Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid

De Rijksoverheid heeft het elektronisch factureren verplicht gesteld voor leveranciers*. Heb je een overeenkomst met de Rijksoverheid en werk je met Yoobi, dan geven we in dit artikel aan hoe je aan deze verplichting voldoet.

Het proces
De Rijksoverheid accepteert elektronische facturen die via een digitaal platform aangeboden worden, zoals eConnect. Je factureert niet langer direct aan de overheid, maar levert je factuur aan bij het platform. Vanaf het platform verstuur je de factuur naar de Nederlandse overheid.

Factuurtype
Om facturen elektronisch aan te leveren zul je ze als UBL-document moeten aanmaken. Yoobi maakt al gevalideerde UBL-facturen die geschikt zijn voor automatische verwerking.

Stappenplan
Volg onderstaande stappen om facturen op de juiste manier aan te leveren.  

1. Maak een omgeving aan bij eConnect
    
2. Vraag een OIN aan
   Voor de facturatie naar overheidsinstellingen kan een Overheids-identificatienummer (OIN) verplicht zijn. Het OIN is een uniek identificerend nummer dat gebruikt wordt door organisaties met een publieke taak zoals overheidsorganisaties in de digitale communicatie met andere publieke of private partijen. Dit nummer kunt u aanvragen bij Logius. Elke overheidsorganisatie die digitaal zakendoet kan een uniek organisatie-identificatienummer krijgen.
    
3. Leg het OIN vast bij de relatie
   In de e-factuur moet het OIN-nummer aanwezig zijn als kenmerk. In Yoobi hebben wij een overheids-identificatienummer (OIN) toegevoegd aan de relatiegegevens. Bij een overheidsinstelling leg je dan de OIN vast i.p.v. het kvk-nummer.
   Je voegt het nummer toe via CRM > Relaties > Selecteer relatie > Financiële instellingen> tab Financiële gegevens > 'Overheidsindentificatienummer (OIN)'.
    
4. Factureren per e-mail
   Maak de factuur aan in Yoobi en stel de verzendmethode in op e-mail. Geef als e-mailadres het speciale e-mailadres op welke door eConnect wordt aangeboden.
   Zodra je de factuur verzendt, zal Yoobi per e-mail een elektronische factuur naar het platform sturen. Het platform zet de Yoobi factuur klaar voor verzending om vanuit jouw naam de factuur elektronisch in te dienen bij de specifieke overheidsinstelling. 
    
5. XML factuur automatisch verzenden
   Vink de optie 'XML-factuur automatisch versturen' aan in eConnect en de factuur zal automatisch opgepakt worden door eConnect en verstuurd worden.

OIN checken
Wil je controleren of een organisatie een OIN heeft? Gebruik dan het officiële register via:
https://oinregister.logius.nl/oin-register

Peppol: veilig en gestandaardiseerd factureren
De Rijksoverheid accepteert ook facturen via het Peppol-netwerk. Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk dat speciaal ontwikkeld is voor het elektronisch uitwisselen van facturen en andere documenten. Factureren via Peppol is veilig, snel en vermindert de kans op fouten. Lees hier hoe je via Yoobi facturen kunt verzenden via het Peppol-netwerk.


Meer informatie
Voor meer informatie over dit onderwerp kun je de brochure van de Rijksoverheid lezen of de website bezoeken. (zie www.rijksoverheid.nl)

* Dit is verplicht voor leveranciers die na 1 januari 2017 een overeenkomst met de rijksoverheid zijn aangegaan. Leveranciers die vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting, maar zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever.