Rapportdelingen. Periodiek rapporten delen

Voor het delen van rapporten zijn er 2 rechten. Stel deze in bij een gebruikersrol. Ga hiervoor naar Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen > Rapporten. Dit zijn de rechten:

 

1. Rapporten delen. Met dit recht kun je rapporten delen. De knop 'Rapportdelingen' is zichtbaar rechtsboven bij een rapport.
   Heb je alleen het 'rapport delen' recht, dan zie je alleen je eigen gedeelde rapporten.
    
2. Rapporten delen beheer. Met dit recht kun je alle rapportdelingen binnen jouw organisatie beheren. Dit kan via een extra menuoptie 'Rapportdelingen' in het menu 'Beheer'. Hier vind je de lijst met alle rapportdelingen. Bekijk, wijzig of deactiveer hier een rapportdeling. 
   Bij het rapport zelf zie je alle delingen, dus ook de delingen van anderen.

 

Let op: Ben je gekoppeld aan de gebruikersrol 'Yoobi beheerder' of 'Administrator' dan staan beide rechten al op 'Aan'.

Let op: Een rapport delen is mogelijk bij standaard rapporten in het menu 'Rapporten' (niet bij het menu 'Inzicht').

Dit is het stappenplan:

1. Ga naar het menu Rapporten en kies het gewenste rapport.
2. Voeg de gewenste filters toe (zie hieronder: filter op periode).
3. Klik op 'Toepassen filter' om het rapport te genereren.
    

   Let op: Als je het rapport niet eerst genereert door op 'Toepassen filter' te klikken, dan zullen de (nieuw) ingestelde filters niet meegenomen worden bij het instellen van een nieuwe rapportdeling. 

4. Wanneer het rapport klaar is klik je op de knop 'Rapportdelingen'.
5. De pop-up 'Nieuwe rapportdeling' opent. Indien er al een deling ingesteld is, klik dan op 'Nieuwe rapportdeling' om de pop-up te openen. Vul alle gegevens in. Zie hieronder de uitleg per invoerveld.
6. Sla op.

Heb je gekozen voor eenmalig delen (en de huidige datum is ingevuld), dan zal het rapport direct naar de ontvanger gestuurd worden.
Ook als je gekozen hebt voor een startdatum in het verleden, zal het rapport direct verstuurd worden.
Heb je gekozen voor eenmalig delen met een andere datum (in de toekomst)  of voor een periodieke herhaaltermijn, dan zal het rapport 's nachts ca 02:00 op deze datum verstuurd worden. 

Beide schermen zijn gelijk, alleen wanneer je beheerrechten hebt voor het delen van rapporten dan is in het detail ook nog het veld 'Eigenaar van deze rapportdeling' zichtbaar.

Bij het instellen van een nieuwe rapportdeling vanuit het menu 'Rapporten' opent de pop-up 'Nieuwe rapportdeling':



 

• Afzender. Standaard worden alle e-mails in Yoobi verstuurd vanuit het e-mailadres 'no-reply@yoobi.nl'. Wil je vanuit een ander e-mailadres de e-mails versturen, stel dit dan in door een DKIM record toe te voegen. Wanneer je dit toegevoegd hebt, zal in dit veld standaard jouw e-mailadres hier getoond worden. Wil je het rapport namens iemand anders versturen, selecteer dan een andere gebruiker/e-mailadres.
   

  Let op: Wijzig je de afzender, controleer dan ook je e-mailtekst. De placeholders worden alleen bij het aanmaken van een nieuwe rapportdeling automatisch gevuld met de gegevens van de eigenaar van de rapportdeling (diegene die de rapportdeling aanmaakt).

  Staat de DKIM instelling op 'Uit' dan wordt het afzenderveld niet getoond en zal de e-mail met het rapport vanuit no-reply@yoobi verstuurd worden, tenzij anders is ingesteld.
   
• Relatie. Selecteer een relatie.
   

  Let op: De medewerker met rechten tot 'Rapport delen' kan kiezen uit ALLE actieve relaties en vervolgens uit ALLE actieve contactpersonen bij de geselecteerde relatie.

• Contactpersoon. Standaard wordt deze gevuld met de primaire contactpersoon bij de geselecteerde relatie. Is er geen contactpersoon of geen contactpersoon met een e-mailadres, voeg hier dan een nieuwe contactpersoon (met e-mailadres) toe. Klik hiervoor op de + knop. Dit kan alleen als je hiervoor rechten hebt.
   
• + Knop. Deze knop is alleen aanwezig als je hier rechten voor hebt. Klik op de + knop als je het rapport naar een andere contactpersoon wilt versturen dan al in Yoobi bekend is. Vul een voor- en achternaam in en e-mailadres. De contactpersoon wordt direct aan de relatie toegevoegd als nieuwe contactpersoon (ook al annuleer je het aanmaken van de nieuwe rapportdeling).
   

  Let op: Wanneer je in een bestaande rapportdeling de contactpersoon wijzigt of een nieuwe contactpersoon toevoegt, wijzig dan ook de aanhef in de e-mailtekst. 

• Startdatum deling. Standaard is dit veld met de huidige dag gevuld. Kies hier de gewenste dag dat je wilt dat het rapport verstuurd zal worden. Het rapport zal dan op die dag (ca 02:00 's nachts) verstuurd worden.
  Kies je voor een eenmalige deling met de huidige dag, dan zal het rapport direct verstuurd worden.
  Kies je voor een datum in het verleden dan zal het rapport ook direct verstuurd worden.
   

  Let op: Als de huidige dag 20-08-2023 is en je kiest als filter in je rapport 'Vorige maand' dan genereert Yoobi een rapport van 01-07-2023 t/m 31-07-2023. En dus niet van 20-07-2023 t/m 19-08-2023. Altijd hele kalendermaanden. Dit geldt ook voor 'per kwartaal' en 'per jaar'.

  Let op: Als je een rapportdeling wijzigt, wijzig dan ook de startdatum van de deling. Blijft deze in het verleden staan, dan zal Yoobi automatisch een extra e-mail genereren met het betreffende rapport.

• Herhaaltermijn. Geef aan of je het rapport eenmalig of periodiek (wekelijks, maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks) wilt versturen.  
   
• Type document. Standaard is hier PDF geselecteerd, maar het is ook mogelijk om een excel bestand (XLSX) te kiezen of beide.
   
• Rapporttemplate. Standaard is hier de standaard template (liggend) geselecteerd. Je kan ook een andere template kiezen.
   
• Rapportfilters. Hier worden de rapportfilters getoond die zijn gebruikt om het rapport te genereren. Deze filters kun je niet wijzigen. Wil je toch andere filters toepassen in het rapport, annuleer dan het aanmaken van de rapportdeling en maak eerst een nieuw rapport met de gewenste filters. Klik 'Toepassen filters' en maak vervolgens een nieuwe rapportdeling aan.
  Ook als je de filters in een bestaande rapportdeling wilt wijzigen, dien je een nieuwe rapportdeling aan te maken. De huidige rapportdeling moet je dan deactiveren.
   
• Onderwerp en e-mail inhoud. Hier wordt het onderwerp en de e-mail tekst getoond zoals deze ingesteld is in de website content. Deze is nog te wijzigen. Ook kun je hier de taal instellen.
   
• Eigenaar van deze rapportdeling. Alleen zichtbaar als je een opgeslagen rapportdeling opent (detail). Hierin staat de medewerker die de rapportdeling heeft aangemaakt. Hiermee kan je een andere medewerker eigenaar maken van de rapportdeling. Handig als de vorige eigenaar bijvoorbeeld uit dienst gaat of projectmanager wordt van een ander project. 
   
• Geschiedenis. In de geschiedenis van een rapportdeling zie je wanneer een bepaald rapport verstuurd is en wanneer deze opnieuw verstuurd zal gaan worden. Zie verderop voor meer informatie.

Voorheen kon je alleen een vaste periode kiezen met vaste data. Zo krijg je dus steeds hetzelfde rapport van diezelfde periode.
Het periode filter is uitgebreid met een nieuwe dynamische filteroptie: 'Kies een periode'.
Hiermee kun je heel gemakkelijk een periode kiezen zoals 'Vorige maand' of 'Huidige maand'. Op de PDF wordt de data van deze periode weergegeven.



 

Let op: Als de huidige dag 20-08-2023 is en je kiest als filter in je rapport 'Vorige maand' dan genereert Yoobi een rapport over de periode van 01-07-2023 t/m 31-07-2023. En dus niet van 20-07-2023 t/m 19-08-2023. Altijd hele kalendermaanden. Dit geldt ook voor 'per kwartaal' en 'per jaar'.

Er zijn 2 manieren om een ingestelde rapportdeling in te zien of te wijzigen:
 

1. Vanuit het rapport zelf in het menu 'Rapporten'
2. Vanuit de lijst in het menu 'Beheer'

Vanuit menu 'Rapporten'.
Ga naar een rapport in het menu 'Rapporten'. Zijn er rapportdelingen, dan wordt dat in het rode balletje bij de knop 'Rapportdelingen' weergegeven:  




Klik op de knop 'Rapportdelingen' en je krijgt een lijstje van de rapportdelingen:




Klik op het potloodje om het detail van deze rapportdeling te openen.
Behalve de filters zijn alle velden te wijzigen.

Rapportdelingen die gedeactiveerd zijn (grijs gekleurd) worden hier wel getoond maar je kan er niets mee. Je kan het detail niet openen en dus ook geen wijzigingen doorvoeren.
 

Tip: Heb je toegang tot het menu Beheer > Rapportdelingen dan kun je daar het detail van een rapportdeling wél inzien.

Let op: Als je een rapportdeling wijzigt, wijzig dan ook de startdatum van de deling. Blijft deze in het verleden staan, dan zal Yoobi automatisch een extra e-mail genereren met het betreffende rapport.

Let op: Als je de contactpersoon of de eigenaar wijzigt, controleer dan ook de e-mailtekst. deze wijzigt niet automatisch mee.

Vanuit menu 'Beheer'
Ga naar Beheer > Rapportdelingen. Dit menu is alleen aanwezig indien je het recht 'Rapport delen beheer' hebt. Je ziet nu de lijst van alle rapportdelingen. Dubbelklik op een regel om het detail van de rapportdeling in te zien.



Behalve de filters zijn alle velden te wijzigen.
 

Let op: Als je een rapportdeling wijzigt, wijzig dan ook de startdatum van de deling. Blijft deze in het verleden staan, dan zal Yoobi automatisch een extra e-mail genereren met het betreffende rapport.

Let op: Als je de contactpersoon of de eigenaar wijzigt, controleer dan ook de e-mailtekst. deze wijzigt niet automatisch mee.

Er zijn 2 manieren om een ingestelde rapportdeling te deactiveren:
 

1. Vanuit het rapport zelf in het menu 'Rapporten'
2. Vanuit de lijst in het menu 'Beheer'

Vanuit menu 'Rapporten'.
Ga naar een rapport in het menu 'Rapporten'. Zijn er rapportdelingen, dan wordt dat in het rode balletje bij de knop 'Rapportdelingen' weergegeven:  




Klik op de knop 'Rapportdelingen' en je krijgt een lijstje van de rapportdelingen:




Klik op het 'stop'-icoontje om deze rapportdeling te deactiveren. Je krijgt de volgende waarschuwingspop-up:



Kies 'Deactiveren'. De rapportdeling is nu gestopt en het rapport zal niet meer verstuurd worden.

Het is ook mogelijk om eerst het detail van de rapportdeling te openen door op het potlood-icoontje te klikken. In het detail klik je vervolgens rechtsonder op de knop 'Deactiveren'.

 

Let op: Is een rapport gedeactiveerd, dan is het niet mogelijk deze weer te activeren. Wil je dit rapport toch weer gaan delen, genereer dan een nieuw rapport (met de juiste filters) en start voor dit rapport een nieuwe rapportdeling.

Vanuit menu 'Beheer'
Ga naar Beheer > Rapportdelingen. Je ziet nu de lijst van alle rapportdelingen. Dubbelklik op een regel om het detail van de rapportdeling in te zien.
Klik rechtsonder op de knop 'Deactiveren'. Je krijgt ook hier een waarschuwingspop-up. Kies 'Deactiveren'. De rapportdeling is nu gestopt en het rapport zal niet meer verstuurd worden.
 

