NIEUW per 20-12-2024: Automatisch self-billing orders laten aanmaken

NIEUW PER 20-12-2024: AUTO SELF-BILLING

Self-billing
Self-billing is een proces waarbij een afnemer zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een andere partij, de leverancier, levert.

Normaal zorgt de leverancier, bijvoorbeeld een zzp’er die je inhuurt, voor de factuur. Na ontvangst wordt deze door jouw financiële administratie gecontroleerd en betaald. Met self-billing draai je dit proces om. Jij stelt zelf de factuur op uit naam van de leverancier.

NIEUW:
Waar voorheen alle self-billing orders handmatig aangemaakt werden, kan dit nu automatisch uitgevoerd worden. 
Daarbij is de manier van self-billing medewerkers koppelen aan de self-billing leverancier relatie ook verbeterd.

HUIDIG: Handmatig self-billing orders aanmaken
De huidige werking om handmatig een self-billing order aan te maken, blijft gewoon beschikbaar.

Werkwijze:

1. Maak deze zzp'er als medewerker aan in Yoobi.
2. Maak voor deze zzp'er een self-billing leverancier relatie aan. Aan deze relatie koppel je de zzp'er als contactpersoon. Hier is wel een verbetering in doorgevoerd, zie hieronder.
3. Maak een project aan.
4. Maak bij dit project een self-billing order aan. In deze order koppel je de zzp'er en de aangemaakt leverancier relatie. 
   
   
   
   
   Bij het veld 'Medewerkers' worden (indien minder dan 6) de medewerkers getoond die registratierechten hebben op dit project. Hebben meer dan 6 medewerkers registratierechten dan zullen hier geen medewerkers getoond worden. Selecteer dan handmatig medewerkers door te zoeken in de lijst.
    

NIEUW: Dit scherm is verbeterd door kleuren te geven aan de medewerkers.
Blauw => Deze medewerker heeft registratierechten op dit project en is gekoppeld aan de geselecteerde leverancier relatie (zie stap 2 in zowel de huidige werkwijze als de nieuwe)
Oranje => Deze medewerker heeft wel registratierechten maar is niet gekoppeld aan deze leverancier relatie.

NIEUW: Automatisch self-billing orders aanmaken
Wanneer je met zzp'ers werkt die uren registreren op meerdere projecten, moest je voorheen bij ieder project (handmatig) een self-billing order aanmaken. Dit kan nu automatisch.

Geef per project aan of er voor dit project automatisch self-billing orders moeten worden aangemaakt. Registreert een zzp'er op dit project, dan wordt bij het sluiten van de timesheet automatisch een self-billing order aangemaakt voor deze zzp'er bij dit project. 

Werkwijze:
 

1. Maak de zzp'er als medewerker aan in Yoobi.
2. Maak voor deze zzp'er een self-billing leverancier relatie aan. Bij deze relatie koppel je de zzp'er. Ga hiervoor naar de Financiele instellingen bij de relatie, tabblad self-billing en selecteer hier de zzp'er.
   
   
    

   Let op: Op basis van bestaande self-billing orders hebben wij alvast de bestaande self-billing medewerkers aan de juiste self-billing leverancier relaties gekoppeld.

   
    
3. Maak een project aan. Zet hierbij de instelling 'Auto self-billing' op 'Aan'.
   
   
   
   Bij een bestaand project doe je dit in de projectinstellingen. 

Dit is alles wat je moet doen. Een self-billing order zal nu automatisch aangemaakt worden wanneer er uren gesloten worden op dit project. Hoe gaat dit in zijn werk:

1. Zzp'er registreert uren op het project en sluit de periode in de timesheet.
2. Bij het sluiten kijkt Yoobi of er al een self-billing order is en zo ja, of er een order is voor deze zzp'er met de gekoppelde leverancier relatie. Is er nog geen order, dan wordt deze automatisch aangemaakt. Is er wel al een order dan gebeurt er niets.
    

   Let op: Er wordt een standaard self-billing order aangemaakt, zoals die in de huidige situatie nu ook aangemaakt wordt. Wil je nog wijzigingen doorvoeren dan kan dat. Zoek de order op en voer de wijzigingen door. 

    

   Let op: Er wordt alleen een self-billing order aangemaakt voor de self-billing leverancier relatie met de gekoppelde medewerker waarvan de uren gesloten zijn.
   Zijn er meerdere medewerkers aan de leverancier relatie gekoppeld, dan worden deze medewerkers ook meteen opgenomen in deze order.
   Zijn er meer medewerkers met registratierechten op dit project, maar zijn deze niet gekoppeld aan de leverancier relatie, dan worden deze niet gekoppeld in de order.

    

   Let op: Als je in stap 2 een medewerker koppelt aan een self-billing leverancier relatie waar al een self-billing order voor aangemaakt is, dan wordt deze medewerker ook direct toegevoegd aan de bestaande self-billing order.

NIEUW: Controle self-billing orders
We hebben in de lijsten van orders 2 kolommen toegevoegd, zodat je meer inzicht hebt in de self-billing orders en de gekoppelde self-billing medewerkers en leveranciers. 



Deze lijsten vind je terug via:

• Financieel > Orders
• Projecten > Projecten> Selecteer project > Tab Orders
• CRM > Relaties > Selecteer relatie > Tab Orders