Vernieuwde planning: medewerkersplanning

In de medewerkersplanning plan je wie aan een activiteit werkt en hoeveel uur.

Je gebruikt dit onderdeel om werk te verdelen over medewerkers en inzicht te krijgen in beschikbaarheid en overbelasting.

Waar vind je de medewerkersplanning?

De medewerkersplanning staat onderin de planning. Je kunt het scherm omhoog en omlaag schuiven of volledig openklappen voor meer overzicht.


 

Tip: Werk in fullscreen voor meer ruimte bij veel medewerkers.

Voordat je begint

Let op: Je plant alleen uren op een activiteit. Selecteer daarom eerst een activiteit in de planning. Koppel je medewerkers en plan je uren.

Medewerkers koppelen en uren plannen

Stap 1: Medewerker koppelen

1. Selecteer een activiteit.
2. Klik op "medewerkers koppelen"
3. Zoek een medewerker op naam of functie.
4. Klik op opslaan.

Stap 2: Uren plannen

Zodra een medewerker is gekoppeld, zie je onder andere contracturen en verlof.

• Lichtgrijs - contracturen.
• Donkergrijs - verlof, wanneer de verlofmodule wordt gebruikt.

Met 1 klik plan je contracturen in. Of kies ervoor dit handmatig te doen.

• Plan per dag.
• Of plan per week.

Plan je per week? Dan worden de uren automatisch verdeeld over de werkdagen op basis van contracturen.

Wat betekenen de kleuren?

• Lichtgrijs - beschikbare contracturen.
• Blauw blok - medewerker is ingepland.
• Blauw blok met rand - medewerker is ook ingepland op een andere activiteit.
• Donkergrijs - verlof vanuit de verlofmodule.
• Blauw blok met uitroepteken - conflict.

Filters gebruiken

Gebruik filters om snel inzicht te krijgen:

1. Beschikbaarheid - toont medewerkers die nog uren beschikbaar hebben.
2. Conflicten - toont medewerkers met overplanning.

Zo stuur je snel bij waar nodig.

Conflicten

De medewerkersplanning helpt je om overplanning te voorkomen.

Wanneer ontstaat een conflict?

• Wanneer een medewerker meer uren heeft ingepland dan zijn of haar contracturen.
• Wanneer een medewerker op meerdere activiteiten tegelijk is ingepland.

Let op: conflicten worden visueel aangegeven met een uitroepteken in de planning.

Beschikbaarheid

Met het filter Beschikbaarheid zie je de gekoppelde medewerkers en alle medewerkers die nog uren beschikbaar hebben in de geselecteerde periode.

Gebruik dit filter wanneer je snel beschikbare medewerkers wilt vinden of werk wilt verdelen zonder overplanning.

Handig om te weten

• Je zoekt eenvoudig op medewerker en functie.
• Uren die je plant zijn direct gekoppeld aan de activiteit.
• Wijzigingen zijn direct zichtbaar in de planning.

Na het plannen: wat gebeurt er met de uren?

De ingeplande uren worden gebruikt op verschillende plekken, afhankelijk van je instellingen en modules.

Met CRM-module (agenda)

Gebruik je de CRM-module? Dan verschijnen geplande activiteiten in de agenda van de medewerker.

• De medewerker heeft de mogelijkheid de planning te bekijken.
• De activiteit uitvoeren volgens planning.
• De activiteit, indien toegestaan, aanpassen of bijwerken.

Klik hier voor meer informatie over werken met planning in de agenda.

Tip: Begin met het filter Beschikbaarheid en plan van daaruit. Zo voorkom je dat je achteraf conflicten moet oplossen.

Klik hier voor meer informatie over uren goedkeuren in de timesheet en app.