Let op: Is een rapport gedeactiveerd, dan is het niet mogelijk deze weer te activeren. Wil je dit rapport toch weer gaan delen, genereer dan een nieuw rapport (met de juiste filters) en start voor dit rapport een nieuwe rapportdeling.

Tip: Vanuit de lijst is het mogelijk om meerdere rapportdelingen tegelijk te deactiveren. Selecteer 1 of meerdere rapportdelingen in de lijst. Rechts opent een veld waarin je kan kiezen voor deactiveren. 

Heb je gekozen voor eenmalig delen (en hierbij de huidige datum ingevuld), dan zal het rapport direct naar de ontvanger gestuurd worden.
Ook als je een datum in het verleden kiest, dan zal het rapport direct verzonden worden.

Heb je gekozen voor eenmalig delen met een andere datum (in de toekomst) of voor een periodieke herhaaltermijn, dan zal het rapport ca 02:00 's nachts op deze datum verstuurd worden. 

Per rapportdeling kun je steeds 1 ontvanger selecteren. Wil je hetzelfde rapport toch naar meerdere personen versturen maak dan meerdere rapportdelingen bij hetzelfde rapport aan.

Het was al mogelijk om een rapport met je collega's te delen via de inzichtblokken op een dashboard. Nu is er dus ook de mogelijkheid om een rapport (periodiek) via de e-mail te delen met collega's. Maak een relatie aan in Yoobi van jouw eigen organisatie en voeg de medewerkers daar als contactpersoon aan toe. Nu kun je je collega kiezen als contactpersoon bij het aanmaken van een nieuwe rapportdeling.

Bekijk in de geschiedenis wanneer een rapport verstuurd is en wanneer deze verzonden gaat worden (indien periode is ingesteld).
Ga naar het detail van de rapportdeling via het menu 'Beheer' of via het rapport zelf. Rechtsboven is de knopgeschiedenis aanwezig. Klik hierop.




In dit voorbeeld is op 12-07-2023 een rapportdeling aangemaakt met als startdatum 01-07-2023. Omdat deze datum in het verleden is, is het rapport direct verstuurd (op 12-07-2023). 
De eerstvolgende datum dat dit rapport verstuurd gaat worden is dan 01-08-2023.

Vervolgens is het 01-08-2023, en het rapport is automatisch gestuurd.
De eerstvolgende datum is nu 01-09-2023.

Wie een rapportdeling aanmaakt, is automatisch de eigenaar van de rapportdeling. Deze kan gewijzigd worden (bijvoorbeeld als een medewerker uit dienst gaat, of projectmanager van een ander project wordt).
De eigenaar kan alleen gewijzigd worden bij een bestaande rapportdeling, niet bij het aanmaken van een nieuwe rapportdeling.
 

Let op: De eigenaar van een rapportdeling kan alleen gewijzigd worden als je het recht 'Rapport delen beheer' hebt.

In het detail van de rapportdeling wordt de eigenaar getoond. Om de eigenaar te wijzigen open je het detail (vanuit het menu 'Beheer' of vanuit het menu 'Rapporten' bij het rapport zelf) en selecteer je een andere medewerker.
 

Let op: Bij het genereren van rapporten kijkt Yoobi naar de rechten van de eigenaar. Heeft de eigenaar geen rechten tot bijvoorbeeld projecten dan kunnen projectgegevens niet gegeneerd worden.

Let op: Als je een DKIM record ingesteld dan is in het detail van de rapportdeling ook het veld 'Afzender' aanwezig. Controleer het e-mail adres en wijzig deze indien nodig.

Let op: Wijzig je de eigenaar, controleer dan ook de aanhef in de e-mailtekst. 

Als een medewerker uit dienst gaat, zet je deze medewerker op inactief. De rapportdeling blijft echter actief. 

2 mogelijkheden:

1. Deactiveer de rapportdeling. Er zullen geen rapporten meer verzonden worden. Zie hierboven op welke manieren je dit doet. 
2. Wijzig de eigenaar. De rapporten zullen voortaan vanuit een andere medewerker verstuurd worden. Zie hierboven hoe je dit doet.