Planning: Project planning toevoegen

Planning vooraf bedenken
Bedenk voorafgaand aan het maken van een nieuwe Project planning het volgende:

• Wil je per dag of per week plannen? Wil je naast de Project planning ook gebruik maken van de Medewerkers planning (per dag) dan kun je het beste gebruik maken van een planning per dag.
• Wil je een planning aanmaken vanuit een project waaraan je activiteiten en medewerkers toevoegt, maak dan een Project planning aan. Werk je liever vanuit een overzicht van de medewerkers waaraan je per medewerker projecten en activiteiten toevoegt, maak dan gebruik van de Medewerkers planning.
• Wil je gebruik maken van óf alleen de Medewerkers planning óf alleen de Project planning? Stel dit dan in via Beheer > Instellingen > Planning. Meer info.
• Over welke periode wil je plannen? Per vaste periode (bijvoorbeeld per week, per maand, per kwartaal of per jaar) of per projectperiode. Over het algemeen geldt: Hoe korter de periode, hoe minder je hoeft te scrollen en hoe overzichtelijker alles getoond wordt.
• Wil je een Project planning per project maken, of wil je een planning met meerdere (of alle) projecten in deze planning? Ook hier geldt: Hoe minder projecten hoe overzichtelijker de planning.

Nieuwe planning aanmaken
Ga naar Planning > Project planning. Klik op ‘+ Nieuwe dag planning’ of ‘+ Nieuwe week planning’ om een nieuwe planning toe te voegen. In een dag planning plan je medewerkers per dag in, in een weekplanning plan je medewerkers per week in.
Je kan ook in het Planning dashboard klikken op de 3 puntjes in het menu blok 'Project planning'.

Er start een wizard met 4 tabbladen. Doorloop deze wizard. Hieronder als voorbeeld het aanmaken van een dagplanning.
 

Tabblad 1. Planning gegevens.



1. Titel. Geef een titel aan je planning.

2 en 3. Start- en einddatum. Geef aan wat de start- en einddatum is van de periode waarin je wilt plannen.

4. Notitie. Vul indien nodig een notitie is.

5. Utiliteitsindex (%). De utiliteitsindex is het percentage van de contracturen dat een medewerker op een dag inplanbaar is. Werkt een medewerker 8 uur per dag maar is hij/zij 6 uur per dag inplanbaar, vul hier dan 75% in.

6. Planning werkbare dagen. Geef aan welke dagen de werkbare dagen zijn. Wordt er nooit in het weekend gewerkt, vink dan de zaterdag en zondag uit.

7. Planning item sortering. Standaard worden de regels in de planning op datum en naam gesorteerd. Wil je hier een eigen volgorde kunnen bepalen, zet de instelling dan op 'Handmatig'. Klik vervolgens op de knop 'Planning eigenschappen' of op een projectnaam om het eigenschappen paneel te openen. In het lijstje met projecten / activiteiten staan nu pijltjes. Klik op een item en sleep deze naar de gewenste positie. 

8. Medewerkers direct overnemen van project. Zet je deze instelling op ‘Aan’ en je voegt een project toe aan de planning, dan worden meteen alle medewerkers die registratierechten hebben op dit project, gekoppeld. Heeft een medewerker geen registratie rechten op bepaalde activiteiten binnen dit project dan wordt deze medewerker ook niet toegevoegd aan de activiteit in de planning.
Zet je de instelling op ‘Uit’ dan kun je alleen handmatig medewerkers koppelen aan de planning.

Tabblad 2. Projecten.
Koppel hier de projecten die je wilt opnemen in de planning. Klik op de knop 'Koppel'. Selecteer de projecten waarop je wilt plannen en kies 'Toevoegen'.

Let op: Een project kan maar in één planning binnen dezelfde periode gekoppeld zijn.

Is een project al gekoppeld aan een andere planning (zelfde periode) dan kun je deze dus niet koppelen, dit project is dan ook niet zichtbaar in de lijst met te koppelen projecten.

Tabblad 3. Medewerkers.
Heb je in tabblad 1 ingesteld dat de medewerkers WEL over genomen moeten worden dan sla je dit tabblad over (je kunt hier ook niets meer invullen of koppelen). Klik 'Volgende'.
Heb je in tabblad 1 ingesteld dat de medewerkers NIET over genomen moeten worden dan kun je hier handmatig medewerkers koppelen.

Let op: Iedere medewerker die hier gekoppeld wordt, wordt in de planning bij iedere activiteit toegevoegd.

Tabblad 4. Overzicht.
Controleer de gegevens en indien akkoord dan klik je op ‘Planning aanmaken’.

De planning is nu aangemaakt en je navigeert direct naar deze planning. Klik hier voor meer informatie over de planning (wat zijn de mogelijkheden, hoe plan ik uren, hoe maak ik wijzigingen, enz).

Planning inzien, invullen en wijzigen
Om de planning in te zien, in te vullen of te wijzigen dubbelklik je op de planning. Klik hier voor meer informatie over de planning (wat zijn de mogelijkheden, hoe plan ik uren, hoe maak ik wijzigingen, enz).