Vernieuwde planning: geplande uren registreren

Gebruik je de CRM-module? Dan verschijnen ingeplande uren als agenda-items in Mijn Yoobi, zowel in web als app.

Via deze agenda-items kun je geplande uren eenvoudig omzetten naar geregistreerde uren.

Geplande uren zijn een hulpmiddel. Pas wanneer je uren bevestigt of bewerkt, worden ze als timesheetregistratie opgeslagen.

Wanneer zie je geplande uren?

Geplande uren worden zichtbaar als klikbare agenda-items wanneer je bent ingepland op een activiteit en je organisatie gebruikmaakt van de CRM-module.

Je vindt deze terug in de dagweergave, weekweergave en maandweergave. In de agenda herken je ingeplande uren als klikbare items.

Geen CRM-module?

Gebruik je geen CRM-module? Dan kun je geplande uren terugzien in de timesheet via de instelling Toon planning. Hier zie je hoeveel uur je bent ingepland.

Geplande uren registreren

Klik op een agenda-item om de details te openen. Je ziet onder andere datum, project, activiteit, duur en eventuele opmerkingen.

Daarna kun je kiezen uit Bevestigen of Bewerken.

Uren bevestigen

Kies Bevestigen wanneer de ingeplande uren overeenkomen met de werkelijk gewerkte uren. De uren worden dan direct opgeslagen als timesheetregistratie.

Na registratie verschijnt een groen vinkje bij het agenda-item en blijft het item zichtbaar als afgerond.

De registratie kan daarna nog worden aangepast of verwijderd, zolang de timesheet niet is afgesloten.

Uren bewerken

Kies Bewerken wanneer de werkelijk gewerkte uren afwijken van de planning.

• Pas het aantal uur aan.
• Vul verplichte velden in, indien van toepassing.
• Voeg eventueel een opmerking toe.

Na opslaan wordt direct een timesheetregistratie aangemaakt.

Wat gebeurt er bij bewerken?

Het aanpassen van uren verandert niet de oorspronkelijke planning.

Voorbeeld
Je bent ingepland voor 8 uur, maar hebt 6 uur gewerkt. Na registratie wordt 6 uur opgeslagen in de timesheet. Het agenda-item blijft zichtbaar en je ziet dat de registratie afwijkt van de planning.

Verplichte velden invullen

Sommige activiteiten kunnen extra invoer vereisen, bijvoorbeeld een verplichte opmerking of een overwerkpercentage. Deze velden moeten worden ingevuld voordat je de registratie kunt opslaan.

Wat als je niets doet?

Bevestig of bewerk je een gepland uur niet? Dan gebeurt er niets. Het agenda-item blijft beschikbaar totdat je het registreert.

In Mijn agenda
In de weekweergave verschuiven oudere items automatisch uit beeld.

In de maandweergave
Hier blijven agenda-items zichtbaar, zodat je uren ook later nog kunt registreren.

Registratie aanpassen of verwijderen

Na registratie worden de uren opgeslagen in de timesheet. Zolang de timesheet niet is afgesloten kun je de registratie aanpassen of verwijderen. Dit doe je via de timesheet.

Geplande uren en timesheet

• Geplande uren zijn geen registratie.
• Pas na bevestigen of bewerken worden ze omgezet naar geregistreerde uren.
• De registratie werkt daarna hetzelfde als iedere andere timesheetregel.
• Dit heeft geen aparte invloed op accordering, facturatie of verdere verwerking.

Tip: Controleer geplande uren regelmatig via je agenda. Zo registreer je sneller en voorkom je dat uren achteraf handmatig moeten worden ingevuld.