Reiskostenvergoeding (kantoordag) en thuiswerkvergoeding (thuiswerkdag)

Sinds maart 2020 werkt het overgrote deel van Nederland vanuit huis. Dit vraagt om allerhande aanpassingen. 

Reiskostenvergoeding
De wetgeving met betrekking tot de resikostenvergoeding is veranderd. We leggen uit hoe je dit in Yoobi regelt.

De nieuwe regelgeving 
Bij de nieuwe regelgeving geldt dat er enkel een reiskostenvergoeding is voor dagen waarop een werknemer aanwezig is op de werkplek.  
Daadwerkelijke reisdagen worden belastingvrij vergoed tot 19 cent per kilometer.

Aantonen
Met de nieuwe regelgeving veranderen er ook administratieve zaken. Het is immers belangrijk dat er aangetoond kan worden wanneer iemand deelneemt aan het woon-werk verkeer.   
 

Vastleggen in de urenregistratie
Binnen Yoobi is het mogelijk om dit vast te leggen in de urenregistratie. Dit doe je als volgt:

• Maak een project aan waarin de medewerkers kunnen aangeven dat zij op kantoor werken 
• Maak een activiteit aan (bijvoorbeeld 'Kantoordag' maar dit kan ook een andere naam zijn) met het declaratietype 'aantal'
• De medewerkers vullen dan op de dagen dat zij op kantoor werken een 1 in. De aantallen worden niet meegeteld in het totaal aantal uur

Trefwoord 'Kantoordag' aanmaken en koppelen
1. Maak een trefwoord aan:

• Ga naar Systeemvoorkeuren > Trefwoorden en kies 'Nieuw trefwoord'
• Vul de naam in ‘Kantoordag’ (Let op: dit moet echt 'Kantoordag' zijn, hier kun je géén andere naam voor gebruiken. In het Engels gebruik je 'Office day'. Dit heeft namelijk effect op de rapportages)
• Selecteer de categorie 'Project'
• Sla op

2. Koppel het trefwoord aan de activiteit:

• Ga naar de activiteit die je eerder hebt aangemaakt (bijv 'Kantoordag')
• Selecteer bij het veld trefwoord, het zojuist aangemaakte trefwoord 'Kantoordag'
• Sla op

Rapport
In het standaard rapport  'Totaal uren per medewerker per maand (salarisadministratie)' hebben wij de kolom 'Kantoordag' toegevoegd. Deze kolom is alleen zichtbaar en gevuld als er daadwerkelijk op de activiteit (gekoppeld aan het trefwoord) geregistreerd is.

Thuiswerkvergoeding
Een thuiswerkvergoeding wordt uitgekeerd op dagen waarop een werknemer vanuit huis werkt. Daadwerkelijke thuiswerkdagen worden belastingvrij vergoed tot € 2,00 per dag.  De vergoeding is echter niet verplicht en verschilt per cao. 
Ook in dit geval moet er aangetoond worden wanneer medewerkers thuis of op kantoor werken. Er mag immers geen reiskostenvergoeding plaatsvinden voor thuiswerkdagen en geen thuiswerkvergoeding op kantoordagen. 

Dit stel je op dezelfde manier in zoals hierboven beschreven:

• Maak een activiteit aan waarop de medewerkers kunnen registreren, bijvoorbeeld 'Thuiswerkdag'.
• Maak een trefwoord aan 'Thuiswerkdag’ (Let op: dit moet echt 'Thuiswerkdag' zijn, hier kun je géén andere naam voor gebruiken. In het Engels gebruik je 'Home working day) 
• Koppel het trefwoord aan de activiteit

Zodra er daadwerkelijk op de activiteit geregistreerd is, zal de kolom 'Thuiswerkdag' in het rapport 'Totaal uren per medewerker per maand (salarisadministratie)' zichtbaar zijn.