoorden. Binnen Yoobi worden trefwoorden gebruikt bij o.a. projecten zodat je hier een selectie van kan maken in bepaalde rapporten. Maak trefwoorden aan via Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Trefwoorden
Standaard overwerkpercentage. Koppel een standaard overwerkpercentage aan een activiteit (ga naar de activiteit, tabblad Activiteitgegevens). Deze mogelijkheid zorgt ervoor dat medewerkers niet meer zelf een overwerkpercentage hoeven te kiezen bij het registreren van uren. Wanneer er uren op deze activiteit geregistreerd worden, zal het overwerkpercentage automatisch gevuld zijn. Je kan dit percentage niet wijzigen of verwijderen in de timesheet. 

Standaard activiteit wijzigen of gegevens inzien
Ga naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Projecten > Standaard activiteiten. Dubbelklik in de lijst op een bestaande standaard activiteit om deze activiteit in te zien of te wijzigen.


standardActivity:index
  • Gepubliceerd op:
  • Gemaakt door:
    Iris Keim
  • Bijgewerkt op:
    28-12-2023
  • Tag:
  • Door:
    Iris Keim
  • Supporttag:
    standardActivity:index