Timesheet periode sluiten

Zodra je alle registraties in een week (of maand) in Yoobi hebt ingevoerd, sluit dan de week (of maand).
Nadat de periode gesloten is, kan deze beoordeeld worden door de manager/leidinggevende (timesheet accorderen).

Er kan ook ingesteld worden dat een project manager de uren van alleen de aan hem gekoppelde projecten moet accorderen, of dat er uren door een externe partij (bijv de klant) geaccordeerd moeten worden. Voor deze laatste optie maak je gebruik van de module extern accorderen.

Waarom moet ik iedere week de timesheet sluiten?

• Sluit je iedere week op tijd je registraties af, dan kan de salarisadministratie jouw salaris op tijd uitbetalen.
• Registreer elke dag je uren. Zorg dat iedere week je registraties compleet zijn en sluit hierna direct je week af. Hoe eerder je je uren registreert in Yoobi hoe makkelijker dit is en hoef je dagen later niet meer te bedenken waar je ook alweer aan gewerkt hebt, dit scheelt veel tijd. Je kan je uren ook in de Yoobi app registreren en sluiten.
• Werkt jouw organisatie met de verlofmodule en overwerk, dan kan verlof en overwerk uren pas toegekend worden als de timesheet geaccordeerd is. Hoe eerder jouw timesheet gesloten is, hoe sneller deze geaccordeerd kan worden en je een actueel verlofsaldo inzichtelijk hebt.
• Wordt er vanuit Yoobi gefactureerd dan is het ook van belang dat de timesheets zo snel mogelijk gesloten en geaccordeerd worden zodat factureren verstuurd kunnen worden.
• Als er gebruik gemaakt wordt van de module extern accorderen, dan is het ook hier van belang dat de timesheet (op tijd) gesloten wordt. Nu beoordeelt niet alleen de manager jouw uren, maar ook de opdrachtgever/klant. Pas op het moment dat jij de timesheet sluit, krijgt hij/zij een e-mail toegestuurd met daarin een link om jouw uren te accorderen.

Hoe sluit ik de periode af in de timesheet?
Maand- of dagtimesheet. Nadat je in de timesheet al je uren geregistreerd hebt in een week, sluit je de week af. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken (boven in je timesheet rechts naast het weeknummer) en te klikken op ‘Week XX afsluiten’.
Weektimesheet. Klik rechtsboven in de timesheet op de knop 'Sluiten'.

Hierna wordt de week in de timesheet grijs van kleur en krijgt de status ‘Gesloten’. Je kan registraties niet meer wijzigen. Heb je toch nog een wijziging, klik dan nogmaals op de drie puntjes en klik vervolgens op ‘Week XX heropenen'. De timesheet wordt weer blauw van kleur en je kunt de wijziging uitvoeren. Sluit vervolgens opnieuw de timesheet. Let op: Dit kan dus alleen als de timesheet de status ‘Gesloten’ heeft.

Beoordeling door manager
Na het afsluiten van de timesheet worden de registraties beoordeeld door de manager.
Goedgekeurd (groen). Als de registraties goedgekeurd zijn wordt de week in de timesheet groen van kleur en krijgt dan de status ‘Geaccordeerd’. Het is nu niet meer mogelijk om de timesheet te heropenen en wijzigingen door te voeren. Dit kan eventueel alleen nog door de manager/Yoobi beheerder.
Afgewezen (rood). Als de registraties worden afgewezen wordt de week in de timesheet rood van kleur en krijgt dan de status ‘Afgewezen’. De manager geeft in het opmerkingenveld aan waarom de registraties afgewezen zijn. De medewerker krijgt hier een e-mail en/of notificatie van.  De medewerker dient de de timesheet te heropenen, dan de wijzigingen door te voeren en de timesheet opnieuw te sluiten.

Yoobi APP
Bovenstaande geldt ook in de Yoobi app. Ga naar 'mijn registraties'. Kies voor de dag- of weekweergave om de week te sluiten. Kies voor de maandweergave om de maand te sluiten. Tik op het slot-icoontje. Wanneer de periode is gesloten zie je een grijze balk. Bij een goedgekeurde periode een groene en bij een afgewezen periode een rode balk.

Ik maak geen gebruik van de modules ‘Verlof’, ‘Extern accorderen’ en/of ‘Facturatie’
Ook als je geen gebruik maakt van de modules Verlof, Extern accorderen en/of Facturatie raden wij aan om je timesheets te sluiten en te accorderen. Een afgesloten en geaccordeerde timesheet geeft aan dat deze periode is gecontroleerd en goedgekeurd en dus afgehandeld.

Pop-up in de maand timesheet bij een niet gesloten periode
Op het moment dat je de maandtimesheet opent en je hebt een week of maand nog niet gesloten dan verschijnt er een pop-up. In deze pop-up wordt precies weergegeven welke periodes nog niet gesloten zijn. Vanuit deze pop-up is het mogelijk om direct de betreffende week te sluiten. Klik op ‘bekijk maand’ om naar de vorige maand te navigeren en daar de periode(s) alsnog te sluiten.

Let op: Deze pop-up wordt alleen getoond in de maandtimesheet, dus niet in de dag- en weektimesheet en ook niet in de Yoobi app.

Wil je geen gebruik maken van deze pop-up? Zet deze dan uit. Ga naar Beheer > Instellingen > Registreren. Zet hier de instelling 'Periode sluiten pop-up in timesheet tonen' op 'Uit'.